第1篇 董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)工作流程
董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程
董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程
工作內(nèi)容
工作要求
工作流程
一、辦公室
內(nèi)務(wù)
1、辦公環(huán)境
明亮整潔
一塵不染
家具擺放整齊
辦公桌無(wú)文件累積
文件整齊規(guī)范
圖書(shū)排放整齊
1、每天準(zhǔn)時(shí)上班。
2、開(kāi)窗通風(fēng)。
3、清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。
4、清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒(méi)有枯葉、雜草。
5、為董事長(zhǎng)備好茶水(董事長(zhǎng)到辦公室的同時(shí))。
6、每天下班前清理辦公桌一次,關(guān)閉好門(mén)窗、電源等。
7、及時(shí)清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內(nèi)過(guò)夜。
8、每?jī)芍芪鼔m一次。
2、文件管理
流程齊全
分類合理
處理及時(shí)
管理規(guī)范
1、對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別,并分類登記,再分別辦理。
2、外來(lái)紅頭文件:填寫(xiě)收文處理單,向周浦秘書(shū)辦索要收文編號(hào),及時(shí)送批和傳遞發(fā)放,并留下記錄。
3、內(nèi)部紅頭文件:作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi),便于董事長(zhǎng)看閱。
4、外來(lái)公函、通知及文字資料:及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示,根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi))。
5、內(nèi)部通知、報(bào)告:及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示,根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi))。
6、公司各部門(mén)(單位)送交董事長(zhǎng)簽字的,根據(jù)送交人的意見(jiàn)給予及時(shí)傳遞辦理。
7、重要的和緊急的文件,須提醒董事長(zhǎng)。
8、每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次,并核對(duì)登記記錄。
9、根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔,并作好相應(yīng)記錄,便于查閱。
二、來(lái)賓接待
彬彬有禮
熱情接待
1、笑臉相迎,茶水相待。
2、詢問(wèn)來(lái)賓情況:來(lái)訪目的,有無(wú)預(yù)約及身份情況等。
3、索要名片。
4、及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。
5、按董事長(zhǎng)意見(jiàn)引見(jiàn),接待(按情況給予續(xù)茶水)。
6、根據(jù)客人來(lái)訪時(shí)間及職務(wù)等級(jí),征詢領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后確定是否客餐、宴請(qǐng)。
三、會(huì)務(wù)服務(wù)
1、董事會(huì)
準(zhǔn)備充分
安排周全
接待周到
組織完善
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董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程
1、會(huì)議議程的擬定。
2、確定與會(huì)人員。
3、會(huì)議通知起草和發(fā)送。
4、會(huì)議文件的準(zhǔn)備。
5、會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置。
6、會(huì)議簽到及記錄。
7、與會(huì)人員的接待工作。
2、工作會(huì)
1、檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境是否干凈整潔。
2、檢查會(huì)議通知是否到位。
3、檢查會(huì)議文件準(zhǔn)備是否齊備。
4、會(huì)議人員的接待。
5、會(huì)議期間的服務(wù)。
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第2篇 董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程
董事長(zhǎng)辦公室秘書(shū)崗位職責(zé)及工作流程
工作內(nèi)容
工作要求
工作流程
一、 辦公室
內(nèi) 務(wù)
1、辦公環(huán)境
明亮整潔
一塵不染
家具擺放整齊
辦公桌無(wú)文件累積
文件整齊規(guī)范
圖書(shū)排放整齊
1、 每天準(zhǔn)時(shí)上班。
2、 開(kāi)窗通風(fēng)。
3、 清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。
4、 清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒(méi)有枯葉、雜草。
5、 為董事長(zhǎng)備好茶水(董事長(zhǎng)到辦公室的同時(shí))。
6、 每天下班前清理辦公桌一次,關(guān)閉好門(mén)窗、電源等。
7、 及時(shí)清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內(nèi)過(guò)夜。
8、 每?jī)芍芪鼔m一次。
2、文件管理
流程齊全
分類合理
處理及時(shí)
管理規(guī)范
1、 對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別,并分類登記,再分別辦理。
2、 外來(lái)紅頭文件:填寫(xiě)收文處理單,向周浦秘書(shū)辦索要收文編號(hào),及時(shí)送批和傳遞發(fā)放,并留下記錄。
3、 內(nèi)部紅頭文件:作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi),便于董事長(zhǎng)看閱。
4、 外來(lái)公函、通知及文字資料:及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示,根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi))。
5、 內(nèi)部通知、報(bào)告:及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示,根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi))。
6、 公司各部門(mén)(單位)送交董事長(zhǎng)簽字的,根據(jù)送交人的意見(jiàn)給予及時(shí)傳遞辦理。
7、 重要的和緊急的文件,須提醒董事長(zhǎng)。
8、 每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次,并核對(duì)登記記錄。
9、 根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔,并作好相應(yīng)記錄,便于查閱。
二、來(lái)賓接待
彬彬有禮
熱情接待
1、 笑臉相迎,茶水相待。
2、 詢問(wèn)來(lái)賓情況:來(lái)訪目的,有無(wú)預(yù)約及身份情況等。
3、 索要名片。
4、 及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。
5、 按董事長(zhǎng)意見(jiàn)引見(jiàn),接待(按情況給予續(xù)茶水)。
6、 根據(jù)客人來(lái)訪時(shí)間及職務(wù)等級(jí),征詢領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后確定是否客餐、宴請(qǐng)。
三、會(huì)務(wù)服務(wù)
1、 董事會(huì)
準(zhǔn)備充分
安排周全
接待周到
組織完善
1、 會(huì)議議程的擬定。
2、 確定與會(huì)人員。
3、 會(huì)議通知起草和發(fā)送。
4、 會(huì)議文件的準(zhǔn)備。
5、 會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置。
6、 會(huì)議簽到及記錄。
7、 與會(huì)人員的接待工作。
2、 工作會(huì)
1、 檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境是否干凈整潔。
2、 檢查會(huì)議通知是否到位。
3、 檢查會(huì)議文件準(zhǔn)備是否齊備。
4、 會(huì)議人員的接待。
5、 會(huì)議期間的服務(wù)。