科苑大酒店會計檔案管理制度

發(fā)布時間：2023-07-24 14:50:03 查看人數(shù)：98

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科苑大酒店會計檔案管理制度

(一)目的

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動重要史料和證據(jù)，必須加強管理，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

(二)管理部門

財務(wù)部

(三)會計憑證的分類

第一會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證

第二會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

第三財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。

第四其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

(四)實施細(xì)則：

1.財務(wù)部應(yīng)設(shè)會計檔案室或?qū)Ｓ霉?，并指定專人?fù)責(zé)會計檔案管理工作，會計檔案管理人員調(diào)離必須辦理移交手續(xù)。

2.每年形成的會計檔案應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，每年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸案入庫。

3.已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封管理的應(yīng)由會計檔案管理人員處理。會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.酒店保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，積極給予利用酒店內(nèi)部查閱，會計檔案須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時歸檔。

5.外單位查閱會計檔案需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人應(yīng)出示身份證，經(jīng)酒店財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理查閱手續(xù)。

6.查閱會計檔案必須由保管人員陪同，查閱的會計檔案需保持原樣，不得拆抽涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)酒店財務(wù)負(fù)責(zé)人同意，會計檔案原件原則上不得出錯。

7.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意批準(zhǔn)后，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止，建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案不得銷毀。

8.對酒店財務(wù)管理系統(tǒng)必須每月進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，在每一財務(wù)年結(jié)束后必須打印出紙質(zhì)的會計檔案，并利用磁盤、移動硬盤等進(jìn)行介質(zhì)備份。

9.在銷毀會計檔案時，財務(wù)部應(yīng)派員監(jiān)督，在銷毀會計檔案前，要認(rèn)真核對銷毀清冊，銷毀后在清冊上簽字蓋章，財務(wù)部進(jìn)行保存。

10.本規(guī)定由酒店財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。自2023年11月1日起執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有與國家法律法規(guī)相抵觸的地方時，以國家法規(guī)為準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。

附表：

企業(yè)會計檔案保管期限表

序號

檔案名稱

保管期限

備注

一會計憑證類

原始憑證15年

記賬憑證15年