學(xué)校院秘書處管理制度
一、部門性質(zhì)
秘書處是院團(tuán)委的“窗口“和“門戶”,是院團(tuán)委匯集信息的中心,是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶,負(fù)責(zé)召集院團(tuán)委全體成員會(huì)議并做好會(huì)議紀(jì)錄;協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門開(kāi)展工作,落實(shí)例會(huì)決定。負(fù)責(zé)院團(tuán)委內(nèi)部成員考核,協(xié)助院團(tuán)委各部辦好活動(dòng)。通過(guò)各項(xiàng)活動(dòng)激發(fā)團(tuán)員青年關(guān)心同學(xué)的積極性,鼓勵(lì)團(tuán)員青年奉獻(xiàn)愛(ài)心,建立愛(ài)心基金,并妥善利用基金。指導(dǎo)院團(tuán)委組織發(fā)揮自身作用,自我管理、自我服務(wù)的工作,開(kāi)展各類學(xué)生建設(shè)、志愿服務(wù)的活動(dòng)。幫助院團(tuán)委副書記進(jìn)行各部的謀劃以及決策,協(xié)助院團(tuán)委老師完成各項(xiàng)工作。
二、日常工作
1、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)社團(tuán)全體成員的檔案管理。每學(xué)期秘書處應(yīng)及時(shí)整理社團(tuán)成員檔案,為新加入的成員建檔。在社團(tuán)的各項(xiàng)工作中應(yīng)合作好人員的分配調(diào)用工作。
2、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)社團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)及各部門例會(huì)的考勤簽到工作,還負(fù)責(zé)抽查各部門的例會(huì)情況,如發(fā)現(xiàn)無(wú)故不參加例會(huì)者,秘書處將記錄備案,缺席三次者,將通報(bào)其部長(zhǎng)撤消其職務(wù)。
3、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)愛(ài)心基金的管理以及使用。
4、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議的簽到及會(huì)議記錄工作。
5、在秘書處的日常工作中,應(yīng)堅(jiān)持民主集中制原則,逐級(jí)匯報(bào),逐級(jí)審核;上級(jí)對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé);無(wú)極特殊情況不得越級(jí)反映情況。
三、成員守則
1、院團(tuán)委秘書處成員要嚴(yán)于律己,遵守院團(tuán)委成員的管理制度,互助共勉,樹(shù)立秘書處良好的形象和聲譽(yù)。
2、院團(tuán)委秘書處成員不得以權(quán)謀私,不得以秘書處的名義有越權(quán)行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情節(jié)輕重,分別處以批評(píng),警告、直至辭退。
3、院團(tuán)委秘書處成員在執(zhí)行任務(wù)中,出現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)追究該組負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任。
4、院團(tuán)委秘書處成員如察覺(jué)自己無(wú)法勝任秘書處工作,可以向秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)提出辭職,并上交辭職報(bào)告,老師、秘書長(zhǎng)和副秘書長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況討論后,當(dāng)工作移交完整后方可離開(kāi)秘書處。
5、秘書長(zhǎng)有布置任何任務(wù)和下達(dá)任何命令,秘書處的成員要互相轉(zhuǎn)告,使消息讓整個(gè)部門的人都知道,這樣才能做到互幫互助,使任務(wù)完成的更好。
6、院團(tuán)委秘書處成員確保相關(guān)信息材料的保密性及準(zhǔn)確性。
四、納新制度
1、有強(qiáng)烈的集體意識(shí),較強(qiáng)的統(tǒng)籌意識(shí)和全局觀念,熟知院團(tuán)委的整體運(yùn)轉(zhuǎn)及院團(tuán)委各部門的職能和聯(lián)系
2、有強(qiáng)烈的責(zé)任心和工作熱忱,具有不斷完善自我的意識(shí),工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),并有一定創(chuàng)新思維,能在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的基礎(chǔ)上尋求解決辦法;
3、有一定的社會(huì)政治洞察力,做好院團(tuán)委的思想文化建設(shè);
4、有一定的組織、策劃能力,財(cái)務(wù)管理能力,文件整理和書寫能力;
5、綜合能力較高者優(yōu)先錄取。
五、例會(huì)制度
例會(huì)是秘書處商討工作、加強(qiáng)交流的重要形式,每位秘書處成員必須按時(shí)參加例會(huì),對(duì)于三次不到者,視為自動(dòng)退出。
六、獎(jiǎng)懲制度
1.對(duì)于本部門表現(xiàn)優(yōu)秀成員,給予口頭或書面形式的表?yè)P(yáng)并作好記錄。
2.對(duì)屢次無(wú)辜缺席,并未能講明原因者,公開(kāi)提出批評(píng)。
3.其他方面按照院團(tuán)委成員考核制度嚴(yán)格執(zhí)行。
