第1篇 公司辦公管理規(guī)定5
公司辦公管理規(guī)定(五)
1、目的:
本公司員工,應(yīng)忠于職守,遵守本公司辦公紀律,服從各級主管人員的合理指揮,不得陽奉陰違或敷衍塞現(xiàn),各級主管對員工應(yīng)親切誘導(dǎo),諄諄教誨,并監(jiān)督管理。
2、內(nèi)容
2.1部門所屬辦公人員上班時間應(yīng)在指定的辦公區(qū)域或辦公臺工作,不打與本人業(yè)務(wù)無關(guān)的事。
2.2員工工作時間內(nèi),未經(jīng)批準不得接見親友,或擅離工作崗位,如確因要事必須會客時經(jīng)主管以上人員批準同意,原則上得超過20分鐘。
2.3員工對于職務(wù)及公事,均應(yīng)循級而上,不得越級呈報,但緊急或特殊情況不在此限。
2.4本公司員工對外接洽事項,應(yīng)態(tài)度謙和,不得有驕傲滿足及有本公司名譽的行為。
2.5工作時間嚴禁竄崗,高聲喧嘩、吃零食、拉家常、看報刊雜志等。
2.6嚴禁在工作時間內(nèi),利用電腦玩電子游戲、上網(wǎng)聊天或發(fā)送私人電子郵件等。
2.7按時上下班,嚴格執(zhí)行考勤制度,中途不擅自脫崗,外出辦事必須辦理外出手續(xù)。
2.8上班時間保持儀表整潔,穿工作服,佩帶員工證。
2.9在生產(chǎn)辦公區(qū)域內(nèi),注重形象儀表,不得穿背心,短褲和拖鞋。
2.10推行5s管理,營造舒適、文明、整潔的辦公環(huán)境,嚴禁丟煙蒂、煙灰和紙屑等。
2.11接聽電話應(yīng)遵守禮儀,響鈴三次后必須提起話筒,并用“你好,××公司”作為接聽電話的專門用語;
2.12節(jié)約能源,養(yǎng)成良好的行為習慣,下班做到隨手關(guān)燈,鎖好門窗。
2.13對來往賓客應(yīng)彬彬有禮,維護公司的形象及聲譽。
2.14團結(jié)協(xié)作,共圖公司與個人的事業(yè)發(fā)展。
第2篇 物業(yè)管理公司辦公用品管理規(guī)定6
物業(yè)管理公司辦公用品管理規(guī)定(六)
1、辦公用品的采購、驗收、保管、發(fā)放統(tǒng)一由綜合管理部管理,其中采購與保管工作由兩人分別負責。
2、需要領(lǐng)用辦公用品的部門在每月25日前將計劃用《辦公用品申領(lǐng)單》報至綜合管理部,由綜合管理部審核,執(zhí)行總經(jīng)理審批后統(tǒng)一進行采購。
3、綜合管理部購買辦公用品后,必須登記造冊,財務(wù)部定期進行賬實核對。
4、領(lǐng)用辦公用品時,綜合管理部做好領(lǐng)用登記手續(xù)。
5、員工領(lǐng)用辦公用品后,要妥善使用保管,如非正常原因造成損壞的,要按原價予以賠償。
6、耐用辦公用品(如:訂書機、筆筒、尺子、剪刀、文件架、計算器、水筆、名片本等)每人按需要領(lǐng)取,最多只能領(lǐng)用一套,丟失、損壞自己負責,員工辭職須交還給公司或繳交等值錢款。
7、易耗辦公用品要節(jié)約使用,紙張要雙面用完后方可廢棄。用畢到綜合管理部登記領(lǐng)取(如:大頭針、回形針、膠水、透明膠、雙面膠、信簽、筆芯等)。
8、所有員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)計一次,并由綜合管理部公布領(lǐng)用明細。
9、大宗(特殊)辦公用品的購買,須做好計劃并報公司總經(jīng)理批準。
10、員工福利用品采購,由綜合管理部負責制定計劃,經(jīng)公司執(zhí)行總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
11、公司員工如因各種原因離開公司的,要到綜合管理部辦理好辦公用品歸還手續(xù)后,方可辦理人事手續(xù)。
第3篇 某公司辦公事務(wù)管理規(guī)定
辦公事務(wù)管理規(guī)定
第一章 辦公秩序管理
第一節(jié) 辦公秩序
一、出勤準則
(一)嚴格遵守考勤制度,按時上下班。
(二)嚴格執(zhí)行考勤打卡制度,不論任何原因,不得代人打卡。
(三)因事請假時,事先要得到主管領(lǐng)導(dǎo)的同意并辦理有關(guān)手續(xù)。
二、員工證
(一)員工證是百江員工身份標志,應(yīng)為佩戴它感到自豪和肩負重任。
(二)上班時間,應(yīng)嚴格按要求佩戴員工證。
(三)員工應(yīng)妥善保管員工證,遺失應(yīng)立即辦理補領(lǐng)員工證,費用自理。
三、辦公物品擺放
(一)應(yīng)保持辦公桌面整潔,桌面不擺放與辦公無關(guān)的物品。
(二)文件夾應(yīng)正確整齊插立于文件架之中,并在夾側(cè)用電腦標簽整齊標注所夾內(nèi)容。
(三)離開辦公室 30 分鐘以上時,須將桌面文件整理,齊放于文件架中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。
(四)簡易文具可收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應(yīng)收入抽屜中。
(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翹椅,人離開時椅子調(diào)正,并推入桌下。
(六)外衣提包手袋置掛于櫥柜內(nèi),不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。
(七)飲水機及其它設(shè)備、物品在指定地點擺放,不得隨意移動。
四、辦公區(qū)守則
(一)工作時間內(nèi)不在辦公區(qū)域內(nèi)化妝或整理衣飾。
(二)工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃早餐、零食及大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。
(三)因公外出時,應(yīng)事先得到主管的同意并在綜合行政部登記;外出后,因情況變化而不能按時趕回公司,要提前通知主管或綜合行政部。
(四)下班離開辦公室時,應(yīng)將座椅擺放整齊,桌面清理整潔,關(guān)閉所有電器及電源。
(五)不在辦公室及公司規(guī)定禁煙區(qū)吸煙。
(六)不要在公司存放與工作無關(guān)的私人物品,未經(jīng)許可,禁止將公司物品帶回家中。
(七)員工間的工作交流或會客,應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行(會議室、接待室),注意不要占用過多時間,以免影響工作。
(八)不允許在上班時間利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)收發(fā)私人郵件,嚴禁上網(wǎng)聊天。
第二節(jié) 辦公禮儀規(guī)范
一、辦公儀表
(一)服飾合身得體,整潔大方,簡潔淡雅。
(二)保持須發(fā)整潔,不留怪異發(fā)型。
(三)上班時間在辦公場所不應(yīng)有打哈欠,伸懶腰等萎靡不振的現(xiàn)象。
二、辦公禮儀
(一)同事之間應(yīng)保持恰當?shù)亩Y儀,忌用外號或愛稱。
(二)在走廊上遇到上司、同事或訪客時,應(yīng)主動打招呼。
(三)主管呼喚你的名字時,應(yīng)立即清晰地回答。
(四)下班時應(yīng)主動向留在辦公室的同事道別。
(五)不對同事品頭論足。對別人的缺點,應(yīng)委婉提出建設(shè)性的意見。
(六)積極參加公司組織的集體活動。
三、語言規(guī)范
(一)上班時間提倡使用普通話進行交流,禁止使用方言。表達力求簡單明了,易于理解。
(二)講話時,要穩(wěn)重、明快、自然、落落大方。
(三)不講污言穢語,不高聲喧嘩,影響他人工作。
(四)規(guī)范用語
1、交往語言:您好,早晨好,早,再見,請問,請您,勞駕您,謝謝,周未愉快。
2、電話語言:您好,請問,謝謝,再見。
3、接待語言:您好,請稍等,我通報一下,請坐,對不起,請登記,我
馬上去聯(lián)系,打擾一下,好的,行(切勿說“不”)。
四、電話禮儀
(一)電話鈴響三次前拿起話筒,并立即應(yīng)答:“您好,百江燃氣”。
(二)若電話中斷,應(yīng)立即掛上聽筒,等待對方重新打進。
(三)結(jié)束通話時,要聽到對方掛機后,再掛斷電話。
(四)通話中若要與他人講話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?用手捂住聽筒再講話。
(五)電話里請對方等候,繼續(xù)通話時一定先說“對不起,讓您久等了”。
(六)若對方要找別人,應(yīng)手捂聽筒,招呼他人接聽電話。
(七)自己如果不能決策時,應(yīng)請示上級后再作答復(fù)。
(八)電話中聽到重要事情,一定要重復(fù)一遍,以確認無疑,然后做好筆錄。
(九)撥錯電話時,應(yīng)有禮貌地致歉。
(十)接到撥錯的電話時,應(yīng)客氣地應(yīng)對。
(十一)使用他人電話時應(yīng)先征詢他人同意。
(十二)休息日向別人打電話時,需先表示歉意。
五、公關(guān)接待禮儀
(一)與客人相遇,要主動相讓;與客人同行,應(yīng)禮讓客人先行;同乘電梯,讓客人先上、先下。
(二)接待客人時,要面帶微笑,姿勢端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話、爭辯,講話聲音適度有分寸,語氣溫和文雅,不大聲喧嘩,聽到意見、批評時不辯解,冷靜對待,及時上報。
(三)遇到客人詢問,做到有問必答,不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。
(四)接待來客時,如客人職位比自己高時,不應(yīng)主動要求行握手之禮?？腿艘笪帐謺r,應(yīng)及時應(yīng)對,并面帶笑容,姿勢端正,用力適度,不能用左手;握手時,左手不得插入口袋里。
(五)拜訪客人時,通常應(yīng)優(yōu)先考慮對方,在對方方便時刻,再決定拜訪時間。
(六)約定時間應(yīng)嚴格遵守,估計會遲到應(yīng)在約定時間前通知對方。
第三節(jié) 工作方法基準
一、公司員工在工作中應(yīng)始終堅持高標準、嚴要求,全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。
二、切忌越級報告,架空直接上司。
三、請示、匯報工作,應(yīng)選擇適當?shù)臅r間,并帶全材料和筆記本,將請示內(nèi)容事先列出,并記錄有關(guān)指示,臨行前應(yīng)復(fù)述一遍,發(fā)現(xiàn)指示或承接的工作在執(zhí)行上有困難時,應(yīng)及時直接提出。
四、報告或提建議時,必須掌握準確資料,事先備妥文件說明。如呈緊急提案,須附上時間期限。
五、承辦其他部門主管交辦的事情,須先報告本部門主管。
六、工作中應(yīng)勇于承擔責任,不推諉。
七、主管交辦的事情,應(yīng)立刻去做,切勿拖延;工作過程中應(yīng)主動向主管匯報進展情況。
八、未經(jīng)許可,不得隨意翻閱不屬于自己的文件。
九、調(diào)離本職工作時,應(yīng)與主管、財務(wù)及有關(guān)部門辦理交接手續(xù)。
十、下級與上級交談,只談公事,不應(yīng)涉及上級之間的人際關(guān)系與公司機密。
十一、嚴禁泄露公司機密,未經(jīng)同意,不得以公司名義對外發(fā)布任何消息。
第四節(jié) 罰則
本制度的檢查、監(jiān)督部門為綜合行政部,違反此規(guī)定的員工,除按公司正?？己送鈱⒘斫o予 30 元~100 元的扣薪處理并進行通報批評。
第4篇 物業(yè)公司辦公環(huán)境管理規(guī)定-4
物業(yè)公司辦公環(huán)境管理規(guī)定(4)
為了創(chuàng)造嚴肅、活潑、高效、和諧的現(xiàn)代化辦公環(huán)境,提高工作效率,特制定本管理規(guī)定:
1、工作人員必須按時上班;
2、工作時間應(yīng)按公司規(guī)定統(tǒng)一著裝,并正確配帶名牌;服裝、儀容必須整潔、得體;
3、在辦公室內(nèi)坐姿要端正,不允許翹腿或身體歪斜,交頭接耳及大聲喧嘩,聊天;
4、上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關(guān)的書籍,不準吃零食;不準在辦公室、會議室等公共場所內(nèi)吸煙、用餐;
5、在辦公室內(nèi)行走要輕,以免影響他人工作;
6、辦公時間、辦公桌上除茶杯、名牌、日歷外不允許擺放其它物品;
7、離開座位后應(yīng)及時將椅子歸位,下班后或外出辦事,要清理好自己的桌面,并將椅子歸位后離開,關(guān)好電腦方可下班。
8、所有來電,務(wù)必在三聲之內(nèi)接聽,接起電話時須做自我介紹,必要時要做好記錄,通話要點要問清。
9、辦公時間原則上不準打私人電話,家人有急事來電,應(yīng)從速簡潔結(jié)束通話,禁止當著來客打私人電話、談家事或與工作無關(guān)的話題。
10、接待任何顧客來訪,應(yīng)熱情大方,以良好的萬科物業(yè)人精神風貌接待顧客的來訪,對無法回答顧客的問題,應(yīng)及時向有關(guān)人員反映。
11、由行政后勤責任人負責定期檢查辦公區(qū)域衛(wèi)生、5s,將檢查結(jié)果通報,并與月考核掛鉤,各班組負責人作為辦公區(qū)域衛(wèi)生、5s監(jiān)督人。
本規(guī)定即日起生效,請各位自覺遵守執(zhí)行。
第5篇 物業(yè)公司辦公用品設(shè)備使用管理規(guī)定
物業(yè)公司辦公用品設(shè)備使用管理規(guī)定
一、辦公物品分辦公設(shè)備和辦公用品兩大類。辦公設(shè)備包括復(fù)印機、傳真機、照相機、碎紙機、電話、辦公桌椅、保險柜、文件柜、電腦、掃描儀及打印機等。辦公用品包括紙、筆、筆記本、各種表格、計算器、直尺、文件夾、文件筐等。
二、辦公設(shè)備由財務(wù)登記固定資產(chǎn),各部門建立明細帳并報行政人事部備查。所有辦公設(shè)備的責任人為該設(shè)備所在部門的部門主管。如該部門主管工作調(diào)動時,應(yīng)及時填寫設(shè)備清單移交給接任者簽收,財務(wù)監(jiān)督。
三、各部門要愛護公共財產(chǎn),如有遺失或損壞,則根據(jù)實際情況,由該部門主管或使用人負責折價賠償。
四、各部門應(yīng)在每月末將下月辦公用品的采購計劃報行政人事部,并指定一人負責辦公用品的領(lǐng)取發(fā)放和文件資料的復(fù)印。凡領(lǐng)用價值達100元以上的文具,必須登記個人卡片,辭工或被辭退時要交還文具,如有損壞照價賠償。
五、辦公用品領(lǐng)用本著節(jié)約的原則。行政人事部按季度將各部門領(lǐng)用辦公用品和文件資料復(fù)印情況報送財務(wù),以便財務(wù)核算。
六、本公司電話、傳真及復(fù)印機,主要是作為與外界溝通方便開展工作,為業(yè)主服務(wù),不提倡員工在公司打私人電話、擅自使用傳真機、復(fù)印機。
七、使用辦公電話要做到文明禮貌、簡潔、明確,需處理的事務(wù)必須做好記錄,并及時轉(zhuǎn)告有關(guān)人員處理。
八、傳真機、復(fù)印機由專人保管使用,不得擅自使用;因工作需要時,必須由辦公(部門負責人)批準后,方可使用。
九、不經(jīng)許申請、擅自使用長途電話、傳真、復(fù)印機,公司可根據(jù)實際情況在工資中扣除相應(yīng)電話、傳真、復(fù)印機的損耗、紙張費。
第6篇 v公司辦公用品管理規(guī)定
為加強辦公用品使用的管理,節(jié)約開支、避免浪費,特制定本管理規(guī)定。一、辦公用品分類:
1、常用品:圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。
2、控制品:名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。
3、特批品(不列入辦公用品費用考核):印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等),財務(wù)帳本、憑證,蘋果機彩色墨盒及打印紙,u盤等。
二、辦公用品使用對象:各公司主管以上管理人員、職能和業(yè)務(wù)部門員工,具體由各公司核定。
三、申購和采購:辦公用品常用品由人事行政部門根據(jù)消耗情況進行申購備領(lǐng),控制品和特批品由使用部門(人)提出申購,控制品經(jīng)各公司總經(jīng)理批準,特批品經(jīng)董事長批準;批準后的《申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準擅自購買的不予報銷。
四、管理和發(fā)放:
1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù),保管人根據(jù)采購價格核定物品單價,計入領(lǐng)用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門應(yīng)指定專人領(lǐng)取辦公用品。
五、各部門費用核定及有關(guān)規(guī)定:
1、各公司各部門應(yīng)按總部核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標領(lǐng)用的,應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。
2、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。
3、各部門因特殊情況需增加費用的,應(yīng)以書面形式報批,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,由總經(jīng)理特批,并報請總部增加該項費用。
4、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結(jié)算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節(jié)約費用計入下年度使用。
5、各公司可根據(jù)總部下達的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標準。
六、其它規(guī)定:
1、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現(xiàn)象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新。
2、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時,應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。
3、辦公設(shè)備的耗材及維修費用。
(1)電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備的耗材及維修費用,總部另定定額標準。屬多個公司共用的,按集團總部規(guī)定的標準進行分攤;屬各部門或個人保管使用的,計入所在公司定額費用。
(2)耗材包括:打印、復(fù)印紙,激光打印機碳粉、硒鼓,針式打印機色帶,噴墨打印機墨盒(水),復(fù)印機碳粉,傳真紙,鼠標,鍵盤等;其申購由設(shè)備使用部門(人)負責,并經(jīng)總經(jīng)理批準,屬多個公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門負責申購。
(3)辦公設(shè)備的報修參照耗材申購程序辦理。
七、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第7篇 物業(yè)管理公司辦公室管理規(guī)定3
物業(yè)管理公司辦公室管理規(guī)定(三)
1、員工應(yīng)嚴格執(zhí)行公司考勤制度,上午須提前十五分鐘到崗,及時清潔辦公環(huán)境應(yīng)保持辦公室整潔,不在室內(nèi)放置雜物,辦公桌上的物品應(yīng)擺放有序;
2、辦公室內(nèi)嚴禁吸煙(接待客戶除外)、食用食物;
3、辦公室墻壁上不準亂貼、亂掛;
4、中午休息時,不得橫臥在椅子或桌子上;
5、辦公室內(nèi)禁止閑聊和大聲喧嘩;
6、嚴禁用電腦玩游戲、聊天或做與工作無關(guān)的事;
7、不得隨地吐痰、扔垃圾,保持辦公場所清潔;
8、員工不得使用公司一次性紙杯;
9、下班或因事離開辦公室時,應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門窗、電腦、空調(diào)、飲水機,并將座椅貼靠辦公桌面放好;
10、白天辦公室正常情況下不要開燈;室內(nèi)溫度在15-30度時,嚴禁使用空調(diào),空調(diào)在使用過程中,制冷應(yīng)控制在26度以上,制熱應(yīng)控制在22度以下。
第8篇 置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定
置業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定
一、管理范圍
(一)本規(guī)范所指'用品'是指消耗性和非消耗性兩類辦公用品:
1、消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備,主要包括:車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜(架)、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機、音響設(shè)備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復(fù)印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。
2、非消耗性辦公用品:指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品,主要包括:書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務(wù)用品、工程用品、設(shè)計用品、學習用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。
(二)本規(guī)范所指'管理'是指:對上述辦公用品的預(yù)算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、
領(lǐng)用、臺帳、統(tǒng)計、報表、借調(diào)、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。
二、管理原則
(一)歸口負責,統(tǒng)一管理:公司所有辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一負責預(yù)算、購買、配置、發(fā)放和管理。
(二)預(yù)算統(tǒng)計,規(guī)范表單:各領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)在每月20日前將次月所需辦公用品報總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦統(tǒng)計品種、數(shù)量,編制預(yù)算并報批。月底需進行購、發(fā)、存盤點統(tǒng)計。管理中的臺帳和統(tǒng)計均使用公司統(tǒng)一制作的表單。
(三)一人一表,配額領(lǐng)用:辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實行一人一表。由總經(jīng)辦負責配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理,按實數(shù)填寫有關(guān)登記表,離職時清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同,公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。
(四)節(jié)約使用,誰用誰責:公司員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品,凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用,原則上應(yīng)經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用,領(lǐng)用人即對所領(lǐng)辦公用品負有保管維護的責任,不得遺失和損壞。
三、管理程序
公司辦公用品按下述程序進行管理: 預(yù)算申報-審核審批-領(lǐng)款采購-驗收入庫-編號登記-配發(fā)領(lǐng)用-使用管理-統(tǒng)計報表。
(一)預(yù)算申報:每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點和本月申請預(yù)計,填制'辦公用品購置預(yù)算明細表'和上月預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計表。
(二)審核審批:對上表由總經(jīng)辦主任初審后報財務(wù)經(jīng)理審核、再報總經(jīng)理審批。
(三)領(lǐng)款采購:購置預(yù)算審批后,憑此填寫借款單并再由行政人事部統(tǒng)一負責采購。
(四)驗收入庫:購置的辦公用品,應(yīng)有行政人事部驗收人員核查驗收后,方能入庫。購買經(jīng)辦人不
能驗收。
(五)編號登記:對公司購置的消耗性辦公用品均須進行統(tǒng)一分類、編號,并同時對其隨配鑰匙進行統(tǒng)一編號。編號后用口曲紙和透明膠紙張貼在用品及其鑰匙上。
(六)配發(fā)領(lǐng)用:凡配發(fā)、領(lǐng)用的辦公用品 ,均需由總經(jīng)辦填寫'辦公用品配發(fā)領(lǐng)用登記表',
并由使用、領(lǐng)用人在登記表上簽字。低值易耗辦公用品的領(lǐng)用,按《費用管理規(guī)定》中'配領(lǐng)定額'執(zhí)行。
(七)使用管理:
1、屬個人使用的辦公用品(包括個人辦公桌/椅/柜/機等的相關(guān)鑰匙),由使用人負責管理。
2、非消耗性辦公用品如有損壞遺失,總經(jīng)辦可要求領(lǐng)用人予以適當賠償;已經(jīng)損壞嚴重、不能再使用的,必須交回總經(jīng)辦,由集團綜合管理部匯同總經(jīng)辦共同核實后作出報損處理意見,不允許使用人私自遺棄。
3、員工離職、離崗時,應(yīng)將所配領(lǐng)辦公用品(包括鑰匙)交回總經(jīng)辦并辦理交接手續(xù)。
4、公用辦公用品由部門員工共同使用、部門負責人管理,如有遺失或損壞,應(yīng)及時通知總經(jīng)辦,以便清查、修理、備案。
(八)統(tǒng)計報表:每月末總經(jīng)辦應(yīng)對庫存辦公用品進行盤點,對當月辦公用品購置、配領(lǐng)、庫存情況進行統(tǒng)
計分析,并填制相關(guān)表單和統(tǒng)計表。
第9篇 某某公司辦公用品管理規(guī)定
某公司辦公用品管理規(guī)定
第一條 為使辦公文具用品管理合理化,滿足工作需求又節(jié)省費用,特制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定將辦公文具分為消耗品、管制消耗品及管制品三類,分列如下:
消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、回形針、橡皮筋、橡皮擦、筆記本、復(fù)寫紙、復(fù)印紙、便條 紙、信紙、夾子、印油、圓珠筆、釘書針、水筆芯、報銷單、出差申請單等表格。
管制消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、墨盒、色帶、刻錄盤、文件夾、檔案袋等。
管制品:剪刀、美工刀、釘書機、削筆刀、鋼筆、水筆殼、計算器、米尺、印泥、印臺、文件框、筆筒、移動存儲硬盤、軟盤、u盤、電腦硬件等。
第三條 文具用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系應(yīng)由個人使用保管的用品,如鉛筆、膠水、橡皮、米尺等?！安块T領(lǐng)用”系本單位共同使用的用品,如釘書器、計算器、u盤、移動硬盤等。
第四條 消耗品可依據(jù)年領(lǐng)用量,經(jīng)驗估算等設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù),并可隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時調(diào)整。
第五條 管制消耗品應(yīng)限定人員使用,自第二次發(fā)放起,必須以舊換新。
第六條 管制品應(yīng)由各使用單位造冊登記,建立保管人和移交手續(xù),如有損壞,可以舊品換新品,如遺失應(yīng)由責任人或部門自購賠償。
第七條 每月20――25日由各部門提出“辦公用品申購單”標明用途、使用時間,交辦公室統(tǒng)一采購,每月1日由人資行政部發(fā)放。如遇緊急情況或臨時性采購物品數(shù)額、金額大,可由各部門直接呈報總經(jīng)理審批。
第八條 由辦公室人資行政部為每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用表”,統(tǒng)一裝訂成冊,于領(lǐng)用時分別登記,以控制辦公用品消耗。
第九條 辦公用品系為公務(wù)活動提供,嚴禁帶回家私用。
第十條 辦公用品由辦公室人資行政部采購。有采購不易或耗用量大者,可酌予庫存。特殊用具經(jīng)辦公室人資行政部同意,可由使用部門自行采購。
第十一條 新進人員到職時由各部門向辦公室人資行政部提出辦公用品申請表申領(lǐng),并簽名。人員離職時,應(yīng)將辦公用具上繳辦公室人資行政部,如有丟失照價賠償。
第十二條 印刷品由應(yīng)用部門領(lǐng)用后,其保管均由應(yīng)用部門承擔。
辦公物品的購買
辦公物品的申請、分發(fā)信用及報廢處理
辦公物品的保管
第一條 為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由人資行政部統(tǒng)一負責。
第二條 根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向人資行政部部長報告,確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向人資行政部部長提出。
調(diào)整印刷制品格式,必須由作業(yè)部門以文書形式提出正式申請,經(jīng)企劃部門(品牌事業(yè)部部長)審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量,然后到專門商店采購,選購價格合適、格式相近的印刷制品。
第三條 在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
第四條 在名部門申請的辦公用品中,如果包含有需要訂購的辦公用品則申請部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)人資行政部確認后,直接向有關(guān)商店訂購。
人資行政部,必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等。
第五條 所訂購辦公用品送到后,按送貨單位進行驗收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進度控制卡上做好登記,寫明到貨日期、數(shù)量等。
第七條 收到辦公用品后,對照訂貨單與訂購進度控制卡,做支付傳票,經(jīng)主管簽字蓋章,作好登記,轉(zhuǎn)交財務(wù)部負責支付或結(jié)算。
第八條 辦公用品原則上由人資行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下就近采購。在這種情況下,人資行政部有權(quán)進行審核,并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督檢查部門(暫未有)保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。
辦公物品的申請、分發(fā)信用及報廢處理
第九條 各部門的申請書必須一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品,另一份用于分發(fā)信用用品臺賬登記。在申請書上要定明所要物品、數(shù)量與單價金額。
第十條
1、接到各部門的申請書(兩份)之后,有關(guān)人員要進行核對,并在申請受理冊上做好登記,寫上申請日期、申請部門、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量,然后再填寫一份用品分發(fā)傳票給人資行政部。
2、發(fā)送到進行核對后,把申請的全部用品備齊,分發(fā)給各部門。
3、用品分發(fā)后做好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書,轉(zhuǎn)交人資行政部記賬存檔;另一份作為用品分發(fā)通知,連同分發(fā)物品一起返回各部門。
第十一條 對決定報廢的辦公用品,要做好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。
辦公物品的保管
第十二條 所有入庫辦公用品,都必須一一填寫臺賬(卡片)。
第十三條 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時要采取防蟲等保全措施。
第十四條 辦公用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月)。盤點工作由人資行政部部長負責。盤點要求做到賬物一致,如果不一致,必須查找原因,然后調(diào)整臺賬,使兩者一致。
第十五條 印刷制品與各種用紙的管理依照盤存的臺賬為基準,對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減,計算出余量。一旦一批消耗品用完,立即寫報告遞交人資行政部部長。
第十六條 必須對耗材用量大各部門所擁有的辦公日用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是,每月5日對前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)做出統(tǒng)計,向上報告。人資行政部部長對報告進行核對,檢查各部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄保持一致,最后把報告分部門進行編輯保存。
對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查
第十七條 對各部門進行監(jiān)督調(diào)查的內(nèi)容包括:
1、核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺賬。
2、核對用品申請書與實際使用情況。
3、核對用品領(lǐng)用臺賬與實際用品臺賬。
第十八條
1、核對收支傳票與用品實物臺賬。
2、核對支付傳票與送貨單據(jù)。
本管理規(guī)定解釋權(quán)歸辦公室人資行政部。
本管理規(guī)定自頒布之日(20**-*-*)起實施。
第10篇 物業(yè)管理公司辦公室值班管理規(guī)定-12
物業(yè)管理公司辦公室值班管理規(guī)定12
為了配合公司“高尚物業(yè),精致管理”的主題,給業(yè)主提供更為優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù),真正方便業(yè)主生活,特制定辦公室值班管理規(guī)定,希望大家共同遵守。
1、每月月底由客戶服務(wù)主辦編制下月客服中心值班安排表,交經(jīng)理確認。
2、值班時間:周一至周五18:10-20:00 ,周六、日9:00-18:00。
3、值班人員必須嚴格按照值班時間上班,中途不得擅自離崗。
2、值班人員一律著工作服上班、戴好工牌。
3、個人原因調(diào)班的處理:周一至周五因個人原因不能值班的,值班人需另找其他人代(換)班并知會客戶服務(wù)主辦。
4、生病或公休調(diào)班的處理:周一至周五期間,第二天的值班人員自動前調(diào),下面的依次前調(diào),直到生病或公休人員上班后再恢復(fù)正常。周六周日期間則由當天值班人一人值班,不需要前調(diào),特殊情況由部門經(jīng)理指定人員代值。
5、值班人員按值班規(guī)定時間到崗后,到消防中心領(lǐng)用客戶服務(wù)中心前臺抽屜鑰匙。
6、值班人員主要工作:接受相關(guān)咨詢、記錄返修問題及清潔技術(shù)家政服務(wù)(接單后需立即安排處理)、接待來訪人員、處理緊急事件及突發(fā)事件,對未能及時處理事件要做好客戶解釋工作及事項記錄工作。
7、值班人員對所接單處理的事項,需填寫在值班記錄本上,并標明處理的狀態(tài),未處理完成事項在第二天需知會相關(guān)人員及時處理。
8、不得用辦公室的電話打與工作無關(guān)的電話,打電話時需長話短說,不能煲電話粥。
9、不能用辦公室的電腦上與工作無關(guān)的網(wǎng)站,更不能上色情網(wǎng)站,不能在電腦上刪除任何非自己的文件。
10、值班人員下班時,需要關(guān)閉空調(diào)、關(guān)燈,節(jié)約用電,并把電話接轉(zhuǎn)到消防控制中心。
第11篇 房地產(chǎn)集團公司辦公區(qū)域環(huán)境管理規(guī)定
房地產(chǎn)集團有限公司辦公區(qū)域環(huán)境管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為規(guī)范*城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)辦公區(qū)域的環(huán)境管理,保持環(huán)境的整潔、清新、怡人,維護良好的企業(yè)形象,根據(jù)公司的現(xiàn)狀和發(fā)展要求,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定中的環(huán)境管理,是指公司辦公區(qū)域的清潔和*化管理。
第三條綜合管理部為公司辦公區(qū)域環(huán)境管理的歸口管理部門。
第四條本規(guī)定適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章環(huán)境管理的范圍和要求
第五條環(huán)境管理的范圍:
(一)清潔管理的范圍:包括辦公室、會議室、洗手間、走廊、樓道等部位及各類辦公設(shè)施設(shè)備。
(二)*化管理的范圍:包括董事長、常務(wù)副董事長、總經(jīng)理辦公室、會議室、會客室、各部門辦公室、入口處,走廊及其他需要進行*化布置的地方。
第六條 環(huán)境管理的要求:
1.清潔人員應(yīng)在員工上班前和下班后做好日常保潔工作;
2.地面(地毯)保持整潔,無污跡;
3.天花板、墻面、墻角保持無灰塵,無蛛網(wǎng);
4.會議室保持整齊、潔凈,茶具充足,并及時清洗、消毒,做到無污漬;
5.洗手間保持空氣清新,無異味,場地整潔,衛(wèi)生用品齊全,不斷檔;
6.門窗、走廊、樓梯、踢腳線、空調(diào)送風口等部位保持無灰塵、無污跡;
7.窗簾、垃圾筒、燈具、電源開頭及插座等設(shè)施保持無破損、無塵垢;
8.辦公設(shè)施設(shè)備擺放整齊,無灰塵、無污跡;
9.各辦公室的茶具按時清倒,無遺漏;
10.*化植物無灰塵,花盆內(nèi)無茶葉、煙蒂等雜物。
11.辦公垃圾和洗手間垃圾及時收集,做到無積壓。
(二)*化管理的要求:
1.觀花、觀果、觀葉植物相結(jié)合;
2.高、中、低檔植物相結(jié)合;
3.大、中、小型植物相結(jié)合;
4.常青類與季節(jié)類植物相結(jié)合;
5.根據(jù)工作需要和區(qū)域要求進行布置;
6.*化植物無灰塵、無異味、無蟲害、無枯敗葉,修剪美觀;
7.費用適當。
第七條*化管理可根據(jù)實際需要采用自管型或租擺型的方式:
(一)自管型*化管理需自行采購*化植物及相關(guān)用品,并對*化植物進行日常養(yǎng)護和定期更換。
(二)租擺型*化管理則聘請*化公司進行*化布置、養(yǎng)護和更換。綜合管理部應(yīng)對*化租擺合同的履行進行監(jiān)督,確保租擺植物的品種、數(shù)量、質(zhì)量、養(yǎng)護、更換周期符合合同的要求。
第三章環(huán)境管理用品的管理
第八條環(huán)境管理用品的范圍:
(一)清潔用品:包括吸塵器、洗潔精、除蟲劑、抹布、掃帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
(二)*化用品(自管型):包括*化植物、化肥、農(nóng)藥、剪刀及其他用品。
第九條環(huán)境管理用品的采購
綜合管理部后勤管理人員根據(jù)需要和庫存,編制環(huán)境管理用品的采購計劃,由 綜合管理部經(jīng)理簽署意見,經(jīng)分管副總經(jīng)理審核,報總經(jīng)理審批后實施。采購時應(yīng)對市場上清潔*化用品的品牌、質(zhì)量、價格進行調(diào)查,力求價廉物美。
第十條 環(huán)境管理用品的保管:
綜合管理部對所采購的用品進行驗收、登記和入庫(*化植物即擺放于辦公區(qū)域)。
第十一條環(huán)境管理用品的領(lǐng)用:
清潔人員應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則,根據(jù)工作需要填寫領(lǐng)用單,經(jīng)后勤管理人員審核,綜合管理部經(jīng)理審批后領(lǐng)取。
第四章管理職責
第十二條后勤管理人員的環(huán)境管理職責:
(一)管理清潔人員;
(二)經(jīng)常檢查環(huán)境衛(wèi)生和*化植物;
(三)制訂環(huán)境管理用品的采購計劃;
(四)洽談*化租擺合同及監(jiān)督合同的實施。
第十三條清潔人員職責:
(一)對辦公場地、會議室、洗手間和樓道等辦公區(qū)域進行保潔;
(二)更換洗手間衛(wèi)生用品;
(三)清潔辦公設(shè)施設(shè)備,清洗、消毒茶具;
(四)養(yǎng)護、清潔和更換*化植物(對租擺植物則進行檢查記錄);
(五)收集、傾倒垃圾。
第十四條各部門員工應(yīng)協(xié)助做好環(huán)境管理工作,自覺保持辦公場地清潔,愛護*化植物,主動進行節(jié)日衛(wèi)生大掃除。
第十五條綜合管理部每周對清潔工作進行1次檢查,每季度對*化布置進行1次調(diào)整,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
第五章附則
第十六條本規(guī)定由綜合管理部負責解釋和修訂。
第十七條本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。
第12篇 物業(yè)公司辦公室空調(diào)使用管理規(guī)定
物業(yè)公司關(guān)于辦公室空調(diào)使用管理規(guī)定
1、目的
為給員工提供一個良好的工作環(huán)境,在提倡開源節(jié)源的意識下,加強對空調(diào)地有效管理,確?？照{(diào)的安全運行。
2、管理要求
2.1空調(diào)使用實行專人負責制。由各部門主要負責人指定空調(diào)使用責任人,對空調(diào)的使用進行監(jiān)督。責任人負責對空調(diào)的使用時間、管理處空調(diào)的正確使用、避免人為損壞、以保證空調(diào)能發(fā)揮其應(yīng)有作用, 空調(diào)遙控器應(yīng)由指定責任人保管
2.2為了做到節(jié)能降耗,特作此下規(guī)定:
2.2.1空調(diào)開啟的時間為上午:9:00-12:00下午:14:30-18:00,其余時間(夜晚、陰雨天等)不得開啟空調(diào)。
2.2.2夏季當室溫達到34攝氏度以上方可開啟空調(diào),但空調(diào)設(shè)置溫度不能低于26攝氏度。
2.2.3冬季室溫低于10攝氏度時方能使用熱電器或分體空調(diào);室內(nèi)溫度低于5攝氏度以下方可使用柜式空調(diào),但空調(diào)的設(shè)置溫度不得高于16攝氏度,如發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定的,一律按公司規(guī)定處理。
2.3全體員工必須增強節(jié)約用電、安全用電意識。禁止在辦公室同時使用電熱器、空調(diào)取暖。
2.4 為確保監(jiān)控室設(shè)備能良好的散熱,冬季監(jiān)控室禁止使用空調(diào)取暖,只能采用電熱器取暖
2.5 為確保空調(diào)受非正常損壞,除空調(diào)過濾網(wǎng)定期清洗外,其他時候任何人未經(jīng)許可不得隨意在空調(diào)線路上亂接線、不得讓員工朋友和外來人員隨意開啟空調(diào)。
2.6、當負責人調(diào)離本崗位時,遙控器應(yīng)進行交接。如有遺失由負責人賠償。
zz物業(yè)管理有限公司
第13篇 集團總公司辦公區(qū)管理規(guī)定-范本
集團總公司辦公區(qū)管理規(guī)定范本
第一條為加強辦公區(qū)的管理,創(chuàng)造文明的辦公環(huán)境,維護正常的辦公秩序,樹立良好的企業(yè)形象,提高辦公效率,有利于公司各項工作的開展,特制定本規(guī)定。
第二條公司職工應(yīng)嚴格遵守作息制度(管理部門職工上下班須打卡)。上班時間:8.30;下班時間:17:00午午休時間:11:30一13:00。班車發(fā)車時間:17:15。
第三條上班打卡后不得外出吃早點或辦私事。
第四條午休后應(yīng)準時于13.00上班。
第五條不得將與工作無關(guān)的物品帶入公司。
第六條班車按規(guī)定路線、停車地點和時間運行,乘車職工不得隨意提出變更要求。乘車時應(yīng)注意維護車內(nèi)衛(wèi)生,不得在車上吸煙、飲食、嚼口香糖。
第七條各類車輛要服從保安人員指揮,按指定車位停放。自行車要停放到指定位置,不得亂放。
第八條公司職工上班時須衣著整潔、得體。除午休時間外,男士一律著西裝、系領(lǐng)帶。女士不得穿著牛仔服裝、過于艷麗花哨或過于暴露的服裝;不得穿著運動服裝、t恤衫;不得只穿毛衣不著外套;不得穿軍靴、露出腳趾及后跟的涼鞋及其他不適宜的裝束。男女職工不準穿著與工作環(huán)境不相符、不協(xié)調(diào)的服裝和配戴不協(xié)調(diào)的飾物上班。
第九條辦公時間不得因私會客;午休時間不得在辦公區(qū)內(nèi)搞文體娛樂活動;因私打電話必須簡短。
第十條辦公區(qū)手機、尋呼機均應(yīng)關(guān)閉,或設(shè)定在靜音狀態(tài)。
第十一條辦公區(qū)嚴禁大聲喧嘩、嘻笑打鬧、聚堆聊天;不得使用不文明語言。
第十二條辦公區(qū)及公共區(qū)域應(yīng)保持環(huán)境整潔,辦公用品擺放整齊,不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得擺放鞋、雨傘及其他私人雜物;嚴禁隨地吐痰。
第十三條公司辦公區(qū)域、公用區(qū)域、樓前廣場及機動車內(nèi)嚴禁吸煙。
第十四條按規(guī)定時間到食堂用餐,不得飲酒。午餐時間:11:30一13:00。
第十五條下班或辦公室無人時,須關(guān)閉所有電器,公文、印章、票據(jù)及貴重物品、現(xiàn)金等須鎖人保險柜或抽屜內(nèi),關(guān)窗、鎖門后方可離開。
第十六條遵守保密紀律,保存好各種文件及技術(shù)資料,不得泄露公司機密。
第十七條各樓層談判間、會議室及大會議廳由辦公室統(tǒng)一管理安排。
第十八條墻壁不得亂刻亂畫、加釘。自己打開水時嚴禁亂潑亂倒,剩茶水只準倒入開水間內(nèi)水他的茶漏中。使用礦泉水機應(yīng)管理得當。
第十九條文明用廁,注意保潔。
第二十條辦公區(qū)內(nèi)除小隔斷間外,不得擺放沙發(fā)。
第二十一條本制度由總公司辦公室和有關(guān)物業(yè)管理公司負責監(jiān)督檢查執(zhí)行情況。
對違反規(guī)定者,辦公室將會同人事本部視情節(jié)輕重給予口頭警告、罰款100元至500元、通報批評等處罰。
第二十二條愛護公司固定資產(chǎn),發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時報修,無法修復(fù)的應(yīng)注明原因申請報廢。因故意或使用不當損壞公物者,應(yīng)予以相應(yīng)賠償。
第二十三條本規(guī)定由總公司辦公室負責解釋。
第14篇 公司辦公用品管理規(guī)定-6
公司辦公用品管理規(guī)定(6)
第一章主題內(nèi)容與適用范圍
為加強我公司辦公用品管理,控制費用開支,規(guī)范我公司辦公用品的采購與使用,本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則,根據(jù)我公司實際情況,特制定本規(guī)定。
第二章辦公用品的購買
辦公用品購買細則
第一條原則
為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由行政部統(tǒng)一負責。
第二條辦公物品的申購
根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向行政經(jīng)理通報,確定申購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向行政經(jīng)理提出。
第三條采購規(guī)定
在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店采購或者訂購的方式。
辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等,必須有兩至三人參加洽談,貨比三家,務(wù)求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈;不得受賄,不得索取錢物。
訂購單:在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)行政部門確認后,直接向有關(guān)商店訂購。
行政部門必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。
第四條驗貨
所購買辦公用品送到后,按購貨清單進行驗收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題。
第五條各部門申請辦公用品
辦公用品原則上由公司行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進行采購。在這種情況下,行政部門有權(quán)進行審核,并且把審核結(jié)果連同申請書一起保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。
第三章辦公用品的分類、領(lǐng)用及報廢處理
第六條辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1.消耗品:鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復(fù)寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子等。
2.管理消耗品:簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。
3.管理品:剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。
第七條管理和發(fā)放:
1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù),保管人根據(jù)采購價格核定物品單價,計入領(lǐng)用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門辦公用品費用核定及有關(guān)規(guī)定:
①、辦公用品領(lǐng)用必須認真履行手續(xù),應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放,嚴禁先借后領(lǐng)的行為。
②、公司各部門應(yīng)按公司核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標領(lǐng)用的,應(yīng)經(jīng)行政經(jīng)理同意。
③、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。
④、各部門因特殊情況需增加費用的,應(yīng)以書面形式報批,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,由總經(jīng)理特批增加該項費用。
⑤、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結(jié)算,截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表,財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節(jié)約費用計入下年度使用。
⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標準:每人每月最多領(lǐng)用1支簽字筆,如果保管不好丟失自行負責購買。每周三統(tǒng)一領(lǐng)用辦公用品,其他時間嚴禁領(lǐng)用辦公用品。
⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現(xiàn)象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計算器等辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新。
⑧、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時,應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。
第八條報廢處理
對決定報廢的辦公用品,要作好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。
第四章辦公物品的保管
第九條填寫清單
所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。
第十條保管
必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。
第十一條盤存
辦公用品倉庫應(yīng)定期清點。清點工作由行政人員負責。清點要求做到賬物一致,如果不一致必須查找原因,然后調(diào)整清單,使兩者一致。
第十二條印刷品與紙張管理
印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準,對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減,計算出余量。如果消耗品用完,立即寫報告遞交行政主管。
第十三條持有量調(diào)查
必須對公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品,主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是,定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計,向上報告。行政部對報告進行核對,檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯保存。
第五章對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查
第十四條調(diào)查內(nèi)容
對公司各部門進行調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容包括:
1.核對用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。
2.核對用品申請書與實際使用情況。
3.核對用品領(lǐng)用清單與實際用品清單。
第十五條行政經(jīng)理職責
1.核對收支傳票與用品實物清單。
2.核對支付傳票與送貨單據(jù)。
第十六條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
復(fù)印紙管理規(guī)定
1、目的:為保證公司員工正常辦公,合理使用辦公資源,防止浪費,節(jié)約開支,特制定本管理規(guī)定。
2、范圍:公司全體在職員工。
3、權(quán)責:各部門經(jīng)理安排專人負責登記、監(jiān)督。
4、內(nèi)容:
4.1各部門于每月1日從行政部
領(lǐng)用復(fù)印紙一包。
4.2復(fù)印時應(yīng)先到各部門登記復(fù)印內(nèi)容,按規(guī)格登記復(fù)印份數(shù),緊急情況靈活處理,但應(yīng)后補登記及領(lǐng)用復(fù)印紙數(shù)量手續(xù)。
4.3所有需復(fù)印資料之人員必須熟練復(fù)印技術(shù),倘若自己不懂復(fù)印技術(shù)必須向總臺文員咨詢清楚方可。
4.4復(fù)印時原件、紙張必須放置妥當,保證復(fù)印質(zhì)量,印件清晰。
4.5若復(fù)印資料數(shù)量較多時,應(yīng)先選擇復(fù)印1件,確認質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費紙張。
4.6節(jié)約紙張,若內(nèi)部使用則盡量使用再生紙張。(行政部可以領(lǐng)取再生紙)
4.7嚴禁復(fù)印與公務(wù)無關(guān)的私人資料,違者罰款20元。
第15篇 a公司辦公自動化管理規(guī)定
1 目的
為強化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運行,信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規(guī)范、安全、及時地進行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計算機處理、拷貝、存儲和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如:(決定、決議、指示、請示、批復(fù)、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4 職責
4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負責,定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護部門,對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負責,并負責對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發(fā)室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理負責,定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理部門,對解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理負責,定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動,系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。上機人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。
5.1.3 對機密級以上(含機密級)的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡要說明,進入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上(含秘密級)和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章(電子公文復(fù)制專用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲,必須采用專用的計算機和存儲設(shè)備,由收到電子公文的人員負責管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤、磁帶、光盤等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護和維修,由公司電算室負責。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷毀,等同紙質(zhì)公文的銷毀,須進行登記并由兩人監(jiān)銷,確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式:用戶首次登陸時系統(tǒng)強制更改密碼,日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核:將現(xiàn)有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程序:新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表(附后),本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開發(fā)室蓋章確認,由電算室創(chuàng)建用戶。
5.1.10.3用戶權(quán)限變更:當對用戶權(quán)限有特殊需要時,請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶變更:人員流動時,由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶注銷:人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時,由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表(附后)提供給電算室,由電算室注銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核:將群組名稱及群組成員列出后,由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程序:由使用部門填寫用戶新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶組的日常管理:用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布:為方便查詢各用戶組包含的成員,電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開oa辦公系統(tǒng),下班時觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個月時間,超期后由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟責任制:由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門的專人負責維護。
5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷商一個用戶名,由專人管理與使用,用戶名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動,其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時更改用戶設(shè)置。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動,系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來公文進行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負責管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負責管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負責。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負責。
5.3.4.2服務(wù)信息通報、月報審核信息每月由服務(wù)管理部進行編寫,以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車型信息、產(chǎn)品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務(wù)管理部負責。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤上機使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤,必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計算機管理人員作病毒檢查后,方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務(wù)站上機時,所帶磁盤必須由服務(wù)站站長同意,經(jīng)作病毒檢查確認無病毒后,方可上機使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時,操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計算機管理負責人查明原因后,責成專人處理。
6相關(guān)文件
(無)
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限五年
7.2用戶權(quán)限變更表 保存期限 五年
7.3用戶注銷表保存期限五年
