第1篇 q企業(yè)檔案的管理制度
檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作,負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務(wù)處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房,各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第2篇 企業(yè)勞動用工健康監(jiān)護檔案管理制度
企業(yè)勞動用工及健康監(jiān)護檔案管理制度
1、單位在與員工簽訂勞動合同時,應(yīng)將工作過程中或工作內(nèi)容變更時可能接觸的職業(yè)病危害、后果、職業(yè)衛(wèi)生防護條件等內(nèi)容如實告知職工,并在勞動合同中寫明,不得隱瞞。如各單位違反此規(guī)定,職工有權(quán)拒簽勞動合同,各單位不得解除或終止原勞動合同。
2、員工有維護本單位職業(yè)衛(wèi)生防護設(shè)施和個人職業(yè)衛(wèi)生防護用品的權(quán)利和義務(wù);發(fā)現(xiàn)職業(yè)病危害事故隱患及可疑情況,應(yīng)及時向有關(guān)部門報告;對違反職業(yè)衛(wèi)生和職業(yè)病防治法律法規(guī)以及危害身體健康的行為應(yīng)提出批評、制止和檢舉,并有權(quán)提出整改意見和建議。
3、單位不得因員工依法行使職業(yè)衛(wèi)生正當(dāng)權(quán)利和職責(zé)而降低其工資、福利等待遇,或者解除、終止與其訂立的勞動合同。
4、單位應(yīng)到有資質(zhì)的單位對從事接觸職業(yè)病危害因素的作業(yè)人員進行上崗前、在崗期間、離崗、應(yīng)急的職業(yè)健康檢查。不得安排未進行職業(yè)健康檢查的人員從事接觸職業(yè)病危害作業(yè),不得安排有職業(yè)禁忌癥者從事禁忌的工作。
5、用人單位應(yīng)根據(jù)新招聘及調(diào)換人員的職業(yè)健康體檢結(jié)果,以及職業(yè)健康體檢單位檢查建議安排相應(yīng)工作。
6、對職業(yè)健康檢查中查出的職業(yè)病禁忌癥以及疑似職業(yè)病者,安排患者進行診斷、治療,并進行觀察。
7、用人單位應(yīng)按規(guī)定建立健全職工職業(yè)健康監(jiān)護檔案,檔案內(nèi)容應(yīng)包括:
(1)職業(yè)健康監(jiān)護檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動者的工作經(jīng)歷,記錄勞動者既往工作過的用人單位的起始時間和用人單位名稱和從事的工種、崗位;
(2)勞動者從事職業(yè)病危害作業(yè)的工種、崗位及其變動情況;
(3)接觸時間、接觸職業(yè)病危害因素種類、強度或濃度,相應(yīng)作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果;
(4)歷次職業(yè)健康檢查的結(jié)果和職業(yè)病診療等個人健康資料。
8、用人單位應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定妥善保存職業(yè)健康監(jiān)護檔案。
9、對在生產(chǎn)經(jīng)營活動中遭受或者可能遭受急性職業(yè)病危害的職工應(yīng)及時組織救治或醫(yī)學(xué)觀察,并記入個人健康監(jiān)護檔案。
10、如在體檢中發(fā)現(xiàn)群體反應(yīng),并與接觸有毒有害因素有關(guān)時,職業(yè)衛(wèi)生管理部門(或者職業(yè)衛(wèi)生管理人員)應(yīng)及時組織作業(yè)場所職業(yè)衛(wèi)生學(xué)調(diào)查,并會同有關(guān)部門提出防治措施。
11、所有職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理意見,單位均需如實記入職工健康監(jiān)護檔案,并在一個月內(nèi)通知體檢者本人。
12、單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《女職工勞動保護規(guī)定》,及時安排女工健康體檢。安排工作時應(yīng)充分考慮和照顧女工生理特點,不得安排女工從事有害婦女生理機能的工作;不得安排孕期、哺乳期(嬰兒一周歲內(nèi))女工從事對本人、胎兒或嬰兒有危害的作業(yè);不得安排生育期女工從事有可能引起不孕癥或婦女生殖機能障礙的有毒作業(yè)。
第3篇 工貿(mào)企業(yè)檔案管理制度
一、目的
安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理的失控將會給安全生產(chǎn)管理工作帶來重大的影響。為加強對檔案資料的管理，明確責(zé)任部門/人員、流程、形式、權(quán)限及各類安全生產(chǎn)檔案及保存要求等，確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實性和準(zhǔn)確性，以便后續(xù)借鑒；使檔案管理工作進一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
二、 適用范圍
本制度適用于本公司的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理。
三、 機構(gòu)與職責(zé)
3.1公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)，根據(jù)檔案的重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。
3.2 各部門資料管理：所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
四 、檔案管理程序
4.1安全生產(chǎn)檔案歸檔范圍包括：
（1）安全生產(chǎn)管理委員會人員名單及變動記錄，安全標(biāo)準(zhǔn)化體系各類文件。
（2）安全機構(gòu)設(shè)置情況及專職、兼職安全員名單；
（3）特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單；
（4）特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案資料；
（5）危險源（點）資料及三級危險源（點）管理清單；
（6）作業(yè)環(huán)境監(jiān)測資料（地壓監(jiān)測、巖石移動觀測、粉塵濃度監(jiān)測、風(fēng)速、風(fēng)量監(jiān)測、環(huán)境監(jiān)測、噪聲測定等）；
（7）職工健康檔案及健康監(jiān)護資料；
（8）職業(yè)病人檔案及監(jiān)護資料；
（9）安全生產(chǎn)檢查記錄及整改情況；
（10）安全例會及安全日、月活動記錄。
（11）職工代表大會關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實情況；
（12）安全生產(chǎn)事故記錄和統(tǒng)計資料；
（13）職工傷亡事故登記表等有關(guān)傷亡事故管理的檔案資料；
（14）安全生產(chǎn)管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程，并匯編成冊；
（15）安全措施費用的提取和使用情況；
（16）安全教育培訓(xùn)記錄；
（17）事故應(yīng)急救援預(yù)案，事故應(yīng)急救援演練及實施記錄；
4.1.1檔案質(zhì)量
4.1.2檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。
4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
4.1.6檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。
4.2立檔
4.2.1檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
4.2.3檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
4.3 歸檔類別
4.3.1 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實際情況設(shè)立類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè)置要層次分明，概念明確，案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系，便于科學(xué)管理與利用。
企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍宜設(shè)置以下類別：
（一）安全組織
（二）安全規(guī)章制度
（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查
（四）安全檢查
（五）教育培訓(xùn)
（六）安全投入
（七）工傷保險
（八）職業(yè)病防治
（九）勞動防護用品
（十）“三同時”管理
（十一）安全防護設(shè)備管理
（十二）安全用電管理
（十三）特種設(shè)備管理
（十四）事故管理
4.3.2 特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。
4.3.3 特殊載體安全生產(chǎn)檔案要遵照有關(guān)照片、聲像、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，按其載體形式分別保存，并注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案的互見號。
4.4檔案編號
4.4.1檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.4.2檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
4.4.3公司檔案員負(fù)責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4.5歸檔及保存年限
4.5.1歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
4.5.2歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技術(shù)管理制度、辦法、總結(jié)，自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料；
4.5.2.2 30年
安全技術(shù)管理規(guī)劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、應(yīng)急演練活動文件材料
4.5.3 公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
4.5.4 歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
4.5.5 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
4.6 檔案日常管理
4.6.1借閱
4.6.1.1借閱手續(xù)：
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，在記錄上寫明“已還”字樣。
4.6.1.2借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
4.6.1.4借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
4.6.2銷毀
4.6.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
4.6.2.2銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明：
移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
4.6.3.2移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.6.4.2 檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
4.6.4.3 愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
4.7檔案庫房管理
設(shè)置專門的檔案庫，對上述要求檔案管理的資料進行管理，檔案庫要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。應(yīng)關(guān)注電子媒體文件和檔案的管理，確認(rèn)是否有規(guī)定，能否及時修改等。
4.8附則
在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報辦公室備案后，與本制度具有同等效力。
第4篇 公司企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總則
第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。
第二條集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案:員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經(jīng)集團人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo),該公司、部門人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。
(三)工資調(diào)整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。
(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料:
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。
(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。
(七)在部隊或?qū)W校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。
(八)重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。
(九)對違紀(jì)、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應(yīng)具備的條件:
(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料,應(yīng)當(dāng)分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應(yīng)先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內(nèi)容必須實事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學(xué)、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應(yīng)針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。
應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料:
(一)經(jīng)過鑒別,凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對后,應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應(yīng)開列詳細(xì)清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀,并應(yīng)對其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應(yīng)遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。
(四)材料增減時應(yīng)進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案,并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復(fù)使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi),調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。
第九條 人事檔案建立的
具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序
(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。
(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經(jīng)集團公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理
(一)檔案的查詢應(yīng)先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé),定期檢查核對,確保檔案完整、準(zhǔn)確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設(shè)備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人績效獎金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
第5篇 企業(yè)公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
企業(yè)(公司)安全生產(chǎn)檔案管理制度
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個安全生產(chǎn)管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術(shù)措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個方面的內(nèi)容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。
安全生產(chǎn)技術(shù)臺帳包括:安全技術(shù)措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺帳應(yīng)記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設(shè)備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。
第6篇 化工企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合 理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責(zé)
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用：安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理， 并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔 案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。 3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔， 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化， 應(yīng)層次分明， 編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱， 必須借閱手續(xù)， 借閱當(dāng)案要注意保護， 不得丟失、 損壞、 涂改， 要如期歸還， 到期不能歸還者， 要說明情況， 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定 期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。
第7篇 新能源企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案管理制度
新能源公司生產(chǎn)技術(shù)檔案管理制度
第一章 總則
為了加強對風(fēng)廠檔案的管理,有效地提供技術(shù)檔案信息資源,為風(fēng)廠的生產(chǎn)、經(jīng)營管理工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),特制定本制度。本制度適用于公司所屬的所有風(fēng)廠檔案室。
第二章 生產(chǎn)技術(shù)檔案的管理
技術(shù)檔案的歸檔、管理由風(fēng)廠廠長、專工及技術(shù)員負(fù)責(zé)。對風(fēng)力發(fā)電廠在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中形成的文書檔案、技術(shù)檔案、聲像檔案、電子版檔案等進行收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計,并提供利用。保證檔案的齊備、完整、準(zhǔn)確、安全;檔案歸檔率100%,完整率98%,準(zhǔn)確率100%;查全率、查準(zhǔn)率在98%以上。技術(shù)檔案的收集風(fēng)力發(fā)電廠新建工程、擴建工程驗收合格后,風(fēng)廠負(fù)責(zé)人應(yīng)向工程主管資料人員索要工程中涉及到的以下所有圖紙:工程竣工圖紙保護定值單保護整定計算書設(shè)備說明書產(chǎn)品合格證設(shè)備出廠試驗報告設(shè)備交接試驗報告設(shè)備調(diào)試報告大型設(shè)備安裝報告設(shè)備驗收報告監(jiān)理報告風(fēng)廠歷年設(shè)備檢修、預(yù)試的技術(shù)檔案,驗收報告。風(fēng)力發(fā)電廠員工外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)、開會收集的資料。
生產(chǎn)設(shè)備異動、變更資料清冊以及電子版資料由風(fēng)廠技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)將以上資料歸類存檔。公司員工因公外出(包括出境)學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種專業(yè)會議,收集到的各種文件、材料,應(yīng)在學(xué)習(xí)等結(jié)束后的7日內(nèi)交給風(fēng)廠技術(shù)管理人員,并填寫移交清冊。技術(shù)檔案的保管標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)風(fēng)力發(fā)電廠設(shè)備的實際狀況,各類檔案應(yīng)分柜按工期、設(shè)備主次、電壓由高到低、由一次到二次順序排列保管。檔案脊背編號采用5位數(shù),如1****,其中第一位數(shù)字的“1”代表該風(fēng)廠一期工程,依此類推。檔案盒脊背的標(biāo)準(zhǔn)見附件一,其中“年度”欄內(nèi)填寫本資料檔案所在竣工年度;“一級類目名稱”欄內(nèi)填寫“生產(chǎn)”;“保管期限”欄內(nèi)填寫“長期”;“盒號”欄內(nèi)填寫該資料的5位數(shù)編號。檔案室要建立檔案索引,標(biāo)明資料實際位置及順序,方便查閱。檔案室要有資料借閱登記本,所有借閱人員必須履行借閱手續(xù)。
檔案室的門要經(jīng)常上鎖,鑰匙由技術(shù)管理人員或風(fēng)廠廠長保管。嚴(yán)禁穿油污的工作服進入檔案室,查閱資料時手要干凈,進入檔案室的人員嚴(yán)禁在室內(nèi)吸煙。技術(shù)檔案的使用本風(fēng)廠內(nèi)的職工查閱本風(fēng)廠技術(shù)檔案時,要遵守檔案室管理制度中的相關(guān)規(guī)定,查閱后的資料要放回原位,查閱過程中要愛惜查閱的資料,注意不要損壞及圈涂資料。
本風(fēng)廠內(nèi)的職工借閱資料時,征得技術(shù)管理人員的同意并在技術(shù)檔案借閱登記本上進行登記后,即可提供,但一般不許拿出本風(fēng)廠,如確因工作需要必須拿出風(fēng)廠時,應(yīng)經(jīng)風(fēng)廠廠長批準(zhǔn),由借閱人履行借閱手續(xù)后方可將資料帶出風(fēng)廠。
風(fēng)廠內(nèi)技術(shù)檔案原則上只供給本風(fēng)廠內(nèi)部人員使用,外來風(fēng)廠人員或其他單位人員特殊情況需進入檔案室查閱資料時,必須得到風(fēng)廠廠長的許可,并且在本風(fēng)廠人員的監(jiān)視下方可進入檔案室進行資料的查閱,但嚴(yán)禁將任何資料帶出檔案室。
風(fēng)廠技術(shù)管理人員應(yīng)定期檢查檔案室的門窗,注意門窗的密封情況。同時要查閱技術(shù)檔案借閱登記本,及時催交外借的資料。若職工借閱檔案時不慎損壞或丟失檔案,風(fēng)廠技術(shù)管理人員應(yīng)立即匯報風(fēng)廠主管領(lǐng)導(dǎo),視資料的貴重程度對責(zé)任人進行適當(dāng)?shù)牧P款。
第三章考核細(xì)則
檔案室資料收集不全,每缺一份資料考核管理人員50元。收集的資料保管不善,損壞或丟失的,每份資料考核責(zé)任人100元。不按檔案借閱手續(xù)進行資料借閱的,每發(fā)現(xiàn)一次考核當(dāng)事人100元,考核檔案管理人員200元。不執(zhí)行檔案管理制度,私自進入檔案室進行亂翻亂動資料的,考核當(dāng)事人100元,考核檔案室管理人員200元。檔案室資料收集齊全,按規(guī)定存放;日常管理中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,確保檔案歸檔率、完好率均達到100%的,將給予檔案管理人員200~500元的獎勵。
第三章 附則
本制度由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)解釋。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附件一檔案盒“脊背”標(biāo)識制定標(biāo)準(zhǔn)(單位:mm)
第8篇 企業(yè)公司檔案管理制度6
企業(yè)(公司)檔案管理制度范本6
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保個人檔案和生產(chǎn)資料機密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理個人資料;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、個人資料,生產(chǎn)資料標(biāo)題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第9篇 企業(yè)檔案管理制度
企業(yè)檔案管理制度（一）
一、檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4 、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5 、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6 、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。
7 、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8 、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
三、檔案保管制度
1 、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3 、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6 、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7 、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8 、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9 、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10 、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1 、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2 、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。
3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。
5 、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6 、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7 、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
企業(yè)檔案管理制度（二）
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。(www.)對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
企業(yè)檔案管理制度（三）
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
第10篇 企業(yè)檔案管理辦法制度
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細(xì)分類登記,分類管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時,必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護:
(1)查閱者必須愛護檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借,更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制,必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則,對責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙,必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn),保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者,須查明原因報綜合管理部,并每次對當(dāng)事人罰款200元-**元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的,除對當(dāng)事人罰款外,由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失,同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對當(dāng)事人罰款外,對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設(shè)備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等,員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料,聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等,申請購買的技術(shù)資料等,必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的,必須由專用人員寫出書面借條,報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存,嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔(dān)公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案,進行微機管理,并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝,標(biāo)明名目后,存檔備查。
第11篇 企業(yè)公司檔案管理制度
企業(yè)集團檔案管理制度
一、職責(zé)
各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。
二、管理內(nèi)容與方法
1、立卷歸檔
(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:
①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;
②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。
③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀(jì)要、重要通知、會議記錄等。
④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。
⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。
⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。
⑦其他需歸檔的文件資料。
(2)立卷歸檔的要求:
①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀(jì)要等。
②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。
③立卷歸檔的文件要便于查找。
④文件有標(biāo)題的,應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題,并標(biāo)上方括號以示立卷人加的標(biāo)題。
⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應(yīng)加以裱糊。
⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時間、地點。
2、檔案的利用
(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。
(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時歸還。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴(yán)防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。
(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。
3、銷毀
(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。
(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準(zhǔn)。
(3)銷毀檔案時,應(yīng)認(rèn)真清點,由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。
(4)對已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊存檔。
4、檔案室管理
(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進行統(tǒng)計。
(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。
(3)檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進行全面或重點檢查,平時注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告解決。
(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。
(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;
(6)檔案移交
①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;
②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結(jié)束后1個月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;
③負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理一同進行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;
④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。
三、責(zé)任
1、損壞、丟失公司檔案的;
2、擅自提供、銷毀公司檔案的;
3、涂改、偽造檔案的;
4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;
5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。
違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。
第12篇 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司檔案管理制度:
1.主要內(nèi)容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。
2. 檔案的管理機構(gòu)
2.1 公司辦公室是檔案管理機構(gòu),公司辦公室主任具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。
2.2 文書結(jié)案后,財務(wù)資料,技術(shù)資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務(wù)部、技術(shù)部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術(shù)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。
2.3 各部室、各單位或個人視實際需要,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.4 公司檔案員(兼)主要工作職責(zé)
2.4 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.4 .2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.4 .3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;
2.4 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3． 歸檔范圍
3.1 政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.2 公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃;公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報告。公司各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)、公司大事記等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.3 公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.4 公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證等。(由開發(fā)部負(fù)責(zé)歸檔移交辦公室保存)
3.5 公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。(由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.6 公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.7 公司項目預(yù)決算資料。(由預(yù)決算部負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.8 公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標(biāo)志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負(fù)責(zé)歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)
3.9 公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.1 0公司財務(wù)憑證。(由財務(wù)料整理并保存)
3.1 1 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓(xùn)、任命、工資審核記錄等相關(guān)資料。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.1 2公司法律文書資料。(由合同部負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.1 3公司榮譽證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標(biāo)證書和證明等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.1 4 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
3.1 5題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)
4. 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5. 檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。
5.1.2 對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設(shè)立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.2.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.2.6 立卷應(yīng)以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應(yīng)以部室為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.2.8 立卷應(yīng)把上級文件與公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.2.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.2.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.2.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
6.3 檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7. 檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
9. 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時修補。
