z裝飾公司會議管理制度
裝飾公司會議管理制度
會議是公司議事、決策的主要方式,是保證企業(yè)正常運行的必要手段。
會議的目的在于集思廣益,促進溝通,統(tǒng)一思想,提高行動能力,進而解決問題。過多的會議必然導致形式主義、官僚主義,既耽誤工作時間,影響工作效率,又增加行政管理費用。
因此,必須加強對公司會議的管理,精簡數(shù)量,講求質(zhì)量,提高會議效率,為此,特制定本制度。會議構(gòu)成公司會議由董事會會議、公司例會、專業(yè)會議、部門會議(設計師會議)及其它會議構(gòu)成。
會議內(nèi)容
董事會會議:每月至少召開一次,由公司董事長主持,參加人員為公司股東、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等核心領(lǐng)導成員。會議內(nèi)容:討論、制定公司一定時期經(jīng)營策略。并就一定時期工作事項做出研究、決策、部署和安排。研究、分析公司在近期在經(jīng)營發(fā)展中出現(xiàn)的重大情況和重要問題,并制定解決措施與方案。研究制定總業(yè)務目標、長期、近期規(guī)劃及執(zhí)行計劃。
評估各部門的工作表現(xiàn),檢查及修正各經(jīng)理及其所屬人員的委任。部署各部門工作,并予以支持引導。
公司例會:每周召開一次,每周一下午4點舉行,由總經(jīng)理主持,參加人員為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門經(jīng)理、店面經(jīng)理、主管及其它管理人員。
會議內(nèi)容:
①總經(jīng)理傳達董事會會議精神,貫徹落實做出的決議、安排。
②部門經(jīng)理匯總本周的工作情況,匯報成績,指出錯誤,并提出改進措施,以及需請總經(jīng)理或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題。
③各部門經(jīng)理概述下周工作計劃,具體實施步驟與完成日期。
④由總經(jīng)理對本周各部門的工作進行講評,提出下周工作的要點,進行布置和安排。專業(yè)會議:即公司各部門工程技術(shù)、業(yè)務綜合等會,根據(jù)具體需要不定期舉行。由具體分管的副總經(jīng)理批準,主管部門經(jīng)理負責組織,參會人員為相關(guān)部門人員及專業(yè)技術(shù)人員。
部門會議:每周至少舉行一次。由部門負責人或具體分管的副總經(jīng)理主持。
市場部會議:每周五下午4點舉行,參會人員為分管市場的副總經(jīng)理、統(tǒng)裝部
經(jīng)理、分部經(jīng)理、設計總監(jiān)、業(yè)務主管和設計主管。工程建設部會議根據(jù)需要另行確定。
會議內(nèi)容:匯報本周工作進展情況,分析、解決本周工作中出現(xiàn)的問題。(如某重點客戶設計方案到何進度、某合同履行進展到何步驟等)。提出下周工作計劃以及需請其它部門協(xié)調(diào)解決的問題。由具體分管的副總經(jīng)理或部門經(jīng)理對本周各部門工作進行講評,提出下周工作要點,進行布置和安排。
設計師工作會議
主旨:向設計師,分部領(lǐng)導宣傳企業(yè)文化、企業(yè)理念,加強分部、設計師與各部門的溝通了解,提高設計師的簽單力度。時間:每周五上午9:30舉行,主持人為分部經(jīng)理。與會人員:分部經(jīng)理、主任設計師及分部設計師。設計總監(jiān)不定期參會。會議內(nèi)容:介紹公司經(jīng)營管理動態(tài)及行業(yè)動態(tài)。由公司有關(guān)部門介紹本部門工作職責、工作流程及與各分部交叉的工作及最近工作情況。(設計師對其他部分工作發(fā)表意見和建議。)設計師對其他部門工作發(fā)表意見和建議?？偨Y(jié)本月各設計分部設計師的工作情況,針對設計師出現(xiàn)的問題,提出公司的處理意見。聽取設計師對公司工作的意見和建議,并給予相應答復。業(yè)務人員工作會議(待定)其它會議:突發(fā)事件、重大問題等需臨時開會解決的,由事件的主管部門組織臨時召開。
會議安排
董事會會議及公司例會:由行政部提前將會議內(nèi)容通知參會人員,專業(yè)會議、部門會議、設計師、業(yè)務人員工作會議及其它會議由部門召集人通知。會議主持人和召集部門分別做好有關(guān)準備工作,擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案等材料,落實會場,備好茶水、獎品、紀念品等。會議進行時,會議主持人首先宣講會議議程,引導參會人員按要求發(fā)言。發(fā)言人有偏題或跑題現(xiàn)象發(fā)生時,會議主持人應及時提醒,言歸正傳,把握全局。在必須延長會議時間時,應征得參會者的同意。會后兩天之內(nèi)整理、發(fā)布《會議紀要》或《會議記錄》。
董事會會議、公司例會由總經(jīng)理助理整理記錄,部門(班組)會議由部門負責人指定人員記錄,專業(yè)會議由參會部門整理記錄,《會議紀要》或《會議記錄》發(fā)放后,報行政部備案一份。
會議要求
開會前,會議召集人需明確會議議題,并將此議題通知會議人員。參會者提前擬好會議發(fā)言提綱,發(fā)言時簡潔明了,嚴格遵守會議的限定時間。
會議參加者在會上要暢所欲言,各抒己見,允許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應認真貫徹執(zhí)行。嚴守會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布以前不得私自泄露會議內(nèi)容,影響決議實施?？刂茣h人數(shù),與會議內(nèi)容無關(guān)者,不必參加會議?？刂茣h時間,公司會議時間為2――3小時;部門一般會議時間為30――60分鐘。
會議期間,與會人員關(guān)閉手機或呼機,確因急事需會議期間聯(lián)絡,應將手機或呼機設置于靜音狀態(tài),接聽手機時應自覺離開會議室,以免影響會議進程。會議結(jié)束時,主持人要與全體參加人員確定會議結(jié)論。參加會議人員不允許遲到,遲到者按公司考勤制度予以處罰。確因急事不能參加者,應在開會前20分鐘內(nèi)通知會議召集人。
此規(guī)定自二oo三年一月一日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸行政部。
