第1篇 文件、檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng)，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式，做到適時(shí)、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí)，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔；對于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)>;批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時(shí)，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時(shí)清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進(jìn)行銷毀，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時(shí)做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時(shí)添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時(shí)，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時(shí)對文檔進(jìn)行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
第2篇 x公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0 總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2 對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。
3.2 公文的編號保管
3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書,切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.0 發(fā)文的管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3 對全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2 發(fā)文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:
① 公布公司規(guī)章制度;
② 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;
③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);
④ 公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);
⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:
① 對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;
② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
4.2.6 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
5.0 文件的立卷與歸檔
5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
① 上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù);
② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;
⑤ 有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦ 上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公
司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2 立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0 文件的銷毀
6.1 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第3篇 特種設(shè)備文件和記錄管理制度
1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。
2文件管理
2.1職責(zé)
2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。
2.1.2特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制；審核操作規(guī)程；獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。
2.1.3特種設(shè)備安全管理部門或人事部負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。
2.1.4各有關(guān)部門負(fù)責(zé)操作規(guī)程的編制。
2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理
2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網(wǎng)上下載；書店購買；政府部門或相關(guān)方等獲取。
2.2.2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求，由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性，并由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)及時(shí)通知到相關(guān)部門。
2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進(jìn)行傳達(dá)，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。
2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時(shí)，由特種設(shè)備安全管理部門及時(shí)識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負(fù)責(zé)通知到相關(guān)部門。
2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)組織編寫，安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準(zhǔn)。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負(fù)責(zé)組織編寫，特種設(shè)備安全管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)。
2.4特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
2.5特種設(shè)備文件由人事部保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。
2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設(shè)備安全管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改。更改后的文件由特種設(shè)備安全管理部門收回原文件，再發(fā)放修改后的文件，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
2.7文件銷毀由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)書面向安全生產(chǎn)責(zé)任人申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，向有關(guān)部門收回，統(tǒng)一銷毀。所有作廢文件由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)保留原稿一份，并在保存的作廢文件原稿加蓋“作廢留用”章，以防止其非預(yù)期的使用，其他部門嚴(yán)禁私自保存作廢文件，若由于工作需要查閱時(shí)可以到特種設(shè)備安全管理部門借閱。
2.8文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機(jī)關(guān)或客戶等，由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可外借。
3記錄管理
3.1管理職責(zé)
3.1.1特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實(shí)施政府部門制定的記錄；負(fù)責(zé)檢驗(yàn)、檢測單位出具的檢驗(yàn)、檢測報(bào)告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3.1.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門記錄的格式設(shè)計(jì)；負(fù)責(zé)本部門制定的記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備安全管理部門備案。
3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄，由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
3.3記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項(xiàng)目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計(jì)算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容，同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
3.4各部門自行編制的記錄由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)更改，報(bào)特種設(shè)備安全管理部門備案；特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)更改，由特種設(shè)備安全管理部門再次發(fā)放。政府部門制定的記錄各部門不能更改。
3.5政府部門制定的記錄及檢驗(yàn)單位的檢測報(bào)告的保存期限按規(guī)定執(zhí)行；各部門制定的記錄，其保存期限由各部門負(fù)責(zé)人確定，確定時(shí)應(yīng)考慮：設(shè)備設(shè)施的使用壽命；法律法規(guī)的規(guī)定、政府部門的要求；其他相關(guān)方的要求；公司管理上的需要等。
3.6記錄超過保存期限或其它原因需要銷毀時(shí)，由制定部門負(fù)責(zé)人報(bào)告公司特種設(shè)備安全管理部門，經(jīng)同意后銷毀。政府部門的記錄，一般不宜銷毀；若需要銷毀，應(yīng)統(tǒng)一由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)人書面向安全生產(chǎn)責(zé)任人申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，向有關(guān)部門收回，統(tǒng)一銷毀。
第4篇 方中物業(yè)文件管理制度
1.目的
為了使公司各部門文件管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,加強(qiáng)文件起草的準(zhǔn)確性和文件執(zhí)行的有效性,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于方正物業(yè)管理公司各部門及下屬公司。
3.文件的類別、定義
3.1類別:
3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報(bào)告、通知、申請、通報(bào)、決定、會議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等。
3.2定義:
3.2.1對公司范圍內(nèi)的工作事務(wù)制訂帶有約束性的規(guī)章制度,用'管理制度'或'管理規(guī)定'。 規(guī)定某些事項(xiàng)的工作流程或各部門的職責(zé)、職權(quán)的規(guī)章制度文件用'管理辦法'。
3.2.2向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、::公司領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)或匯報(bào)工作時(shí),用'請示'或'報(bào)告'文種。同一級別請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí),可用'申請';經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示文件,可用傳真。
3.2.3上級部門向下級部門傳達(dá)重要情況,用'通報(bào)'或'決定'。
3.2.4對公司內(nèi)部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)定等,用'通知'。
3.2.5與集團(tuán)兄弟公司進(jìn)行工作接洽,需對方給以反饋時(shí),要求填寫中頤集團(tuán)工作聯(lián)絡(luò)函。
3.2.6對周例會、總結(jié)計(jì)劃會、部門工作溝通會等會議的內(nèi)容綱要,規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等,用'會議紀(jì)要',并發(fā)給相關(guān)與會人員。
4、文件格式
4.1規(guī)章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數(shù)組成。
4.1.1首頁表頭格式:
說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標(biāo)、權(quán)責(zé)單位、總頁數(shù)、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。
[右上角注釋]:要求注明發(fā)文單位及規(guī)章制度的形式。(如公司發(fā)的管理制度,為“方正物業(yè)公司管理制度”;如公司發(fā)的管理辦法,為“方正物業(yè)公司管理辦法”,依此類推。)
[公司商標(biāo)]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標(biāo)。
[權(quán)責(zé)單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關(guān)信息反饋給行文部門)。
[總頁數(shù)]:共多少頁(含附件)。
[生效日期]:文件自何時(shí)起生效。
[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。
[編號]:由發(fā)文單位代號、年度及三位序數(shù)組成。
發(fā)文單位代號一般為各發(fā)文單位的第一個(gè)字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務(wù)部-“客字”、財(cái)務(wù)部-“財(cái)字”、物業(yè)管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。
如:行政人事部2006年制定的第一項(xiàng)管理制度編號為:人字(06)001;
[擬稿人]:擬稿人簽名。
[審核人]:審核人簽名。
[審批人]:審批人簽名。
[主題]:文件的題目。
[歸檔密級] 根據(jù)文件的保密程度,分為普通、機(jī)密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負(fù)責(zé),密級以上文件的查閱須經(jīng)行政人事部同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。
4.1.2.正文基本要求
正文通常包括的內(nèi)容:目的+適用范圍+內(nèi)容+附件。
[目的]:制定文件的原因及意義。
[適用范圍]:收文單位及執(zhí)行對象。
[內(nèi)容]:文件具體內(nèi)容。如遇電子版與原件內(nèi)容不符,以審批人簽名的原件為準(zhǔn)。
[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。
4.1.3.字體、字符與行間距
[字體] 為使文件有統(tǒng)一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統(tǒng)或不同文字處理器之間相互傳送時(shí)無法顯現(xiàn)。
表頭內(nèi)字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復(fù)制。
內(nèi)容可使用字體:宋體。
可使用字號:正文使用小四號字。
行間距:1.5倍行距。
頁尾:每頁頁尾設(shè):第幾頁,共幾頁。
4.1.4.條款的編排序號
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.1.1.
…… 以此類推
4.2 其它公文格式
除規(guī)章制度外,公司其它各類公文如請示、報(bào)告、通知、申請、通報(bào)、決定、會議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等,均統(tǒng)一采用集團(tuán)公司規(guī)定的公文格式(見附件)印發(fā)。
5、文件處理
5.1擬稿與審核。
5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團(tuán)公司、公司有關(guān)規(guī)定;情況真實(shí),觀點(diǎn)明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時(shí)間等,要具體、準(zhǔn)確。
5.1.2擬稿部門負(fù)責(zé)人要對文件內(nèi)容進(jìn)行審稿以及對文件格式進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
5.1.3規(guī)章制度文件除經(jīng)擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經(jīng)理審核。
5.2簽發(fā)。
5.2.1公司規(guī)章制度文件經(jīng)審批后由行政人事部統(tǒng)一編號發(fā)放
,并設(shè)立 “文件發(fā)放登記表”進(jìn)行發(fā)放登記。
5.2.2公司其它各類工作聯(lián)絡(luò)函、請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、決議、會議紀(jì)要、等,由擬稿部門或單位下發(fā)、登記與存檔。
5.2.3秘密公文不得復(fù)印,摘抄、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞時(shí)必須采取相應(yīng)保密措施。
5.2.4所有文件一經(jīng)簽發(fā)即為有效。對已簽發(fā)的文件,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,對公文內(nèi)容不得自行修改。
6、宣貫執(zhí)行
6.1.1公司文件發(fā)放后,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)在本部門內(nèi)部組織學(xué)習(xí)宣貫,并落實(shí)執(zhí)行。重要文件學(xué)習(xí)完后必須組織學(xué)習(xí)者簽名。
6.1.2文件的學(xué)習(xí)與執(zhí)行由行政人事部負(fù)責(zé)抽查。
7、文件的保管、歸檔與作廢
7.1規(guī)章制度及公司重要公文,由行政人事部負(fù)責(zé)保管。設(shè)立文件目錄方便查索,并將“文件發(fā)放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。
7.2一般往來公文由各部門負(fù)責(zé)人保管,并定期整理,設(shè)立目錄,方便查索。
7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:
7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。
7.3.2重要會議的會議紀(jì)要、::規(guī)范、決定等未編號文件。
7.3.3政府頒布的法律、法規(guī)、行業(yè)管理辦法等文件。
7.4文件的作廢:當(dāng)新修訂文件下發(fā)后,被替代文件同時(shí)作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時(shí)將被替代文件銷毀。
7.5所有文件均列入責(zé)任人離任交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容進(jìn)行檢查。
8、集團(tuán)文件與外來文件
8.1對于集團(tuán)公司下發(fā)的文件及外來文件均由行政人事部負(fù)責(zé)接收,其收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、歸檔。
第5篇 華為企業(yè)文件發(fā)放管理制度
華為文件發(fā)放管理制度
一、目的
為了加強(qiáng)對公司各類文件的管理,使信息傳遞迅速、及時(shí)準(zhǔn)確。
二、適用范圍
公司及各部門發(fā)放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類
a公司文件 b部門文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。
詳見附頁。
五、文件發(fā)放流程
1、各部門欲簽發(fā)的文件草稿交行政部文員打印,部門秘書校稿后,行政部秘書審核,總經(jīng)理(或部門經(jīng)理)簽字后,按照所需發(fā)放份數(shù)復(fù)印并下發(fā)。
2、文件發(fā)放至各部門,應(yīng)由部門專職人員簽收。需要公告的文件同時(shí)在布告欄公布。
3、公司文件、部門文件及各種管理制度辦法均由行政部統(tǒng)一編號下發(fā)。
4、行政部根據(jù)各擬稿部門提供的發(fā)放范圍及數(shù)量發(fā)放文件。
5、各部門秘書收到文件后,應(yīng)對文件進(jìn)行分類、登記、保管。簽發(fā)原件由行政部秘書統(tǒng)一存檔。
流程圖:
各部門擬稿行政部打印部門秘書校稿行政部秘書審核總經(jīng)理簽字復(fù)印發(fā)放部門秘書簽收
六、本制度自發(fā)放之日起嚴(yán)格執(zhí)行
第6篇 質(zhì)量文件管理制度
(一) 質(zhì)量文件包括各類文件、手冊、作業(yè)指導(dǎo)書,有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程,試驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量活動記錄等。
(二) 建立收發(fā)文件記錄,建立質(zhì)量體系文件清單,及時(shí)收集整理質(zhì)量活動記錄(樣品臺帳、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)臺帳等)。
(三) 質(zhì)量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。
(四) 工程試驗(yàn)檢測資料,由資料員隨著工程進(jìn)展及時(shí)整理并負(fù)責(zé)歸檔保管,工程竣工后移交技術(shù)部門統(tǒng)一歸檔上繳項(xiàng)目部。
(五) 及時(shí)下載有關(guān)方面的電子文件、通知,經(jīng)主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。
(六) 內(nèi)部文件和資料,對他人復(fù)制或拷貝,須經(jīng)主任批準(zhǔn)。
(七) 過期資料的銷毀嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù),并造冊登記入檔。
第7篇 文件與資料控制管理制度
根據(jù)《金屬非金屬礦山安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范》要求,為了保證標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)效力與效率、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)效力、記錄控制效力以及標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量,制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度
1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業(yè)安全規(guī)章制度產(chǎn)生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。
2、企業(yè)應(yīng)定期代號不定期對安全規(guī)章制度進(jìn)行了評審,必要時(shí)予以修訂或廢除。
3、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件制定、評審與修訂過程應(yīng)有員工參與。
4、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件應(yīng)分發(fā)到相應(yīng)的員工。
5、標(biāo)準(zhǔn)化文件要求:
①標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)應(yīng)做到文件需求響應(yīng)及時(shí),文件產(chǎn)生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發(fā)充分,確保文件系統(tǒng)效力與效率;
②標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)包括主索引表、分配的適用性、制定時(shí)間、版本、解釋權(quán)、準(zhǔn)批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規(guī)與其他要求、可獲取性,確保系統(tǒng)文件控制效力;
③記錄控制系統(tǒng)包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護(hù)效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統(tǒng)效力;
④保證標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量。
二、根據(jù)安全生產(chǎn)管理需求制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文
主要安全生產(chǎn)規(guī)章制度包括:
1、安全生產(chǎn)檢查制度
2、安全教育培訓(xùn)制度
3、重大危險(xiǎn)源監(jiān)控制度
4、重大隱患整改制度
5、危險(xiǎn)物品和物料管理制度
6、職業(yè)危害預(yù)防制度
7、特種作業(yè)管理與審批制度
8、特殊工種管理制度
9、事故與事件管理制度
10、設(shè)備和設(shè)施安全管理制度
11、安全生產(chǎn)檔案管理制度
12、安全生產(chǎn)獎懲制度
三、有效保留安全生產(chǎn)記錄
安全生產(chǎn)記錄包括:
1、管理評審報(bào)告
2、事故、事件記錄
3、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)信息
4、培訓(xùn)記錄
5、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價(jià)報(bào)告
6、事故調(diào)查報(bào)告
7、檢查記錄
8、職業(yè)衛(wèi)生檢查與健康監(jiān)護(hù)記錄
9、安全生產(chǎn)會議記錄
10、安全活動記錄
11、法定檢測記錄
12、任務(wù)觀察記錄
13、許可文件
14、應(yīng)急演習(xí)信息
15、糾正與預(yù)防行動記錄
16、承包商和供應(yīng)商信息
17、維護(hù)和校驗(yàn)記錄
18、技術(shù)資料、圖紙
第8篇 工廠企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的'四對口'核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單'，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
(1)上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報(bào)告、申請的批復(fù);
(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第9篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù);②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等;⑦上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第10篇 本物業(yè)管理部文件管理制度
物業(yè)管理部文件管理制度
第一條 總則
1.1為確保文件管理正常、順利進(jìn)行,促進(jìn)公司管理工作的效率,特制定本辦法。
1.2所謂'文件',是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、函、報(bào)告、請示、會議紀(jì)要、規(guī)定、報(bào)表等。
1.3文件的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送由行政部負(fù)責(zé)。
第二條 文件的類別
2.1絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。
2.2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件。
2.3機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。
2.4普通。指非機(jī)密文件。
第三條 外來文件的收發(fā)及處置
3.1外來文件全部由行政部接收,在《外來文件收發(fā)簿》中登記,填寫《文件處理標(biāo)簽》由總經(jīng)理批示后,下發(fā)相關(guān)部門處理,行政部在處理時(shí)按下列要點(diǎn)處置。
3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。
3.1.2私人文件不必開啟,直接送收件人。
3.1.3分送各部門的文件若有差錯,必須立即退回行政部。
3.2普通文件的處理原則
3.2.1由部門負(fù)責(zé)人以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理,或者由其指定下屬對文件進(jìn)行具體處理。
3.2.2如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上一級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
3.2.3各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
3.3機(jī)密文件的處理原則
3.3.1機(jī)密文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
3.3.2指名或親啟文件,原則上應(yīng)在封面上注明文件所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文者姓名,并由發(fā)文者封緘。
3.3.3到達(dá)的指名或親啟文件,原則上由文件上所指明的部門負(fù)責(zé)人或個(gè)人開啟,其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者,不受本條規(guī)定的約束。
第四條 內(nèi)部文件的制發(fā)
4.1各部門因工作業(yè)務(wù)需要下發(fā)文件時(shí),由部門擬訂文件交行政部,由行政部統(tǒng)一格式編號擬定《文件審批表》交相關(guān)部門會簽,由總經(jīng)理審批后下發(fā)。
4.2文件編號規(guī)則
4.2.1公司文件:涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜,均以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則:皖國購司字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.2總經(jīng)理辦公室文件:臨時(shí)的通知等以辦公室文件下發(fā),編號規(guī)則:皖國購辦字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.3會議紀(jì)要:凡公司會議形成的重大決定均應(yīng)以會議紀(jì)要形式下發(fā),編號規(guī)則為:**購紀(jì)字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.4記錄表格:各部門使用的紀(jì)錄表格在初次使用前必須到行政部進(jìn)行編號,無編號的表格不允許在部門之間流轉(zhuǎn)。編號規(guī)則:
q/gg-××-001
流水號
部門代碼
記錄前綴
例如:行政部代碼xz,物業(yè)部代碼wy,財(cái)務(wù)部代碼cw,電腦部代碼dn等。
4.3文件的受控:為確保下發(fā)文件在適用的場所使用和對密級的控制,必須對下發(fā)文件進(jìn)行控制,控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標(biāo)識和文件受控號。
受控章形:
4.4文件下發(fā)
4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā),下發(fā)時(shí)各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。
4.4.2不需要在使用部門留存的,在文件正本上附《文件傳閱表》交相關(guān)部門傳閱,文件被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。
4.5文件存檔
4.5.1公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個(gè)工作日必須交檔案室存檔,否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。
4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件,公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存,行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況,發(fā)現(xiàn)公司機(jī)密性文件使用、保存不當(dāng)或遺失,將追究文件管理人員的責(zé)任。
4.5.3檔案管理人員應(yīng)對每年的文件進(jìn)行整理,集中封存。
4.6文件查閱
4.6.1原則上部門查閱文件,應(yīng)在部門查閱,檔案室不接受查閱。
4.6.2因工作或業(yè)務(wù)需要,查閱公司機(jī)密性文件,應(yīng)辦理文件查閱審批手續(xù)后,方可在檔案室查閱。
第五條 執(zhí)行時(shí)間
此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,由行政部負(fù)責(zé)解釋。
第六條 相關(guān)記錄(見:表格匯總)
6.1《文件樣稿》。
6.2《會議紀(jì)要樣稿》。
6.3《外來文件收發(fā)簿》。
6.4《文件處理標(biāo)簽》。
6.5《文件審批表》。
6.6《文件簽收簿》。
6.7《文件傳閱表》。
第11篇 輸變電工程施工技術(shù)文件管理制度
輸變電工程公司施工技術(shù)文件管理制度
1 適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術(shù)文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實(shí)施。
2 目的
規(guī)定施工技術(shù)文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生及實(shí)施過程。
3 技術(shù)文件分類
3.1項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)
項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì),是組織和管理工程施工總的指導(dǎo)性文件。應(yīng)依據(jù)施工承包合同、設(shè)計(jì)文件及施工組織設(shè)計(jì)綱要(公司投標(biāo)文件)編定。經(jīng)過批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導(dǎo)工程某一個(gè)分部或某-個(gè)工序施工的文件,必要時(shí)進(jìn)行編制。其內(nèi)容應(yīng)突出施工重點(diǎn),更具有操作性。
3.3施工作業(yè)指導(dǎo)書
是以可操作性為主要特征的技術(shù)性文件。
3.4工藝手冊
是某些施工技術(shù)經(jīng)過一定時(shí)間的應(yīng)用、驗(yàn)證后,總結(jié)形成的典型施工/加工方法的技術(shù)文件。
4 職責(zé)和權(quán)限
4.1工程管理部
負(fù)責(zé)對公司施工技術(shù)文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實(shí)施單位
4.2.1工程項(xiàng)目部/生產(chǎn)單位、隊(duì)及施工人員,必須依據(jù)批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件
進(jìn)行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術(shù)人員,按相應(yīng)的分工職責(zé),負(fù)責(zé)進(jìn)行技術(shù)交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實(shí)技術(shù)文件的內(nèi)容。
4.3相關(guān)部門
各相關(guān)職能部門應(yīng)以批準(zhǔn)/指定的施工技術(shù)文件為依據(jù),對工程項(xiàng)目進(jìn)行管理、監(jiān)督、檢查及服務(wù)。
5施工技術(shù)文件的產(chǎn)生與實(shí)施管理
5.1施工技術(shù)文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術(shù)文件的編、審、批
5.2.1項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)由項(xiàng)目經(jīng)理組織、項(xiàng)目總工編制、機(jī)關(guān)主要生產(chǎn)職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.2施工措施由施工隊(duì)專責(zé)技術(shù)員編制、項(xiàng)目總工審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.2.3施工作業(yè)指導(dǎo)書根據(jù)項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃/施工組織設(shè)計(jì)的技術(shù)資料清單、設(shè)備和材料供應(yīng)要求組織編制。
一般作業(yè)指導(dǎo)書由技術(shù)員編制、項(xiàng)目總工審核、分公司主任工程師批準(zhǔn)。重要和特殊的作業(yè)指導(dǎo)書由項(xiàng)目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準(zhǔn)。涉及有重大安全風(fēng)險(xiǎn)的作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有安全責(zé)任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導(dǎo)書必須有項(xiàng)目總工和帶電跨越架搭設(shè)單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準(zhǔn)。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應(yīng)對所選用的工藝手冊進(jìn)行確認(rèn)簽字,并報(bào)批準(zhǔn),確保其選用的符合性。
5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準(zhǔn)的技術(shù)文件,由批準(zhǔn)單位負(fù)責(zé)出版及報(bào)送公司有關(guān)職能部門備案。
5.3.3項(xiàng)目工程技術(shù)文件必須報(bào)工程管理部備案。
5.4.驗(yàn)證
5.4.1施工技術(shù)文件編制應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)技術(shù)民主,充分吸取有關(guān)專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時(shí)應(yīng)召集有關(guān)會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導(dǎo)書開始使用時(shí),應(yīng)進(jìn)行可行性驗(yàn)證,確認(rèn)可行后正式使用。
5.5修改
施工技術(shù)文件一經(jīng)批準(zhǔn)出版后,任何單位/部門和個(gè)人,不得擅自修改。若有重大設(shè)計(jì)修改時(shí),應(yīng)提出修改報(bào)告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1 施工作業(yè)指導(dǎo)書/工藝手冊是本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的一部分,領(lǐng)用單位和個(gè)人應(yīng)在控制范圍內(nèi)登記、領(lǐng)用并負(fù)責(zé)保管。
5.6.2領(lǐng)用人責(zé)任
a)遵守公司有關(guān)技術(shù)保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術(shù)資料。
b)工藝手冊是典型施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),可以長期和反復(fù)使用,領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時(shí),應(yīng)按重新領(lǐng)用手續(xù)登記。
6標(biāo)識
6.1文件編號
施工技術(shù)文件的編號由項(xiàng)目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認(rèn)。
6.1責(zé)任署名
施工技術(shù)文件應(yīng)有審批頁,由批準(zhǔn)、審核、編寫者簽名以示責(zé)任標(biāo)識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標(biāo)識。
7 記錄及其管理
《技術(shù)文件審批表》由編制單位(部門)負(fù)責(zé)保管,保存期與技術(shù)文件同步。
施工技術(shù)文件審批表
工程名稱
文件名稱
編制單位編寫人
送審時(shí)間報(bào)審簽發(fā)人
批準(zhǔn)批準(zhǔn)意見:
批準(zhǔn)人: 時(shí)間:
審核審核意見:
審核人: 時(shí)間:
會
簽會簽部門會簽代表會 簽 意 見
(注明:意見欄書寫不夠時(shí),請附上文稿與該表一并歸檔。)
第12篇 機(jī)房上墻文件：工具管理制度
工程部機(jī)房上墻文件:工具管理制度
1、集中管理的工具
集中管理的工具為小型機(jī)械、精密儀器及不宜由個(gè)人保管的各種工具,借用者應(yīng)掌握工具的基本性能和操作要領(lǐng)。借用工具必須登記。登記要清楚,用完后應(yīng)及時(shí)歸還銷賬。應(yīng)每月對工具進(jìn)行清點(diǎn)、核對。
2、對工具精心保管、精心使用,如因使用不當(dāng)或保管不善,造成損壞、丟失,應(yīng)由借用者負(fù)責(zé)賠償。
3、工具不得轉(zhuǎn)借他人,歸還時(shí)需擦干凈。
4、個(gè)人管理的工具做好個(gè)人管理工具登記。
5、工具必須精心使用,妥善保管,如有丟失或使用不當(dāng)造成損壞應(yīng)由個(gè)人賠償。
6、工具的更新配置由工程部經(jīng)理審批,統(tǒng)一安排。
**物業(yè)管理公司工程部
20**年*月**日
第13篇 q企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書,切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對全廠影響較大,涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。
第14篇 工程施工工程部文件資料管理制度
工程施工工程部文件資料管理制度：
①項(xiàng)目部文件資料（含甲方、建立及公司主管部門文件資料），必須在四小時(shí)內(nèi)傳達(dá)到部門崗位人員，根據(jù)相應(yīng)文件內(nèi)容傳達(dá)到相關(guān)單位；
②合同文件，凡由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)簽訂的合同，必須確認(rèn)合同方法律資格，經(jīng)相關(guān)部門審查，報(bào)總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方施行。根據(jù)合同，圖紙由工程部統(tǒng)一發(fā)放，相關(guān)專業(yè)工程師保留一套，妥善保管使用，竣工后交回工程部，以備存檔或滿足其它需要；
③設(shè)計(jì)院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位，專業(yè)工程師資料留做備份。
④專業(yè)工程師簽認(rèn)的變更（通知）、簽證，由項(xiàng)目經(jīng)理審查上報(bào)甲方簽認(rèn)后，蓋技術(shù)專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位；
⑤外購件發(fā)至工地由項(xiàng)目副經(jīng)理和施工員簽收，單據(jù)交由資料員復(fù)印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時(shí)送回公司存檔。
從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收，項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)。一份返回公司一份施工員管，復(fù)印一份資料員存檔。
采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
第15篇 附七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
第七醫(yī)院醫(yī)療文件管理制度
一、病房護(hù)士長負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的管理,護(hù)長不在時(shí),由當(dāng)班護(hù)士負(fù)責(zé)管理,各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的醫(yī)療文件要求存放有序,病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊,不得撕毀毀,涂改或丟失,病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室,外出會診或轉(zhuǎn)院時(shí)攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后,病歷次序按規(guī)定排列,一周內(nèi)送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄,必須按要求書寫,并妥善保管一年,以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的保存期限,按各醫(yī)院規(guī)定,一般不少于一年。
七、護(hù)士長必須定期檢查護(hù)理文件書寫質(zhì)量。
第16篇 質(zhì)量管理體系文件檢查考核制度
1.目的:確保各項(xiàng)質(zhì)量管理的制度、職責(zé)和操作程序得到有效落實(shí),以促進(jìn)本公司質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。
2.依據(jù):《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》第61條
3.適用范圍:適用于對質(zhì)量管理制度、崗位職責(zé)、操作程序和各項(xiàng)記錄的檢查和考核。
4.職責(zé):本公司負(fù)責(zé)人對本制度的實(shí)施負(fù)責(zé)。
5.內(nèi)容:
5.1 檢查內(nèi)容:
5.1.1 各項(xiàng)質(zhì)量管理制度的執(zhí)行情況;
5.1.2 各崗位職責(zé)的落實(shí)情況;
5.1.3 各種工作程序的執(zhí)行情況;
5.1.4 各種記錄是否規(guī)范。
5.2 檢查方式:各崗位自查與本公司考核小組組織檢查相結(jié)合。
5.3 檢查方法
5.3.1 各崗位自查
5.3.1.1 各崗位應(yīng)定期依據(jù)各自崗位職責(zé)對負(fù)責(zé)的質(zhì)量管理制度和崗位職責(zé)和工作程序的執(zhí)行情況進(jìn)行自查,并完成書面的自查報(bào)告,將自查結(jié)果和整改方案報(bào)請本公司負(fù)責(zé)人和質(zhì)量負(fù)責(zé)人。
5.3.2 質(zhì)量管理制度檢查考核小組檢查
5.3.2.1 被檢查部門:本公司的各崗位。
5.3.2.2 本公司應(yīng)每年至少組織一次質(zhì)量管理制度、崗位職責(zé)、工作程序和各項(xiàng)記錄的執(zhí)行情況的檢查,由本公司質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行組織,每年年初制定全面的檢查方案和考核標(biāo)準(zhǔn)。
5.3.2.3 檢查小組由不同崗位的人員組成,組長1名,成員1名。
5.3.2.4 檢查人員應(yīng)精通經(jīng)營業(yè)務(wù)和熟悉質(zhì)量管理,具有代表性和較強(qiáng)的原則性。
5.3.2.5 在檢查過程中,檢查人員要實(shí)事求是并認(rèn)真作好檢查記錄,內(nèi)容包括參加的人員、時(shí)間、檢查項(xiàng)目內(nèi)容、檢查結(jié)果等。
5.3.2.6 檢查工作完成后,檢查小組應(yīng)寫出書面的檢查報(bào)告,指出存在的和潛在的問題,提出獎罰辦法和整改措施,并上報(bào)本公司負(fù)責(zé)人和質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。
5.3.2.7 本公司負(fù)責(zé)人和質(zhì)量負(fù)責(zé)人對檢查小組的檢查報(bào)告進(jìn)行審核,并確定整改措施和按規(guī)定實(shí)施獎罰。
5.3.2.8 各崗位依據(jù)本公司負(fù)責(zé)人的決定,組織落實(shí)整改措施并將整改情況向本公司負(fù)責(zé)人反饋。
第17篇 體系文件記錄管理考核制度
為規(guī)范我廠體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:
1、文件發(fā)放要編號標(biāo)識,建立發(fā)放記錄,并歸檔保存,文件發(fā)放記錄要求部門、數(shù)量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號),每缺一項(xiàng)處罰10元。
2、記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰,應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆填寫,同一頁上只能使用一種顏色的筆,不得隨意涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按時(shí)記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“ 年 月 日”應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫清楚、完整(如2008年4月1日),不準(zhǔn)涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期 ”應(yīng)用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一),不準(zhǔn)涂改,每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號,編號與現(xiàn)行體系文件編號不符的應(yīng)及時(shí)改正(如lt—55應(yīng)改為yl—80),改正編號時(shí)應(yīng)將舊編號單杠劃去,沒有編號的要按現(xiàn)行體系文件編號要求編號,檢查中每發(fā)現(xiàn)一次未按規(guī)定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應(yīng)該填寫,記錄表不適用時(shí)應(yīng)及時(shí)更改,檢查中每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負(fù)責(zé)人每班都要填寫清楚),記錄表中不填寫的欄目,應(yīng)將欄目單杠劃去,每發(fā)現(xiàn)一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目內(nèi)所填寫的數(shù)據(jù)必須與所標(biāo)示的單位一致,如因表格印制等原因?qū)е聵?biāo)示單位與數(shù)據(jù)記錄的不一致時(shí),應(yīng)修改相應(yīng)欄內(nèi)的標(biāo)示單位或換算成表格內(nèi)標(biāo)示單位,每發(fā)現(xiàn)一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因?qū)戝e時(shí)應(yīng)及時(shí)更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆,雙線把原記錄劃掉,使原記錄可辨,并保證涂改率小于1%,檢查中每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范更改的處罰10元。
9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格),相關(guān)車間應(yīng)及時(shí)制定糾正措施和預(yù)防措施并將不符合(不合格)報(bào)告報(bào)廠部技術(shù)科,對于沒有按時(shí)匯報(bào)的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書中所規(guī)定的數(shù)據(jù)范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責(zé)任,未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現(xiàn)一次處罰10—30元。
11、各車間應(yīng)在每個(gè)月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查,不符合體系文件記錄要求的要及時(shí)整改,廠部每月將對各車間進(jìn)行不定期檢查,檢查中發(fā)現(xiàn)的問題按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。
12、對現(xiàn)場檢查中的提問,崗位操作人員應(yīng)能準(zhǔn)確回答操作要領(lǐng)以及設(shè)備保養(yǎng)等的“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容,對于未能正確回答有關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容的每發(fā)現(xiàn)一次處罰車間10元。
13、各生產(chǎn)崗位都應(yīng)該有內(nèi)容齊全的操作規(guī)程,并粘貼上墻,檢查中每發(fā)現(xiàn)一處無操作規(guī)程處罰相關(guān)車間30元,未粘貼上墻處罰責(zé)任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表必須完善,檢查中每發(fā)現(xiàn)一處不完善處罰相關(guān)車間10—30元。
第18篇 文件和檔案管理制度范本
文件和檔案管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前,應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng),并收集相關(guān)素材,做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式,做到適時(shí)、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí),并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔;對于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還,借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行,同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理,并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對,必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍,否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時(shí),應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé),并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限,以便及時(shí)清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進(jìn)行銷毀,并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改,確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄,對有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時(shí)做出相對應(yīng)的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時(shí)添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時(shí),須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時(shí)對文檔進(jìn)行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
第19篇 某某公司文件檔案管理制度
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機(jī)關(guān)呈報(bào)的請示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;
3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);
4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第20篇 大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定
大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定
1、制度
1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。
1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報(bào)告、公函、總結(jié)、會議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。
1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
1.4秘密文件要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
1.5員工個(gè)人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不準(zhǔn),禁止將這些資料擅自給他人過目。
1.6文件資料等要進(jìn)行字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。
1.7要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時(shí)清理,無保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。
1.8文件具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。
1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),任何人不得擅自更改。
1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
1.11各部門對需要辦理的文件,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報(bào)告。
2、規(guī)定
為加強(qiáng)文件管理,準(zhǔn)確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。
2.1外部來文的有關(guān)規(guī)定:
⑴各上級機(jī)關(guān)、政府部門及其他單位來文,統(tǒng)一由辦公室簽收;
⑵對收到的外來文件,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、登記和分發(fā)傳遞;
⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;
⑷根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;
⑸根據(jù)總經(jīng)理批示,送達(dá)文件辦理部門,并催促辦理;
⑹承辦過程中若有疑問,應(yīng)及時(shí)請示,報(bào)告解決;
⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報(bào)告,連同原文退回秘書處存檔。
2.2對外行文有關(guān)規(guī)定:
⑴部門對外的報(bào)告、請示和業(yè)務(wù)事項(xiàng)聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。
⑵對外行文,領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后,原件由部門文員留存、歸檔。
⑶對外行文,統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進(jìn)行編號、登記和外發(fā)事項(xiàng)。
2.3內(nèi)部行文
2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。
2.3.2公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續(xù)性,以便備查。
2.4不論外部行文或內(nèi)部行文,一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。
