第1篇 x房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文書管理制度
第一章 總則
第一條 為使公司文書管理制度化、規(guī)范化,以增進文書處理的品質(zhì)及效率,特制定本制度。
第二條 范圍
本公司各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負責。
第二章 收文
第三條 簽收文件時,要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。
第四條 簽收文件時,要對文件的分數(shù)、標題等內(nèi)容逐分清查核對,如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口,應及時報告主管領(lǐng)導。
第五條 簽收文件應簽寫姓名并注明時間。
第六條 文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料,在傳達、匯報結(jié)束后應交行政管理部保管,個人不得存放。
第七條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章 發(fā)文
第八條 公司的文件由行政管理部負責起草和審核,由總經(jīng)理簽發(fā);公司文件由各部門負責起草的,應報辦公室審核,由總經(jīng)理簽發(fā)。
第九條 以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第十條 在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導批準后,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。
第四章 分文
第十一條 外來文件由行政管理部登記收文后,根據(jù)業(yè)務性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。
第十二條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時,由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第五章 會簽
第十三條 許多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。
第十四條 各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會簽順序,轉(zhuǎn)送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后見本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。
第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調(diào)或應由總經(jīng)理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。
第六章 立檔
第十七條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務文件由相關(guān)業(yè)務部門立檔管理,次年移交檔案室管理。
第十八條 立檔按年度、機構(gòu)、問題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁碼號,卷首有案卷目錄。
第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章 文書日常管理
第二十條 借閱
1、凡因工作需要借閱文件時,必須履行手續(xù),一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意,重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。
2、文件借出室外需登記,借閱期間應保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
3、翻印(復印)如需復印文件,應經(jīng)領(lǐng)導同意方可復印。
第二十一條 保管
1、文件應妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。
2、所有文件應有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動、通風、防潮。
3、機密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>
第二十二條 文件的銷毀
文件的銷毀應請示領(lǐng)導簽字同意,并建賬登記,經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。
第八章 附則
第二十三條 本制度報總經(jīng)理批準后頒布實施,由行政管理部負責解釋。
第2篇 房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司文書管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準確、符合規(guī)范要求;文字要準確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負責人起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負責起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2、審批:據(jù)文件性質(zhì)、范圍、密級由相應權(quán)屬范圍內(nèi)的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
3、外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時,可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
