某酒店籌建辦財務(wù)管理制度
目的:
為盡快理順財務(wù)管理,規(guī)范費用運作程序,完善內(nèi)部管理體系,明確界定費用申請、物品申購、審批、采購、耗用與報銷等各環(huán)節(jié)的責(zé)任,特制定以下財務(wù)管理制度:
程序:
一、費用范圍:根據(jù)籌備組的實際情況,將費用分為四大類:
1、生活設(shè)施:指籌備組人員生活使用的設(shè)施設(shè)備;
2、生活開銷:指籌備組人員在正常情況下的生活伙食、餐費的開銷;
3、工作聯(lián)系:指與合作單位聯(lián)系工作所產(chǎn)生的車費、接待費、資料打印費等;
4、市場考察:指對同行單位考察的門票、車費等相關(guān)費用。
二、費用管理流程:
三、費用審批與物品的申購流程:
部門 采購部 財務(wù)部 總經(jīng)理(2000元以下日常開支、日常消耗物品)
總公司(2000元以上工程、業(yè)務(wù)、大額物品購置)
1、生活設(shè)施:使用部門負責(zé)人根據(jù)公司生活或辦公的實際需要,如實填制《申購單》,并說明原因,送財務(wù)負責(zé)人復(fù)核,報總經(jīng)理簽署,經(jīng)總公司董事長審批后送采購部門采購;
2、生活開銷:籌備組人員在正常情況下的生活伙食、餐費,由使用部門負責(zé)人每月按計劃填制《費用申請單》,送財務(wù)負責(zé)人審核,呈總經(jīng)理審批后,報總公司審批。
3、工作聯(lián)系:指在與合作單位洽談工作所產(chǎn)生的車費、接待費,車費按實際乘車票據(jù)報銷,注明乘車時間、路段;接待費2000元/次以下由總經(jīng)理簽署,2000元/次以上報總公司董事會審批。
4、市場考察:按工作進展的需要,由籌備組提前申請,列明考察單位、門票和車費,由籌備組總經(jīng)理審批!
5、籌建辦財務(wù)實行錢、賬分開管理,為了控制費用開支情況,籌備組賬目必須每3天向總經(jīng)理匯報一次。
四、物品采購
1、公司的一切物品、材料由采購統(tǒng)一購買,特殊用途、專業(yè)性強的物品,由部門派專業(yè)人員協(xié)同一起購買;
2、采購部必須憑審批齊全的《申購單》進行采購,遵循貨比三家的原則,嚴(yán)格按照《申購單》的要求,保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時、快捷的購回所需物品;
3、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),任何部門不得自行采購物品,否則不予報銷。
五、報銷
1、購回物品單據(jù)的報銷必須附有:(1) 《申購單》(2)供應(yīng)商發(fā)票,并注明地址和電話號碼(3)各單據(jù)要求統(tǒng)一、齊全;
2、采購單據(jù)需交采購負責(zé)人或聯(lián)系人簽字,經(jīng)使用部門經(jīng)理和財務(wù)負責(zé)人復(fù)核,呈總
經(jīng)理審批后,到財務(wù)部報銷;
3、財務(wù)必須嚴(yán)格遵守各項報銷制度,并進一步核查各單據(jù)的準(zhǔn)確性,對不符合手續(xù)和
報銷制度的,可以拒絕報銷。
六、物品使用
1、對固定資產(chǎn)和低值易耗品由財務(wù)部納入物業(yè)管理范圍,并由部門確定物業(yè)責(zé)任人,對固定資產(chǎn)和低值易耗品的申購、調(diào)撥、使用、維修、報廢等各方面進行跟蹤管理,并及時知會董事長;
2、對日常耗用品由財務(wù)部針對各部門計劃情況,進行定額管理,對超定額的使用由財務(wù)部進行監(jiān)督把關(guān);
七、崗位責(zé)任
1、總經(jīng)理:全面負責(zé)公司的費用管理,對整個籌備辦的費用管理負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;
2、財務(wù)負責(zé)人:是費用管理的中心,代表總經(jīng)理行使費用管理監(jiān)督職能,對費用負管理及監(jiān)督執(zhí)行責(zé)任。
3、部門負責(zé)人:是費用和物料管理的重要環(huán)節(jié),直接管理本部門物料,制定本部門物料管理方案,落實具體負責(zé)人,負責(zé)物料的使用、保養(yǎng),對物料的差錯和損失負經(jīng)濟責(zé)任。
4、采購員:負責(zé)物料采購環(huán)節(jié)的管理,對采購中發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)量、價格差錯負責(zé)賠償責(zé)任。
