公司信息中心管理制度三

公司信息中心管理制度三

公司信息中心管理制度(4)

1 總則

1.1 為推進(jìn)公司信息化建設(shè),規(guī)范和管理公司信息中心及各種信息產(chǎn)品、信息資源的合理使用和投資,特制定本制度。

1.2 信息中心管理范圍包括上海公元建材發(fā)展有限公司及分公司等。

1.3 信息中心職責(zé)在于統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范和管理信息產(chǎn)品的使用和投資,組織和負(fù)責(zé)信息工程的實施,制定、修訂信息管理制度、規(guī)則和規(guī)定。

1.4 信息中心貫徹執(zhí)行公司和集團(tuán)信息中心的制度、目標(biāo)和相關(guān)規(guī)定。

1.5 信息中心管理內(nèi)容包括:信息產(chǎn)品、信息資源、信息工程、監(jiān)控系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、電話系統(tǒng)等。

1.6 本制度所指信息產(chǎn)品、信息資源包括計算機(jī)、外設(shè)及耗材和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備硬件,各類系統(tǒng)及應(yīng)用軟件,各類電子數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)資源等。

2 硬件管理

2.1 信息產(chǎn)品硬件包括:

2.1.1 計算機(jī)硬件包括:網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、存儲器、各種接口卡(如視頻卡等)。

2.1.2 計算機(jī)外設(shè)包括:打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、ups(不間斷電源)、掃描儀、手寫板、讀卡器及其它外圍部件在內(nèi)的設(shè)備、備件和耗材。

2.1.3網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括:光纖及其轉(zhuǎn)發(fā)器、雙膠線、交換機(jī)、三層交換機(jī)、路由器、vpn、防火墻等。

2.2信息產(chǎn)品硬件管理內(nèi)容包括:

2.2.1 信息產(chǎn)品硬件的購置、調(diào)配、維護(hù)、維修、報廢和隨機(jī)資料保管等工作。

2.2.2 信息產(chǎn)品硬件(固定資產(chǎn)、配件)入庫、登記。

2.3 部門使用計算機(jī)及外設(shè)的安裝、領(lǐng)用和調(diào)配

2.3.1 計算機(jī)硬件的裝機(jī)、測試和相關(guān)備份。

2.3.1.1 新購置的計算機(jī)硬件,在信息中心或使用部門處開箱驗機(jī),確保實物與配置清單相符;

2.3.1.2 信息中心技術(shù)人員會同供應(yīng)商對設(shè)備進(jìn)行裝機(jī)和測試;

2.3.1.3 信息中心技術(shù)人員安裝相關(guān)辦公軟件和完成基本配置,備份操作系統(tǒng)及驅(qū)動程序;

2.3.1.4 交由使用部門相關(guān)人員使用。

2.3.2計算機(jī)硬件隨機(jī)資料保管

2.3.2.1計算機(jī)硬件檢驗合格后,信息中心技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真填寫保修卡,按要求寄回廠家或歸檔;

2.3.2.2驅(qū)動程序、使用說明、合格證、用戶手冊、光盤等隨機(jī)所有文件和軟件資料,由信息中心按檔案要求負(fù)責(zé)保管。

2.3.3計算機(jī)硬件入庫和出庫

2.3.3.1購置的計算機(jī)硬件驗貨合格后,信息中心在送貨單上簽署,并據(jù)此填寫入庫單或固定資產(chǎn)增加單并錄入相關(guān)數(shù)據(jù)庫;

2.3.3.2使用部門填寫領(lǐng)料單,部門經(jīng)理審批,信息中心核準(zhǔn)后發(fā)出相應(yīng)的計算機(jī)硬件,并據(jù)此錄入相關(guān)數(shù)據(jù)庫;

2.3.3.3信息中心填寫信息產(chǎn)品備查賬。

2.4計算機(jī)硬件升級和調(diào)配

2.4.1公司各部門計算機(jī)硬件不能滿足工作需要時,由使用部門提出書面升級、調(diào)換申請,信息中心簽

署意見,常務(wù)副總審批,交由信息中心協(xié)同相關(guān)部門實施。

2.4.2計算機(jī)硬件的維護(hù)和保養(yǎng)。

2.4.2.1計算機(jī)硬件在使用過程中,應(yīng)經(jīng)常保持設(shè)備的清潔;

2.4.2.2計算機(jī)應(yīng)配備ups(不間斷穩(wěn)壓電源);

2.4.2.3非信息中心相關(guān)人員不得打開計算機(jī)主機(jī)機(jī)箱和拆、換零配件,嚴(yán)禁帶電插拔配件及外設(shè),違者按公司相關(guān)處罰條例執(zhí)行;

2.4.2.4計算機(jī)及主要外設(shè)保養(yǎng)周期定為每季一次。維護(hù)人員在保養(yǎng)結(jié)束后,填寫計算機(jī)保養(yǎng)記錄單。

2.5 計算機(jī)硬件的維修

2.5.1計算機(jī)出現(xiàn)故障時,應(yīng)及時通知信息中心,信息中心維修人員在接到通知后,盡快到現(xiàn)場檢查故障原因,進(jìn)行故障鑒定并維修;信息中心無法維修的,經(jīng)信息中心負(fù)責(zé)人準(zhǔn)允,聯(lián)系相應(yīng)供應(yīng)商進(jìn)行維修。各分公司計算機(jī)出現(xiàn)故障,由網(wǎng)管(或兼職)按照上述程序辦理,所屬信息中心提供技術(shù)支持。

2.5.2計算機(jī)維修完畢后,信息中心維修人員需填寫維修記錄單,經(jīng)計算機(jī)使用者簽字確認(rèn),歸檔備案。

2.6計算機(jī)硬件的報廢

2.6.1計算機(jī)硬件報廢的條件:

2.6.1.1部件嚴(yán)重?fù)p壞,無升級或維修可能的;

2.6.1.2計算機(jī)過于陳舊,且已經(jīng)無法正常辦公的;

2.6.1.3維修費用超過或接近同等效能價值的設(shè)備。

2.6.2計算機(jī)的報廢由使用部門提出申請,信息中心鑒定,屬固定資產(chǎn)的,由分管副總或常務(wù)副總審批后按固定資產(chǎn)相關(guān)規(guī)定辦理報廢手續(xù)。

2.6.3已作報廢處理的計算機(jī)或部件,由信息中心解體,凡可用零配件的要進(jìn)行登記,另作備用,其它殘體交于相關(guān)部門處理。

3 軟件管理

3.1 信息產(chǎn)品軟件包括:

3.1.1各類操作系統(tǒng)(如windows 98、windows 2000、windows *p、windows 2003等)。

3.1.2各類信息系統(tǒng)(如oa、k3-erp等)。

3.1.3各類應(yīng)用軟件(如e*cel、word、autocad等)。

3.1.4各類電子數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)軟體(網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)廣告)等。

3.2信息產(chǎn)品軟件管理內(nèi)容包括:

3.2.1各類信息產(chǎn)品軟件的安裝、維護(hù)、規(guī)劃、購置和開發(fā)等。

3.2.2主要的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)廣告推廣。

3.2.3各類信息產(chǎn)品軟件的歸檔和保管。

3.3 各類信息產(chǎn)品軟件的安裝、維護(hù)和簡易開發(fā)

3.3.1公司各部門工作有軟件需求的(常用工具軟件),提出書面或口頭申請,使用部門經(jīng)理準(zhǔn)許后,信息中心方可安裝。

3.3.2屬于財務(wù)部門的軟件系統(tǒng)不得隨便在其它部門計算機(jī)里安裝。

3.3.3計算機(jī)使用者或非信息中心相關(guān)人員不得對計算機(jī)現(xiàn)有的應(yīng)用軟件進(jìn)行刪除。

3.3.4信息中心有責(zé)任對office等辦公軟件根據(jù)部門需求進(jìn)行簡單的二次開發(fā),再交付相關(guān)部門使用。

3.3.5信息中心平面設(shè)計人員根據(jù)各部門的需求,盡快完成交付所需部門使用。

3.4 信息產(chǎn)品軟件的歸檔和保管

3.4.1對于部門級或公司級的軟件,信息中心在機(jī)房服務(wù)器中備份。

3.4.2對于部門級或公司級的軟件原件,信息中心移交檔案室進(jìn)行保管。

4 使用管理

4.1 信息產(chǎn)品的使用包括:

4.1.1硬件的使用,如計算機(jī)、交換機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等其它外設(shè)。

4.1.2軟件的使用,如操作系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、辦公軟件等。

4.1.3網(wǎng)絡(luò)資源的使用,如局域網(wǎng)、因特網(wǎng)等。

4.2 信息產(chǎn)品的使用管理內(nèi)容包括:

4.2.1計算機(jī)及外設(shè)基本操作規(guī)程和規(guī)定。

4.2.2信息系統(tǒng)等軟件基本操作。

4.2.3局域網(wǎng)和因特網(wǎng)資源的合理使用。

4.2.4定期給公司計算機(jī)操作員開展培訓(xùn)業(yè)務(wù)等。

4.3 計算機(jī)及外設(shè)基本操作規(guī)程和規(guī)定

4.3.1計算機(jī)使用實行定人定機(jī)。

4.3.1.1各部門的計算機(jī)由使用部門確定定人定機(jī)的名單,報請所屬信息中心備案;

4.3.1.2計算機(jī)使用者應(yīng)充分利用計算機(jī)處理業(yè)務(wù),不得在工作時間內(nèi)利用公司計算機(jī)玩游戲、聽歌等與工作內(nèi)容無關(guān)的操作;

4.3.1.3變更計算機(jī)使用者或?qū)τ嬎銠C(jī)進(jìn)行調(diào)配,應(yīng)檢查計算機(jī)原有配件是否完整,文檔資料應(yīng)該進(jìn)行移交,個人資料應(yīng)予刪除,信息中心據(jù)此更改備案。

4.3.2計算機(jī)正常工作時,下班后按正常順序關(guān)閉主機(jī)、顯示器及外設(shè),禁止非法關(guān)機(jī)。

4.3.3禁止非信息中心維修人員擅自安裝、刪除和隨意更改計算機(jī)程序和配置;禁止非本計算機(jī)使用者隨意刪除電子數(shù)據(jù)。

4.3.4禁止用軟驅(qū)、光驅(qū)和其它移動存儲器讀取破壞計算機(jī)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)。

4.3.5計算機(jī)操作人員應(yīng)該避免計算機(jī)、打印機(jī)等疲勞使用,盡量降低設(shè)備損耗。

4.4 主要信息系統(tǒng)的基本操作

4.4.1計算機(jī)操作人員必須熟練操作和掌握與自己業(yè)務(wù)密切聯(lián)系的oa、erp等系統(tǒng)模塊。

4.4.2上班按時登錄

oa系統(tǒng)查看通知、任務(wù)、公文等公眾信息,及時完成工作流程中的任務(wù)。

4.4.3公司信息交流通過oa等內(nèi)部統(tǒng)一郵件平臺進(jìn)行傳遞。

4.5 局域網(wǎng)和因特網(wǎng)的合理使用

4.5.1局域網(wǎng)使用基本要求:

4.5.1.1公司與所屬分公司計算機(jī)利用vpn技術(shù)連在一個局域網(wǎng)內(nèi);

4.5.1.2網(wǎng)絡(luò)上共享資料未經(jīng)本人或上級領(lǐng)導(dǎo)同意,嚴(yán)禁擅自拷貝、更改、刪除;

4.5.1.3各公司、各部門充分利用vpn和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料傳輸和數(shù)據(jù)共享,協(xié)同工作;

4.5.1.4嚴(yán)禁對局域網(wǎng)內(nèi)計算機(jī)進(jìn)行攻擊、破壞。

4.5.2因特網(wǎng)使用基本要求:

4.5.2.1如工作需要使用因特網(wǎng)的,需填寫因特網(wǎng)開通申請單,并由申請人和本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后、報常務(wù)副總審批后信息中心方可開通并備案;

4.5.2.2充分利用上網(wǎng)時間,查找與工作相關(guān)信息;

4.5.2.3禁止登錄不健康網(wǎng)站、上網(wǎng)聊天;

4.5.2.4禁止下載未經(jīng)信息中心允許的軟件、程序和娛樂內(nèi)容;

4.5.2.5公司寢室計算機(jī)開通因特網(wǎng)按補(bǔ)充規(guī)定執(zhí)行。

4.6 信息中心應(yīng)定期開展培訓(xùn)

4.6.1信息中心有編制計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用簡易教程的義務(wù)。

4.6.2信息中心應(yīng)定期對公司計算機(jī)操作員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。

4.6.3信息中心應(yīng)考核和培訓(xùn)計算機(jī)操作員對自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)信息系統(tǒng)的應(yīng)用。

5 機(jī)房管理

5.1公司信息中心機(jī)房禁隨意出入

5.2 公司計算機(jī)機(jī)房管理內(nèi)容包括

5.2.1公用服務(wù)器和公用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置、維護(hù)、維修、升級、報廢等。

5.2.2主要信息系統(tǒng)(oa、erp等)的規(guī)劃和建設(shè)。

5.2.3網(wǎng)站建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)廣告推廣。

5.3 公用信息產(chǎn)品硬件的管理

5.3.1公司服務(wù)器和公司網(wǎng)絡(luò)設(shè)備入庫與出庫按計算機(jī)硬件入庫與出庫程序辦理。

5.3.2公用服務(wù)器、公用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與線路的維護(hù)、維修和保養(yǎng)。

5.3.2.1定期對上述公用硬件進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng),保養(yǎng)周期為每季一次;

5.3.2.2需要維修的,交由信息中心或相關(guān)職能人員鑒定并維修;信息中心無法維修的,由相關(guān)人員填寫故障鑒定報告和維修方案建議,信息中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),聯(lián)系相應(yīng)供應(yīng)商進(jìn)行維修;

5.3.2.3維修完畢后,須由信息中心維修人員填寫維修記錄單,由信息中心負(fù)責(zé)人確認(rèn)并歸檔備案。

5.4 公司主要信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)

5.4.1公司領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識、積極參與和高度重視;

5.4.2信息中心在整個信息工程實施過程中屬于中心部門;

5.4.3實施前需了解、調(diào)查、熟悉、掌握公司各部門各環(huán)節(jié)工作流程和具體要求,制定相應(yīng)方案;

5.4.4從性能、價格、日后升級、二次開發(fā)的難易度和售后服務(wù)質(zhì)量等多方面考證信息系統(tǒng)并合理選購;

5.4.5提供試用版本的,信息中心應(yīng)該組織在一定范圍內(nèi)試用一段時間以觀效果;

5.4.6要合理規(guī)劃、預(yù)測和協(xié)調(diào)事前、事中、事后等各環(huán)節(jié)工作及進(jìn)程;

5.4.7在協(xié)議或合同中明確、明晰投資雙方權(quán)責(zé);

5.4.8成立項目實施專門小組,項目中心負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)并制訂項目實施可行性方案,項目中心負(fù)責(zé)人直接對常務(wù)副總或總經(jīng)理負(fù)責(zé);

5.4.9定期由常務(wù)副總或總經(jīng)理召開項目實施總結(jié)推進(jìn)會議;

5.4.10實施過程中注重員工對自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息系統(tǒng)的熟練應(yīng)用。

5.5 網(wǎng)站建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)廣告推廣由信息中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)

5.5.1信息中心負(fù)責(zé)對公司網(wǎng)站進(jìn)行總體規(guī)劃和建設(shè)。

5.5.2各公司信息中心或協(xié)同相關(guān)部門對網(wǎng)站基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)布和日常維護(hù)。

5.5.3公司網(wǎng)絡(luò)廣告推廣由信息中心根據(jù)各公司的情況統(tǒng)一規(guī)劃。

6 采購管理

6.1 信息產(chǎn)品硬件采購包括部門用和公司用硬件采購

6.1.1部門需配置全新計算機(jī),由所在部門使用人填寫信息產(chǎn)品請購單,部門經(jīng)理審核,信息中心簽署意見并填寫詳細(xì)配置等相關(guān)信息,總經(jīng)理審批,交由供應(yīng)部統(tǒng)一購置。

6.1.2部門需購置計算機(jī)配件、耗材或維修用配件,由所在部門使用人填寫信息產(chǎn)品請購單,部門經(jīng)理

審核,信息中心簽署意見,由常務(wù)副總審批后再交供應(yīng)部統(tǒng)一購置。

6.1.3分公司(或子公司)配置計算機(jī)及外設(shè)硬件,由所在部門使用人填寫信息產(chǎn)品請購單,部門經(jīng)理

審核,網(wǎng)管(或兼職)簽署意見,分公司(或子公司)總經(jīng)理審批,交分公司(或子公司)供應(yīng)部門購置并報請所屬信息中心備案。

6.1.4公用服務(wù)器和公用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置,由信息中心填寫信息產(chǎn)品請購單和申請說明書,常務(wù)副總或總經(jīng)理審批,交由信息中心和供應(yīng)部協(xié)同購置。

6.1.5信息產(chǎn)品硬件購置時,應(yīng)掌握如下原則:

6.1.5.1品牌力求統(tǒng)一;

6.1.5.2購置時要貨比三家,對供應(yīng)商的產(chǎn)品性價和售后服務(wù)雙重考查;

6.1.5.3重要信息產(chǎn)品硬件的選購應(yīng)考慮日后升級、擴(kuò)展和基于集團(tuán)應(yīng)用環(huán)境;

6.1.5.4信息中心有參與選擇供應(yīng)商的權(quán)力。

6.2 公司或部門需購置信息產(chǎn)品軟件(重要業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)),由信息中心或使用部門填寫信息產(chǎn)品軟件需求申請報告,由常務(wù)副總審批后再交由信息中心辦理。

6.3 付款程序

6.3.1公司購置、維修等信息產(chǎn)品硬件取得的發(fā)票或費用,須有相關(guān)憑證或附件(如入庫單、固定資產(chǎn)增加單、信息產(chǎn)品清單、維修記錄單等),經(jīng)供應(yīng)部、信息中心審核,財務(wù)部復(fù)核,常務(wù)副總審批后報銷。

6.3.2信息產(chǎn)品購置、維修、維護(hù)等,未按上述付款手續(xù)辦理的,財務(wù)部應(yīng)拒絕付款。

6.3.3 公司制度和集團(tuán)信息中心制度沒作特別規(guī)定的,6.3.4 信息產(chǎn)品報銷均按此規(guī)定執(zhí)行。

7 安全、保密管理

7.1 信息中心應(yīng)負(fù)責(zé)公司計算機(jī)、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)安全

7.1.1定期對計算機(jī)和服務(wù)器等進(jìn)行安全檢查,關(guān)注、防止病毒和黑客的侵襲,定期升級安全軟件。

7.1.2定期對服務(wù)器電子數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤等介質(zhì)備份、存儲。

7.1.3定期對各部門的業(yè)務(wù)資料以一定的電子格式進(jìn)行備份、存儲。

7.2 計算機(jī)操作者和信息中心應(yīng)遵守公司保密制度

7.2.1對于公司業(yè)務(wù)的一些機(jī)密、重要資料,不得外傳。

7.2.2對于公司內(nèi)信息系統(tǒng)平臺內(nèi)的私人和業(yè)務(wù)郵件,信息中心人員不得泄露。

7.2.3違反公司保密制度并給公司和他人造成損失和傷害的,依照公司相關(guān)處罰條例執(zhí)行。

8 附則

8.1 本制度解釋權(quán)歸信息中心,未盡事宜由信息中心負(fù)責(zé)修訂。