某企業(yè)技術(shù)文件管理制度
企業(yè)技術(shù)文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術(shù)文件的完整性,使之完全能指導生產(chǎn),以保證質(zhì)量和生產(chǎn)正常進行,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)文件管理。
二、管理業(yè)務與分工
1、技術(shù)部負責人:負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務的審批及有關(guān)事項的確定。
2、檔案保管員:負責技術(shù)文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1、技術(shù)文件的種類
①法律法規(guī)及標準性文件
a.相關(guān)的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產(chǎn)品標準及有關(guān)管理標準
c.相關(guān)的質(zhì)量標準
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書;
b.工序質(zhì)量表及質(zhì)量控制點一覽表
c.產(chǎn)品使用說明書
d.公司內(nèi)所有設備使用說明書
e.設備使用說明書;
f.各種明細表。
③管理類文件
公司日常制定的有關(guān)技術(shù)要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術(shù)部必須建立【技術(shù)文件管理臺賬】,掌握本廠全部技術(shù)文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后,檔案保管員應及時對文件進行分類編號并作記錄,每月或者每季度將記錄復印件送技術(shù)部,技術(shù)部根據(jù)記錄及時掌握本廠技術(shù)文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由檔案保管員按檔案管理標準進行保管,廠內(nèi)發(fā)行的技術(shù)文件,除按檔案管理的要求進行管理外,尚須對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。
4、技術(shù)文件的復制與分發(fā)
技術(shù)文件的復制打印由技術(shù)部提出打印數(shù)字,但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術(shù)文件發(fā)送時,要備好【技術(shù)文件發(fā)放/領(lǐng)用表】進行文件名稱、編號、日期等內(nèi)容的登記,接收人員應在登記表上簽收。
5、技術(shù)文件的借用
1質(zhì)量管理類文件的借用應填寫《文件借閱記錄登記表》,
2作業(yè)類文件的借閱應開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準,方可借閱。
6、技術(shù)文件的修改與審批
①當某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時,由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。
②技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務負責人)填寫【設計更改單】。
【設計更改單】應包括下列內(nèi)容:
a.技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設計、工藝負責人簽名;
e.修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
③技術(shù)文件的審查與批準
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的【設計更改單】交技術(shù)部負責人進行審查和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改有技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會議通過審定后,由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
④檔案管理員接到【設計更改單】后,應立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。
7、技術(shù)文件的回收與銷毀
技術(shù)部應及時掌握相關(guān)國家標準動態(tài),及時更新,過期的應進行回收銷毀。當新的技術(shù)文件進行分發(fā)時,分發(fā)人同時應將相應的舊文件進行回收,整理后由技術(shù)部決定對其進行歸檔或銷毀。
