第1篇 酒店采購管理制度-范本
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、 采購部工作基本要求
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、 采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監(jiān) 稽查部行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
第2篇 某酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃：
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
第3篇 酒店食品采購管理制度5
酒店食品采購管理制度(五)
1.由倉管部根據(jù)餐飲部門需要,訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經(jīng)理審批,然后交采購部采購;
2.當采購部接到總經(jīng)理批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查,由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況,定出各物資的最低庫存量和最高庫存量;
3.為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
第4篇 酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
(三)
三、車輛維修保養(yǎng)檢查制度1.司機在完成日常出車任務回隊后,需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外,在車輛月檢前,需進行認真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。
2. 檢查的項目有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等,如果不合格則予限期完成并停駛,在停駛期限內(nèi)將對司機的福利待遇做相對扣發(fā)。
3. 對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機油等需由司機本人完成。
4. 對于確需送修理廠進行修理的汽車需同主管提出申請,經(jīng)總辦同意、總經(jīng)理審批方可修理。
5.對于修理回來的車輛,本車司機需對車輛認真檢查,是否合乎標準,修理廠所收費用是否合理,主管部門領(lǐng)導具有審查的權(quán)力。
6. 對車輛的月檢更換某種部件、年檢進廠修理車需詳細的記入本車技術(shù)檔案。
7. 對于按汽車尾號要進行年檢的車輛,需領(lǐng)取車輛年檢表。
對車輛進行年檢合格后,要迅速去交管部門領(lǐng)取年檢合格證貼于汽車前風檔的右前方。
四、高速公路、機場通行費和審核車輛暫存費的報銷制度司機出車需經(jīng)過上述路段或暫存時,所必須交納的費用回隊后需將票據(jù)如數(shù)交給主管審核并說明緣由,對于駕駛路線與票據(jù)不相符的,由總辦進行審核,不合理的費用將不予報銷并追究當事人責任(每月報銷一次)。
五、安全行車獎勵制度對司機當月做到安全行車的,給予適當安全獎,如出事故則扣發(fā)或不發(fā)。
年終被酒店評為先進駕駛員的,將按有關(guān)規(guī)定給予獎勵。
六、車輛隨車工具管理規(guī)定及用車管理制度1.所配發(fā)的隨車物品均由司機本人保管,如丟失,照價賠償,需要更換的以舊換新。
2. 不經(jīng)領(lǐng)導批準,司機出車無論多晚一律將車開回酒店。
3. 任何人將車開出酒店,都要向主管打招呼并領(lǐng)取調(diào)度單。
4. 車輛如有碰壞需立即報告領(lǐng)導,如隱瞞不報加重處罰。
七、司機著裝司機的著裝好壞一定程度上影響酒店形象,因此必須做到:1.上崗前按酒店規(guī)定穿工服、穿皮鞋、著深色襪子。
2. 上崗發(fā)型必須符合酒店儀表儀容要求。
3. 個人衛(wèi)生符合酒店要求。
八、司機管理處罰規(guī)定1.服務質(zhì)量違紀處罰:
①不按規(guī)定著裝經(jīng)提醒不改正者處以罰款。
②未提前5分鐘到達出車地點或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。
③凡因服務態(tài)度、服務質(zhì)量不好,受到賓客或用車人投訴者處以罰款。
2. 安全行車違紀處罰:
①凡發(fā)生交通違章行為(以交通管理部門違章通知為準),扣除當月安全獎。
②如發(fā)生酒店開車或?qū)④嚱环撬緳C駕駛,將給以罰款。
因酒后開車,非司機開車、開車辦私事而發(fā)生的交通違章和事故,一切責任和經(jīng)濟損失完全自負。
第5篇 某酒店能源采購管理制度
酒店能源采購管理制度
1.酒店工程部油庫根據(jù)各類能源的使用情況,編制各類能源的使用量,制定出季度使用計劃和年度使用計劃;
2.制定實際采購使用量的季度計劃和年度計劃(一式四份)交總經(jīng)理審批,同意后交采購部按計劃采購;
3.按照酒店設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業(yè)狀況,定出油庫、氣庫在不同季節(jié)的最低、最高庫存量,并填寫請購單,交采購部經(jīng)理呈報總經(jīng)理審批同意后,交能源采購組辦理;
4.超出季度和年度使用計劃而需增加能源的請購,必須另填寫請購單,提前一個月辦理;
5.當采購部接到工程部油庫請購單后,應立即進行報價,將請購單送總經(jīng)理審批同意后,將請購單其中一聯(lián)送回工程部油庫以備驗收之用,一聯(lián)交能源采購組。
第6篇 灣麗酒店采購管理制度
麗灣酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、采購管理部門
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項目均需董事會簽批授權(quán)及酒店財務部批準同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責
5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10.采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
三、采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管)--資產(chǎn)會計復查--董事同意--采購部詢價--財務總監(jiān)稽查部--行政辦-----董事會--申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì)--評定小組確定供貨商--采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批--行政辦審批--董事會審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、供應商管理
1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第7篇 j酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購,以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第8篇 酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié),加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門應予以支持、配合、監(jiān)督。
l、采購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續(xù),是采購管理的關(guān)鍵。
(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審核,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后轉(zhuǎn)采購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據(jù)業(yè)務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審核,送財務經(jīng)理審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審核,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。
2、采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業(yè)務治談,經(jīng)過對比篩選,擇優(yōu)確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;
(3)供應廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每周需作市場詢價,根據(jù)市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經(jīng)理。
第9篇 酒店物品采購管理制度11
酒店物品采購管理制度(十一)
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質(zhì)等損失,結(jié)合酒店的實際情況,特制定本制度。
1、采購人員須認真學習《合同法》及有關(guān)法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經(jīng)理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
3.1物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經(jīng)營業(yè)部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時,應根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、用途,審核同意后報總經(jīng)理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產(chǎn)、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理批準后統(tǒng)一購買。
3.3辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經(jīng)總經(jīng)理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。
3.4財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權(quán)拒付,并要求補齊相關(guān)手續(xù)。
3.5采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚齊全,如需要質(zhì)檢的物品,應附質(zhì)檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務要求,發(fā)票應在開出一個月內(nèi)報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔,該部門經(jīng)理負同等責任。
3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質(zhì)、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當事人要承擔責任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當事人經(jīng)濟或刑事責任。
6、本制度由財務部制定并負責解釋。
第10篇 酒店采購部管理制度
酒店采購部管理制度1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核,經(jīng)確認批準后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財務軌制,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi),核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。采購部業(yè)務操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;
2、向主管呈報調(diào)查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的鋪排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時泛起的各種題目,應即時查清原因,并向主管匯報;
6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)目和付款情況講演給有關(guān)部分,同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合統(tǒng)一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類:
酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉,動力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設備倉等等。
2、物品驗收:
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進行驗收,并做到:
①發(fā)票與什物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目等不相符時不驗收;
②發(fā)票上的數(shù)目與什物數(shù)目不相符,但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收;
③對購進的食物原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。
④對購進品已損壞的不驗收。
(2)驗收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)目和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報銷,一份交材料會計。
3、入庫存放:
(1)驗收后的物資,除直撥的外,一律要進倉保管;
(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品,要逐項建立登記卡片,物品進倉時在卡片上按數(shù)加上,發(fā)出時按數(shù)減出,結(jié)出余數(shù);卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查:
(1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠咬,防霉爛變質(zhì),將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①倉管員要常常對所管物資進行抽查,檢查什物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時查對;
②材料會計或有關(guān)治理職員也要常常對倉庫物資進行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領(lǐng)發(fā)物資
(1)領(lǐng)用物品計劃或講演:
①凡領(lǐng)用物品,根據(jù)劃定須提前做計劃,報庫存部分預備;
②倉管員將報來的計劃按天天發(fā)貨的順序編排好,做好目錄,預備好物品,以便取貨人領(lǐng)取;
(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨
①各部分各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負責;
②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單價、用途等)并簽名,倉管員憑單發(fā)貨;
③領(lǐng)料單一式三份,領(lǐng)料單位自留一份,單位負責人憑單驗收;倉管員一份,憑單入賬;材料會計一份,憑單記明細賬;
④發(fā)貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發(fā)、后進的后發(fā)。
(3)貨物計價:
①貨物一般按進價發(fā)出,若統(tǒng)一種商品有不同的進價,一般按均勻價發(fā)出。
②需調(diào)出酒店以外的單位的物資,一般按原進價或均勻價加手續(xù)費和治理費調(diào)出。
6、清點:
(1)倉庫物資要求每月月中小清點,月底大清點,半年和年終徹底清點;
(2)將盤結(jié)果列明細表報財務部審核;
(3)清點期間休止發(fā)貨。
7、記賬:
(1)設立賬簿和登記賬,賬簿要整潔、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設置,物資要分品種、型號、規(guī)格等設立賬戶;
(3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單,無誤后再入賬,發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決,在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬,否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬;
(5)發(fā)出的物資用加權(quán)均勻法計價,月終泛起的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份,記賬員、部分、財務部各一份;
(6)直撥物資的收發(fā),同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的治理費、手續(xù)費,不得用來沖減材料本錢,應由財務部沖減用度;
(8)入口物資要按發(fā)票的數(shù)目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬,發(fā)出時按加權(quán)均勻法計價;
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資,于月底估價發(fā)放,待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后,再按實入賬,并調(diào)整暫估價,報財務部材料會計調(diào)整三級賬;
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務部材料會計;
(11)與倉管員校對什物賬,每月與財務部材料會計對賬,保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制:
(1)倉庫檔案應有驗收單、領(lǐng)料單和什物賬簿;
(2)材料會計的檔案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡海內(nèi)能解決的不在國外入口,凡本地區(qū)能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必需遵守市場治理及外貿(mào)治理的劃定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部分知會財務部并報總經(jīng)理審批同意后,方可采購。
5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部分應堅持先取樣品,征得使用部分同意后,方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必需取得總經(jīng)理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者,財務部以及業(yè)務部分的財會職員,應一律拒絕支付,并上報給總經(jīng)理處理。
第11篇 酒店采購管理制度2023
酒店的采購工作要遵循公司地酒店采購管理制度。小編為大家搜集了一篇“酒店采購管理制度2016”,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友!
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總,并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施,對計劃外未經(jīng)批準的采購要求,財務部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購,以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購人員要按計劃或下單進行采購,以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按規(guī)定入庫。
第12篇 酒店采購管理制度
酒店采購應控制成本、接受財務監(jiān)督及其他部門的監(jiān)督、稽查,全面負責酒店的采購工作。
第一條采購工作基本要求
1、所有采購項目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財務部批準同意。
2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。
3、采購人員須對自己采購物品的價格、品質(zhì)負責。
4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及公司。
5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交。
6、采購時間要求:一般物品采購時間為3-5天,急用物品第二天必須采購回來,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。
7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷。
8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。
9、采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜,對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利。
第二條采購崗位職責
1、了解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況,掌握財務部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求,熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本,為酒店提供價格合理質(zhì)量好的各類物資及食品。
2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態(tài),會同有關(guān)部門根據(jù)實際經(jīng)營情況,合理、科學地根據(jù)采購計劃,對各種物品進行價格調(diào)查。
3、搜集市場上各類物質(zhì)的價格信息,作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作,做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。
4、大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
5、主動協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關(guān)系,經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見,及進改進采購工作。
6、協(xié)助客房倉庫作好物質(zhì)的驗收工作,對質(zhì)量不合格和價格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進庫前,要嚴格驗收,注意食品的生產(chǎn)期,不進保質(zhì)期已過一半的食品,確保食品原料的新鮮度。
7、與有關(guān)供應商作好積極的溝通,保持良好的合作關(guān)系。
8、嚴格執(zhí)行酒店財務制度,遵紀守法,不索賄、不受賄,在平等互利在原則下開展作業(yè)。
第三條臨時物品采購工作程序
1、臨時物品的采購申請:臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求,例:工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單,注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等
2、臨時物品的采購審批部門負責人簽字審核,檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進行刪減和增補,并注明急需采購的原因。
3、臨時物品的采購實施:采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購,部門急用的物品采購必須當天完成;采購員將部門所采購物品購回后,需將申購單交給相關(guān)部門補簽手續(xù)。
2、臨時物品的采購驗證:采購購回物品后,倉庫及部門負責人驗貨給予優(yōu)先及時驗收,驗收合格入庫后交與申請部門領(lǐng)用。
第四條采購物資驗貨流程
1、無論是供應商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫,由庫房根據(jù)申購單驗收貨物,不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對于不符合采購申購單的貨物,庫房人員有權(quán)拒收,供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后,倉管應開入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結(jié)算手續(xù)。
3、倉管在驗貨過程中對項目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4、在驗收過程中,倉管或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨手續(xù),
5、購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作,對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
