第1篇 醫(yī)院檔案管理制度2
醫(yī)院檔案管理制度
檔案保密:
l、認真學習、宣傳貫徹執(zhí)行《保密法》;對保密文件、資料、檔案的劃分,密級的變更,必須按國家有關制度和規(guī)定處理。
2、嚴格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱文室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
4、要對全體干部職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料定期清理,重點保護。
5、對造成失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節(jié)輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機關全部檔案必須由中心檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為己有。
2、加強庫房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內(nèi)溫、濕度測記,保持室內(nèi)合理溫度。
3、嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4、室藏檔案應排列整齊有序,并定期進行清理,核對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交、接收等手續(xù)。
6、認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監(jiān)銷的情況下,方能銷毀。
7、檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經(jīng)院領導批準后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領導批準,并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3、檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規(guī)定追究責任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握,必須借閱時,要經(jīng)分管領導批準。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2、對檔案或文件進行翻拍或復制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明材料的出版社和依據(jù)。
3、利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內(nèi)歸還,幾個科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證可通過有關職能部門審檔。
6、上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負責人或院領導批準。
7、檔案歸還時,工作人員應對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件清點檢查無誤后方可注銷。
第2篇 建康醫(yī)院檔案管理制度
第三人民醫(yī)院檔案管理制度
1. 醫(yī)院全部檔案(病案除外)實行集中統(tǒng)一管理,各類檔案按要求于相應期限內(nèi)統(tǒng)一歸檔,任何科室或個人不得長期或私自保存應歸檔的文件資料保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
2. 二級甲等以上醫(yī)院設立檔案管理部門,其它醫(yī)院應設專(兼)職人員管理,建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,并按照規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
3. 根據(jù)需要編制各種檢索工具,并利用計算機進行檢索,開展檔案編研工作,積極開展檔案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的檔案,主要供本單位和上級主管機關利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫房管理制度、專兼職檔案員職責等各種制度。
5. 根據(jù)國家的有關規(guī)定,編制本單位或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》,并報檔案業(yè)務管理機關備案。
6. 醫(yī)院檔案庫房應該堅固,并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案應及時修補、復制或作其它技術處理。
7. 檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
8. 檔案保管人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,在公共場所不得隨意談論檔案中的有關秘密事項,檔案保管人員調(diào)動工作時,應在離職前辦好交接手續(xù)。
第3篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
(4)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管兩年(會計機構內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第4篇 醫(yī)院檔案管理制度5
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的《浙江省科學技術事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》,進一步加強本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學、科研、培訓、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機構,由一名院領導負責領導,醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負責對本院各科檔案工作的業(yè)務指導和督促工作,并接受上級衛(wèi)生管理部門及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,加強管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護檔案的義務和利用檔案的權利,每個職工對應當立卷歸檔的材料,應按照本辦法規(guī)定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術職務所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經(jīng)檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術人員等同。
第八條對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業(yè)技術人員和管理人員的職責范圍和考核項目,確保歸檔材料的準確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應歸檔材料,應由材料的直接形成者或兼職檔案員負責收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學習、培訓、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應當歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進行)。
2.各科室的業(yè)務技術檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應歸檔材料組成保管單位后,經(jīng)科負責人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設備安裝驗收合格,正常運行后其材料即歸檔。
3.專題調(diào)查、科研課題待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時,做出總結(jié)和經(jīng)成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔,院綜合檔案室協(xié)助、負責。
2.歸檔材料必須是原件(外來復印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求,書寫必須使用藍黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復寫紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標有“da”的圓珠筆芯及檔案用復寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內(nèi)目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內(nèi)目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經(jīng)形成部門負責人審定,并在卷內(nèi)備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應進行統(tǒng)一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應的儀器設備及防盜、防火、防光、防污染、防腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當?shù)臏?、濕度。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質(zhì)的檔案及時修復和補救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴格按照要求加強檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學化管理,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學地編制檢索工具和編研材料,準確及時地為利用者提供資料,并加強利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統(tǒng)計分析,按檔案業(yè)務部門的要求,按時填報各種統(tǒng)計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領導、檔案管理人員和有關業(yè)務科室負責人組成的檔案鑒定小組,負責本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經(jīng)分管院長批準后,二人以上在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負責解釋。
第5篇 a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務資料,必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進行科學管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務處的全部會計檔案,由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊,財務處長(或指定人員)負責保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第6篇 x醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數(shù)量充足的鐵質(zhì)檔案柜。
2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設備和安全措施進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
4、對干部檔案收進、移出、調(diào)閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現(xiàn)錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。
6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。
4、登記干部職務的變動情況。
5、為有關部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。
7、調(diào)查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關事項。
三、檔案管理人員崗位職責
1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。
3、經(jīng)常與有關部門聯(lián)系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內(nèi)容。
4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。
6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。
8、完成領導交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內(nèi)。
3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經(jīng)常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內(nèi)外嚴禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。
6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內(nèi)檔案柜架要排列整齊,柜內(nèi)案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據(jù)情況采取調(diào)節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得擅自進入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調(diào)查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準,不得擅自復制、拍攝檔案內(nèi)容。
6、查閱檔案在查閱室內(nèi)進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經(jīng)主管部門負責人批準方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉(zhuǎn)借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉(zhuǎn)遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、轉(zhuǎn)出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。
5、收到檔案的單位,經(jīng)核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調(diào)動或職務的變動而及時轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)配、任免工作部門應將干部調(diào)入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯(lián)系制度。
第7篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi),負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設備檔案應由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉(zhuǎn)借及復制。
5、經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經(jīng)辦公室負責人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經(jīng)辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領導批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調(diào)整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經(jīng)批準后,指派專人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責任心,熟悉業(yè)務、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。
2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當時候進行自然通風。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無關的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調(diào)查項目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù),必須專人負責保管。
3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內(nèi)容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領導批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。
第8篇 醫(yī)院護理技術檔案管理制度
某醫(yī)院護理技術檔案管理制度
(1)護理業(yè)務技術資料檔案內(nèi)容
1)護理技術資料:包括本院制訂的各種疾病護理常規(guī),各項技術操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護理學術論文,國內(nèi)外護理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關護理學術論文資料,各種學習班及業(yè)務學習情況,專題講座等。
2)護理業(yè)務工作檔案:包括年度護理工作計劃、工作總結(jié),以及上級有關護理文件,申報上級有關呈批件存底;年度、季度護理工作檢查評比總結(jié);院內(nèi)外有關護理工作制度;各種會議紀要、記錄;護理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進修、培訓、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應登記存檔。
3)各級護理人員業(yè)務技術檔案:主要包括個人學歷、經(jīng)歷、業(yè)務培訓、業(yè)務技術考核情況,科研成果,學術論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護理業(yè)務技術檔案管理
1)護理部指定專人負責材料收集、登記和保管工作。應保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護長配備電腦一臺,建立檔案與護理部聯(lián)網(wǎng)。
第9篇 施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。
2、庫房內(nèi)嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
第10篇 醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度3
一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。
二、財務科的全部會計檔案,由財務科長指定專人負責整理,裝訂成冊并妥善保管。
三、會計檔案的存放要做到有專廚,科學管理查找方便。
四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種,期限從會計年度終了后的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴格保守經(jīng)濟秘密,原則上不得借出,如有特殊需要,須經(jīng)財務科負責人批準,并限期歸還。
六、嚴格執(zhí)行會計檔案保管期限規(guī)定,對不超過保管期限的一定要妥善保管,對超過保管期限的也一定要按規(guī)定報批后,方可銷毀。
第11篇 附五醫(yī)院檢驗檔案管理制度
醫(yī)院檢驗檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務技術情況、業(yè)務資料(含有檢驗操作規(guī)程、質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記等)、儀器及試劑資料、財產(chǎn)情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應注意完整、規(guī)范、保密,不得用圓珠筆書寫,不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無關人員泄露。
三.所有檔案資料應登記、分類、編號,并由專人保管。
四、歸檔資料中的質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記及操作規(guī)程應至少保存五年。銷毀前必須經(jīng)科室領導審批。
五.檔案資料多時為便于查閱可建立索引。
六.外來人員查閱檔案資料,均應經(jīng)科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計算機,并按上述管理辦法進行管理。未經(jīng)允許,不得任意打開?？捎眉用艽胧┍Ｗo檔案的安全。
第12篇 醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度
人民醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度
醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)院整個檔案的組成部分,也是醫(yī)療儀器設備動態(tài)管理工作中不可能缺少的部分。它對醫(yī)療儀器設備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護、計量、質(zhì)量管理、調(diào)劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現(xiàn)真實、完整、動態(tài)。
(二)確定兼職檔案員一名,負責醫(yī)療儀器設備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產(chǎn)管理的醫(yī)療設備,均應建立醫(yī)療設備檔案;5萬元及以上的醫(yī)療設備應建立完整的檔案,5萬元以下的醫(yī)療設備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據(jù)儀器設備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫(yī)療儀器設備完整檔案的內(nèi)容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調(diào)試、驗收記錄及有關醫(yī)療器械的合法證件等。
2.儀器設備隨機資料:產(chǎn)品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關資料。
3.管理資料:操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度、應用質(zhì)量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調(diào)劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設備的開箱驗收,并詳細記錄隨機所附的有關技術資料。
2.收集建檔范圍內(nèi)的有關資料。
3.整理、分類、登記,建立設備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫(yī)療設備檔案交醫(yī)院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫(yī)療設備科負責保管。
2.上一年度的醫(yī)療儀器設備技術檔案應在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設備檔案移交給醫(yī)院總檔案室保管。
3.及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。
4.醫(yī)療設備檔案的借用手續(xù),遵守醫(yī)院總檔案室的規(guī)定。
5.技術檔案要按規(guī)定保存時間進行保管;銷毀檔案資料要經(jīng)過批準。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
