公司辦公事務(wù)管理規(guī)定制度
第一章 辦公秩序管理
第一節(jié) 辦公秩序
一、出勤準(zhǔn)則
(一)嚴(yán)格遵守考勤制度,按時上下班。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行考勤打卡制度,不論任何原因,不得代人打卡。
(三)因事請假時,事先要得到主管領(lǐng)導(dǎo)的同意并辦理有關(guān)手續(xù)。
二、員工證
(一)員工證是百江員工身份標(biāo)志,應(yīng)為佩戴它感到自豪和肩負(fù)重任。
(二)上班時間,應(yīng)嚴(yán)格按要求佩戴員工證。
(三)員工應(yīng)妥善保管員工證,遺失應(yīng)立即辦理補(bǔ)領(lǐng)員工證,費(fèi)用自理。
三、辦公物品擺放
(一)應(yīng)保持辦公桌面整潔,桌面不擺放與辦公無關(guān)的物品。
(二)文件夾應(yīng)正確整齊插立于文件架之中,并在夾側(cè)用電腦標(biāo)簽整齊標(biāo)注所夾內(nèi)容。
(三)離開辦公室 30 分鐘以上時,須將桌面文件整理,齊放于文件架中,重要文件入柜上鎖,不得散亂于桌面。
(四)簡易文具可收于筆筒之中,取用后立即放回;其余文具則應(yīng)收入抽屜中。
(五)座椅靠背一律不能放任何物品,不得翹椅,人離開時椅子調(diào)正,并推入桌下。
(六)外衣提包手袋置掛于櫥柜內(nèi),不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。
(七)飲水機(jī)及其它設(shè)備、物品在指定地點(diǎn)擺放,不得隨意移動。
四、辦公區(qū)守則
(一)工作時間內(nèi)不在辦公區(qū)域內(nèi)化妝或整理衣飾。
(二)若電話中斷,應(yīng)立即掛上聽筒,等待對方重新打進(jìn)。
(三)結(jié)束通話時,要聽到對方掛機(jī)后,再掛斷電話。
(四)通話中若要與他人講話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?用手捂住聽筒再講話。
(五)電話里請對方等候,繼續(xù)通話時一定先說“對不起,讓您久等了”。
(六)若對方要找別人,應(yīng)手捂聽筒,招呼他人接聽電話。
(七)自己如果不能決策時,應(yīng)請示上級后再作答復(fù)。
(八)電話中聽到重要事情,一定要重復(fù)一遍,以確認(rèn)無疑,然后做好筆錄。
(九)撥錯電話時,應(yīng)有禮貌地致歉。
(十)接到撥錯的電話時,應(yīng)客氣地應(yīng)對。
(十一)使用他人電話時應(yīng)先征詢他人同意。
(十二)休息日向別人打電話時,需先表示歉意。
五、公關(guān)接待禮儀
(一)與客人相遇,要主動相讓;與客人同行,應(yīng)禮讓客人先行;同乘電梯,讓客人先上、先下。
(二)接待客人時,要面帶微笑,姿勢端正,講究禮貌,用心聆聽,不搶話插話、爭辯,講話聲音適度有分寸,語氣溫和文雅,不大聲喧嘩,聽到意見、批評時不辯解,冷靜對待,及時上報。
(三)遇到客人詢問,做到有問必答,不能說“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等,不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客。
(四)接待來客時,如客人職位比自己高時,不應(yīng)主動要求行握手之禮?？腿艘笪帐謺r,應(yīng)及時應(yīng)對,并面帶笑容,姿勢端正,用力適度,不能用左手;握手時,左手不得插入口袋里。
(五)拜訪客人時,通常應(yīng)優(yōu)先考慮對方,在對方方便時刻,再決定拜訪時間。
(六)約定時間應(yīng)嚴(yán)格遵守,估計會遲到應(yīng)在約定時間前通知對方。
第三節(jié) 工作方法基準(zhǔn)
一、公司員工在工作中應(yīng)始終堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,全面優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切任務(wù)。
二、切忌越級報告,架空直接上司。
三、請示、匯報工作,應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)臅r間,并帶全材料和筆記本,將請示內(nèi)容事先列出,并記錄有關(guān)指示,臨行前應(yīng)復(fù)述一遍,發(fā)現(xiàn)指示或承接的工作在執(zhí)行上有困難時,應(yīng)及時直接提出。
四、報告或提建議時,必須掌握準(zhǔn)確資料,事先備妥文件說明。如呈緊急提案,須附上時間期限。
五、承辦其他部門主管交辦的事情,須先報告本部門主管。
六、工作中應(yīng)勇于承擔(dān)責(zé)任,不推諉。
七、主管交辦的事情,應(yīng)立刻去做,切勿拖延;工作過程中應(yīng)主動向主管匯報進(jìn)展情況。
八、未經(jīng)許可,不得隨意翻閱不屬于自己的文件。
九、調(diào)離本職工作時,應(yīng)與主管、財務(wù)及有關(guān)部門辦理交接手續(xù)。
十、下級與上級交談,只談公事,不應(yīng)涉及上級之間的人際關(guān)系與公司機(jī)密。
十一、嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密,未經(jīng)同意,不得以公司名義對外發(fā)布任何消息。
第四節(jié) 罰則
本制度的檢查、監(jiān)督部門為綜合行政部,違反此規(guī)定的員工,除按公司正?？己送鈱⒘斫o予 30 元~100 元的扣薪處理并進(jìn)行通報批評。
