第1篇 某公司檔案管理制度格式怎樣的
微星公司檔案管理制度第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。
第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條 各部門須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理
第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對(duì)于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第2篇 某有限公司安全文件檔案管理制度
1目的
為進(jìn)一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長(zhǎng)期性，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實(shí)際狀況，特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術(shù)語
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)、國家及社會(huì)安全生產(chǎn)具有保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責(zé)
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中，形成的有保存價(jià)值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測(cè)證書、報(bào)告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負(fù)責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作，負(fù)責(zé)對(duì)公司的安全檔案分級(jí)管理做出規(guī)定。
4.3各部門應(yīng)加強(qiáng)安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一位負(fù)責(zé)人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負(fù)責(zé)各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜，落實(shí)安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負(fù)責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料；負(fù)責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對(duì)本單位安全管理檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的職責(zé)。任何個(gè)人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級(jí)安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助公司、各單位對(duì)收集的安全管理檔案材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟(jì)類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機(jī)構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所平面布置圖，并標(biāo)注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、儲(chǔ)存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號(hào)、規(guī)格等；
重大危險(xiǎn)源的位置、數(shù)量等；
主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號(hào)。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)控部位一覽表（重大危險(xiǎn)源、消防重點(diǎn)部位、重點(diǎn)設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲(chǔ)存地點(diǎn)及相關(guān)危險(xiǎn)危害因素分析）。
5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括：事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊(duì)伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負(fù)責(zé)人的安全資格證書。
2. 安全管理人員的安全資格證書。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標(biāo)管理
安全生產(chǎn)責(zé)任制
法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制管理
安全教育培訓(xùn)管理
特種作業(yè)人員管理
設(shè)備設(shè)施安全管理
建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理
施工和檢維修安全管理
?；芳爸卮笪ｋU(xiǎn)源管理
作業(yè)安全管理（動(dòng)火、高空、受限空間、動(dòng)力介質(zhì)等）
相關(guān)方及外用工（單位）管理。
職業(yè)健康管理
勞動(dòng)防護(hù)用品（具）管理
安全檢查及隱患排查治理
應(yīng)急管理
事故管理
安全績(jī)效評(píng)定管理
安全會(huì)議制度
安全機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書
特種設(shè)備安全管理（機(jī)電類、承壓類）
上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。
安全活動(dòng)日管理制度
上級(jí)部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報(bào)、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。
落實(shí)執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實(shí)情況及其上報(bào)上級(jí)主管部門的報(bào)告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容
安全培訓(xùn)計(jì)劃。
公司主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長(zhǎng)安全培訓(xùn)的記錄。
員工三級(jí)安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄。
換崗教育培訓(xùn)記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。
應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃。
安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護(hù)用品方面的投入記錄。
安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。
安全評(píng)價(jià)、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容
參加工傷保險(xiǎn)員工的名單。
為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄。
其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料。
“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料。
“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料。
其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護(hù)設(shè)備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備，下同）方面的內(nèi)容
各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料。
各類安全防護(hù)設(shè)備管理部門及設(shè)備運(yùn)行情況記錄。
各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄。
應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號(hào)及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實(shí)情況記錄。
配電室運(yùn)行狀況記錄。
臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄。
配電箱等用電設(shè)施運(yùn)行狀況記錄。
5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容
特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄，特種設(shè)備使用證。
特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。
特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。
特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會(huì)記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認(rèn)定和防護(hù)措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件。
企業(yè)月度事故報(bào)表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
5.3歸檔時(shí)間
5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項(xiàng)目或活動(dòng)歸檔。
5.4安全檔案工作人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全管理檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況按各自管理職責(zé)分類保存，便于科學(xué)管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長(zhǎng)期（2—5年）、短期（2年以下）三種。
5.6.3對(duì)保管到期的安全管理檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對(duì)經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的相關(guān)檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，報(bào)主管負(fù)責(zé)人審批。銷毀相關(guān)檔案時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。
5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，并按規(guī)定向上級(jí)有關(guān)部門報(bào)送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)總廠的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。
5.7.2公司應(yīng)積極主動(dòng)地接受各級(jí)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。
第3篇 建筑總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
建筑工程總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一條 會(huì)計(jì)應(yīng)該以會(huì)計(jì)期間分期決算帳目和編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會(huì)計(jì)中期。
第二條 會(huì)計(jì)報(bào)表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確,不得漏報(bào)或任意取舍,會(huì)計(jì)報(bào)表之間、會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對(duì)應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會(huì)計(jì)報(bào)表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。
第三條 凡是本公司的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其它有保存價(jià)值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會(huì)計(jì)憑證按月、按照編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè),表明月份、季度、起止年、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長(zhǎng)保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對(duì)上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯(cuò)誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。
第七條 會(huì)計(jì)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對(duì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開除。
第4篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長(zhǎng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購臵到退出市場(chǎng)的全過程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
第5篇 公司技術(shù)檔案管理制度6
公司技術(shù)檔案管理制度(六)
總則:
1.1 為建立、健全公司技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。
1.2 本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(包括車間)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。
1.3 公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。
1.4 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室,并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下,集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2技術(shù)文件資料的歸檔:
2.1 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后,都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊(cè)、盒),由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。
2.2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí),交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見pd423《文件控制程序》表碼pd423-02),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的,管理人員有權(quán)拒絕接收。
2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料,應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。
2.4 凡各部門形成的圖紙類文件,應(yīng)描制底圖一份,并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后,向檔案室移交歸檔。
2.5 凡外來、外購回公司的圖紙資料,隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前,有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn),如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。
3綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé):
3.1 綜合檔案室的任務(wù):
3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案,維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職,造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任,嚴(yán)重者調(diào)離崗位。
3.1.2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé):
3.2.1 認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù),提高管理水平,保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。
3.2.2 科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案,承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。
3.2.3 遵守公司保密制度,做好安全保衛(wèi)工作。
3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
4技術(shù)檔案的鑒定和銷毀:
4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案,復(fù)制后,原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案,原檔案報(bào)廢,保管期限為一年。
4.2 凡要銷毀的技術(shù)檔案,必須造具清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀,防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。
5技術(shù)檔案的保管和借閱:
5.1 對(duì)接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。
5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告,交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果,對(duì)出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改,并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。
5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作,并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng),注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案,管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
5.4 技術(shù)檔案的保密制度:
5.4.1 全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密,維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。
5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。
5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許,不得隨意翻閱技術(shù)檔案。
5.5 技術(shù)檔案的借閱:
5.5.1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員,因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經(jīng)管理人員檢查后,方可辦理注銷手續(xù)。
5.5.2 技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等,均在公司內(nèi)控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室,應(yīng)辦理手續(xù),借出副本。如無副本時(shí),需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。
5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案,每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由檔案管理員負(fù)責(zé)催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財(cái)務(wù)部,對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短,可按處罰金額的1/2至全額返回。
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5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù),并檢查完整情況,做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者,及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰,由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財(cái)務(wù)部,對(duì)檔案借閱人
進(jìn)行處罰。
6技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放:
6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料,一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份,供日常借閱或發(fā)放使用,備份文件發(fā)放后,應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。
6.2 需加工制作的工裝類圖紙文件,應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料,以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行木模、坯料檢查,其中裝配圖發(fā)放于模具保管,供工裝的管理使用;一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部,用于加工訂貨;一套用于檔案室存檔,供日常借閱使用。
6.3 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份,發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧客處,其中,重油廠需發(fā)放三份。
6.4 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖,應(yīng)曬制四份,發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。
6.5 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等,應(yīng)曬制三份,發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。
6.6 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片,應(yīng)曬制三份,發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。
6.7 因工作原因,需要發(fā)放各使用場(chǎng)所的技術(shù)資料,應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》(參見pd423《文件控制程序》表碼pd423-01),發(fā)放清單由文件編制部門填寫,部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所,發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人,應(yīng)提出申請(qǐng),填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》(參見pd423《文件控制程序》表碼pd423-06),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后,可簽名領(lǐng)取。
6.8 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料,使用者應(yīng)妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時(shí),可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料,而要求檔案室重新發(fā)放時(shí),文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用,其金額按復(fù)(曬)制資料的實(shí)際價(jià)格核算,由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送交公司財(cái)務(wù)部。
7技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改:
7.1 當(dāng)文件編制部門需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí),應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí),還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記,堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字,標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別,并將修改通知保留備查。
7.2 技術(shù)檔案更改后,資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所, 以保證文件的使用得到有效控制。
第6篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第7篇 領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé),各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮;
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;
5、各部門的各類專業(yè)檔案,部門應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;
6、各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術(shù)檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本規(guī)范。
(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé),檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度,即:資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持;2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù);
2、檔案借閱者必須做到:①愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
(五)檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料;
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
第8篇 g公司人事檔案管理制度
1、目的:規(guī)范人力資源檔案管理,為公司提供準(zhǔn)確的人力資源信息。
2、范圍:全體員工
3、責(zé)任者:總經(jīng)理辦公室
4、程序:
4、1責(zé)任區(qū)分
總經(jīng)理辦公室
4、1、1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員,專門負(fù)責(zé)公司各種檔案管理工作,就此工作對(duì)人事助理負(fù)責(zé)。
4、1、2檔案管理員負(fù)責(zé)員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。
4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求,及時(shí)、準(zhǔn)確收集員工檔案材料所需信息,錄入個(gè)人檔案中。
4、1、4人事專員、檔案管理員有權(quán)要求員工按時(shí)上交、補(bǔ)齊個(gè)人檔案材料。
4、1、5在公司條件允許的情況下,逐步建立員工電子檔案。
員工責(zé)任:
4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準(zhǔn)確的個(gè)人信息。
4、1、7部門助理以上及個(gè)別關(guān)鍵崗位員工的個(gè)人信息,要由總經(jīng)理辦公室專門調(diào)查核實(shí)。
4、1、8對(duì)惡意提供個(gè)人虛假信息的員工,一經(jīng)查實(shí),一律作辭退處理。
4、1、9員工個(gè)人原有人事關(guān)系檔案可由個(gè)人或公司協(xié)助調(diào)入,委托人才交流中心代為保管。
4、1、10員工個(gè)人信息發(fā)生變化,必須在15個(gè)工作日內(nèi)報(bào)告總經(jīng)理辦公室,以便及時(shí)更改。
4、2檔案建立
4、2、1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案,基礎(chǔ)檔案包括:應(yīng)聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學(xué)歷證、學(xué)位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復(fù)印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。
4、2、2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括:轉(zhuǎn)正定級(jí)表、勞動(dòng)合同、任免表、年度體檢表、入黨、團(tuán)登記表、獎(jiǎng)懲表、培訓(xùn)記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動(dòng)表(姓名、民族、學(xué)歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號(hào)碼、婚姻、證明人、擔(dān)保人)。
4、2、3員工個(gè)人檔案材料的收集,屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔,個(gè)人認(rèn)為需歸檔的材料,交由人事專員辨析確認(rèn)簽字后歸檔。
4、3檔案管理
4、3、1員工人事關(guān)系檔案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可報(bào)銷50%檔案托管費(fèi)。因個(gè)人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的,后果自負(fù)。
4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
4、3、3員工個(gè)人檔案不得帶出檔案室,查閱檔案資料只能在檔案管理員在場(chǎng)的情況下進(jìn)行。
4、3、4加、減、改動(dòng)員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進(jìn)行。
第9篇 公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度范本
1.目的:會(huì)計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.會(huì)計(jì)檔案管理體系
3.1公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3.3各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.會(huì)計(jì)檔案范圍
4.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
4.2會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。
4.3會(huì)計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會(huì)計(jì)帳薄。
4.4財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.5財(cái)會(huì)電算化檔案:主要是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。
4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。
5.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
5.1當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
5.2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
6.會(huì)計(jì)檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會(huì)計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會(huì)資料時(shí),應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。
6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
7.會(huì)計(jì)檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會(huì)計(jì)檔案保管期限表附后)。
7.2會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
8.會(huì)計(jì)檔案的銷毀
8.1保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
8.1.1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;
8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見;
8.1.3銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
8.3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
9.會(huì)計(jì)檔案的管理
9.1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案,對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
9.6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.7單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
9.7.1移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;
9.7.2交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。
9.8預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表(略)
10.附則:
10.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。
第10篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3．0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
3.8 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.1 2 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 0 超期檔案的銷毀
8.1 對(duì)超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
第11篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
第12篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會(huì)議類
1.1公司召開的職工大會(huì)、年度工作會(huì)議材料;
1.2董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項(xiàng)目方面的評(píng)審會(huì)、專家論證會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)及聽證會(huì)等會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片、錄音等;
1.6參加上級(jí)及其他單位召開的會(huì)議帶回的會(huì)議材料。
2.上級(jí)單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級(jí)單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
5.公司的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對(duì)跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對(duì)年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對(duì)的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對(duì)的最后一年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,也可放在會(huì)議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級(jí)管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件;
1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對(duì)破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);
2.2對(duì)字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對(duì)超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對(duì)檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號(hào),并填寫相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號(hào)順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。
8.按件號(hào)順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)和盒號(hào)。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對(duì)密級(jí)高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
