文員崗位職責(zé)及職位要求（20篇范文）

第1篇 文員崗位職責(zé)及職位要求

文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權(quán)力。

文員職位要求

1.較強(qiáng)的文字功底和領(lǐng)悟能力；

2.工作效率要高，記憶力要強(qiáng)；

3.具有獨(dú)立工作和學(xué)習(xí)的能力，工作認(rèn)真細(xì)心；

4.會熟練使用office辦公軟件。

文員崗位職責(zé)

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員；

2.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作；

3.做好會議紀(jì)要；

4.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送；

5.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作；

6.做好公司宣傳專欄的組稿；

7.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)；

8.管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)；

9.接受其他臨時(shí)工作。

第2篇 文員計(jì)調(diào)員統(tǒng)計(jì)員崗位職責(zé)

文員

①負(fù)責(zé)工廠的文件、檔案管理。

②負(fù)責(zé)會議的通知安排,做好會議記錄和紀(jì)要整理,及時(shí)傳達(dá)和傳遞。

③協(xié)助廠長起草和簽發(fā)相關(guān)文件。

④起草本部門的工作流程。

⑤做好保密工作,凡涉及公司及領(lǐng)導(dǎo)工作中的各類秘密信息和資料不可傳播。

⑥協(xié)助廠長完成日常工作的追蹤、匯報(bào)及部門間的溝通,協(xié)調(diào)等。

計(jì)調(diào)

①進(jìn)行訂單分析編制年、季、月計(jì)劃初稿供生產(chǎn)主任審核、廠長審批。

②對批復(fù)的計(jì)劃初稿重新編寫成主進(jìn)度計(jì)劃。

③以主進(jìn)度計(jì)劃編制生產(chǎn)日排程表。

④按照程序變化或其他因素的變化調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。

⑤協(xié)助生產(chǎn)主任解決產(chǎn)品線沖突。

⑥協(xié)助制定安全操作規(guī)程。

統(tǒng)計(jì)

①負(fù)責(zé)工廠的生產(chǎn)進(jìn)度,物料進(jìn)庫進(jìn)度,品質(zhì)、生產(chǎn)效率,機(jī)臺利用率的準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。

②負(fù)責(zé)夜班人員的時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)及夜班補(bǔ)貼的發(fā)放。

③負(fù)責(zé)加班工時(shí)的統(tǒng)計(jì)。

④注塑廠的工藝文件的整理與收發(fā)管理。

⑤工治具、設(shè)備臺帳的建立與收發(fā)工作。

第3篇 廣告文員崗位職責(zé)

1.基本職責(zé):協(xié)助并指導(dǎo)設(shè)計(jì)師完成“廣告創(chuàng)意策略書/案”;負(fù)責(zé)組織公司的大型廣告業(yè)務(wù)策劃方案會議及方案演講。

2.日常負(fù)責(zé)工作:負(fù)責(zé)公司一切項(xiàng)目的策劃和方案的編制撰寫、修改、把關(guān)及匯報(bào)、保密等工作。

3.負(fù)責(zé)項(xiàng)目各專業(yè)的協(xié)調(diào)、反饋、傳達(dá)、策劃、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)等工作,對執(zhí)行總監(jiān)及總經(jīng)理負(fù)責(zé)。

4.負(fù)責(zé)與客戶服務(wù)部、創(chuàng)作設(shè)計(jì)部接洽,并制訂工作計(jì)劃,確定交接時(shí)間,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),按公司要求組織實(shí)施。

5.對客戶熱情、周到,深入了解客戶的意圖和要求,細(xì)致周到地做好客戶服務(wù)工作。

6.負(fù)責(zé)有關(guān)信息的收集、匯總處理。

7.按公司意圖和要求編制廣告工作計(jì)劃。

8.協(xié)助辦理工作:協(xié)助客戶服務(wù)部聯(lián)系有關(guān)客戶,并做好善后處理工作。

9.偶發(fā)性工作:總經(jīng)理指示下的一切有關(guān)公司的事務(wù)性工作。

10.臨時(shí)代理工作:執(zhí)行創(chuàng)意總監(jiān)(負(fù)責(zé)對廣告整體表現(xiàn)進(jìn)行指導(dǎo)并提出廣告創(chuàng)作的基本概念)及文案師。

第4篇 客戶文員崗位職責(zé)

崗位職責(zé):

1、接聽客戶咨詢及售后問題,回復(fù)客戶咨詢以及售后相關(guān)專業(yè)問題;

2、記錄客戶反饋的相關(guān)問題;

3、完成上級交給的其它事務(wù)性工作。

任職資格:

1、大?；蛞陨蠈W(xué)歷,懂電腦基本操作,會打字;

2、工作細(xì)心,有良好的職業(yè)道德精神;

3、聲音甜美,國語標(biāo)準(zhǔn),善于溝通,有良好的溝通能力,有團(tuán)隊(duì)合作精神;

4、良好的服務(wù)意識、耐心和責(zé)任心,工作積極主動

5、從事過客服者優(yōu)先考慮;

第5篇 置業(yè)部文員崗位職責(zé)

1.負(fù)責(zé)公司所屬物業(yè)租賃合同的統(tǒng)計(jì)工作(石報(bào)、季報(bào)、年報(bào))。

2.部門文件打印及考勤統(tǒng)計(jì)工作。

3.租戶資料的建立，及本部門各種文件的申報(bào)、蓋章辦理工作。

4.負(fù)責(zé)定期聯(lián)系廣告公司，發(fā)布銷售、招商信息。

5.負(fù)責(zé)公司樓盤的《房屋買賣合同》、《認(rèn)購書》、《委托經(jīng)營合同》的打印及簽訂以及銷售報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作。

6.負(fù)責(zé)銷售項(xiàng)目的國土局備案、抵押手續(xù)及銀行按揭工作。

7.負(fù)責(zé)收集、整理業(yè)主資料，辦理房產(chǎn)證工作。

8.按照公司所屬物業(yè)的租賃合同日期做好租金繳收單工作。

9.出租物業(yè)狀況的建冊、歸檔。

10.做好來訪客人的接待，解答提出的相關(guān)問題。

11.完成公司及本部門交辦的其他工作。

第6篇 文員崗崗位職責(zé)

崗位職責(zé):

1.負(fù)責(zé)咨詢以及客戶維護(hù),以及營業(yè)部行政管理和日常綜合事務(wù);

2.負(fù)責(zé)做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作;

3.負(fù)責(zé)起草綜合性工作計(jì)劃、總結(jié)和各種工作報(bào)告;

4.全面掌握公司工作情況,協(xié)調(diào)各部門關(guān)系;保持與公司各部門的溝通聯(lián)系;

5.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交待的其他工作。

任職資格:

1.全日制?？埔陨蠈W(xué)歷,人力資源、金融、工商管理等專業(yè)優(yōu)先。

2.能夠出色勝任本崗位工作要求,熟悉行政工作者優(yōu)先錄用;

3.具備極強(qiáng)的責(zé)任感、良好的個(gè)人品德和職業(yè)操守,飽滿的工作熱情以及優(yōu)秀的組織、溝通能力和團(tuán)隊(duì)精神;

4.熟練使用word、excel、powerpoint等辦公軟件及現(xiàn)代辦公設(shè)備;

5.能夠準(zhǔn)確傳達(dá)、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)工作意圖。

6.具有期貨從業(yè)資格證者優(yōu)先。

第7篇 工資員兼文員崗位職責(zé)

工資員兼文員

直接上級:勞資福利主管

執(zhí)行有關(guān)員工福利、待遇、工資、津貼方面的規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)接聽人力資源部經(jīng)理辦公室電話并代理留言、答復(fù)、傳呼、轉(zhuǎn)達(dá)。

3、負(fù)責(zé)安排、準(zhǔn)備、提醒人力資源部經(jīng)理的日常約會、例會及外訪時(shí)間。

4、負(fù)責(zé)建立、完善、更新、保管各種文件檔案。

5、審核員工考勤、加班補(bǔ)休、工資獎金等。

6、負(fù)責(zé)電腦、考勤、工資、數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù)工作。

9、負(fù)責(zé)申領(lǐng)、管理人力資源部的文具、書籍、儀器、設(shè)備。

10、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)委派的其他工作。

素質(zhì)要求:有責(zé)任心,一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)

自然條件:18歲以上,身體健康,儀表端莊。

文化程度:相關(guān)專業(yè)中專以上學(xué)歷

工作經(jīng)驗(yàn): 1年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

特殊要求:熟練使用電腦及其他辦公自動化設(shè)備

第8篇 文員翻譯崗位職責(zé)

職位描述:

1、外教日常聯(lián)絡(luò);

2. 外教招聘和簽證文案處理

3、海外學(xué)校的聯(lián)系溝通;

4、英文文稿的書寫、翻譯;

5、按公司管理大綱要求完成其它本職工作;

6、嚴(yán)格遵守文案翻譯擔(dān)當(dāng)?shù)穆殬I(yè)道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則,為客戶提供一流的服務(wù);

職位要求:

本科以上學(xué)歷,英語cet-6; 英語專業(yè)八級優(yōu)先。

熟悉使用常用辦公軟件;

有1-2年翻譯工作經(jīng)驗(yàn)或留學(xué)公司業(yè)內(nèi)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先;

富有責(zé)任感,做事認(rèn)真仔細(xì),有較強(qiáng)的工作熱情。

第9篇 辦事文員崗位職責(zé)

1、大專及以上學(xué)歷;

2、精通銷售內(nèi)勤業(yè)務(wù);

3、有過行政、醫(yī)藥行業(yè)銷售內(nèi)勤、采購內(nèi)勤等經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮;

4、具有良好的文筆及口頭溝通能力,掌握各類辦公軟件及辦公設(shè)備使用;

5、人品好,誠實(shí)穩(wěn)重,忠誠可靠。

崗位職責(zé):

1、負(fù)責(zé)錄入單據(jù),實(shí)時(shí)調(diào)整辦事處進(jìn)、銷、存記錄;

2、核對銷售明細(xì)賬與應(yīng)收款賬記錄,協(xié)助辦事處主任編制銷售目標(biāo)計(jì)劃,負(fù)責(zé)各項(xiàng)考核數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),為工作總結(jié)提供數(shù)據(jù);

3、負(fù)責(zé)與客戶及總部的日常往來信息傳遞、收發(fā)郵件、打印文件;

4、銷售數(shù)據(jù)、招標(biāo)情況的統(tǒng)計(jì)、分析;

5、配合公司人力處理員工的入、轉(zhuǎn)、離、調(diào)等人事相關(guān)手續(xù);

6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

第10篇 前臺文員崗位職責(zé)

1、客戶接待及信息管理

ø公司來訪客戶的日常接待流程:客戶上門——引導(dǎo)接待入座(詢問來源)——倒水——聯(lián)系相關(guān)人員接待——客流詳情登記;

ø市場部的客戶意向登記流程:家裝顧問報(bào)意向(每日10:00前、16:30分后)——錄入《市場部意向客戶登記表》——簽字確認(rèn)該客戶錄入完畢;

ø客戶回訪流程:后門當(dāng)班前臺文員回訪前一天上門客流——錄入客戶檔案——如有異常來源客流轉(zhuǎn)存《異常上門客戶登記表》——交至行政主管回訪審核。

2、辦公用品管理流程

ø申報(bào)流程:前廳文員發(fā)放《辦公用品申請表》——申請部門經(jīng)理簽字同意采購——前臺文員回收整理——行政主管審核——總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn);

ø采購流程:總經(jīng)辦簽字批準(zhǔn)——前臺文員電話通知供貨商——檢收采購的物品質(zhì)量是否復(fù)合要求——發(fā)放并簽字確認(rèn);

ø電話充值:持卡人至前臺充值——詳情登記——持卡人簽字確認(rèn)。

3、門禁管理

ø鑰匙管理:每日晨會后除材料區(qū)鐵門外其他工作通道門正常開啟,公司鑰匙在經(jīng)行政主管與相關(guān)部門同意的情況下方可以書面轉(zhuǎn)借他人;

ø加班鑰匙管理:前臺文員負(fù)責(zé)鎖閉所有通道門(除洽談區(qū)左通道門),確保各通道門已正確上鎖,加班鑰匙必須落實(shí)到個(gè)人并完整填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

4、物資管理

ø公司郵件、包裹的收發(fā):因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司與之洽談,員工包裹必須由本人或直接委托人簽收并簽字確認(rèn);

ø倉庫管理:倉庫實(shí)行臺帳管理,帳目日清日高,每月對倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)登錄臺帳并將物品盤點(diǎn)表報(bào)行政主管;

ø工作區(qū)域的衛(wèi)生清潔:兩名前臺文員自行安排輪換值日,營業(yè)期間各負(fù)其責(zé);

ø名片定購:各部門名片由前臺文員統(tǒng)一使用qq或郵件聯(lián)系指定廠家訂做,并在兩個(gè)工作日內(nèi)送貨,收取貨品時(shí)由責(zé)任人核對內(nèi)容并簽字確認(rèn);

ø花木管理:前臺文員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系花木的后期服務(wù)(更換、澆水)和花木的數(shù)量管理,月底清點(diǎn)數(shù)量并造表交行政主管;

ø水電照明的檢查:后門當(dāng)班前臺文員負(fù)責(zé)協(xié)助行政主管檢查公司除辦公區(qū)域以外的所有區(qū)域的水電照明設(shè)備,發(fā)現(xiàn)損壞或異常情況立即內(nèi)上報(bào);本著開源節(jié)流的原則督促改進(jìn)用水用電浪費(fèi)現(xiàn)象,由前門當(dāng)班文員負(fù)責(zé)洽談區(qū)域的燈光正常照明,每相隔半小時(shí)后門當(dāng)班前臺巡查樓層區(qū)域內(nèi)所有照明(家具、主材區(qū)域),如非客流高峰,保證正常照明,大功率照明關(guān)閉;下班后,除辦公區(qū)所需照明,其他區(qū)域照明電源關(guān)閉。

第11篇 美工文員崗位職責(zé)

崗位職責(zé):

1、負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的設(shè)計(jì)、改版、更新;

2、負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品的界面進(jìn)行設(shè)計(jì)、編輯、美化等工作;

3、對公司的宣傳產(chǎn)品進(jìn)行美工設(shè)計(jì);

4、負(fù)責(zé)客戶及系統(tǒng)內(nèi)的廣告和專題的設(shè)計(jì);

5、負(fù)責(zé)與開發(fā)人員配合完成所轄網(wǎng)站等前臺頁面設(shè)計(jì)和編輯;

6、其他與美術(shù)設(shè)計(jì)相關(guān)的工作。

任職資格:

1、美術(shù)、平面設(shè)計(jì)相關(guān)專業(yè),?？萍耙陨蠈W(xué)歷;

2、兩年以上網(wǎng)頁設(shè)計(jì)及平面設(shè)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn);

3、有扎實(shí)的美術(shù)功底、良好的創(chuàng)意思維和理解能力,能及時(shí)把握客戶需求;

4、精通photoshopdreamweaverillustrator等設(shè)計(jì)軟件,對圖片渲染和視覺效果有較好認(rèn)識;

5、善于與人溝通,良好的團(tuán)隊(duì)合作精神和高度的責(zé)任感,能夠承受壓力,有創(chuàng)新精神,保證工作質(zhì)量;

6、應(yīng)聘時(shí)請務(wù)必提供個(gè)人作品。

第12篇 文員秘書崗位職責(zé)

工作職責(zé):

1、負(fù)責(zé)案場各類銷售數(shù)據(jù)的收集和審核工作;

2、數(shù)據(jù)錄入工作,確保系統(tǒng)內(nèi)的各類數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性;

3、負(fù)責(zé)案場各類數(shù)據(jù)簽字確認(rèn)件和成果資料的整理、歸檔和保管,保證項(xiàng)目資料的完整性;

4、配合項(xiàng)目開盤前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作; 5、協(xié)助銷售經(jīng)理承擔(dān)項(xiàng)目的行政性和文員類工作。

任職資格:

1、大專以上學(xué)歷,形象氣質(zhì)佳,一年以上同崗位工作經(jīng)驗(yàn);

2、熟悉房地產(chǎn)市場備案及貸款各項(xiàng)流程者優(yōu)先;

3、熟練使用辦公軟件,對數(shù)據(jù)敏感、熟練制作各項(xiàng)表格;

4、具有較高的服務(wù)意識及負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,能適應(yīng)快節(jié)奏工作環(huán)境。

第13篇 收發(fā)文員崗位職責(zé)

職位描述:

- 收發(fā)快遞

- 協(xié)助審計(jì)部門完成詢證函掃描工作

- 快遞單記錄整理

工作要求

- 大專及以上學(xué)歷

- 兩年以上的工作經(jīng)驗(yàn)

- 關(guān)注細(xì)節(jié),組織性強(qiáng)

- 良好的溝通技巧

- 英文良好

- 熟練掌握微軟辦公軟件

第14篇 畢業(yè)生文員崗位職責(zé)

1、負(fù)責(zé)公司前臺接待及電話接轉(zhuǎn);

2、收發(fā)傳真,復(fù)印文檔,收發(fā)信件、報(bào)刊、文件等;

3、負(fù)責(zé)訂水、訂車票,信件、包裹的安排及與快遞公司的聯(lián)系;

4、監(jiān)督公司員工考勤打卡,每月統(tǒng)計(jì)公司員工考勤情況;

5、公司工程資料及相關(guān)資料的歸檔管理;

6、辦公用品的發(fā)放和管理;

7、協(xié)助完成部分行政內(nèi)勤與外勤工作;

8、完成上級交給的其它事務(wù)性工作。

任職資格

1、文秘、行政管理及相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷;

2、一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先;

3、熟悉前臺工作流程,熟練使用各種辦公自動化設(shè)備;

4、普通話標(biāo)準(zhǔn),性格開朗,相貌端正,具有良好的親和力;

5、工作熱情積極、細(xì)致耐心,溝通能力強(qiáng)。

第15篇 電腦文員崗位職責(zé)

崗位要求:

1、計(jì)算機(jī)類專業(yè),大專及以上學(xué)歷;

2、2年以上工作經(jīng)驗(yàn),性格溫和,能夠適應(yīng)早晚倒班;

3、熟練使用辦公軟件,熟悉radhat/win 2000服務(wù)器系統(tǒng)操作和sybase數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)軟/硬件操作;

4、能進(jìn)行計(jì)算機(jī)常見故障排除、維護(hù)以及日常管理;

5、具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力,具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)與適應(yīng)能力;

第16篇 洗衣部文員崗位職責(zé)

?職責(zé)

負(fù)責(zé)接聽客人電話，回答有關(guān)洗衣方面問題，統(tǒng)計(jì)洗衣單據(jù)，整理每月洗衣部的工作紀(jì)錄。?要求

1.對待工作責(zé)任心強(qiáng)、仔細(xì)、認(rèn)真。

2.有一定的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)知識。

3.能用英語就有關(guān)洗衣問題與客人對話。

?工作規(guī)程

1.接聽客人電話，應(yīng)注意禮貌與語言技巧，并對客人提出的問題作記錄，對于投訴應(yīng)及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)，對于客人提出有關(guān)的服務(wù)要求，應(yīng)馬上轉(zhuǎn)達(dá)給主管。

2.做好每天客衣營業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，并計(jì)算洗衣單賬目。

3.匯總各生產(chǎn)組別每天的生產(chǎn)記錄，月末作統(tǒng)計(jì)，并做好各類分析表。

4.填寫好當(dāng)天未完成的客衣記錄，應(yīng)于下班前送交客房部。

5.下班前，把當(dāng)天未能送回客房的客衣送至客房部。每天早上上班時(shí)，到客房部領(lǐng)回那些前一天未能送回客人的衣物。

6.整理好洗衣部人員的個(gè)人記錄表格檔案及各種工作記錄匯總的檔案。

7.搞好辦公室的清潔衛(wèi)生。

8.完成經(jīng)理安排的其他工作。

第17篇 儲運(yùn)文員崗位職責(zé)

1、跟進(jìn)供貨方的發(fā)貨，收集本公司的到貨單據(jù)

2、查詢落實(shí)貨運(yùn)處到貨情況，并及時(shí)通知配送員前往貨運(yùn)處提貨

3、跟進(jìn)提貨到入庫的全過程，并作提貨登記表記錄

4、接收客戶的配送指令，并及時(shí)傳遞給帳管員和品管員出貨

5、跟進(jìn)從受理配送指令到發(fā)貨返回的全過程，并作發(fā)貨登記表記錄

6、及時(shí)通知收貨方接貨信息，并作收貨回執(zhí)跟進(jìn)

7、處理接、發(fā)貨物運(yùn)送過程中的出現(xiàn)的突發(fā)事件

8、確保配送指令在各環(huán)節(jié)的正常執(zhí)行

9、短缺庫存通告

10、報(bào)表的提交：貨運(yùn)信息表(提貨登記表與發(fā)貨登記表)、市內(nèi)配送信息表以及客戶月度發(fā)貨情況分析表

第18篇 辦公辦公文員崗位職責(zé)

工作職責(zé):

維護(hù)好公司各招聘渠道,進(jìn)行人才招聘;

企業(yè)人才庫建立及維護(hù);

月度招聘報(bào)表制作;

入職辦理,檔案建立;

入職培訓(xùn);

新員工入職72小時(shí)持續(xù)跟進(jìn);

公司崗位薪酬調(diào)查數(shù)據(jù)獲取;

人力資源、企業(yè)管理、心理學(xué)相關(guān)專業(yè);

相關(guān)經(jīng)驗(yàn)1~3年;

對人力資源管理有濃厚興趣;

喜歡與人交流溝通,為人熱情有活力;

第19篇 文員--出納崗位職責(zé)

出納文員 廣州市健達(dá)投資發(fā)展有限公司 廣州市健達(dá)投資發(fā)展有限公司,健達(dá)投資發(fā)展,健達(dá) 合同,客戶結(jié)算,公司日常事務(wù),懂得財(cái)務(wù)出納等有關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)

第20篇 文員崗位職責(zé)

行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作,對行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下行政文員工作職責(zé):

1.協(xié)助主管對人員的招聘。(按招聘流程)

2.新進(jìn)人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。

3.協(xié)助主管對新進(jìn)人員的教育訓(xùn)練之準(zhǔn)備與后序工作之進(jìn)行。

4.全廠人員檔案的建立與管制。(電腦化)

5.對試用人員之試工與考核調(diào)查。

6.負(fù)責(zé)全廠人事異動工作。(轉(zhuǎn)正/升職/調(diào)動/降職等手續(xù)之辦理)

7.全廠獎懲手續(xù)之辦理。

8.對各類資料進(jìn)行簽收,整理并分類歸檔。(廠內(nèi)程序文件/內(nèi)部聯(lián)絡(luò)/外部聯(lián)絡(luò)/會議資料/各類培訓(xùn)資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理)

9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日報(bào)表/每月人力流動統(tǒng)計(jì)表/請假、放假手續(xù)辦理/平時(shí)查卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等)

10.月底對相關(guān)報(bào)表的整理并交于財(cái)務(wù)。

11.月底新工卡及飯卡的發(fā)放,月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時(shí)交于財(cái)務(wù)室。

12.對全廠鑰匙之管理。

13.配合舍監(jiān)對宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計(jì)。

14.職員工勞動合同/暫住證及各類保險(xiǎn)之辦理。

15.完成主管臨時(shí)交付的任務(wù)

行政文員的主要工作是:

1、協(xié)助公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序;

2、負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理;

3、負(fù)責(zé)公司全體員工的后勤保障工作,包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù);

4、負(fù)責(zé)接待來賓,接聽或轉(zhuǎn)接外部電話

5、負(fù)責(zé)與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理;

6、負(fù)責(zé)例會的會議記錄等

7.完成上級安排的其他工作任務(wù)。

行任公司行政文員工作職責(zé)

一、接聽前臺電話

1、前臺任意一臺電話機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起電話,即使是你正在接聽一個(gè)電話。

2、做好前臺電話的轉(zhuǎn)接工作,有人需要轉(zhuǎn)接到總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)室時(shí)需要與總經(jīng)理、財(cái)務(wù)相關(guān)人員溝通好后方可接入。

3、出現(xiàn)電話沒有辦法轉(zhuǎn)接或是需要聽電話的員工不在辦公室時(shí)及時(shí)留下顧客的電話與姓名,方便公司員工與他取得聯(lián)系。

二、 接待好來公司拜訪的客戶

1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機(jī)做一個(gè)初步檢查方可將機(jī)器交到維修員手中并告知此機(jī)器的詳細(xì)故障后維修員再進(jìn)行詳細(xì)檢測,在維修員給顧客檢測時(shí)可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關(guān)新產(chǎn)品。

2、在接待上門下載客戶時(shí)做好客戶下載登記,多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產(chǎn)品,留下客戶的重要信息資料。

3、來公司洽談業(yè)務(wù)的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人洽談相關(guān)業(yè)務(wù)。

4、一次性接待顧客三個(gè)以上時(shí)可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。

5、認(rèn)真接待每一位顧客,做好公司的形象窗口。

三、及時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料

1、商場在辦理相關(guān)事項(xiàng)需要公司出示相關(guān)證明時(shí)及時(shí)打印。

2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調(diào)價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。

3、公司有員工調(diào)動是及時(shí)出示調(diào)動通并及時(shí)更改公司的通訊錄。

4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報(bào)表與批條按照合理的格式通過打印機(jī)打印出來交給財(cái)務(wù)。

5、及時(shí)整理電腦中的文檔資料,合理歸檔。

四、 考勤的制作

1、文員在每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。

2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來,在制作過程中注意請假、轉(zhuǎn)正人員及已滿周年人員的詳細(xì)標(biāo)注。

五、人事處理

1、新員工在入職時(shí)一定要將入職書、個(gè)人擔(dān)保書及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門同事。

4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。

六、 后勤處理

1、為公司所有員工名片制定的確定與核實(shí)。

2、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。

3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的采購。

5、報(bào)銷公司相關(guān)開支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。

6、及時(shí)處理好客戶的投訴問題。

七、與維修部的緊密合作,及時(shí)收取維修費(fèi)用并將維修費(fèi)用上交到公司財(cái)務(wù)。

八、業(yè)務(wù)部客戶資料的入檔

1、每天早上到公司提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)整理昨天的工作日記,在業(yè)務(wù)員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中,分企業(yè)與客戶電子檔案兩份資料進(jìn)行輸入。

2、業(yè)務(wù)員沒有及時(shí)填寫的要向他的上級反應(yīng)要求及時(shí)補(bǔ)加功課。

九、協(xié)助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。

十、熟悉公司每一個(gè)品牌、每一個(gè)型號的下載工作。

人事文員的工作職責(zé)

協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、其它部門服務(wù)的思想。

辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé):

1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4. 做好會議紀(jì)要。

5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負(fù)責(zé)。

10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記,并對餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

12. 接受其他臨時(shí)性工作。

13. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴(yán)格借檔手續(xù)。

14. 社會保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

15. 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳,留底。

16. 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

1、人事管理工作:招聘、辭退手續(xù),人員培訓(xùn)等。

2、人事事務(wù)處理,員工檔案編檔與管理有序化。

3、辦公室工作:文檔打印、收發(fā)傳真,日?？记凇?/p>

行政人事文員崗位職責(zé)

行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作,對行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé):

一、負(fù)責(zé)公司文印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù);員工檔案資料建立。

三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。

四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應(yīng)急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。

六、外來客人的接待和服務(wù)。

七、外來電話、傳真的接聽(受)、記錄、傳達(dá)(送)。

八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。

九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。

十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作

行政文員崗位職責(zé)文員崗位職責(zé)(2) | 返回目錄

一、執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理

1、新員工入職時(shí),由部門經(jīng)理根據(jù)辦公用品實(shí)際需要,提出申請,向行政文員簽領(lǐng)取。其余時(shí)間,員工急需領(lǐng)取辦公用品,必須簽,并寫清楚領(lǐng)用時(shí)間、項(xiàng)目、數(shù)量等。

2、員工離職時(shí),部門經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)其辦公用品,并到行政部填寫移交清單并簽。

3、行政文員每月對辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn),辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購,特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。

二、信件的收發(fā)、文件資料打、復(fù)印,傳真管理

1、公司所有打印、復(fù)印文檔工作及信件、報(bào)刊收發(fā)管理工作由行政文員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收到信件資料由行政文員及時(shí)通知或遞送給收件人。對投遞錯(cuò)誤的信件,退回或轉(zhuǎn)移。 發(fā)件時(shí),由發(fā)件人填寫好資料,再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。

2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復(fù)印或快遞的結(jié)賬單據(jù),并負(fù)責(zé)核對單據(jù)

數(shù)量、金額,便于財(cái)務(wù)結(jié)算。

3、員工不得利用公司機(jī)器打印或傳真與工作無關(guān)的文件,行政文員有權(quán)監(jiān)管教育。

三、執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理

1、公司名片格式統(tǒng)一化,由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

2、需做名片的員工,先填寫名片印制申請單,經(jīng)部門經(jīng)理簽后交由行政文員負(fù)責(zé)辦理。

3、名片印制前需校稿,確認(rèn)名片職務(wù)、部門是否相符,姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。自確認(rèn)名片內(nèi)容起,一周內(nèi),行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申請者。

四、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

1、負(fù)責(zé)對公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)、登記。做到編好號、貼標(biāo)碼、注明使用狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)量、并責(zé)任到具體員工。使用者離開本公司時(shí),公司資產(chǎn)收歸行政部管理。對需要報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢登記處理。

2、行政文員根據(jù)盤點(diǎn)狀況,制作《公司固定資產(chǎn)使用情況登記表》,發(fā)給公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。

3、行政文員負(fù)責(zé)對打印機(jī)、傳真機(jī)等其它辦公設(shè)備、設(shè)施的保養(yǎng)維護(hù)和聯(lián)系維修工作。

五、執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理

1、公司所有書籍應(yīng)編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊,及時(shí)更新登記表。

2、公司員工借書、領(lǐng)取文件資料時(shí),必須簽登記。應(yīng)注明“日期、姓名、編號、項(xiàng)目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。

3、員工借書的限期不超過一個(gè)月,行政文員應(yīng)提醒催還。員工離開公司時(shí),應(yīng)歸還所領(lǐng)文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時(shí),行政文員應(yīng)備注說明歸還日期。

六、執(zhí)行公司證照、年檢及員工社?？ǖ纳贽k

1、公司變更或申請辦理分支機(jī)構(gòu),先準(zhǔn)備辦理營業(yè)執(zhí)照相關(guān)資料,然后到工商局領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照登記申請表;營業(yè)執(zhí)照申辦完畢后,持營業(yè)執(zhí)照原件及公司法人代表身份證復(fù)印件辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證;組織機(jī)構(gòu)代碼證辦理完畢后,準(zhǔn)備相關(guān)資料辦理稅務(wù)登記證。

2、公司年檢一般從三月份開始,至六月底結(jié)束?？傻卿洝吧钲谑泄ど绦姓飪r(jià)管理局”網(wǎng)站,了解當(dāng)年度辦理年檢的需要的資料,先進(jìn)行網(wǎng)上申請,再交實(shí)物資料到工商局辦年檢。

3、需辦理社保卡的員工,先提交“勞動保障局?jǐn)?shù)碼照片回執(zhí)”,行政部打印“制證清單”后,行政文員到社保局四樓交錢辦理。后憑社保局回執(zhí)領(lǐng)取社保卡。

七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

1、根據(jù)飲用水的飲用情況,及時(shí)負(fù)責(zé)公司飲用水的訂送。確認(rèn)送水桶數(shù)、空桶回收數(shù)量。

2、公司負(fù)責(zé)人或其它部門根據(jù)實(shí)際需要,提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時(shí),行政文員予以代辦,結(jié)款方式根據(jù)實(shí)際情況而定。

3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2~3天知會行政文員,訂餐、訂房一般提前1~2天,訂會議廳一般提前10~20天)。

八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統(tǒng)計(jì)管理

1、負(fù)責(zé)公司來訪客戶的禮貌接待與服務(wù)。

2、公司會議,由行政文員統(tǒng)一發(fā)出通知。如需投影設(shè)備,會前應(yīng)做好會場布置及設(shè)備調(diào)試。會議所述內(nèi)容由行政文員記錄、整理存檔。會后,行政文員負(fù)責(zé)清理會場、查收設(shè)備。協(xié)助客服部,負(fù)責(zé)做好課程活動前,宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關(guān)物品的準(zhǔn)備。

3、每月需制作考勤簽到表。負(fù)責(zé)員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計(jì)。

九、執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)交待的其它臨時(shí)性的突發(fā)事情。

1、優(yōu)先完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類緊急事務(wù)。

2、規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不了的,應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因,并盡力盡快完成,最終匯報(bào)完成結(jié)果。

3、有任何工作困惑,可通過郵件或面談的方式提出,記住:透明溝通,工作暢通。

文員崗位職責(zé)文員崗位職責(zé)(3) | 返回目錄

一:深入了解企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)提出改善或補(bǔ)救辦法,并起草書面文稿呈交上級領(lǐng)導(dǎo)審閱批示.

二,文員應(yīng)做好企業(yè)外部來函的接收,登記,報(bào)送,報(bào)批,復(fù)函,內(nèi)部發(fā)送,傳閱,,回收以及文件起草等工作.

三:文件資料校對是文員工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié),文件格式書寫是否規(guī)范,文,標(biāo)點(diǎn)是否正確....都直接印象企業(yè)的外部形象!應(yīng)特別注意校對.

四:負(fù)責(zé)文件資料的管理工作,可根據(jù)文件來源對文件進(jìn)行編號,分類,歸檔等處理,以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找,使用.

五:經(jīng)常對公司內(nèi)部相關(guān)事務(wù)進(jìn)行多方面,全方位的調(diào)查,歸納總結(jié)后,為領(lǐng)導(dǎo)提供一些真實(shí)的分析數(shù)據(jù).

六:負(fù)責(zé)本部門的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶聯(lián)絡(luò),日常打印,登記臺帳,考勤統(tǒng)計(jì),等事務(wù).

文員的確可以稱為多面手 甚至很多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復(fù)雜的工作,上面這些只是最基本的職責(zé), 其實(shí)文員因企業(yè),公司不同,還有很多內(nèi)部職責(zé),我們在具體崗位上還需要嚴(yán)格執(zhí)行,認(rèn)真對待!

辦公室文員工作職責(zé)

辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā))工作職責(zé):

1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話;接待來訪人員。

2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。

3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4. 做好會議紀(jì)要。

5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。

8. 做好公司宣傳專欄的組稿。

9. 按照公司印信管理規(guī)定,保管使用公章,并對其負(fù)責(zé)。

10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記,并對餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴(yán)格借檔手續(xù)。

13 社會保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

14 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳,留底。

15 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

16. 接受其他臨時(shí)工作.

人事文員工作職責(zé)

(1)、行政隸屬

上級主管:行政部經(jīng)理

工作對象:各辦事處(區(qū)域)相關(guān)業(yè)務(wù)人員

(2)、主要職責(zé)

a. 協(xié)助主管組織月度和季度考評,并及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)、整理和發(fā)布工作。

b. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的薪酬計(jì)算與統(tǒng)計(jì)工作,并將考評和薪酬調(diào)整結(jié)果記入檔案。

c. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。

d. 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。

e. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎懲和離職等具體手續(xù)。

f. 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。

行政人事文員崗位職責(zé)

行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作,對行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé):

一、負(fù)責(zé)公司文印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。

二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請假、調(diào)動、辭工離廠手續(xù);員工檔案資料建立。

三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。

四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應(yīng)急處理。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。

六、外來客人的接待和服務(wù)。

七、外來電話、傳真的接聽(受)、記錄、傳達(dá)(送)。

八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。

九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。

十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作

行政文員在工作中應(yīng)具備的條件和要求:

一、學(xué)歷:中專高中以上文化程度比較合適;

二、工作經(jīng)驗(yàn):有文件管理工作經(jīng)驗(yàn),有一定的交流經(jīng)驗(yàn)會更好;

三、應(yīng)具備的知識:

1、具備文秘方面的知識工作中經(jīng)常會遇到'秘書'方面的工作;

2、文件管理,文檔知識,這應(yīng)該算文員基本要求了;

3、會做賬表也就是能操作辦公軟件,word,e*cel之類的;

四、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊(duì)意識,你會經(jīng)常處理公司人力,員工崗位調(diào)動等工作,沒有責(zé)任心是不行的;

五' 工作內(nèi)容及方法簡述

1、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作;

2、負(fù)責(zé)起草公司行政會議及其他例會的會議紀(jì)要;

3、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作,做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作,實(shí)行集中統(tǒng)一管理;

4、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計(jì);

5、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用,根據(jù)需要,編制必要的檢索工具和參考資料,注意信息反饋,為公司各部門的檔案查閱提供方便,認(rèn)真做好使用記錄;

6、及時(shí)收集各類檔案,做好平時(shí)的立卷工作,并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作;

7、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定,做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便;

8、負(fù)責(zé)定期清查檔案,及時(shí)催討借出的檔案,做到賬物相符;

9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄,落實(shí)防盜、防火、防塵等安全措施,對損壞或變質(zhì)的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;

10、完成部門經(jīng)理臨時(shí)交辦的相關(guān)任務(wù)。

1、對文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé);

2、對所保管的文件安全保密負(fù)責(zé);對工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!

文員的接待工作規(guī)范與職責(zé)

文員的接待工作,顧名思義,也就是關(guān)于接待方面的工作規(guī)范,職責(zé),包括對來訪者的一些基本情況進(jìn)行登記,接洽來訪工作等.要求態(tài)度熱情,主動問好,問清來訪意圖,并迅速做出判斷,給予恰當(dāng)安排.

工作地點(diǎn)不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別,按照精細(xì)分工,我們下面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進(jìn)行接待工作

一;負(fù)責(zé)前臺的清潔工作.

二:熱情接待來訪者,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客.

三:看到客人,必須起身,然后問候,并點(diǎn)頭微笑.

四:如果是事先預(yù)約的客人,要確認(rèn)一下:您是***先生嗎并帶其到接待室.

五:如果同時(shí)還有別的客人訪問其他負(fù)責(zé)人時(shí),要代為接待,引見.

六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名,公司,及來訪意圖等,再詢問上級是否接見.如果同意才能進(jìn)入接待室!

七:負(fù)責(zé)報(bào)刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.

八:負(fù)責(zé)下班后前臺電源的關(guān)閉和正門關(guān)閉.

九:檢查辦公設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障后及時(shí)報(bào)修.

十:領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人時(shí),要根據(jù)服務(wù)規(guī)范要求,做好各項(xiàng)工作,不得馬虎!

十一:要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時(shí)配合領(lǐng)導(dǎo)的接待工作.

十二:嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓他人進(jìn)入接待室!

十三:負(fù)責(zé)各類文件資料的打印,復(fù)印.整理資料,文件.

十四:負(fù)責(zé)收發(fā)各類傳真,信函,郵件等

以上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,大家可具體看情況而選擇.

采購文員工作職責(zé)

(1)請購單、驗(yàn)收單之登記。

(2)訂購單與合約的登記。

(3)交貨記錄及跟蹤。

(4)供應(yīng)商來訪的安排與接待。

(5)采購費(fèi)用的統(tǒng)一申請與報(bào)支。

(6)進(jìn)出口商品文件及手續(xù)之申請。

(7)電腦作業(yè)與檔案管理。

(8)承辦保險(xiǎn)、公證事宜。

文員的工作權(quán)限

文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):

一:不能代表上司做決策,否則就是越權(quán)!

二:不能代表上司發(fā)號指令,否則會令上司反感,這也是一種對領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為!

三:不能在過做時(shí)間處理自己的私人問題,這是一個(gè)起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!

以上只是幾個(gè)大概的主要方面,作為文員最值得注意的是'越位行為' 越位主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面:

1:決策越位:

文員只能 '謀'而不能'斷' 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內(nèi)容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴(yán)重的失誤!即使僥幸沒有出什么問題也是不值得提倡的,記住了,你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者,你只能提供參考!

2:表態(tài)越位:

表態(tài):是表面對一件事情可行的肯定答復(fù),但是表態(tài)是需要一定的身份 的作為文員,你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才有發(fā)言權(quán),否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!

3: 工作越位:領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范圍,該由領(lǐng)導(dǎo)去完成的工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做,作為文員,你可以提供最全面的協(xié)助,千萬不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作積極,表現(xiàn)能力,或者認(rèn)為自己甚至比領(lǐng)導(dǎo)還能干,這是典型的出風(fēng)頭....不可取!

4:社交越位:

文員經(jīng)常會陪同領(lǐng)導(dǎo)參加一些社交活動,應(yīng)該注意的是盡量突出領(lǐng)導(dǎo)的地位,自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線,因?yàn)槟闶俏膯T,場面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付,一旦具體到公司具體事務(wù)以后,你就會發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)! 這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一個(gè) 不懂得尊重自己的人!

文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍!除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn):

前臺文員工作職責(zé)

1.負(fù)責(zé)前臺服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接,做好來電咨詢工作,重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員,不遺漏、延誤;

2.負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見,嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范,保持良好的禮節(jié)禮貌;

3.對客戶的投訴電話,及時(shí)填寫登記表,并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì),定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理;

4.負(fù)責(zé)公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放,并保持整潔干凈;

5.接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作;

認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定,完成本部門分配的工作和任務(wù)。

前臺文員服務(wù)規(guī)范

造訪:

客戶或來訪者進(jìn)門,前臺馬上起身接待,并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。

單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!歡迎來到**公司。”

來者是二人,標(biāo)準(zhǔn)問候語則為:

“二位先生好!”

“二位小姐好”

“先生、小姐,你們好!”

來者為三人以上,標(biāo)準(zhǔn)問候語則為:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

對已知道客戶或來訪者姓名的,標(biāo)準(zhǔn)問候語如下:

“*先生好!”

“*小姐好!”

對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者,在沿用“單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語”并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說“你好”之后,還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問候語:

“先生,我記得您前不久(以前)來過我們公司,今天光臨,再次表示歡迎!”

a)引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座,遞上茶水,送上公司營銷宣傳資料;

b)當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn),介紹時(shí)先介紹主人,后介紹客人;

c)引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員,行走時(shí)走在客戶或來訪者側(cè)前位置,并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇,點(diǎn)頭行禮,表示致意;

d)進(jìn)入房間,要先輕輕敲門,聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后,回手關(guān)門;

e)介紹雙方,退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng),則安撫客戶或來訪者稍等,退出。

當(dāng)值前臺為女性,著職業(yè)套裝,化淡妝。男性,則著西裝,打領(lǐng)帶。

禁忌:頭發(fā)臟且蓬亂;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪;口腔不衛(wèi)生。

電話:

1.聽到鈴響,至少在第三聲鈴響前拿起話筒;

2.聽話時(shí)先問候,并自報(bào)公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語如下:

“您好,**公司!”或“您好,這里是**公司!”

對方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn),未聽清時(shí),及時(shí)告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話,迅速判斷出他有何需求作出標(biāo)準(zhǔn)回話。

咨詢家裝業(yè)務(wù):先生(小姐),關(guān)于這方面情況(家裝咨詢),讓我們公司客戶顧問*先生為您服務(wù)吧,他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題,我把電話轉(zhuǎn)過去,請稍等。

聯(lián)系業(yè)務(wù):與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員;無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接回答:先生(小姐),我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要,請您聯(lián)系其他公司吧,謝謝!

找人:先生(小姐),您找的*先生(小姐)名叫什么您跟他(她)預(yù)約了嗎請您稍等。(然后接通本公司*先生的電話,詢問轉(zhuǎn)接與否。)

不指明的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對方,并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人,在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人;

通話簡明扼要,不應(yīng)長時(shí)間占線。

結(jié)束時(shí)應(yīng)說“謝謝!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下聽筒。

商務(wù)文員工作職責(zé)與流程

文員隨從事務(wù)的類型很多,諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國)。隨從事務(wù),往往內(nèi)容不同,時(shí)間有短長,但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例,其工作程序大致可分為三個(gè)階段:

1、準(zhǔn)備階段

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后,文員要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作,包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

(1)思想準(zhǔn)備。文員要了解商務(wù)出訪的意圖、目的;出訪的內(nèi)容和重點(diǎn);邀請單位和對象;參加出訪的有關(guān)人員;出訪的大致日程安排;希望邀請單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

(2)組織準(zhǔn)備。文員要做到:根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案;通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單,并進(jìn)行編組和分工;組織所有人員參加預(yù)備會,聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示,學(xué)習(xí)有關(guān)文件,布置具體任務(wù);印發(fā)出訪方案和日程安排;與邀請單位聯(lián)系,使其有所準(zhǔn)備。

(3)資料準(zhǔn)備。文員要收集:邀請單位的歷史沿革,領(lǐng)導(dǎo)班子,當(dāng)前工作發(fā)表及評價(jià)的資料;同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策,法規(guī)性文件;同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料;出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。

(4)物質(zhì)準(zhǔn)備。文員要攜帶:辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。

2、出訪階段

(1)做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場,召開座談會或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動,隨從文員都要做好記錄,以便事后分析、研究。

文員看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(2)主動提出建議。在出訪階段,隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。

(3)及時(shí)同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間,文員要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動情況及時(shí)用通訊工具告知企業(yè),使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息,使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示,以及原企業(yè)的工作動向,保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通,以利實(shí)施不間斷的指揮。

(4)處理好日常事務(wù)。隨從文員要主動處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾,要主動協(xié)調(diào),盡量做好事半功倍,提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息,使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、結(jié)束階段

隨從文員要做好出訪活動的善后工作,這個(gè)階段主要有:

(1)做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具,預(yù)定好車、船、機(jī)票,安排好途中食宿,確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。

(2)整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后,要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條,提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。

(3)抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。在出訪時(shí),領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事,回企業(yè)后文員要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí),做到言而有信,件件有著落,事事有回音。

(4)報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

(5)回顧總結(jié)。隨從文員工作要對自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié),主動征求領(lǐng)導(dǎo)的批評、幫助,這對文員自身的提高不失為一種有效的辦法。

文員在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信,執(zhí)行政策,遵守紀(jì)律,謙虛謹(jǐn)慎,平易近人,為領(lǐng)導(dǎo)、也為文員自身樹立良好的形象。

外貿(mào)跟單員的職責(zé)

跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中,以客戶定單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員,是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù),特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識。

國際商務(wù)單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗(yàn)審等工作(解決單證從無到有的過程)。他的工作范圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動。

外銷員是指在具有進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員,主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。

報(bào)關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準(zhǔn)備相關(guān)文件,按要求制作報(bào)關(guān)單等并向海關(guān)申報(bào),還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納相關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口,而單證員的工作則是為了制作符合信用證,合同規(guī)定的單證,實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。

生產(chǎn)跟單員職責(zé)

一、 首先是從板單跟起

1接到hk客人板單先對進(jìn)行文處理,翻譯成中文。

2進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單,看清楚客人要求:a.首先是主料,如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色,弄清楚是否有特別要求,比如磨毛、絲光,防靜電、防皺等處理;然后注明要求下單給布廠訂板布(或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報(bào)價(jià)提供板布) b.看需要何種輔料,包括底面縫紉線、拉鏈(是否特指,如ykk)、紐扣、雞眼、人帶、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用,如沒有速下單訂購。

3. 根據(jù)客戶板單要求,研究是否有不合理的地方,著重看一下有無特殊要求,如有指示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通,如客戶無特別要求則可按照常規(guī)操作自行設(shè)計(jì)工藝和制作要求,制定自己的工藝單。

4.工藝單要注明面輔料要求,洗水方式,用線要求,縫制要求,印、繡花及其它處理,交板日期等,(如果客戶板單中對印、繡花方面沒有詳細(xì)的資料和明確指示,僅僅是要求有繡花或印花,但效果要好,那么跟單員就要揣測客戶的心態(tài),自己主動去創(chuàng)新設(shè)計(jì)一些東西,聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶選擇批核)。

5.完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板

6.板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水,跟單員查看樣衣符合各項(xiàng)要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認(rèn)洗水ok后才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給板房做后整,(如不合要求需要再返洗或重新做板)。

7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全,尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對(并做好度尺記錄)無誤寄給客人。

二、送樣 跟進(jìn)核價(jià)

1.跟單員寄出樣板同時(shí)要安排進(jìn)行核價(jià),并填寫核價(jià)單,在填寫核價(jià)單時(shí)一定要認(rèn)真,清晰、力求準(zhǔn)確(核價(jià)單資料后附)包括面料、紗支、克重、幅寬,用量,單價(jià),印、繡花價(jià)格和各種物料價(jià)格和用量;加工費(fèi),洗水費(fèi),出貨運(yùn)輸文件費(fèi),以及利潤等一覽表。

2.核實(shí)板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的

產(chǎn)難易度,主要是與布廠同事溝通,落實(shí)確定后明確面料價(jià)格資料,方便用料的價(jià)格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。

3跟單員要對輔料情況(特別是有些客戶對輔料指定供應(yīng)廠家的,要對輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好,以免以后大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價(jià)格上的差異)進(jìn)行詳細(xì)了解,要廣泛尋求輔料供應(yīng)商進(jìn)行尋價(jià),避免報(bào)價(jià)失誤,造成不必要的損失。

4跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對照,進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算和報(bào)價(jià)。

5.有關(guān)洗水印花(繡花)問題的價(jià)格問題一定要在做板時(shí)就和各加工廠確認(rèn)談好價(jià)格,避免落單后做貨價(jià)格有出入。

6.匯總資料,核算價(jià)格。如果客戶有特殊要求的時(shí)候,一定要有明確指示,如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意,還有輔料比較奇特的(比如需要起模的),印、繡花,洗水價(jià)格等。所有這一切,都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價(jià)資料里,以備后查.

跟單員的職責(zé)

跟單員的職責(zé)1:跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單,而是要主動的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓,對準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn),以達(dá)成訂單為目標(biāo),既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此,跟單員要:

(1)尋找客戶:通過各種途徑尋找新客戶,跟蹤老客戶。

(2)設(shè)定目標(biāo):主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分配的工作時(shí)間。

(3)傳播信息:將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去. from

(4)推銷產(chǎn)品:主動與客戶接洽,展示產(chǎn)品,為獲取訂單為目的。

(5)提供服務(wù):產(chǎn)品的售后服務(wù),及對客戶的服務(wù)。

(6)收集信息:收集市場信息,進(jìn)行市場考察。

(7)分配產(chǎn)品:產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。

跟單員的職責(zé)2:跟單員是業(yè)務(wù)助理;跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色,他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待,管理,跟進(jìn)客戶,因此跟單員要:

(1) 函電的回復(fù):

(2) 計(jì)算報(bào)價(jià)單

(3) 驗(yàn)簽訂單

(4) 填對帳表

(5) 目錄,樣品的寄送與登記

(6) 客戶檔案的管理

(7) 客戶來訪接待

(8) 主管交辦事項(xiàng)的處理

(9) 與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系

跟單員的職責(zé)3:跟單員是協(xié)調(diào)員:跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤,即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度,貨物報(bào)關(guān),裝運(yùn)等。因此,在小企業(yè)中,跟單員身兼數(shù)職,既是內(nèi)勤員,又是生產(chǎn)計(jì)劃員,物控員,還可能是采購員。在大企業(yè),則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨,跟蹤出貨。

跟內(nèi)單的流程

跟單除了專業(yè)技術(shù)之外,還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理,這是一個(gè)很重要的關(guān)鍵。

跟單的步驟包括:產(chǎn)前樣的確認(rèn),船樣的確認(rèn),生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通,原料的質(zhì)量鑒定,生產(chǎn)技術(shù),產(chǎn)品包裝方式,交期的跟催和跟進(jìn),等等,總之包括生產(chǎn)的全過程。

還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單,多為外貿(mào)公司,對技術(shù)的知識要求不是太高,主要是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系,并安排出貨方式和船期,付款等 。當(dāng)然對于面料(服裝)的質(zhì)量也相當(dāng)重要。

跟內(nèi)單的大致流程如下:從客戶下單到簽定完合同,根據(jù)排料室提供的排版圖進(jìn)行前期的面料準(zhǔn)備工作,同時(shí)可著手下投產(chǎn)資料單給各個(gè)部門(包括計(jì)劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部)。面料到廠后可根據(jù)工廠的實(shí)際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進(jìn)度,以便更好的與客人溝通,并及時(shí)讓客人了解工廠的大貨操作情況,以備在出現(xiàn)特殊情況下(如交期不及時(shí)、不能按時(shí)交貨等)讓客人在第一時(shí)間得到消息,避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運(yùn),因退倉不及時(shí)而給工廠造成不必要的損失。

外貿(mào)跟單文員詳細(xì)工作職責(zé)與流程

外貿(mào)跟單員實(shí)際上已經(jīng)可以稱為'高級文員了'相對薪資比較豐厚,但是要求也相當(dāng)高,希望大家能不斷充實(shí)自己!挑戰(zhàn)自己!

1、 “要做老板,先做業(yè)務(wù)員;要做總經(jīng)理,先做跟單員。”如果你想學(xué) 管理,最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講:“在一個(gè)工廠里,相對而 言,除跟單員外,幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的,唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。-------奇怪嗎不奇怪 。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶和訂 單為中心去展開,作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員,當(dāng)然就沒有 誰比他更抽象、更有管理性了!!”

2、跟單員的工作其實(shí)真的很重要:

a. 面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員 ,在當(dāng)今社會競爭日益激烈 的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,重要性不斷突顯出來,在很多公司,跟單員成了老板們 的“特別助理”

b. 跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶

c. 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快 ,跟單員工作質(zhì) 量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象

d. 跟單員工作是一項(xiàng)非?！熬C合性”和“邊緣性”的“學(xué)科” :對外 要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì),對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

e. 作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口 ,跟單員不了解工廠生產(chǎn) 環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況,那是難以想象的

f. 在訂單的生產(chǎn)來說,執(zhí)行者是生產(chǎn)部門 ,跟單員對客戶負(fù)責(zé)而追求 的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里了。于是,溝通、跟催等 能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

g. 有些時(shí)候,跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理;有些時(shí)候 ,跟單員是業(yè)務(wù)部 門所有業(yè)務(wù)人員的助理;有些時(shí)候,跟單員是老板的助理;更多的時(shí)候,跟 單員是客戶的助理。

3、跟單員這個(gè)崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越:它可能掛在業(yè)務(wù)部 , 也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室,但它的工作卻是跨部門的,它似乎要去“指 揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越,同時(shí)更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風(fēng)的一種超越。是的,可以不必夸張的說 :自從 有了跟單員這個(gè)崗位,中國企業(yè)的管理似乎也上了一個(gè)新的臺階。

(1) 一個(gè)企業(yè)之存在,一個(gè)企業(yè)之生存與發(fā)展,都是以訂單為主線條的,作為訂單的跟進(jìn)者,跟單員的工作跨越了一個(gè)企業(yè)運(yùn)作體系的每一個(gè)環(huán)節(jié)! 中國文員

(2) 站在訂單和客戶要求的角度,跟單員的“官”雖然小,但是,“權(quán)力”卻大著呢!----問題的關(guān)鍵只在于,你是否能把它用好。

(3) 跟單員的“權(quán)力”是做事做出來的:事是別人在做,而你又不是別人的頂頭上司,于是,你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要!

(4) 一個(gè)公司的客戶資料,對公司里的很多人都會保密,但是不可能對跟單員保密---事實(shí)上,跟單員每日都在經(jīng)手著公司的客戶資料。于是:一方面要求跟單員對公司忠誠,另一方面,老板、總經(jīng)理們對跟單員自然會“疼愛有加”!

(5) 在企業(yè)管理來講,跟單員前途無量!企業(yè)以訂單為主線,生產(chǎn)以客戶為中心,管理則以跟單為核心,作為一名跟單員---面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員,在當(dāng)今社會競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,重要性不斷突顯出來,在很多公司,跟單員成了老板們的“特別助理”

(1) 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快,跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象

(2) 跟單員工作是一項(xiàng)非常“綜合性”和“邊緣性”的“學(xué)科”:對外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì),對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

(3) 作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口,跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況,那是難以想象的

(4) 在訂單的生產(chǎn)來說,執(zhí)行者是生產(chǎn)部門,跟單員對客戶負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在” 生產(chǎn)部門的手里了。于是,溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

(5) 有些時(shí)候,跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理;有些時(shí)候,跟單員是業(yè)務(wù)部門所有業(yè)務(wù)人員的助理;有些時(shí)候,跟單員是老板的助理;更多的時(shí)候,跟單員是客戶的助理。

(6) 跟單員工作的管理性:如果你想學(xué)管理,最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講:“在一個(gè)工廠里,相對而言,除跟單員外,幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的,唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。-------奇怪嗎不奇怪。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開,作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員,當(dāng)然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了!!”

(7) 跟單員這個(gè)崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越:它可能掛在業(yè)務(wù)部,也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室,但它的工作卻是跨部門的,它似乎要去“指揮”很多部門。------于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越,同時(shí)更是對傳統(tǒng)“官本位” 組織作風(fēng)的一種超越。是的,可以不必夸張的說:自從有了跟單員這個(gè)崗位,中國企業(yè)的管理似乎也上了一個(gè)新的臺階。

生產(chǎn)跟單流程

生產(chǎn)跟單總的流程

1.下達(dá)生產(chǎn)通知書。

跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號,數(shù)量,包裝要求,交貨期等。

2.分析生產(chǎn)能力

生產(chǎn)通知單下達(dá)后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施要不要外包

3.制定生產(chǎn)計(jì)劃:

生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

(1) 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程;

(2) 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序;

(3) 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn);

a.實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異,要找原因。通常有下列原因:

1.原計(jì)劃錯(cuò)誤;

2.機(jī)器設(shè)備有故障;

3.材料沒跟上;

4.不良率和報(bào)廢率過高;

5.臨時(shí)工作或特急訂單的影響;

6.前制程延誤的累積;

文員、計(jì)調(diào)員、統(tǒng)計(jì)員崗位職責(zé)文員崗位職責(zé)(4) | 返回目錄

文員

①負(fù)責(zé)工廠的文件、檔案管理。

②負(fù)責(zé)會議的通知安排,做好會議記錄和紀(jì)要整理,及時(shí)傳達(dá)和傳遞。

③協(xié)助廠長起草和簽發(fā)相關(guān)文件。

④起草本部門的工作流程。

⑤做好保密工作,凡涉及公司及領(lǐng)導(dǎo)工作中的各類秘密信息和資料不可傳播。

⑥協(xié)助廠長完成日常工作的追蹤、匯報(bào)及部門間的溝通,協(xié)調(diào)等。

計(jì)調(diào)

①進(jìn)行訂單分析編制年、季、月計(jì)劃初稿供生產(chǎn)主任審核、廠長審批。

②對批復(fù)的計(jì)劃初稿重新編寫成主進(jìn)度計(jì)劃。

③以主進(jìn)度計(jì)劃編制生產(chǎn)日排程表。

④按照程序變化或其他因素的變化調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。

⑤協(xié)助生產(chǎn)主任解決產(chǎn)品線沖突。

⑥協(xié)助制定安全操作規(guī)程。

統(tǒng)計(jì)

①負(fù)責(zé)工廠的生產(chǎn)進(jìn)度,物料進(jìn)庫進(jìn)度,品質(zhì)、生產(chǎn)效率,機(jī)臺利用率的準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。

②負(fù)責(zé)夜班人員的時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)及夜班補(bǔ)貼的發(fā)放。

③負(fù)責(zé)加班工時(shí)的統(tǒng)計(jì)。

④注塑廠的工藝文件的整理與收發(fā)管理。

⑤工治具、設(shè)備臺帳的建立與收發(fā)工作。