第1篇 某酒店檔案管理工作流程
酒店檔案管理工作流程
辦公室負(fù)責(zé)酒店主體檔案的管理,并對(duì)各職能部門(mén)的檔案保管工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。各部門(mén)應(yīng)配備有關(guān)同志兼任部門(mén)檔案管理人員,按照國(guó)家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開(kāi)具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:
項(xiàng)目工作規(guī)范
接收
凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì)議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門(mén)應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。
整理
酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類和體裁列為一個(gè)全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號(hào),案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。
保管及利用
酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管,并定期進(jìn)行檢查。凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù),填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱結(jié)束后,請(qǐng)借閱者在檔案借閱單上簽名。
鑒定和移交
檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,組成鑒定小組,按規(guī)定進(jìn)行。銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn),登記造冊(cè),經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)。檔案移交要按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動(dòng)工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
第2篇 酒店檔案管理制度5
酒店檔案管理制度(五)
1.各部門(mén)辦理完畢的文件,要及時(shí)移交行政辦公室,并按'條款類目'分別存放,三個(gè)月后,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時(shí)將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴(yán)格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實(shí)行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時(shí)與遺失、檔案立卷不全和無(wú)效檔案大量積壓。
3.準(zhǔn)確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù),頁(yè)號(hào)一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對(duì)破損或褪色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認(rèn)的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問(wèn)題或名稱,文字要簡(jiǎn)練、確切,字跡要端正。
7.根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄?xiě)案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說(shuō)明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。
8.案卷按年代、部門(mén)排列,永久與長(zhǎng)期、短期案卷分開(kāi)保管。
9.行政辦公室的門(mén)窗要堅(jiān)固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
10.每季度對(duì)檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救,確保檔案的安全。
11.對(duì)于失效的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀檔案前,要認(rèn)真鑒定,并且登記造冊(cè),并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷(xiāo)毀。
12.秘密級(jí)或以上密級(jí)檔案銷(xiāo)毀時(shí),必須派專人監(jiān)銷(xiāo),防止失密,嚴(yán)禁將檔案作為廢品直接處理。
第3篇 某酒店消防檔案管理制度說(shuō)明
為了規(guī)范酒店消防管理工作,根據(jù)《中國(guó)消防法》《云南省消防管理?xiàng)l例》特制定本管理制度。
一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應(yīng)當(dāng)詳實(shí),全面反映消防工作的基本情況,并附有必要的圖表,根據(jù)情況變化及時(shí)更新。
二、消防檔案四級(jí)[員工—部門(mén)—監(jiān)督部門(mén)(保安部)--總經(jīng)辦]檔案,要有專人統(tǒng)一保管、備查。
三、消防安全基本情況包括以下內(nèi)容:
1、單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況。
2、工種施工、使用前的消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。
3、消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人姓名等。
4、消防安全制度。
5、消防設(shè)施、滅火器材情況。
6、義務(wù)消防隊(duì)員及其消防裝備配備情況。
7、與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況。
8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。
9、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
10、消防設(shè)施操作規(guī)程。
四、消防安全管理情況包括以下內(nèi)容:
1、公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書(shū)。
2、消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施全面檢查測(cè)試的報(bào)告以及維修保養(yǎng)的記錄。
3、火災(zāi)隱患及其整改情況記錄。
4、防火檢查、巡查記錄。
5、有關(guān)電器設(shè)備檢測(cè)(包括防雷、防靜電等)記錄資料。
6、消防安全培訓(xùn)記錄。
7、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄。
8、火災(zāi)情況記錄。
9、消防獎(jiǎng)懲情況記錄。
五、單位工程的基本概況、公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書(shū),以及與消防工作有關(guān)的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。
六、消防檔案酒店內(nèi)任何人員調(diào)閱,需要經(jīng)過(guò)保安部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。在調(diào)閱后及時(shí)歸還,如有損壞,按照情節(jié)輕重給予處罰。
第4篇 科苑大酒店會(huì)計(jì)檔案管理制度
科苑大酒店會(huì)計(jì)檔案管理制度
(一)目的
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)重要史料和證據(jù)，必須加強(qiáng)管理，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。
(二)管理部門(mén)
財(cái)務(wù)部
(三)會(huì)計(jì)憑證的分類
第一會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證
第二會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
第三財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
第四其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
(四)實(shí)施細(xì)則：
1.財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)會(huì)計(jì)檔案室或?qū)Ｓ霉瘢⒅付▽Ｈ素?fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作，會(huì)計(jì)檔案管理人員調(diào)離必須辦理移交手續(xù)。
2.每年形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)，每年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸案入庫(kù)。
3.已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需拆封管理的應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。會(huì)計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.酒店保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，積極給予利用酒店內(nèi)部查閱，會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。
5.外單位查閱會(huì)計(jì)檔案需憑查閱單位介紹信，說(shuō)明查閱范圍，查閱人應(yīng)出示身份證，經(jīng)酒店財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理查閱手續(xù)。
6.查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人員陪同，查閱的會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)酒店財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意，會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得出錯(cuò)。
7.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專人鑒定審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意批準(zhǔn)后，對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止，建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。
8.對(duì)酒店財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)必須每月進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，在每一財(cái)務(wù)年結(jié)束后必須打印出紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，并利用磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等進(jìn)行介質(zhì)備份。
9.在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)派員監(jiān)督，在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，要認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀后在清冊(cè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)部進(jìn)行保存。
10.本規(guī)定由酒店財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。自2023年11月1日起執(zhí)行。在執(zhí)行過(guò)程中有與國(guó)家法律法規(guī)相抵觸的地方時(shí)，以國(guó)家法規(guī)為準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。
附表：
企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表
序號(hào)
檔案名稱
保管期限
備注
一會(huì)計(jì)憑證類
原始憑證15年
記賬憑證15年
匯總憑證15年
二會(huì)計(jì)賬簿類
總賬15年
包括日記總賬。
明細(xì)賬15年
日記賬15年
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。
固定資產(chǎn)表
固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。
8輔助賬簿15年
發(fā)票、輔助收銀報(bào)表5年。
三財(cái)務(wù)報(bào)告類
包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。
9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年
包括文字分析
10年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久
包括文字分析
四其他類
11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年
12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久
13會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久
14銀行余額調(diào)節(jié)表5年
15銀行對(duì)賬單5年
第5篇 酒店工程部檔案借閱制度3
酒店工程部檔案借閱制度(三)
1、工程技術(shù)檔案是酒店的重要財(cái)富,人人都要愛(ài)惜。
2、無(wú)關(guān)人員不得借閱檔案資料。
3、未經(jīng)批準(zhǔn),不得將酒店的有關(guān)檔案資料借出。
4、酒店重要的檔案資料應(yīng)保管原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
5、檔案資料借閱要履行借閱手續(xù)。
6、每次限借1本,經(jīng)工程總監(jiān)批準(zhǔn)后才可變通。
7、所借出檔案資料,借閱人不得畫(huà)畫(huà)涂涂,保持版面清潔。
第6篇 x酒店工程部設(shè)備檔案管理制度
酒店工程部設(shè)備檔案管理制度
建立設(shè)備檔案是為了更好地了解設(shè)備,掌握設(shè)備的技術(shù)性能,提高維修和管理水平,達(dá)到管理好、用好設(shè)備,設(shè)備檔案應(yīng)收以下檔案資料:
1、酒店各種大型動(dòng)力設(shè)備、電力設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備檔案資料,具體內(nèi)容是:
(1)設(shè)備的名稱、型號(hào)、編號(hào)。
(2)設(shè)備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期。
(3)設(shè)備的借應(yīng)商、設(shè)備價(jià)格。
(4)設(shè)備原始技術(shù)數(shù)據(jù)和運(yùn)行技術(shù)數(shù)據(jù),維修保養(yǎng)要求等
2、設(shè)備的定期維護(hù)保養(yǎng)記錄,它包括:
(1)設(shè)備維修部位、更換的零部件。
(2)維修保養(yǎng)后設(shè)備的運(yùn)行與技術(shù)狀況。
(3)設(shè)備維修保養(yǎng)的日期及維修者
3、設(shè)備在使用過(guò)程中發(fā)生的故障,故障前的先兆和現(xiàn)象,修理的部位,所更換的零部件,修理日期和維修者等。
4、設(shè)備技術(shù)檔案其它管理資料:
(1)酒店施工竣工驗(yàn)收的整套檔案資料。
(2)設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)制度。
(3)設(shè)備新技術(shù)信息及資料。
(4)職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及燃料。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
5、設(shè)備事故分析檔案資料:
設(shè)備因非常原因造成損壞,易影響酒店的正常營(yíng)業(yè),在對(duì)設(shè)備事故三不放過(guò)的同時(shí)(原因沒(méi)查清不放過(guò),肇事者和員工沒(méi)受到教育不放過(guò),沒(méi)有防范措施不放過(guò))還必須建立設(shè)備事故檔案資料,主要資料為:
(1)發(fā)生經(jīng)過(guò)及損壞情況:
a、事故報(bào)告人、設(shè)備事故當(dāng)事人。
b、事故性質(zhì)與類別、設(shè)備停機(jī)時(shí)間、設(shè)備損壞程度。
(2)設(shè)備事故原因分析:
a、設(shè)備操作是否違反操作規(guī)則、有無(wú)擅離職守。
b、設(shè)備是否未近期檢修,有無(wú)忽視安全措施,檢修質(zhì)量是否有問(wèn)題。
c、設(shè)備是否先天不足。
(3)防止設(shè)備事故措施及處理意見(jiàn)。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
第7篇 酒店檔案借閱制度5
酒店檔案借閱制度(五)
1.借閱檔案(包括文件和資料)必須履行檔案借閱登記手續(xù),填寫(xiě)《檔案借閱登記單》,注明借閱理由和借閱期限,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和行政辦公室主任的批準(zhǔn),秘密級(jí)檔案的借閱還需要總經(jīng)理的批準(zhǔn)。
2.文件資料的借閱期限不得超過(guò)兩周,到期必須歸還,如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。員工離職,必須先與檔案室辦理借閱文件和資料的清繳手續(xù),否則不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù)。
3.檔案借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案,要保證檔案的安全和完整,對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù),不得涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案,檔案借閱人不得將檔案帶離酒店,否則按酒店處罰條例進(jìn)行處罰。
4.借閱的檔案歸還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,發(fā)現(xiàn)遺失和損壞,及時(shí)報(bào)告行政辦公室主任處理。
5.外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可借閱,不得帶離檔案室。
6.外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),對(duì)摘抄或復(fù)印的內(nèi)容經(jīng)審核后方可帶離。
第8篇 某酒店人事檔案管理制度
酒店檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,公司的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。
檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來(lái)使用。
1、員工檔案
員工檔案由公司的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級(jí)考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊(cè)的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí),必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時(shí),人力資源部應(yīng)及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始,記錄員工在為公司工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請(qǐng)、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長(zhǎng)與愛(ài)好的資料;工資福利資料;勞動(dòng)業(yè)績(jī)、服務(wù)工作評(píng)估資料;出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。
員工工作檔案由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門(mén)對(duì)員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門(mén)之間調(diào)動(dòng)時(shí)由所在部門(mén)將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。
2、部門(mén)工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動(dòng)合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎(jiǎng)金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓(xùn)檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊(cè)。
第9篇 商務(wù)酒店客史檔案管理制度
休閑商務(wù)酒店客史檔案管理制度
第一章 總則
第一條 目的:通過(guò)有序地收集整理客史檔案,有效地利用客史檔案,促進(jìn)公司的經(jīng)營(yíng)。
第二條 解釋:由**解釋。
第三條 適用范圍:酒店各部門(mén)
第二章 客史檔案的分類
第四條 的客史檔案分五類,即a類、b類、c類、d類和e類。
第五條 達(dá)到以下條件之一的客史檔案為a類:
(1)每年消費(fèi)**次以上;
(2)每年累計(jì)消費(fèi)金額**元以上;
(3)企事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人或?qū)ν獬鲇貌陀兄卮笥绊懭耸俊?/p>
第六條 達(dá)到以下條件之一的顧客為b類:
(1)每年用餐**次、住宿**次、桑拿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)**次/每次**元以上等;
(2)每年累計(jì)消費(fèi)金額**元以上;
(3)重要企事業(yè)單位員工。
第七條 達(dá)到以下條件之一的顧客為c類:
(1)每年用餐**次、住宿**次、桑拿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)**次/每次**元以上等
(2)每年累計(jì)消費(fèi)金額***元以上。
第八條 達(dá)到以下條件之一的顧客為d類:
(1)每年用餐**次、住宿**次、桑拿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)**次/每次**元以上等
(2)每年累計(jì)消費(fèi)金額***元以上。
第九條 達(dá)到以下條件之一的顧客為e類:
(1)d類以下顧客;
(2)外地臨時(shí)游客;
(3)屬于其它類顧客但第二年很少來(lái)的顧客。
第三章 顧客拜訪的形式及周期
第十條 顧客拜訪形式有電話、信函、emalie、定期上門(mén)拜訪等。
第十一條 顧客拜訪的周期及形式:
(1)a類顧客:a、總經(jīng)理*個(gè)月上門(mén)拜訪一次;銷(xiāo)售部經(jīng)理一個(gè)月上門(mén)拜訪一次;
b、重要節(jié)慶或活動(dòng)信函問(wèn)候。
(2)b類顧客:a、銷(xiāo)售部經(jīng)理*個(gè)月電話拜訪一次;
b、重要節(jié)慶或活動(dòng)信函問(wèn)候。
(3)c類顧客:a、外聯(lián)部主管*個(gè)月電話拜訪一次;
b、重要活動(dòng)信函問(wèn)候。
(4)d類顧客:a、外聯(lián)員*個(gè)月電話拜訪一次;
b、重要活動(dòng)電話拜訪。
(5)e類顧客:a、外聯(lián)員*個(gè)月電話拜訪一次;
b、重要活動(dòng)電話拜訪。
第十二條 顧客拜訪的內(nèi)容
1、對(duì)顧客的問(wèn)候;
2、了解顧客的建議、意見(jiàn)及最新需求;
3、酒店最近的活動(dòng)及變化(進(jìn)步)。
第四章 客史檔案的收集
第十三條 客史檔案收集實(shí)行廣泛收集、逐級(jí)整理、分級(jí)控制和統(tǒng)一管理。
第十四條 每一位員工與顧客或外界接觸時(shí),都有義務(wù)收集客史檔案交上級(jí)整理后匯總到銷(xiāo)售部經(jīng)理處整理后填《客史信息日?qǐng)?bào)表》報(bào)總經(jīng)理審核,審核后交檔案管理人員建檔、立卷和歸檔。
迎賓員、預(yù)訂員、銷(xiāo)售員和服務(wù)員及外聯(lián)員每日下班前將獲取的客史檔案交直接上級(jí)(領(lǐng)班)整理,領(lǐng)班下班前匯總后上交銷(xiāo)售部經(jīng)理填《客史信息日?qǐng)?bào)表》。
經(jīng)理每月1日(遇星期天順延)將銷(xiāo)售部匯總的《客史信息日?qǐng)?bào)表》交公司總經(jīng)辦主任安排錄入公司級(jí)客史檔案。
第十五條根據(jù)同一類別崗位進(jìn)行客源信息搜集評(píng)優(yōu)。
第五章 客史檔案的利用
第十五條 店經(jīng)理要提前1個(gè)月安排專人將檔案中有用信息摘錄出來(lái),上門(mén)拜訪或電話拜訪,鞏固老顧客。外聯(lián)人員拜訪顧客后須將拜訪情況報(bào)直接上級(jí)審核后交檔案管理人員建《顧客拜訪臺(tái)帳》。
當(dāng)銷(xiāo)售部要接待重要顧客時(shí),要先申請(qǐng)查閱客史檔案,以便掌握客人詳細(xì)情況更好為顧客服務(wù)。
第六章 客史檔案的管理
第十六條 客史檔案的管理實(shí)行公司統(tǒng)一管理,分級(jí)控制。即公司機(jī)關(guān)借閱客史檔案,由總經(jīng)理批準(zhǔn);分店則由店經(jīng)理批準(zhǔn);公司總經(jīng)理和分店經(jīng)理對(duì)客史檔案的安全負(fù)責(zé)。
總經(jīng)理要每月檢查、督導(dǎo)銷(xiāo)售部對(duì)客史檔案的收集、整理、建檔及充分利用客史檔案。
公司營(yíng)業(yè)部每月要檢查、督導(dǎo)分店對(duì)客史檔案的管理及利用情況,并把情況報(bào)給公司總經(jīng)理。
第七章 客史檔案的分類變更
第十七條 客史檔案每年1月整理一次。每年整理時(shí),檔案管理人員根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不相符的客史檔案匯總后,填《客史檔案類別調(diào)整建議書(shū)》報(bào)店經(jīng)理批準(zhǔn)后調(diào)整《客史檔案》《顧客拜訪臺(tái)帳》類別,并將變更情況填入《客史檔案變更登記表》。
第十八條 經(jīng)理每年1月將《客史檔案類別調(diào)整建議書(shū)》上交公司總經(jīng)辦主管安排檔案管理人員調(diào)整公司級(jí)客史檔案的類別,總經(jīng)辦主管須監(jiān)督管理人員在《客史檔案變更登記表》記錄變更情況。
第八章 罰則
第十九條 當(dāng)工作不負(fù)責(zé)或失誤達(dá)到以下條件之一,給予責(zé)任人扣30元:
1、不及時(shí)交《客史信息日?qǐng)?bào)表》;
2、檔案管理人員不及時(shí)建檔(《客史信息日?qǐng)?bào)表》上交超過(guò)三天);
3、客史檔案的變更或借閱不登記;
4、不經(jīng)批準(zhǔn)泄露客史信息;
5、客史檔案管理達(dá)不到本制度或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
第二十條 當(dāng)工作不負(fù)責(zé)或失誤達(dá)到以下條件之一,給予責(zé)任人辭退處理:
1、擅自復(fù)印客史檔案;
2、故意隱匿客史檔案;
3、破壞客史檔案;
第九章 附則
第二十一條 本制度由**制定。
第二十二條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。
第二十三條 本制度若與公司其它制度相抵觸,以本制度為準(zhǔn)。
二、客史檔案的內(nèi)容
(一)常規(guī)檔案
包括客人姓名、性別、年齡、出生日期、婚姻狀況以及通讀地址、電話號(hào)碼、公司名稱、頭銜等,收集這些資料有助于了解目標(biāo)市場(chǎng)的基本情況,了解“誰(shuí)是我們的客人”。
(二)預(yù)訂檔案
包括客人的訂房方式、介紹人,訂房的季節(jié)、月份和日期以及訂房的類型等,掌握這些資料有助于酒店選擇銷(xiāo)售渠道,做好促銷(xiāo)工作。
(三)消費(fèi)檔案
包括包價(jià)類別、客人租用的房間、支付的房?jī)r(jià)、餐費(fèi)以及在商品、娛樂(lè)等其他項(xiàng)目上的消費(fèi);客人的信用、賬號(hào);喜歡何種房間和酒店的哪些設(shè)施等,從而了解客人的消費(fèi)水平、支付能力以及消費(fèi)傾向、信用情況等。
(四)習(xí)俗、愛(ài)好檔案
這是客史檔案中最重要的內(nèi)容,包括客人旅行的目的、愛(ài)好、生活習(xí)慣;宗教信仰和禁忌;住店期間要求的額外服務(wù)。了解這些資料有助于為客人提供有針對(duì)性的“個(gè)性化”服務(wù)。
(五)反饋意見(jiàn)檔案
包括客人在住店期間的意見(jiàn)、建議;表?yè)P(yáng)和贊譽(yù);投訴及處理結(jié)果等。
三、客史檔案的建立
客史檔案的建立必須得到酒店管理人員的重要支持,并將其納入有關(guān)部門(mén)和人員的崗位職責(zé)之中,使之經(jīng)?；?、制度化、規(guī)范化。
第10篇 酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理財(cái)務(wù)管理制度
酒店財(cái)務(wù)管理制度之財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理
一、酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其他有保存價(jià)值的資料;
二、會(huì)計(jì)經(jīng)理每年對(duì)酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案按種類、分年度裝訂成冊(cè),并在封面上記載檔案內(nèi)容、時(shí)間、頁(yè)數(shù)、編號(hào)予以歸檔;
三、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案須按國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理制度》的規(guī)定時(shí)間進(jìn)行保管。
四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)不得外借,內(nèi)部借閱須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)借閱登記手續(xù)。
五、財(cái)務(wù)部的管理人員因工作變動(dòng),需辦理檔案移交手續(xù),監(jiān)交人、移交人和接收人須在移交清單(冊(cè))上簽認(rèn)。
六、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷(xiāo)毀時(shí),會(huì)計(jì)經(jīng)理須提交書(shū)面銷(xiāo)毀意見(jiàn)及需銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案清冊(cè),經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,呈報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷(xiāo)毀時(shí),由會(huì)計(jì)經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名及加蓋公章。
第11篇 d酒店設(shè)備技術(shù)檔案管理制度
酒店設(shè)備技術(shù)檔案管理制度
1.1 設(shè)備技術(shù)檔案由工程部專人負(fù)責(zé),酒店所有設(shè)備均建立設(shè)備檔案,按設(shè)備種類,按時(shí)間順序存放;
1.2 設(shè)備建檔,酒店所有設(shè)備均分類,分部門(mén)建立設(shè)備檔案,內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、出廠合格證、檢驗(yàn)單、安裝質(zhì)量檢驗(yàn)單、試車(chē)記錄、維修保養(yǎng)記錄、改進(jìn)安裝記錄、運(yùn)行日志等。每種設(shè)備的各種檔案內(nèi)容分別按記錄種類和時(shí)間歸檔編者按號(hào)以便查找;
1.3 設(shè)備圖表,設(shè)備圖表由工程部統(tǒng)一管理。包括:設(shè)備安裝工程施工圖,動(dòng)力設(shè)備與管道配管竣工圖,給水系統(tǒng)分布圖,供電線路圖,自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)分布圖,設(shè)備零件組裝與特殊加工圖等。這些圖均分類編號(hào),歸檔管理,供設(shè)備維修管理人員查閱;
1.4 設(shè)備運(yùn)行日志。包括:配電室運(yùn)行日志,鍋爐運(yùn)行日志,空調(diào)制熱或制冷運(yùn)行日志,空調(diào)區(qū)域溫度,濕度巡檢記錄,這些報(bào)表日志使用記錄完畢后,統(tǒng)一交工程部存檔管理;
1.5 技術(shù)檔案借閱,工程部各種技術(shù)檔案建立后,借閱時(shí)需辦理借閱手續(xù),經(jīng)檔案主管人員同意方可借閱。
第12篇 a酒店人力資源部檔案管理制度
酒店人力資源部檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。
檔案管理實(shí)行'統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理'的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來(lái)使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級(jí)考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊(cè)的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí),必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時(shí),人力資源部應(yīng)及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始,記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請(qǐng)、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長(zhǎng)與愛(ài)好的資料;工資福利資料;勞動(dòng)業(yè)績(jī)、服務(wù)工作評(píng)估資料;出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。
員工工作檔案由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門(mén)對(duì)員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門(mén)之間調(diào)動(dòng)時(shí)由所在部門(mén)將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。
2、部門(mén)工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動(dòng)合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎(jiǎng)金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓(xùn)檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊(cè)。
