第1篇 公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的,綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復,屬付款性質的,由財務處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,主管經理保存一份,財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料,須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第2篇 l公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1.目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各公司各類檔案的管理。
3.職責
3.1由總經理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2人力資源及行政部經理監(jiān)督管理的實施工作。
3.3人力資源及行政部行政助理負責對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。
4.檔案分類及編號
4.1檔案按其內容及關聯(lián)部門可分為六大類:
4.1.1行政類
4.2.2財務類
4.3.3人事類
4.4.4業(yè)務類
4.5.5工程類
4.6.6資源類
4.7.7合同類
4.2機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
4.3檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。
4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》
5.機要檔案
5.1機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
5.2劃分標準
5.2.1絕密檔案包括
公司經營發(fā)展中的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。
5.2.2機密檔案包括
●財務資料;
●公司重要會議紀要;
●公司經營情況;
●人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
●技術資料。
5.2.1秘密檔案包括:
●重要項目資料;
●項目合同協(xié)議。
6.檔案的裝訂
6.1以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。
6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
7.保存期限
檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
7.1永久保存
●公司章程
●股東名簿
●股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要
●公司證照
●各級批文
●印鑒
●公司年度經營計劃
●公司年度經營總結
●年度財務報表
●技術資料
●不動產所有權狀及其他債權憑證
●人事資料
●大型活動圖片、音像資料
●其他核定須永久保存的文書
7.2十五年保存:會計憑證、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定和公司財務管理制度規(guī)定執(zhí)行)
7.3五年保存:期滿或解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其他經核定須保存五年的文書。
7.4一年保存:部門工作計劃及工作總結、完結后的部門請求報告、完結后無長期保存必要文書。
7.5公司規(guī)章制度由總經理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
8.保管部門
8.1財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。
8.2人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
8.3股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書或法務部保管。
8.4其他檔案均由總經辦指派專人保管。
9.檔案移交
9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經辦。
9.2公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應自簽發(fā)之日起三日內移交總經辦。
9.3合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經辦。
9.4財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
9.5其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。
9.7《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經辦留存一份。
10.檔案調閱
10.1因工作需要需調閱檔案時,須填寫《檔案調閱申請單》,并經相應核準人核準后方可調閱。
10.2行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調閱須部門經理核準,跨部門檔案調閱須總經辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。
10.3檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,將檔案調出,供調檔人查閱。
10.4調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。
10.5《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
10.6檔案借閱時間最長不超過8個工作時,如借閱時間需要超過8小時,應在說明理由,并經部門負責人批準。
10.7如調檔內容更改、調檔時間延長,應按調檔程序重新辦理。
11.檔案的銷毀
11.1超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。
11.2需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,經相應核準人核準后方可銷毀。
11.3部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。
11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》。
11.5檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。
11.6《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經辦一份。
12.其他
12.1檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
12.2所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。
12.3所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。
12.4本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號。
12.6各部門必須嚴格按照
第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度
物業(yè)管理公司檔案管理制度范本
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執(zhí)行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三.物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費財務報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議)
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設備管理計劃與報告
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
第4篇 房地產公司檔案管理制度
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經理以上員工(含部門經理)查閱非密級檔案,副總經理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經理以下員工查閱密級檔案,需經辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經辦公室主任批準。
第5篇 物業(yè)公司培訓檔案管理制度9
物業(yè)公司培訓檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關部室對培訓文件檔案的管理。
3.職責
3.1行政人事部培訓經理負責總部培訓文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術語
無
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內容。
5.1.1.1.3根據《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓檔案
5.1.1.3.1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據《培訓風險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓合同》的存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄
培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關于培訓方面通知、請示、報告、總結等根據《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2根據《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。
5.1.3.3有關于培訓評估的檔案根據《培訓評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓管理制度》
《培訓評估管理制度》
《培訓教材管理制度》
《培訓風險防范管理規(guī)定》
《培訓考核管理制度》
8.質量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓工作記錄表》
《培訓考核成績單》
《'7+1'培訓計劃》
《'7+1'培訓記錄表》
《外派培訓合同》
《培訓教材工作單》
第6篇 麗晟房地產公司檔案管理制度
麗灣地產公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強公司檔案的系統(tǒng)管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項工作服務,根據檔案法和公司有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可,綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。
2、有關人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或專業(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內,把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結的資料,但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。
5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應當在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預抵押章 )后,當日即移交另一份售樓合同,和網上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產后,綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章 的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證,并最終將此合同移交給房管局。
7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關的簽證單移交到財務部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經濟合同,原則上公司應保留兩份原件,財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務部保存原件,綜合部保存復印件(售樓合同除外)。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理,屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個工作日內移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定,人員變動應及時通知綜合部檔案室,因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結、報告,和各種重要通知、通報,及各種公文、會議紀要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡函、設計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書、合同書,各種技術資料,和各種設備檔案及說明書。
5、公司年初財務預算報告及年終財務報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章 制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記,和公司總經理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。
13、其他需要歸檔的重要文件。
第四章 檔案的歸檔與立卷
第八條 檔案在形成過程中,經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負責收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件,經辦部門資料員應在規(guī)定時間內將原件及時歸檔,任何單位和個人不得私自留存;經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經綜合部負責人同意后妥為保存,綜合部以復印件歸檔,經辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。
第十一條 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章 、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況,設立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組
合在一起,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標題,把案卷內容表達出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無任何金屬物。
第五章 檔案的分類與編號
第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。
第十六條 檔案分類與編號規(guī)則,見附表。
第六章 檔案的保管工作
第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件,門窗應結實牢固。各部門根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條 理,主次分明,存放科學。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容,發(fā)現(xiàn)問題應及時上報綜合部負責人,重要問題應及時上報總經理。要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作,妥善保管,謹防丟失,不得隨意轉借,或替當事人涂改內容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室,非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機密內容,要做到守口如瓶,嚴守職責,不得傳播或泄露內容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時,根據給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對有關責任人進行處罰。
第七章 檔案的保管期限與密級
第二十二條 根據檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值,確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章 特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)規(guī)章 制度;(10)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存:結案后無長期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質、內容不同劃分不同密級,并據此界定檔案調閱權限。
1、'絕密'文書含:相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。
2、'機密'文書含:公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章 程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3、'密'文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4、'普通'文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第八章 檔案的借閱管理辦法
第二十五條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調閱單,依據調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能調閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領導簽批
公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案須經本部門領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準后,方可借閱。
借閱非本部門的業(yè)務檔案須經分管領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準許可,方可借閱。
借閱公司人事、財務檔案須經總經理批準,方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),檔案管理員依據《檔案調閱審批單》,為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復制,須經綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點,經檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領導。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負責人批準后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天;機密級以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調閱期限,應按調閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經總經理批準,方可查閱無密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密,絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經檔案室審查無誤簽字后,才能調離。
第九章 檔案的銷毀
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損和褪色的資料進行修補和復制。
第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經綜合部負責人和檔案形成部門經理共同鑒定,報分管領導審核,總經理批準,并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式,嚴禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。
第十章 罰則
第三十三條 有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
6、泄露公司檔
案機密者。
第十一章 附則
第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充,由公司總經理批準執(zhí)行。
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項工作的順利開展服務,特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構
1.公司檔案管理由辦公室主管,設立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理,各管理處設兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術類
1)設備設施檔案
2)招投標檔案
3.財務類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經管理處負責人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項目/001
3)財務類檔案:會計年度設置
4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經檔案主管部門負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時,由辦公室主任負責監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。
第8篇 某公司人力檔案管理制度
f公司人力檔案管理制度
1、檔案管理的目的:
1.1真實記錄員工各方面情況,作好動態(tài)的跟蹤把握,為人事運用提供參考;
1.2保證人事信息,以備查閱;
2、檔案保管:人力部檔案必須專人專管
3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書面原始檔案;
3.1書面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動合同、擔保書、體檢表、證件復印件、各種經總經理簽名的文件,與員工個人相關的文件要存一份在員工個人的檔案中;
3.2電子版檔案包括;
3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報如下表單:
表一:人力資源月報,詳見招聘錄用管理制度
表二:崗位圖
表三:培訓時間匯總表(要求三日前報總部)(培訓其他表詳見培訓管理制度)
表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見考勤管理制度
表五:社會保險繳費明細表
表六:勞動合同簽署明細表
表七:工資表,詳見薪資管理制度
表八:員工獎懲記錄
表九:員工異動記錄表
3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:
資料一:公司操作手冊電子版
資料二:個人操作手冊電子版
資料三:各期**文化
資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門、編號歸檔
資料五:總部下發(fā)的會議紀要、培訓資料
資料六:各月員工績效考核分
以上內容為包括但不限于
5、檔案的查詢權限:
總經理,副總經理,總部人力部負責人能查詢所有員工的檔案,各分公司負責人和分公司人力部能查詢該分公司員工的檔案,其人員要查詢員工檔案必須經人力部批準;
6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門經理級以上員工,保存一年以上。
7、員工個人檔案的管理
7.1如員工的工作進行了跨公司的異動,編制發(fā)生了改變,在接到有關通知文件后三個工作日內,由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調動的公司人力部;
7.2公司人力人員收到其它公司寄來的檔案后,必須檢查封條是否完好無損,再存檔;
第9篇 公司音像檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司的音像檔案管理,特制訂本制度。
第二條 公司的音像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等。音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明兩部分組成。
第三條 音像檔案是公司全部檔案的重要組成部分,必須由檔案室實行統(tǒng)一管理。
第二章 音像檔案資料的收集
第四條 反映公司主要職能活動、工作成果和存在問題的音像資料。
第五條 各級領導人和著名人物參加的與公司有關的重大活動的音像資料。
第六條 公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的音像資料。
第七條 其他公司形成的與本公司有關的重要音像資料。
第八條 其他具有保存價值的音像資料。
第九條 音像檔案資料應在形成后,一個月內隨檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔,如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
第十條 檔案室應隨時收集零散的具備保存價值的音像資料。
第十一條 錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費用不予報銷。
第十二條 一般只接收原件,特殊情況下也可以接收復制件。
第三章 音像檔案的整理
音像檔案的整理由攝錄人員負責,檔案部門協(xié)助。
第十三條 照片檔案按年代、主題分類,同屬一類的照片按時間順序同時填寫其底片號,底片在卷宗內編流水號,其格式為卷宗號上流水號。
第十四條 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類,按內容編號。同一內容分錄盤的應視為一個案卷,編一案卷號,然后每盤再依次編排序號。
第十五條 編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號。
第十六條 保管期限。應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠度、有效性等因素,劃定保管期限。
第十七條 文字說明的基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
第十八條 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號―文字說明―參照號―攝制時間―攝制者。
第十九條 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標注頁碼,然后按要求逐項填寫。
第四章 音像檔案的保管
第二十條 音像檔案入庫前要進行檢查,對已被污損的要進行必要的技術處理。
第二十一條 底片、膠片庫溫度應保持在13~15℃之間,相對濕度應在35%~45%之間;照片庫溫度應保持在14~24℃之間,相對濕度應保持在37.5 %~67.5 %之間;錄音、錄像帶庫溫度應保持在18~24℃之間,相對濕度應保持在40%~60%之間。
第二十二條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁帶盒之間的間距不小于3毫米,存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十三條 對庫存的照片檔案,每半年檢查一次。
第二十四條 歸檔保存的音像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改,銷毀音像檔案必須經過鑒定,征得歸檔同意后,報主管審批并登記造冊。
第二十五條 建立健全音像檔案統(tǒng)計制度,做好音像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項的統(tǒng)計工作。
第二十六條 本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經理批準后施行。
第10篇 財富公司檔案管理制度
財富管理公司檔案管理制度
1.在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財會檔案、(d)生產經營管理、(e)技術質量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實物檔案、(j)其他檔案。
歸檔范圍:
1.重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。
2.本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3.本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6.本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
歸檔要求:
1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應留復印件,并將復印件與原件一起存檔,并加以說明。
3.檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
4.歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
5.在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
7.檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
8.案卷封面,應逐項按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。
檔案管理人員職責
1.按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2.按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3.工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
檔案的查閱和借閱
1.公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。
2.檔案借閱的最長期限為一周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報常務副總經理處理。
3.必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4.不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。
5.必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6.不準轉借,必須專人專用。
7.用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案的保管:
1.要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告,并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。
2.為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應按照其分類組卷,并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
3.檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
4.公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見,報總經理批準后予以銷毀。
5.公司檔案管理部門及專職負責人須嚴格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負責人點名批評,并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。
6.經批準借出的檔案資料,無正當理由在借閱限期內不歸還的,給予責任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。
7.故意毀損檔案資料的,應當視損毀資料的價值給予相應的處罰;情節(jié)嚴重的,予以辭退處理。
第11篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù)；
（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；
（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關事項。
第五條人事檔案的內容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復查材料；
（五）、員工參入黨、團材料；
（六）、獎勵（包括科技和業(yè)務）及各種先進事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉遞通知單 ” 的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。
第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案相關規(guī)定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。(www.)在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第12篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據工作需要配備資料員,資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
