酒店?duì)I銷(xiāo)部資料管理制度
酒店?duì)I銷(xiāo)部資料管理制度(三)
1.資料管理內(nèi)容。營(yíng)銷(xiāo)部在日常工作中,需要使用和接觸的資料很多,包括酒店宣傳小冊(cè)子、基本情況介紹、宴會(huì)和會(huì)議室宣傳冊(cè)、餐飲促銷(xiāo)資料、房?jī)r(jià)表、明信片、銷(xiāo)售袋、營(yíng)銷(xiāo)手冊(cè)、信件、電傳、傳真、協(xié)議書(shū)、合同副本、客房檔案、重點(diǎn)客人檔案、記事本、人員銷(xiāo)售記事卡、各種報(bào)表、銷(xiāo)售報(bào)告表等等。
2.資料分類(lèi)。可分為經(jīng)營(yíng)表格類(lèi),宣傳資料類(lèi),協(xié)議、合類(lèi),業(yè)務(wù)通信類(lèi),內(nèi)部通知、啟事、文件類(lèi),客戶(hù)檔案類(lèi),重點(diǎn)客戶(hù)檔案類(lèi),團(tuán)隊(duì)客人類(lèi),零散客人類(lèi),長(zhǎng)包房客人類(lèi)和其他。
3.建立資料檔案。營(yíng)部應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的資料檔案柜,經(jīng)常查用的檔案按一下的順序進(jìn)行排列。
客戶(hù)檔案內(nèi)容包括:房間種類(lèi)、所住房號(hào)、抵離店日期、生日、實(shí)收房?jī)r(jià)、特殊愛(ài)好、禁忌、投訴、宴請(qǐng)次數(shù)、規(guī)格等。潛在客記檔案內(nèi)容包括公司名稱(chēng)、地址、背景、法人姓名、生日、個(gè)人愛(ài)好、拜訪(fǎng)次數(shù)、拜房結(jié)果、需求等。
4.資料的保管和使用。公用資料、不涉及保守商業(yè)機(jī)密的資料,如內(nèi)部報(bào)表、宣傳岫等,由銷(xiāo)售代表領(lǐng)取、使用和保管;俁同書(shū)、協(xié)議書(shū)等文件由秘書(shū)保管,本部門(mén)人員查閱在當(dāng)天必須歸還,不得帶出辦公室;外部門(mén)人員借閱有關(guān)資料,須本部門(mén)經(jīng)理同意,并辦理借閱手續(xù),重要資料必有及時(shí)歸還。
