某酒店各項(xiàng)管理工作會(huì)議制度
酒店各項(xiàng)管理工作工作會(huì)議
酒店的內(nèi)部管理工作在很大程度上就是制度的落實(shí)和執(zhí)行管理。為了更好的貫徹落實(shí)酒店制訂的各項(xiàng)方針、政策,保持酒店上下一致,齊心協(xié)力的完成酒店預(yù)期的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、管理目標(biāo),召開(kāi)不同層級(jí)的會(huì)議進(jìn)行布置動(dòng)員是很重要的。成功的會(huì)議,不但起到布置酒店工作,下情上達(dá)、上情下達(dá)作用,而且起到統(tǒng)一思想、端正認(rèn)識(shí)、培訓(xùn)提高等作用。酒店組織會(huì)議質(zhì)量的高低,能顯示出酒店管理質(zhì)量上的高低。因此,酒店高層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到酒店各層級(jí)例會(huì)在酒店管理中所起到的作用,制訂、完善酒店各層級(jí)相應(yīng)的例會(huì)制度,幫助不同層級(jí)的管理者開(kāi)好相應(yīng)層級(jí)的會(huì)議,從而起到酒店管理工作的事半功倍作用。那么,在酒店管理工作中都通常召開(kāi)那些層級(jí)的會(huì)議呢一般而言,酒店通常召開(kāi)的例會(huì)主要有:店務(wù)會(huì)(全體員工大會(huì))、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門(mén)經(jīng)理會(huì)議、中層干部會(huì)議、部門(mén)管理例會(huì)、班組會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、晨會(huì)等等。對(duì)于酒店各層級(jí)的管理者來(lái)說(shuō),究竟應(yīng)如何才能組織、開(kāi)好這些會(huì)議。
一.酒店召開(kāi)的主要例會(huì)及其內(nèi)容:
1.酒店全體員工會(huì)議
店務(wù)會(huì)又稱酒店全體員工會(huì)議,它的組織召開(kāi)者是酒店總經(jīng)理,會(huì)議參加人員為酒店全體員工。店務(wù)會(huì)(員工大會(huì))的召開(kāi)時(shí)間一般是淡季每月一次,旺季每季度一次。由于酒店各層級(jí)管理者的綜合素質(zhì)、管理水平和演講水平不一致,常常導(dǎo)致酒店各種必要的工作信息在傳遞的過(guò)程中失真,從而出現(xiàn)員工隊(duì)伍思想上的混亂、酒店各項(xiàng)工作指標(biāo)達(dá)不到酒店預(yù)期經(jīng)營(yíng)、管理目標(biāo)的結(jié)果。因而,召開(kāi)酒店全體員工大會(huì),統(tǒng)一思想,端正認(rèn)識(shí),尤為必要。通過(guò)向員工通報(bào)酒店近期工作計(jì)劃和近期酒店工作成果情況,既能滿足員工的知情權(quán),又能提高員工參政議政的積極性,充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因?yàn)榈陝?wù)會(huì)的參與成員是全體員工,所以,會(huì)議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料,搜集酒店員工關(guān)心的問(wèn)題,將酒店近期的經(jīng)營(yíng)情況,近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計(jì)劃,員工們關(guān)注的問(wèn)題等等,通過(guò)會(huì)議傳遞相關(guān)信息給酒店全體員工。同時(shí),借酒店員工大會(huì)之機(jī),可請(qǐng)酒店月度、季度先進(jìn)員工登臺(tái)發(fā)言,以激勵(lì)先進(jìn),帶動(dòng)一般,促進(jìn)后進(jìn)。酒店員工大會(huì)也可不拘泥具體時(shí)間安排,每逢酒店重大活動(dòng)的開(kāi)始或結(jié)束,一定要及時(shí)召開(kāi)全體員工大會(huì)進(jìn)行動(dòng)員或總結(jié)。
2.總經(jīng)理辦公會(huì)議。
總經(jīng)理辦公會(huì)議是酒店召開(kāi)的最高級(jí)別的管理會(huì)議。總經(jīng)理辦公會(huì)議的組織召開(kāi)者為酒店總經(jīng)理,參加者為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等總經(jīng)理辦公會(huì)議成員,根據(jù)會(huì)議需要也可以臨時(shí)安排相關(guān)部門(mén)經(jīng)理參加?？傓k會(huì)議除了在年頭、年尾因討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略方針、對(duì)酒店當(dāng)年工作進(jìn)行總結(jié)、來(lái)年工作計(jì)劃進(jìn)行商定等原因召開(kāi)的較為頻繁外,一般是每月召開(kāi)一次或總經(jīng)理根據(jù)工作需要臨時(shí)通知召開(kāi),會(huì)議內(nèi)容一般是就近期酒店總體工作進(jìn)行總結(jié),檢查酒店預(yù)算工作完成情況,安排部署下月工作計(jì)劃,酒店高層互通信息,協(xié)調(diào)一致等等。酒店總辦會(huì)議主要是討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略層面以及重大人事任免等方面的問(wèn)題。
3.部門(mén)經(jīng)理會(huì)。
酒店部門(mén)經(jīng)理會(huì)一般每周召開(kāi)一次,時(shí)間一般放在周一進(jìn)行,會(huì)議由酒店運(yùn)行副總經(jīng)理主持。會(huì)議議程主要是酒店各部門(mén)經(jīng)理向總經(jīng)理匯報(bào)部門(mén)上周工作完成情況、本周工作打算、工作中存在的問(wèn)題以及需要協(xié)調(diào)、請(qǐng)示的各項(xiàng)工作。然后,酒店總經(jīng)理對(duì)各部工作進(jìn)行講評(píng)以及傳達(dá)相關(guān)的各項(xiàng)信息?？偨?jīng)理進(jìn)行工作講評(píng)時(shí)切忌沒(méi)有具體態(tài)度,對(duì)該表?yè)P(yáng)的應(yīng)大力弘揚(yáng),該批評(píng)的予以嚴(yán)厲申斥、直至按照酒店的各項(xiàng)工作制度進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。會(huì)議還要由運(yùn)行副總經(jīng)理就本周工作進(jìn)行具體部署。最后,會(huì)議內(nèi)容由總經(jīng)理辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄、存檔,根據(jù)需要由總經(jīng)理決定是否下發(fā)會(huì)議紀(jì)要,并由總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員和人力資源部質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)對(duì)各部任務(wù)完成情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,并及時(shí)反饋給酒店高層。
4.中層干部會(huì)。
中層干部會(huì)一般放在周五下午進(jìn)行,會(huì)議參加的對(duì)象可擴(kuò)大到領(lǐng)班級(jí)。同酒店其它層級(jí)會(huì)議相比,中層干部會(huì)的培訓(xùn)職能大于管理職能。會(huì)議除了各部對(duì)本周工作進(jìn)行例行總結(jié)和通報(bào)外,更重要的是利用這個(gè)時(shí)間對(duì)酒店全體中、基層管理人員進(jìn)行管理知識(shí)培訓(xùn),鼓舞中、基層管理人員的士氣,起到為酒店培養(yǎng)后備管理干部作用。培訓(xùn)授課人可由酒店總辦成員以及部門(mén)經(jīng)理輪流擔(dān)任,根據(jù)需要也可以從院?；蛐袠I(yè)專家中聘請(qǐng)人員到店講課。
5.部門(mén)管理例會(huì)。
部門(mén)管理例會(huì)的主持人是部門(mén)經(jīng)理,參加對(duì)象是所轄部門(mén)的主管、領(lǐng)班級(jí)別管理人員。會(huì)議議程主要是將酒店下達(dá)的各項(xiàng)工作以及部門(mén)工作計(jì)劃進(jìn)行分解,任務(wù)到各班組,并提出明確的完成時(shí)間與質(zhì)量要求。并對(duì)所轄各區(qū)域的工作開(kāi)展、完成情況進(jìn)行講評(píng)。為了鼓勵(lì)先進(jìn)員工以及培養(yǎng)后備基層管理人員,可邀請(qǐng)先進(jìn)員工參加會(huì)議,起到激勵(lì)作用。
6.班組會(huì)。
班組會(huì)由領(lǐng)班主持召開(kāi),會(huì)議議程主要是對(duì)本班組工作進(jìn)行講評(píng),并將班組具體工作任務(wù)分解到人。班組會(huì)的時(shí)間安排較為靈活,既可采取晨會(huì)形式,也可采取在員工交接班時(shí)進(jìn)行。由于基層管理人員綜合素質(zhì)所限,部門(mén)經(jīng)理要對(duì)領(lǐng)班級(jí)的管理人員進(jìn)行必要的會(huì)議知識(shí)培訓(xùn),并參加班組會(huì)予以指導(dǎo)。越是基層會(huì),條理越要清晰,工作安排越要具體,任務(wù)越要細(xì)化到人。
7.協(xié)調(diào)會(huì)。
酒店工作紛繁復(fù)雜,一項(xiàng)接待任務(wù)往往要牽涉到酒店各部門(mén),因而專門(mén)的協(xié)調(diào)會(huì)議是必不可少的。酒店的協(xié)調(diào)會(huì)可分為兩種,一是酒店各部門(mén)經(jīng)理必須參加的協(xié)調(diào)晨會(huì)。會(huì)議由運(yùn)行副總主持,對(duì)當(dāng)天的客情進(jìn)行通報(bào),需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。二是部門(mén)專項(xiàng)工作協(xié)調(diào)會(huì),一般根據(jù)需要每月進(jìn)行一次,如沒(méi)有協(xié)調(diào)工作需要,則予以取消。協(xié)調(diào)議題由各部門(mén)搜集準(zhǔn)備,交由運(yùn)轉(zhuǎn)副總審議后,由總辦安排時(shí)間進(jìn)行。需要指出的是,有關(guān)的協(xié)調(diào)問(wèn)題,相關(guān)部門(mén)經(jīng)理能私下協(xié)調(diào)解決的盡可能私下協(xié)調(diào)解決,私下協(xié)調(diào)解決不了的再提交會(huì)議協(xié)調(diào)解決。協(xié)調(diào)會(huì)議一定要達(dá)到協(xié)調(diào)問(wèn)題、解決問(wèn)題目的,千萬(wàn)不能開(kāi)成扯皮會(huì)。會(huì)議的主持人(運(yùn)行副總經(jīng)理)一定要對(duì)需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題進(jìn)行事先調(diào)研,經(jīng)過(guò)會(huì)議研討后當(dāng)場(chǎng)拍板,達(dá)到協(xié)調(diào)解決問(wèn)題目的。
8.培訓(xùn)會(huì)。
培訓(xùn)會(huì)由人力資源部根據(jù)酒店整體培訓(xùn)計(jì)劃組織實(shí)施。一般來(lái)講,酒店整體培訓(xùn)(如安全消防培訓(xùn)、管理層培訓(xùn))等,由人力資源部組織實(shí)施;各部培訓(xùn)會(huì),由酒店各部自行制訂培訓(xùn)計(jì)劃,報(bào)人力資源部核準(zhǔn)后,各部自行組織實(shí)施,人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)各部培訓(xùn)效果進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
