第1篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設備檔案應由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。
5、經鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經辦公室負責人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責任心,熟悉業(yè)務、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。
2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。
科室預立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業(yè)務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當時候進行自然通風。
3、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內經常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經濟業(yè)務的重要資料和證據(jù),必須專人負責保管。
3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。
第2篇 施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。
2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班后要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
第3篇 醫(yī)院護理技術檔案管理制度
某醫(yī)院護理技術檔案管理制度
(1)護理業(yè)務技術資料檔案內容
1)護理技術資料:包括本院制訂的各種疾病護理常規(guī),各項技術操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護理學術論文,國內外護理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關護理學術論文資料,各種學習班及業(yè)務學習情況,專題講座等。
2)護理業(yè)務工作檔案:包括年度護理工作計劃、工作總結,以及上級有關護理文件,申報上級有關呈批件存底;年度、季度護理工作檢查評比總結;院內外有關護理工作制度;各種會議紀要、記錄;護理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進修、培訓、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應登記存檔。
3)各級護理人員業(yè)務技術檔案:主要包括個人學歷、經歷、業(yè)務培訓、業(yè)務技術考核情況,科研成果,學術論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護理業(yè)務技術檔案管理
1)護理部指定專人負責材料收集、登記和保管工作。應保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護長配備電腦一臺,建立檔案與護理部聯(lián)網(wǎng)。
第4篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經營和管理工作的內容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責部門
3.1院辦(人事行政部)負責院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負責部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負責人。
3.3院辦(人事行政部)負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負責人負責審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
3.5機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經理(院長)或指定負責人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負責收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的,應及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準,采用標黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度,對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
5.7部門(科室)經辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應在檔案盒(或文件夾)首頁位置設立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號,并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權限、期限與類型
7.1檔案保管權限
7.1.1財務部檔案由財務部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經理(院長)指定負責人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施,文件密碼由指定的文件保管人設定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復印件;
法定代表人身份證(護照)(復印件);
對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;
各部門(含財務、醫(yī)務科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;
購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關資料;
招聘表格、人才庫等相關資料;
員工績效考核相關資料;
其它應歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設備檔案,包括:
設備臺帳;
設備出廠合格證、使用說明書;
設備安裝、調試、驗收報告;
設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設備運行維修、保養(yǎng)記錄;
設備更新改造記錄;
設備管理制度;
其它應保存的設備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復制
8.1總經理有權查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負責人有權查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應經過審批方可借閱有關檔案。
8.4文檔查(借)閱應在檔案保管部門(科室)進行登記,機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負責人審批,并進行相關登記。
8.6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負責人審核無誤后報總經理審批。
9.2總經理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
第5篇 第2人民醫(yī)院財務會計檔案管理制度
第二人民醫(yī)院財務會計檔案管理制度
1、醫(yī)院會計檔案的管理應接受衛(wèi)生主管部門的指導和檢查。
2、醫(yī)院每月、每年形成的會計核算資料必須經過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應按國家規(guī)定執(zhí)行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進行。
4、財務人員調離和離職必須辦理移交手續(xù)。
5、借閱財務會計檔案必須履行審批、登記、注銷手續(xù)。
6、對會計業(yè)務的重要核算資料要設專柜嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規(guī)定執(zhí)行。
第6篇 z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經檔案人員許可不得入內。
2、檔案庫房應配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內整潔、空氣流通。
4.庫房內禁止吸煙、使用明火,嚴禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應有專人保管,不得隨身攜帶,未經批準不得交給他人。
6.每天下班前應關閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第7篇 建康醫(yī)院檔案管理制度
第三人民醫(yī)院檔案管理制度
1. 醫(yī)院全部檔案(病案除外)實行集中統(tǒng)一管理,各類檔案按要求于相應期限內統(tǒng)一歸檔,任何科室或個人不得長期或私自保存應歸檔的文件資料保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
2. 二級甲等以上醫(yī)院設立檔案管理部門,其它醫(yī)院應設專(兼)職人員管理,建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計,并按照規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
3. 根據(jù)需要編制各種檢索工具,并利用計算機進行檢索,開展檔案編研工作,積極開展檔案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的檔案,主要供本單位和上級主管機關利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫房管理制度、專兼職檔案員職責等各種制度。
5. 根據(jù)國家的有關規(guī)定,編制本單位或本專業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》,并報檔案業(yè)務管理機關備案。
6. 醫(yī)院檔案庫房應該堅固,并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其它技術處理。
7. 檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
8. 檔案保管人員必須嚴格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,在公共場所不得隨意談論檔案中的有關秘密事項,檔案保管人員調動工作時,應在離職前辦好交接手續(xù)。
第8篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
(4)其他類:銀行存款余額調節(jié)表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管兩年(會計機構內部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結清的債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第9篇 醫(yī)院檔案管理制度2
醫(yī)院檔案管理制度
檔案保密:
l、認真學習、宣傳貫徹執(zhí)行《保密法》;對保密文件、資料、檔案的劃分,密級的變更,必須按國家有關制度和規(guī)定處理。
2、嚴格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱文室內閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內,妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
4、要對全體干部職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料定期清理,重點保護。
5、對造成失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節(jié)輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機關全部檔案必須由中心檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為己有。
2、加強庫房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內溫、濕度測記,保持室內合理溫度。
3、嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4、室藏檔案應排列整齊有序,并定期進行清理,核對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交、接收等手續(xù)。
6、認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監(jiān)銷的情況下,方能銷毀。
7、檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經院領導批準后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經分管院領導批準,并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3、檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規(guī)定追究責任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握,必須借閱時,要經分管領導批準。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2、對檔案或文件進行翻拍或復制要經院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明材料的出版社和依據(jù)。
3、利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經允許不得轉借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內歸還,幾個科室合辦的文件兩周內歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證可通過有關職能部門審檔。
6、上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經院辦公室負責人或院領導批準。
7、檔案歸還時,工作人員應對案卷的數(shù)量和卷內的文件清點檢查無誤后方可注銷。
第10篇 a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務資料,必須嚴格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進行科學管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務處的全部會計檔案,由財務處長指定專人負責裝訂、整理及造冊,財務處長(或指定人員)負責保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應在每月終了10日內按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內,要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
第11篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學、基建、設備、財務、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負責全院醫(yī)療、教學、科研、基建、設備、財務、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導全院各科室的檔案業(yè)務工作,并實行'四同步管理'(即布置、檢查、總結、驗收與檔案工作同時進行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經分管院長審批后,定點銷毀。
第12篇 x醫(yī)院檔案管理制度
****醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。
8、醫(yī)院各項論文雜志、學術、科教資料。
9、醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機構許可證、稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內容。
3、合同、協(xié)議類文件應符合醫(yī)院關于合同、協(xié)議的簽訂標準，需要加蓋公章的
原件，如合同內容有修改，應注明修改內容，并經承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機器設備(產品)采購(銷售)業(yè)務，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經辦合同必須先經由法務部門審核，并經院長簽字確認方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內完成相關義務。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。
2、非醫(yī)療類(采購、營銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質證書由醫(yī)務部管理，護士資質證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失后，所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，編號科學規(guī)范、標志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內容，不允許無關人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院
2023年6月2日
附件1：河北燕達****醫(yī)院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內容：
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負責人：
附件2：河北燕達****醫(yī)院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內容
檔案份數(shù)
所屬部門
經辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達****醫(yī)院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負責
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負責
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負責
14藥劑科
病案室負責
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫(yī)學科
19社會服務部
20科教部
21醫(yī)務部
醫(yī)務部
22護理部
護理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-***-**001
河北燕達****醫(yī)院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內容(詳細版)：
共計**(份)×(頁)
檔案經辦人：
部門負責人：
檔案管理員：
備注：
