建設(shè)股份公司合同管理制度
某建設(shè)股份有限公司合同管理制度
第一章總則
第一條為加強(qiáng)合同管理,預(yù)防合同糾紛,促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)管理,保障公司合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及有關(guān)法規(guī)、規(guī)章,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制定本制度。
第二條合同管理是指合同的預(yù)案審查、合同的執(zhí)行、合同的監(jiān)督、合同的管理。包括從資信調(diào)查、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結(jié)歸檔等全過(guò)程的管理。
第三條本制度適用范圍為本公司工程系列所涉及的經(jīng)濟(jì)合同。其他類別如勞動(dòng)合同、采購(gòu)合同等在其相應(yīng)的管理辦法中規(guī)定。
第二章授權(quán)
第四條下列人員有權(quán)代表公司簽訂經(jīng)濟(jì)合同:
(一)公司法定代表人;
(二)公司法定代表人書面授權(quán)的法人委托人。
第五條各法人委托人的具體代理權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》時(shí)注明。法人委托人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍行使簽約權(quán),禁止超越代理權(quán)限對(duì)外簽約。
第六條任何部門及工作人員未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托,不得以公司名義對(duì)外簽訂合同或改變合同內(nèi)容,不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權(quán)利。
第七條公司內(nèi)部的職能機(jī)構(gòu)、各分公司,不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同。各分公司工程處可以對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù),但簽訂合同必須由分公司根據(jù)總公司的授權(quán)進(jìn)行。
第三章合同管理部門的職責(zé)
第八條公司的經(jīng)濟(jì)合同文本實(shí)行二級(jí)管理:公司級(jí)的合同文本由總經(jīng)理委托公司市場(chǎng)部管理;各分公司的經(jīng)濟(jì)合同文本由分公司經(jīng)理負(fù)責(zé),委托分公司市場(chǎng)部管理。
第九條合同管理部門的主要職責(zé)
(一)負(fù)責(zé)管理公司簽訂的合同;
(二)負(fù)責(zé)審查公司簽訂的合同的合法性、完整性和可行性;對(duì)須報(bào)上級(jí)部門或上級(jí)主管審批、見(jiàn)證、簽證或公證的合同,辦理申報(bào)手續(xù),提出初步意見(jiàn);
(三)負(fù)責(zé)公司法人委托人的日常管理及年終審查的初審;
(四)制定公司、本部門合同管理的實(shí)施細(xì)則;
(五)協(xié)助處理公司合同糾紛,進(jìn)行合同資料的匯總、分類、歸檔、統(tǒng)計(jì)及上報(bào)等。
第十條法人委托人的主要職責(zé)
(一)在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同,既不能違章越權(quán),也不能消極推諉;
(二)對(duì)所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負(fù)責(zé);
(三)對(duì)須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的合同,辦理申報(bào)手續(xù),提出本人意見(jiàn)并對(duì)本人意見(jiàn)負(fù)責(zé);
(四)對(duì)所簽訂合同的履行負(fù)責(zé),履行中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即上報(bào),同時(shí)積極想辦法解決;對(duì)發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)處理或協(xié)助有關(guān)部門處理;
(五)負(fù)責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料,合同履行完畢后應(yīng)立即將資料上交歸檔。
第四章合同的簽訂
第十一條簽約人在簽約之前必須認(rèn)真了解對(duì)方單位(當(dāng)事人)以下情況:
(一)是否具有法人資格;
(二)是否有經(jīng)營(yíng)權(quán);
(三)是否有履約能力、資信如何;
(四)對(duì)方簽約人是否為單位法定代表人或法人委托人、是否在代理權(quán)限之內(nèi)。
第十二條合同除即時(shí)結(jié)清者外,一律采用書面格式,并依照有關(guān)規(guī)定,使用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)(示范)合同文本;沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)(示范)合同文本的,合同格式應(yīng)符合有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。
第十三條合同一般應(yīng)具備下列主要條款:
(一)雙方當(dāng)事人的全稱、地址、法定代表人、開(kāi)戶銀行;
(二)項(xiàng)目名稱及主要內(nèi)容;
(三)對(duì)工期、技術(shù)、質(zhì)量等的明確要求;
(四)計(jì)價(jià)單位、定價(jià)內(nèi)容及價(jià)格確定;
(五)履行的期限、地點(diǎn)、方式及合同有效期限;
(六)違約責(zé)任、賠償金額及其計(jì)價(jià)單位和計(jì)算方法;
(七)合同的變更和解除;
(八)合同爭(zhēng)議的解決方式;
(九)合同簽訂的時(shí)間、地點(diǎn);
(十)法律、法規(guī)規(guī)定或當(dāng)事人協(xié)商一致的其他條款。
第十四條簽約內(nèi)容如果涉及公司內(nèi)部其他部門,應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商,統(tǒng)一平衡。
第十五條合同修訂前,必須由市場(chǎng)部、工程部、財(cái)務(wù)部等職能部門及有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同的以下內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審會(huì)簽:
(一)合同主體
1.當(dāng)事人是否具備法律規(guī)定的主體資格,是否超越規(guī)定的經(jīng)營(yíng)范圍;
2.雙方承辦人員的代理權(quán)限;
3.對(duì)方當(dāng)事人的資信情況、履約能力;
(二)合同內(nèi)容
1.合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本《制度》中相關(guān)規(guī)定;
2.合同應(yīng)具備的條款是否齊全、合理、嚴(yán)密;
3.雙方當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致,雙方的權(quán)利、義務(wù)是否明確、平等;
4.簽約雙方的用章是否為合同專用章。
(三)合同文字
1.合同用語(yǔ)是否規(guī)范;
2.文字表達(dá)是否確切無(wú)誤。
(四)合同的經(jīng)濟(jì)效益
1.預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);
2.合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。
第十六條各部門在合同評(píng)審過(guò)程中,要認(rèn)真填寫《合同評(píng)審表》,明確表示意見(jiàn),作為合同修改、取舍的依據(jù)。
第十七條對(duì)于內(nèi)容復(fù)雜、較難掌握或簽約人認(rèn)為有必要的合同,在修訂過(guò)程中,需由公司法律顧問(wèn)進(jìn)行有效性審查,并提出相關(guān)法律意見(jiàn)。
第十八條合同正式簽訂前,應(yīng)按如下程序報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn):
(一)公司法人代表簽訂的合同,價(jià)款1000萬(wàn)元以下的,報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批;價(jià)款1000萬(wàn)元以上的,須報(bào)公司董事會(huì)審批;
(二)公司總部各法人委托人所簽訂的合同,須報(bào)法定代表人審批;
(三)各分公司自攬的工程項(xiàng)目,在授權(quán)范圍內(nèi)的,由分公司經(jīng)理辦公會(huì)審批;超過(guò)授權(quán)范圍的,須報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批,由公司法定代表人簽訂。
第十九條根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,需報(bào)工商行政管理部門簽證或請(qǐng)公證處公證的合同,須按有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十條未簽施工合同的工程項(xiàng)目,必須
經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可動(dòng)工,并按特殊事項(xiàng)對(duì)待。此時(shí),項(xiàng)目小組和市場(chǎng)部要緊密跟蹤客戶的信用變化,督促對(duì)方盡快確定工作量,及早簽訂合同。
第五章合同的履行
第二十一條合同依法成立后,即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員,應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù),確保合同履行。
第二十二條各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同執(zhí)行情況,合同管理部門要按月統(tǒng)計(jì)合同執(zhí)行情況,根據(jù)合同確定的收款條件,及時(shí)催收款項(xiàng)。
第二十三條工程竣工后,各承辦部門應(yīng)提供工程追加(減)資料,協(xié)同合同管理部門一起向客戶辦理竣工結(jié)算。
第二十四條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。具體應(yīng)為:物資交清、工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)。
第六章合同變更(解除)
第二十五條合同的變更(解除)必須符合《經(jīng)濟(jì)合同法》的規(guī)定,并應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方商議。
第二十六條變更(解除)合同的手續(xù),應(yīng)與簽訂合同時(shí)的審批權(quán)限和程序相同。
第二十七條變更(解除)合同,一律采用書面形式。經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證的合同,在達(dá)成變更(解除)協(xié)議后,必須報(bào)公證機(jī)關(guān)重新公證。
第二十八條變更(解除)經(jīng)濟(jì)合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)前,原合同仍然有效。
第二十九條如因變更(解除)合同可能使當(dāng)事人受到損失,雙方應(yīng)在變更(解除)合同的協(xié)議中明確規(guī)定各自應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。
第七章合同糾紛的處理
第三十條發(fā)生合同糾紛時(shí),合同承辦部門必須及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并主動(dòng)會(huì)同合同管理部門研究解決糾紛的辦法。一般合同糾紛,由合同承辦部門按照合同約定或法律規(guī)定負(fù)責(zé)處理;重大合同糾紛以及涉及仲裁、訴訟等法律事務(wù)的合同糾紛,由合同管理部門在法定代表人的授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)處理,并及時(shí)報(bào)上級(jí)主管部門備案。
第三十一條合同糾紛應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)提出,并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠時(shí)間。
第三十二條對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同糾紛達(dá)成一致意見(jiàn)的,應(yīng)簽訂書面協(xié)議,并應(yīng)及時(shí)將此書面協(xié)議傳遞給相應(yīng)部門和單位。
第三十三條處理糾紛的協(xié)議書未按期履行時(shí),可以申請(qǐng)仲裁機(jī)關(guān)仲裁或到人民法院起訴。
第三十四條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,將有關(guān)資料匯總、歸檔,以備查考。
第八章合同管理
第三十五條所有合同應(yīng)按本制度第九條的規(guī)定歸口合同管理部門統(tǒng)一管理。
第三十六條合同管理人員和合同具體承辦人員必須經(jīng)過(guò)有關(guān)合同法律、法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn),掌握有關(guān)的法律及業(yè)務(wù)知識(shí)。
第三十七條合同檔案
(一)建立合同檔案。每份合同應(yīng)包括合同正本、合同副本及附件、合同文件的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄、變更(解除)合同的協(xié)議書、電傳,合同統(tǒng)一編號(hào),不得重復(fù)或遺漏;
(二)建立合同管理臺(tái)賬。臺(tái)賬的內(nèi)容應(yīng)包括序號(hào)、合同號(hào)、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、價(jià)金、對(duì)方單位、履行情況。臺(tái)賬應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時(shí);
(三)建立合同情況月報(bào)制度。各分公司市場(chǎng)部應(yīng)在每月5日之前將截止上月底的合同臺(tái)賬報(bào)送分公司總經(jīng)理和公司市場(chǎng)部,公司市場(chǎng)部匯總后報(bào)公司總經(jīng)理,同時(shí)抄報(bào)公司財(cái)務(wù)部和法律顧問(wèn)部門。
第三十八條合同專用章
(一)合同專用章由公司、各分公司統(tǒng)一刻制、編號(hào)和頒發(fā);
(二)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不得混用、代用或借用;
(三)合同專用章應(yīng)妥善保管,若有遺失,立即報(bào)上級(jí)主管單位并應(yīng)聲明作廢。
(四)簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章,不得使用本單位的公章、內(nèi)部機(jī)構(gòu)章或其他專用章。
第九章附則
第三十九條本制度由公司總經(jīng)理辦公會(huì)制訂,其解釋、修改權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會(huì)。
