房地產(chǎn)集團(tuán)公司辦公用品管理制度

發(fā)布時間：2024-11-23 查看人數(shù)：29

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司辦公用品管理制度

第一章總則

第一條為加強(qiáng)x城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)辦公用品的管理,保障后勤服務(wù),更好地控制成本,節(jié)約辦公費(fèi)用,明確管理職責(zé),根據(jù)公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條本制度中的辦公用品,分為辦公設(shè)備用具、辦公文具用品、辦公印

刷文印耗材三類。

第三條本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章管理職責(zé)

第四條綜合管理部為公司辦公用品的歸口管理部門,統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司辦公用品的購置、驗(yàn)核入庫、保管、領(lǐng)發(fā)、庫存統(tǒng)計(jì)等工作。

第五條綜合管理部采購管理員負(fù)責(zé)辦公用品的購買、維修、調(diào)配、費(fèi)用支付等工作。

第六條綜合管理部辦公用品保管員負(fù)責(zé)辦公用品的入庫核驗(yàn)、保管和領(lǐng)發(fā)工作。并建立臺帳,統(tǒng)計(jì)報告月度辦公物品進(jìn)出及存量情況。

第七條使用部門(使用人)負(fù)責(zé)對自用辦公用品的保管、使用。

第三章辦公用品的購置

第八條辦公設(shè)備用具是指電話機(jī)、電腦、傳真機(jī)、空調(diào)、電風(fēng)扇、復(fù)印機(jī)、保險柜、冰箱、電視機(jī)、桌椅、櫥柜等辦公資產(chǎn)。

第九條辦公設(shè)備用具的購置與配給

(一)公司所屬各部門根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要,要求配置辦公設(shè)備用具的,以部門為單位,填報《物品申購單》或申請報告,交綜合管理部負(fù)責(zé)辦理審批手續(xù)。購買單價在2000元以下的需經(jīng)綜合管理部經(jīng)理同意,由行政副總經(jīng)理審核,報總經(jīng)理審批;購置單價在2000元以上的辦公資產(chǎn)屬固定資產(chǎn),參照公司《固理規(guī)定》審批程序辦理。

(二)在購置辦公設(shè)備用具前,綜合管理部應(yīng)實(shí)行“先調(diào)配,后購買'的原則,在無庫存和調(diào)劑可能的情況下,再辦理購買審批手續(xù)。

(三)綜合管理部采購管理員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見,要以“優(yōu)質(zhì)、低價”為原則,到專業(yè)市場或商店作多方詢價,并將詢價后的品牌、規(guī)格、價格征得使用部門確認(rèn)后,方能辦理訂購手續(xù)。

(四)對專業(yè)設(shè)備或特殊的辦公設(shè)備用具,采購管理員可要求使用部門或相關(guān)專業(yè)部門協(xié)同購買。

(五)所訂購的辦公設(shè)備用具到貨后,綜合管理部辦公用品保管員應(yīng)按《送貨

單))進(jìn)行驗(yàn)收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,在《送貨單》上進(jìn)行簽收。并負(fù)責(zé)將屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備用具的產(chǎn)品說明書、保修單等有關(guān)資料送檔案室。

(六)辦公用品保管員負(fù)責(zé)已購辦公設(shè)備用具的使用安裝工作,辦理使用部門 (使用人)的領(lǐng)用手續(xù),并進(jìn)行臺帳登記,寫明物品的名稱、規(guī)格、單價、購買日期、使用人等。

(七)員工因離職、調(diào)職等退回的辦公設(shè)備用具,.由辦公用品管理員統(tǒng)一辦理;使用轉(zhuǎn)移手續(xù)或驗(yàn)收入庫。

第十條辦公文具用品分為消耗品和管理品二種?！?/p>

(一)消耗品:鉛筆、圓珠筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復(fù)寫紙、案卷封皮、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等;

(二)管理品:簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直尺、剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、文件夾、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算器、印泥等。

第十一條辦公文具用品的采購

(一)綜合管理部辦公用品保管員每月5日前填寫《辦公文具用品上月庫存明細(xì)表》及《當(dāng)月進(jìn)貨計(jì)劃表》,送綜合管理部經(jīng)理審核后報行政副總經(jīng)理審批。做到以最小的采購量滿足日常對辦公文具用品的基本需求。

(二)采購管理員根據(jù)已審定的《進(jìn)貨計(jì)劃表》,直接向選定的供貨單位訂購

所需用品。綜合管理部經(jīng)理對選定的供貨單位要定期進(jìn)行價格、質(zhì)量測評,測評不符合條件的供貨單位要及時更換。

(三)采購管理員要掌握辦公文具用品市場價格和最佳采購日期。在保證質(zhì)量的前提下,努力降低采購成本。

(四)辦公文具用品到貨后,由辦公用品保管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收和填寫《辦公甩品入庫單》及辦理入庫手續(xù),并在收貨憑據(jù)上簽字。

(五)辦公文具用品的費(fèi)用支付,由采購管理員根據(jù)收貨憑據(jù)與供貨單位結(jié)算,填寫出《費(fèi)用申請單》并附《辦公文具用品清單》,經(jīng)辦公用品管理員證明,送綜合管理部經(jīng)理簽署意見、行政副總經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理審批報銷。

第十二條辦公印刷文印耗材分為印刷品和文印耗材二種。

第十三條印刷品及文印耗材的定制、采購

(一)綜合管理部采購管理員根據(jù)對各印刷單位、文印耗材供貨單位的考察及報價、質(zhì)量等綜合因素,選擇印刷、供貨單位,報綜合管理部經(jīng)理審定。

(二)印刷品的定制:

1、因印刷品具有時效性,盡量少備庫存。各部門如需領(lǐng)用或印刷物品時,需提前一周提出申請,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意,報綜合管理部經(jīng)理審批后交辦公用品保管員辦理。..

2、印刷品上的字體、圖案、顏色等標(biāo)識,應(yīng)由公司策劃部統(tǒng)一設(shè)計(jì)和確定。

3、辦公用品保管員負(fù)責(zé)并會同策劃部對所印刷品樣稿進(jìn)行核稿后,交采購管理員通知印刷單位進(jìn)行印制。

4、印刷品由辦公用品保管員填寫《印刷品入庫登記單》,進(jìn)行入庫登記,并在收貨單上簽字。

5、采購管理員根據(jù)((印刷品入庫登記簿》及《送貨單》與印刷單位結(jié)算,并填寫《費(fèi)用申請單》,附印刷品清單,經(jīng)綜合管理部經(jīng)理簽署意見和行政副總經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理審批報銷。

(三)文印耗材的采購

1、文印室管理員根據(jù)用量,提前3天填寫《物品申領(lǐng)單》,報綜合管理部經(jīng)理審批后,交辦公用品保管員通知采購管理員購買。

2、物品到貨后,辦公用品保管員負(fù)責(zé)辦理入庫登記,并在收貨單上簽字。

3、采購管理員根據(jù)《文印耗材入庫登記簿》及《收貨單》》與供貨單位結(jié)算,并填寫《費(fèi)用申請單》,由辦公用品管理員及文印室管理員證明,經(jīng)綜合管理部經(jīng)理簽署意見和行政副總經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理審批報銷。

第四章辦公用品的使用和管理

第十四條辦公設(shè)備用具的使用和管理

(一)辦公設(shè)備用具的購買、配置、領(lǐng)用、維修與保管等管理過程,綜合管理部均須用臺帳形式進(jìn)行記錄和登記。

(二)綜合管理部對配置的辦公設(shè)備用具一律實(shí)行編號,在設(shè)備用具上標(biāo)明使用部門(使用人)名稱、編號以及購置日期等。

(三)各使用部門(使用人)對其所使用的辦公設(shè)備用具,實(shí)行“誰使用,誰保管”的原則,要防止被盜、被挪

用或污染與破損,不得擅自移交或委托他人代為保管。

(四)辦公設(shè)備用具因破損、污染后需要維修或清洗的,應(yīng)由使用部門(使用人)與綜合管理部聯(lián)系,由采購管理員負(fù)責(zé)辦理各項(xiàng)維修與清洗事宜。

(五)經(jīng)專業(yè)部門檢驗(yàn),確認(rèn)辦公設(shè)備用品已經(jīng)沒有維修必要時,應(yīng)由使用部門申請,經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核,報行政副總經(jīng)理審批后j予以報廢處理。辦公用品管理員負(fù)責(zé)辦理有關(guān)報廢手續(xù):屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備用具,按照《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》辦理。

(六)因使用或保管不當(dāng)?shù)仍?造成辦公設(shè)備用具破損、丟失的,視情節(jié)輕重,使用部門(使用人)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。

(七)綜合管理部每年12月份,會同財(cái)務(wù)管理部對公司所屬辦公設(shè)備用具進(jìn):行一次清產(chǎn)核資工作,并制作《清查明細(xì)表》上報主管領(lǐng)導(dǎo)及存檔。

第十五條辦公文具用品的使用和管理

(一)各部門(人員)需領(lǐng)用辦公文具用品時,應(yīng)到辦公用品保管員處辦理領(lǐng)用手續(xù),并在《辦公文具用品領(lǐng)用登記簿》上簽字。

(二)辦公文具用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。個人領(lǐng)用指個人使用保管的用品,如圓珠水筆、橡皮擦、直尺等。部門領(lǐng)用指本部門共同使用的用品,如打孔機(jī)、訂書機(jī)、打碼機(jī)等。辦公用品保管員要分別設(shè)置個人和部門的《領(lǐng)用登記簿))。

(三)消耗品可依據(jù)上年平均月用量或經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時間)設(shè)定領(lǐng)用雀理基準(zhǔn)(如簽字筆每月每人發(fā)放一支),并可根據(jù)部門或人員的工作情況調(diào)整發(fā)勘時間。

(四)管理品自第二次領(lǐng)用起,應(yīng)以舊換新,如遺失應(yīng)由個人或部門賠償、自購。

(五)人員離職時,應(yīng)將剩余辦公文具用品移交綜合管理部。

(六)辦公用品保管員必須清楚地掌握辦公文具用品庫存情況,經(jīng)常整理和清點(diǎn),要求擺放整齊,帳、物一致。

(七)辦公文具用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次(6月與12月),盤點(diǎn)工作由綜合管理部經(jīng)理負(fù)責(zé),盤點(diǎn)要求做到帳、物一致。

第十六條印刷文印耗材的使用管理

(一)使用部門(使用人)領(lǐng)用印刷品,應(yīng)到辦公用品保管員處辦理領(lǐng)用登證手續(xù),并在《印刷品領(lǐng)用登記簿》上簽字。

(二)文印管理員領(lǐng)用文印耗材,應(yīng)到辦公用品管理員處辦理領(lǐng)用手續(xù),并在《文印耗材領(lǐng)用登記簿》上簽字。

(三)使用部門(使用人).要厲行節(jié)約,杜絕浪費(fèi),使印刷品能物盡其用,不得將公司印刷品挪為私用或贈送他人使用。

(四、)復(fù)印文件資料要辦理登記手續(xù),使用部門(使用人、)須茌《文印登記簿上登記后,方可送文印管理員復(fù)印。

(五)文印管理員要嚴(yán)格控制文印耗材的使用,不得復(fù)印與工作無關(guān)的資料。

第五章附則