藥業(yè)公司有關記錄憑證管理制度
藥業(yè)公司有關記錄和憑證的管理制度
為保證質(zhì)量管理工作的規(guī)范性、可追溯性及完整性,根據(jù)gsp的相關規(guī)定,特制定本制度。
一、各種記錄和憑證的編制與設計
1、為保證規(guī)范性,經(jīng)營全過程的質(zhì)量活動記錄和與質(zhì)量活動有關的憑證,由公司質(zhì)量管理部統(tǒng)一編制與設計。
2、與質(zhì)量活動無關的記錄或憑證,由使用部門提出,經(jīng)公司分管領導審核后執(zhí)行。
二、記錄和憑證的印制
1、藥品經(jīng)營和質(zhì)量管理的有關記錄、憑證由行政人事部負責聯(lián)系印制。
2、財務管理相關的憑證由財務部或行政人事部負責聯(lián)系印制。
3、公司所有記錄、憑證,除行政人事部、財會部外,其他部門不得聯(lián)系印制。
4、記錄和憑證的印制應按經(jīng)審核的樣表式樣印制,不得任意改變。
三、領取及發(fā)放
1、公司下發(fā)的質(zhì)量管理工作文件,由各部門負責人領取,由行政人事部發(fā)放。
2、經(jīng)營過程的質(zhì)量活動記錄,由各部門指定人員統(tǒng)一領取,由行政人事部發(fā)放。
3、與財務管理相關的記錄、憑證,由各部門指定人員領取,由財務部負責發(fā)放。
4、與行政人事管理相關的一些記錄,由部門指定人員領取,由行政人事部發(fā)放
5、領取及發(fā)放應完善領用簽字手續(xù),并做好記錄。
四、記錄、憑證的書寫及使用
1、書寫
(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫,字跡應清楚,內(nèi)容真實完整。
(2)不得任意涂改,確實需要更改時,應在更改處蓋章或簽名。
(3)簽名必須填寫全名,不得只寫姓氏,蓋章應清晰易于辨認。
(4)按表格內(nèi)容填寫齊全,不得空格、漏頁,如無內(nèi)容填寫一律用“─”表示。
(5)財務管理所需的記錄、憑證按財務管理要求書寫。
2、使用
(1)各種記錄、表格、憑證應嚴格按要求使用,不亂用、不錯用。
(2)記錄、憑證可以為手寫,也可以為電腦打印。
(3)電腦系統(tǒng)中的與質(zhì)量活動有關的記錄、憑證,其格式應與公司設計的樣表相一致。
五、記錄、憑證的保管
1、各種記錄、表格不得任意撕毀,丟失或作它用。
2、各部門根據(jù)各記錄、表格、憑證的使用情況,可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證,應在封面注明部門、日期等。
3、由公司行政人事部或質(zhì)量管理部統(tǒng)一管理的記錄或表格、憑證,應全部交該兩部門存檔。
4、電子記錄必須完整,實行授權打開、操作、查閱、備份。
六、監(jiān)督檢查
行政人事部和質(zhì)量管理部應負責對各部門質(zhì)量活動記錄、憑證的使用情況進行檢查,如發(fā)現(xiàn)有問題或缺陷應及時糾正整改。
