第1篇 辦公用品管理辦法規(guī)定
辦公用品管理辦法
qg/**-2004
1 范圍
1.1本標(biāo)準(zhǔn)所指辦公用品為(以下簡稱:股份公司)員工日常辦公所用文具(以采購部《辦公用品價目表》為準(zhǔn))、辦公自動化所需用的耗材(含磁盤、色帶、墨盒等)以及其它特殊物品(柜、臺、凳、特殊文具等)。
1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于股份公司本部,股份公司下屬全資、控股公司可參照執(zhí)行。
2 職責(zé)
2.1秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理,每半年核定一次辦公用品費用定額,實施定額管理。
2.2采購部負(fù)責(zé)外購辦公用品的采購。
2.3股份公司設(shè)立文具倉,負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。
2.4人力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門(廠)應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品的管理人員和非管理人員人數(shù),報送秘書室和相關(guān)部門(廠)。
3 規(guī)定
3.1辦公用品由部門(廠)統(tǒng)一領(lǐng)用,其費用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。部門(廠)管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元;其他特殊用品費用另計(用于印制生產(chǎn)報表所用的紙張,不列入辦公用品定額內(nèi))。一次性領(lǐng)用總額超過800元或單價在400元以上的,需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.2辦公用品費用(其他特殊物品除外)可月度間調(diào)劑使用,年底結(jié)算、考核。
3.3特殊物品需專題報告,經(jīng)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可購買,不受定額限制。
3.4打字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨做計劃,由秘書室審核,紙張按各使用單位的實際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費開支,報股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
3.5辦公自動化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品,按設(shè)備工程部《非生產(chǎn)設(shè)備的管理》等有關(guān)規(guī)定辦理。
4 程序
4.1辦公用品的計劃審批
4.1.1采購部負(fù)責(zé)填報《辦公用品價目表》,公布現(xiàn)采購的辦公用品價格,如有變動,應(yīng)及時發(fā)布。
4.1.2辦公用品(其他特殊物品除外)領(lǐng)用計劃每季度制訂一次,于每季度最后月份20日前,各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù),按實際需要,本著節(jié)約原則,在定額范圍內(nèi)制定本單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》一式三份,經(jīng)部門(廠)領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后,交秘書室;超過上述標(biāo)準(zhǔn)的,需經(jīng)過股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核,并報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.3秘書室對各單位上報的《辦公用品領(lǐng)用計劃》進行審核(核定是否超定額,品種是否適宜),并將審核的各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》匯總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份(包括公共使用的辦公用品計劃),附一份各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》報股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.1.4秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》一式一份,交文具倉;一份《辦公用品領(lǐng)用計劃》退回各部門(廠)作領(lǐng)用文具的依據(jù);另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領(lǐng)用計劃》由秘書室留存。
4.1.5文具倉根據(jù)股份公司各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》,核對庫存,匯總并整理成《股份公司辦公用品采購計劃》一式兩份,經(jīng)文具倉的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后,交一份給采購部采購,文具倉留存一份。
4.2辦公用品采購、儲存、發(fā)放、核算考核
4.2.1采購部根據(jù)文具倉制定的《股份公司辦公用品采購計劃》實施采購,并及時辦理入庫手續(xù)。
4.2.2采購部應(yīng)將辦公用品采購的供方詳細(xì)列出,分別報公司和文具倉,如有變動應(yīng)及時更改。
4.2.3 文具倉負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、發(fā)放、保管,并按財務(wù)部的有關(guān)規(guī)定建立臺帳。
4.2.4每季度第一個月的8日后,各單位憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的《辦公用品領(lǐng)用計劃》、領(lǐng)料單,到文具倉領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。倉管員對《辦公用品領(lǐng)用計劃》、領(lǐng)料單審核后發(fā)放,并登入各單位領(lǐng)料臺帳。
4.2.5文具倉每年、季分別統(tǒng)計各單位實際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費用總額,列表報秘書室,供考核用。
4.2.6秘書室每年對各單位文具費用進行考核,對超標(biāo)單位進行減發(fā)。
5 其它
5.1文具倉應(yīng)每月盤點,盤虧盤盈應(yīng)查找原因,并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書室匯報。
5.2秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領(lǐng)用進行全方位監(jiān)督管理,對文具倉辦公用品進行監(jiān)督抽查,對辦公用品使用情況進行月度通報。
6 文件與記錄
6.1《辦公用品價目表》 表9401-1
6.2《辦公用品領(lǐng)用計劃》 表9401-2
6.3《辦公用品計劃費用匯總表》 表9401-3
6.4《辦公用品采購計劃》 表9401-4
第2篇 職業(yè)學(xué)院行政辦公用品管理辦法
職業(yè)學(xué)院行政辦公用品管理辦法
為了加強學(xué)院行政辦公用品的管理，規(guī)范行政辦公用品的采購、領(lǐng)用程序，提高經(jīng)費使用效益，保證教學(xué)、科研和管理工作的需要，特制定本辦法。
第一條 行政辦公用品的范圍與分類
本辦法所稱行政辦公用品是指學(xué)院各行政部門使用的，不屬于固定資產(chǎn)管理范圍的日常辦公用品、辦公耗材和專用用品，即各類筆、墨、筆記本、紙張、文件夾、文件盒、訂書機、計算器等，以及傳真機和打印機的墨盒、磁盤、光盤、電源插座等耗材。
第二條 行政辦公用品的采購
1.本辦法規(guī)定范圍內(nèi)的行政辦公用品由院辦公室每學(xué)期開學(xué)根據(jù)需要制定計劃，填寫辦公用品申購表，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由院辦公室采購員采購，采購回來后須到財務(wù)資產(chǎn)處辦理入庫手續(xù)，并由院辦辦公用品管理員辦理領(lǐng)用手續(xù)。在教學(xué)運行中需根據(jù)需要補充的辦公用品程序同前。
2.行政辦公用品的采購應(yīng)做到優(yōu)質(zhì)、低價、及時、適用，切實保證使用部門工作的需要。在安排采購時原則上實行按需供貨、備少許庫存。
3.行政辦公用品供貨單位由學(xué)院辦公室貨比三家，考察確定后，并簽訂供貨協(xié)議。
第三條 行政辦公用品的領(lǐng)用
1.本辦法規(guī)定范圍內(nèi)的辦公用品由學(xué)院教職工個人按工作需求向?qū)W院辦公室領(lǐng)用。公用物品如：打印紙、釘書釘、印臺等由各部門秘書領(lǐng)用。
2.辦公用品管理部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用和管理，并建立行政辦公用品領(lǐng)用登記簿。
3.從嚴(yán)控制耐用品和可作民用的辦公用品的領(lǐng)用。特別是對打印紙的領(lǐng)用，須開具出庫單，由部門負(fù)責(zé)人簽字方可領(lǐng)用。
第3篇 某某政府辦公室固定資產(chǎn)物資日常辦公用品管理辦法
為了加強辦公室各類財產(chǎn)、物資、日常辦公用品的管理,根據(jù)國有資產(chǎn)管理局的有關(guān)文件精神,結(jié)合辦公室的工作實際制訂以下管理辦法。
一、固定資產(chǎn)的管理
凡購單價在800元以上,使用年限超過一年的物資應(yīng)列入固定資產(chǎn)管理范圍。無論什么經(jīng)費渠道購買(或其它單位贈送的)均必須在行政處總務(wù)上登記入帳。具體程序是:需購買固定資產(chǎn)的處室,首先要編報購買計劃(或口頭匯報),征得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后,由總務(wù)代購,金額在3000元以下的,由分管副主任簽字,3000元以上的由辦公室主任簽字,使用人(或處室經(jīng)辦人)在總務(wù)保管處登記入帳,保管員在發(fā)票上簽驗收人,財會上才能報銷。
二、物資的管理
購買金額在300元以上的大宗物資,如成批購進或印刷的各類辦公用筆、墨、紙、稿箋、信封等,由總務(wù)根據(jù)財力按工作的使用情況和需要購進或印刷,購進或印刷后,保管員應(yīng)按類別、品名分別將單價、數(shù)量登記入帳。在發(fā)票簽收報銷時,按財務(wù)制度審批報銷。發(fā)出時分處室、單位按類別、數(shù)量登記。保管員要經(jīng)常檢查庫存情況,做到堆放整齊、干凈、無霉?fàn)€、變質(zhì)。本著先購進的先發(fā),后購的后發(fā)。按季清理,半年盤存,做到帳物相符,家底清、不浪費。對其它單位贈送的貴重物品和購買的酒類物資,一般不作為辦公用品發(fā)放。因工作特殊需要,如接待、送禮等,須經(jīng)分管副主任或辦公室主任批準(zhǔn)后才能發(fā)放。具體程序:由經(jīng)辦人寫明事由,經(jīng)分管副主任或辦公室主任審簽后,保管才能發(fā)放。
三、日常辦公用品的領(lǐng)用
1.圓珠筆、墨水、稿箋的領(lǐng)用,各處室要根據(jù)工作的需要和使用情況,本著既不浪費,又方便工作可在保管室領(lǐng)用。
2.筆記本的領(lǐng)用,辦公室的職工一年按1-2個領(lǐng)用(特殊工作例外),鋼筆、記算器、文具盒、茶杯、水桶、盆子、電風(fēng)扇、電話機、凳子以舊(壞)換新。
3.毛巾一年可領(lǐng)用一張(駕駛員例外);辦公室公用肥皂半年一塊。
4.計算機消耗材料的購買,各處室應(yīng)根據(jù)工作的實際先報購買計劃,價值在500元以內(nèi)的報行政處審核,500元以上的報分管副主任審核同意后,才能購買。
四、電器、維修材料
一般不搞庫存,隨買隨用。對家庭和其他部門使用的采取收費制度。
第4篇 辦公用品集中采購管理辦法
為加強企業(yè)專業(yè)化,規(guī)范化管理,保證日常辦公需求,控制費用支出,集團研究決定對所屬各單位的辦公用品實行集中采購,分級管理的管理辦法。本資料權(quán)屬文秘資源網(wǎng),放上鼠標(biāo)按照提示查看文秘寫作網(wǎng)更多資料
一.集中采購和管理的原則
1. 保衛(wèi)物業(yè)部是全集團辦公用品和低值易耗品的采購與管理的主管部門,凡涉及辦公用品事宜均由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)。
2. 保衛(wèi)物業(yè)部要設(shè)專人負(fù)責(zé),加強管理,為各單位提供質(zhì)價相符的物品保證辦公需要。
3. 集團所屬各單位辦公用品以部室、門店為單位設(shè)專人管理,并按照本辦法的要求,做好計劃編制、物品領(lǐng)用和保管工作,
4. 財審部負(fù)責(zé)核算并制訂各單位的預(yù)算費用和考核指標(biāo)。
5. 人力資源部根據(jù)考核指標(biāo)對各單位實施考核。
二、審批權(quán)限
購置辦公用品、維修配件等、500元以下的由保衛(wèi)物業(yè)部征得板塊、門店、部室主管領(lǐng)導(dǎo)同意進行購置。500元以上的一律寫書面請示,相關(guān)部室會簽后,報總經(jīng)理審批。
三、辦公用品集中采購的范圍
辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團范圍內(nèi)組織各項活動所需物品等均屬集中采購范圍。
四、集中采購程序
1. 各部室、門店根據(jù)本部門的實際需要和經(jīng)財審部核定、總經(jīng)理批準(zhǔn)的費用預(yù)算指標(biāo),使用統(tǒng)一表格《物品領(lǐng)用計劃表》編制次月物品領(lǐng)用計劃,經(jīng)主管部長審核批準(zhǔn)后,于每月20日送達保衛(wèi)物業(yè)部。
2. 保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)各單位的申請計劃、預(yù)算指標(biāo)、進行審核匯總,并上報主管副總經(jīng)理審批。
3. 保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的內(nèi)容,對價值在5萬元以上的成批大宗物品以招標(biāo)的形式采購,其他零星物品采取貨比三家的形式實施集中采購。
4. 保衛(wèi)物業(yè)部采購用品后,由各企業(yè)、機關(guān)各部室到保衛(wèi)物業(yè)部一次性登記領(lǐng)用。
五、 實施中注意事項
1. 計劃內(nèi)采購須填制《物品領(lǐng)用計劃表》見附表
2. 購置計劃需注明序號、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量等并由主管部長、店長審核簽字。
3. 各門店、機關(guān)各部室臨時急用和超預(yù)算需購置的辦公用品,需寫出書面請示,報總經(jīng)理審批,由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)采購,或由保衛(wèi)物業(yè)部委托該部門自行采購。
4. 書面請示需寫清楚原因、用途、價格、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、金額等。
5. 電腦、耗材、零部件的申請,按照集團京東集辦字〔~〕1號執(zhí)行。
6. 部分特殊專業(yè)用品原則上由保衛(wèi)物業(yè)部購置,保衛(wèi)物業(yè)部委托相關(guān)部門自行采購的,自采購后3日內(nèi)需到保衛(wèi)物業(yè)部辦理相關(guān)登記報銷手續(xù)。
7. 各部部長、門店店長為實物負(fù)責(zé)人。
六、具體要求
1. 各單位的計劃要依據(jù)實際需求和費用預(yù)算編制,不得虛做冒估超預(yù)算。
2. 按照先審批后購置的原則,未經(jīng)審批購置的將不予報銷。
3. 當(dāng)月計劃當(dāng)月有效。本月未購置須次月重做計劃。
4. 各單位和個人對管理的物品不得挪做私用、避免浪費、損壞和丟失。
5. 保衛(wèi)物業(yè)部采購所需用品時,須本著質(zhì)優(yōu)價廉的原則,經(jīng)招標(biāo)或?qū)徟?逐步建立資信度高的采購基地,建立互惠合作伙伴關(guān)系,長期合作。
本辦法適用于集團所屬各企業(yè),機關(guān)各部室。
本辦法由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。
第5篇 公司辦公用品管理辦法格式
公司辦公用品管理辦法
1、目的
為使公司的辦公用品得到合理、有效的利用,避免浪費發(fā)生,特制定本制度。
2、適用范圍
為加強辦公用品管理,控制費用開支,規(guī)范辦公用品的采購與使用,本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則,根據(jù)實際情況,特制定本辦法。
3、辦公用品分類定義
3、1固定資產(chǎn)類辦公用品,如:傳真機、復(fù)印機、電腦、打印機、碎紙機等。
3、2非消耗性辦公用品,如:辦公桌、辦公椅、計算器、電話機、打孔機、剪刀、紙刀、白板、文件夾、文件柜等。
3、3消耗性辦公用品,如:筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫紙、釘書釘、回形針、筆芯、公司印刷品、墨盒、復(fù)印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。
4、職責(zé)
4、1公司辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的全面管理。
4、2公司辦公室助理具體負(fù)責(zé)執(zhí)行。
5、辦公用品具體規(guī)定
5、1、辦公用品的發(fā)放
5、1、1固定資產(chǎn)類辦公用品的申購,要先計劃并報辦公室及總經(jīng)理,由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、1、2非消耗性辦公用品一般以部門為單位發(fā)放,部門內(nèi)共同使用,個別辦公必需品須經(jīng)門部主管同意后可以個人為單位發(fā)放;消耗性辦公用品根據(jù)實際需要以個人為單位發(fā)放。發(fā)放流程如下:
a、辦公室制定《辦公用品申請表》,經(jīng)各部門主管確認(rèn)后于每月25日前提交辦公室。
b、公司人事行政主管復(fù)核、辦公室長審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后交辦公室統(tǒng)一購買。
c、下月初由辦公室一次性統(tǒng)一發(fā)放到各使用部門。
d、新員工到職或臨時急用品可根據(jù)實際及時購買,辦公室每月可適時備用部分用品。
5、2用品的管理
5、2、1固定資產(chǎn)類辦公用品
a、進行編號管理,由財務(wù)部統(tǒng)一登記用品,并計算其剩余價值。
b、日常的管理由使用部門或使用者進行;公司公用品由辦公室進行管理。
c、出現(xiàn)損壞或故障根據(jù)實際情況由辦公室統(tǒng)一安排修理。
5、2、2非消耗和消耗性辦公用品。
a、由各使用部門或使用者管理。
b、非消耗性辦公用品如有損壞應(yīng)以舊品換新品,如有遺失應(yīng)由部門或個人賠償或自購。
c、設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用單》,由辦公室統(tǒng)一保管,以便于掌握辦公用品的領(lǐng)用狀況。
d、員工離職前應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用品,由辦公室確認(rèn)。
5、3各部門一個月的辦公用品量應(yīng)在月初進行仔細(xì)檢查預(yù)算,在月中確有特殊原因須要增加或另買時須由部門負(fù)責(zé)人遞交書面的超支“情況說明”給辦公室,報辦公室核查后再確認(rèn)處理結(jié)果。
5、4若無特殊原因超支,公司不再為其購買,但部門負(fù)責(zé)人為保證工作的正常進行,自行解決余下時間的辦公用品費用。
5、5月度辦公用品使用定額由每月1日―31日為一個周期。
6、辦公用品使用人保管管理辦法
6、1設(shè)立個人領(lǐng)用保管卡制度
6、1、1由辦公室為每位領(lǐng)用辦公用品、工具的員工開設(shè)《個人領(lǐng)用物品清單卡》。
6、1、2每次領(lǐng)用任何物品均需要登記在個人卡上。
6、1、3重復(fù)領(lǐng)用的以舊換新。
6、1、4辦公室實行盤點制度,可以定期或不定期對員工進行領(lǐng)用物品的盤點檢查,如遺失,則按7、1條款處理。
6、2對可以編號的物品進行編號,以便追溯管理。
6、3工具類的領(lǐng)用由工具倉庫發(fā)放后導(dǎo)出資料,反饋給辦公室做補登記,并讓領(lǐng)用人補簽字;辦公室同時對倉庫執(zhí)行以舊換新規(guī)定作監(jiān)督稽核。
7、懲罰
7、1公司辦公用品應(yīng)做公用,私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的價格從當(dāng)月工資中扣出。
7、2公司辦公用品應(yīng)本著節(jié)約的原則,如有浪費者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款20元。
7、3員工應(yīng)自覺愛護各類辦公用品,如有不正當(dāng)或不合理實用而損壞應(yīng)照價賠付。
8、相關(guān)表格
《辦公用品申請表》、《辦公用品入庫單》、《辦公用品領(lǐng)用單》、《個人領(lǐng)用物品清單卡》
9、附則
9、1財務(wù)部專用物品賬冊等由財務(wù)部獨立制定辦法管理,報請總經(jīng)理室批準(zhǔn)。
9、2本制度于2023年3月2日開始生效執(zhí)行。
附件1:辦公用品申請表
編號 部門 姓名 名稱 單位 數(shù)量 備注
合計
附件2:辦公用品入庫單
編號 物品名稱 單位 數(shù)量 單價(元) 金額(元) 備注
合計
附件3:辦公用品領(lǐng)用單
編號 日期 部門 物品名稱 單位 數(shù)量 簽字 備注
合計
附件4:個人領(lǐng)用物品清單卡
領(lǐng)用及保管人:初建日期:編號:頁碼:
序號 日期 物品名稱 編號 數(shù)量 單位 發(fā)放人 簽收人 備注
第6篇 辦公設(shè)備辦公用品圖書資料管理辦法
辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料管理辦法
公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節(jié)約、合理安排、有效使用的原則,特制定本管理辦法。
一、辦公室負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、辦公用品及圖書資料的統(tǒng)一管理工作,各部門根據(jù)工作需要提出計劃及請示,獲得批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)一購置,專業(yè)用品與圖書資料由提出部門自行購置,交公司辦公室管理。
二、辦公設(shè)備管理范圍:計算機及附屬設(shè)備;復(fù)印機、傳真機、碎紙機等文件處理設(shè)備;電話、手機等通訊設(shè)備;錄音、錄像、照相器材及附屬設(shè)備;辦公桌椅及其它辦公設(shè)備。
三、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會議及特殊活動需用的物品。
四、公司圖書、資料管理范圍:與公司發(fā)展有關(guān)的各類書籍、專業(yè)書籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。
五、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設(shè)備與圖書資料的購置由各部門提出申請,經(jīng)辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào),提出擬辦意見,報公司總經(jīng)理審批,獲準(zhǔn)后方可購置。
六、辦公室為各部門設(shè)立辦公設(shè)備及辦公用品領(lǐng)用臺帳,由部門設(shè)專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取并保管,領(lǐng)取時辦理登記手續(xù)。
七、公司圖書資料由辦公室專人負(fù)責(zé)登記保管,各部門人員需借閱時到公司辦公室辦理借閱手續(xù);部分業(yè)務(wù)書籍及圖紙資料可由業(yè)務(wù)部門派專人自行登記保管。
八、公司每位員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護。
九、凡員工調(diào)出或離開公司時,須將其所領(lǐng)用的價值較高的辦公用品如計算器、訂書機、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉(zhuǎn)交他人保管或使用。
十、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第7篇 辦公用品購買管理辦法范例
一、為了貫徹執(zhí)行勤儉辦公的方針,加強機關(guān)內(nèi)部的科學(xué)管理,防止辦公用品的積壓和浪費,保證機關(guān)各項行政工作的順利進行,特制定本辦法。
二、根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分工管理,專人負(fù)責(zé),合理調(diào)配,節(jié)約使用的原則,加強對辦公用品購買及管理。
三、單位應(yīng)根據(jù)庫存物品的儲備和實際消耗的統(tǒng)計分析資料,并結(jié)合當(dāng)年的工作任務(wù)和經(jīng)費的可能,在認(rèn)真調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,由主管領(lǐng)導(dǎo)會同有關(guān)業(yè)務(wù)人員匯審平衡按照物品用途、類別,提高政府采購辦公室審查,經(jīng)報請政府采購辦批準(zhǔn)購買申請計劃后,根據(jù)政府采購辦指定地點組織訂貨。
四、辦公用品的購買可根據(jù)某場貨源情況與工作需要,編制長期、短期、季度、半年、一年的物品購置計劃。
五、采購物品應(yīng)按照批準(zhǔn)的計劃由專職采購人員會同政府采購辦,紀(jì)檢部門人員統(tǒng)一組織辦理采購。
六、物品入庫前必須及時認(rèn)真組織驗收,辦理入庫手續(xù),驗收時必須注意,物品質(zhì)量和數(shù)量的檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即根據(jù)有關(guān)規(guī)定向供貨或運輸單位提出,并及時辦理退、換或賠補手續(xù)。
七、入庫的物品保管應(yīng)該科學(xué)化,做到定位存放,存入有序,零整分開,帳物對號,便于收發(fā)和檢查,對貴重稀缺物品應(yīng)加強集中保管,精確計量和記載,并應(yīng)定期進行查對。
八、物品的頒發(fā)制度應(yīng)根據(jù)日常消耗和維修需要,對常用的和專用的物品可限量頒發(fā),物品的頒發(fā)必須由領(lǐng)導(dǎo)審批,專人保管頒發(fā),建立物品明細(xì)帳和領(lǐng)用登記簿,對多余不用的物品,也應(yīng)辦理退庫手續(xù),及時登記造冊,對貴重物品的領(lǐng)用應(yīng)嚴(yán)格控制和監(jiān)督,對其領(lǐng)、用、剩、廢,耗的數(shù)量必須詳細(xì)記錄,從嚴(yán)執(zhí)行審批制度。
九、單位對在用物品應(yīng)建立定期抽查制度,并在每學(xué)年全面清查一次,清查結(jié)果報主管領(lǐng)導(dǎo)審核備案,對于短缺、丟失、損壞的物品應(yīng)追究物品專管人的責(zé)任,根據(jù)短缺、丟失、損壞物品的帳面全額進行經(jīng)濟處罰。
第8篇 某某酒店辦公用品管理辦法
某酒店辦公用品管理辦法
目的:為了保障本部門工作的正常進行,規(guī)范管理和控制辦公用品的采購和使用,特制定辦公用品管理辦法如下:
第一條、辦公用品的范圍
1.按期發(fā)放類:稿紙本、筆類、記事本、膠水、曲別針、大頭針、訂書釘?shù)取?/p>
2.按須計劃類:打印機碳粉、墨盒、文件夾、檔案袋、印臺、印臺油、訂書器、電池、計算器、復(fù)寫紙、支票夾等。
3.集中管理使用類:辦公設(shè)備耗材(復(fù)印紙、照片紙等)。
第二條、辦公用品的申領(lǐng)
根據(jù)各部門或各區(qū)域的申請,由部門或區(qū)域負(fù)責(zé)人填寫領(lǐng)料單,將須領(lǐng)用物品名稱用筆寫在領(lǐng)料單的左上角處,由餐飲部總監(jiān)簽字審批后方可到倉庫領(lǐng)用。
第三條、辦公用品的發(fā)放
1.員工入職時每人發(fā)放圓珠筆1支,筆芯以舊換新。(部門筆類盡量由酒水供應(yīng)商提供以減少消耗)
2.每個部門每月發(fā)放1本稿紙。(工作感想、工作日志、會議記錄不得使用復(fù)印紙,發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用10元/次處罰)
3.部門負(fù)責(zé)人每人半年發(fā)放1本黑皮記事本,員工3個月發(fā)放1本軟皮記事本,員工每月發(fā)放一本便簽本(各區(qū)可收集傳菜單、收銀結(jié)賬棄用單裝訂后用以工作便簽使用,或由供應(yīng)商免費提供)。
4.膠水和訂書釘、曲別針、大頭針等按需領(lǐng)用,不得浪費(此項物品領(lǐng)用僅限餐飲辦公室、收銀臺、預(yù)定臺)。
5.辦公用打印紙、墨盒、碳粉等需節(jié)約使用,按需領(lǐng)用(部門內(nèi)部打印文件可使用棄用的背面無字的打印紙進行二次利用,內(nèi)部文件應(yīng)以電子文件的形式由部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后方可打印發(fā)放),如有違反每次10元處罰。
第9篇 某公司辦公用品管理辦法
**公司辦公用品管理辦法
(修訂版)
第一章總則
第一條 為規(guī)范公司辦公用品的計劃、購買、領(lǐng)用、維護、報廢等管理,特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于**公司各部門。
第三條 管理部是公司辦公用品的歸口管理部門,負(fù)責(zé)審批及監(jiān)控各部門辦公用品的申購及使用情況,負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、發(fā)放和管理等工作。
第四條 財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品費用的監(jiān)控。
第五條 使用部門和個人負(fù)責(zé)辦公用品的日常保養(yǎng)、維護及管理。
第六條 本辦法所指辦公用品包括:
1.耐用品:
第一類:辦公家俱,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。
第二類:辦公設(shè)備類,如:電話、傳真機、復(fù)印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、(數(shù)碼)照相機、電風(fēng)扇、電子消毒碗柜、音響器材及相應(yīng)耗材(機器耗材、復(fù)印紙)等。
2.低值易耗品:
第三類:辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第四類:生活用品,如:面巾紙、紙球、布碎、茶具等。
第七條 電腦、打印機及其耗材不適用于本辦法。
第二章辦公用品的費用控制及申領(lǐng)流程
第八條 辦公用品申購實行費用預(yù)算制度,各部門本著實事求是,節(jié)約經(jīng)營成本的原則,于每年年初編制本部門本年度辦公用品費用預(yù)算并報管理部審批,每月辦公用品的購置應(yīng)嚴(yán)格按照審批的部門辦公用品費用預(yù)算編制月度申領(lǐng)計劃。
第九條 第一、二類辦公用品統(tǒng)一由歸口管理部門負(fù)責(zé)申購,具體流程如下:
填寫'辦公用品購置需求表' 部門負(fù)責(zé)人審核 歸口管理部門財務(wù)部 總經(jīng)理審批購置使用
第十條 第三、四類辦公用品的申領(lǐng)流程:
填寫'辦公/生活用品申領(lǐng)計劃表'(各部門,每月2日前)部門負(fù)責(zé)人審核歸口管理部門審批匯總(管理部,每月4日前)
財務(wù)部審核歸口管理部門審批營運發(fā)展部行政 領(lǐng)取發(fā)放(每月10日后)
第三章辦公用品的使用、保養(yǎng)、維修和報廢
第十一條 各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、厲行節(jié)約,打印或復(fù)印資料時紙張要雙面使用;回形針、大頭針應(yīng)重復(fù)使用,不得隨意丟棄;圓珠筆應(yīng)更換筆芯使用。
第十二條 類辦公用品的保養(yǎng),主要由各部門自行負(fù)責(zé),歸口管理部門將進行不定期檢查。
第十三條 各部門辦公用品在日常使用中,發(fā)現(xiàn)有故障或損壞,應(yīng)及時通知歸口管理部門安排維修(主指第一、二類辦公用品)。
第十四條 價值低于2000元的辦公用品(主指第一、二類)的報廢流程:
填寫'辦公用品報廢單'部門負(fù)責(zé)人審核專業(yè)維修人員鑒定 歸口管理部門復(fù)核 總經(jīng)理審批 廢品公司回收
第四章附則
第十五條 屬固定資產(chǎn)范圍(價值2000元以上)的辦公用品的購置、維護、報廢等,按事業(yè)部相關(guān)制度執(zhí)行。
第十六條 個人使用的辦公用品,因調(diào)動或辭職時,須到本部門資料員或兼職管理人員處辦理清還手續(xù)。
第十七條 歸口管理部門負(fù)責(zé)根據(jù)實際情況對員工級別變動后的辦公用品進行增補或削減。
第十八條 本辦法由管理部修訂并解釋。
第十九條 本辦法自下發(fā)之日起實施,原《辦公用品管理辦法》(美商用字[2000]003號)作廢。
附表:
附表一:《辦公用品購置申請表》
附表二:《辦公用品申領(lǐng)計劃表》
附表三:《生活用品申領(lǐng)計劃表》
附表四:《辦公用品申領(lǐng)計劃匯總表》
附表五:《生活用品申領(lǐng)計劃匯總表》
附表六:《辦公用品報廢單》
**設(shè)備有限公司
第10篇 某商務(wù)酒店辦公用品管理辦法
商務(wù)酒店辦公用品管理辦法
目的:為了保障公司工作的正常進行,規(guī)范管理和控制辦公用品的采購和使用,特制定辦公用品管理辦法如下:
第一條.辦公用品的范圍
1.按期發(fā)放類:稿紙本、筆類、記事本、膠水、曲別針、大頭針、訂書釘?shù)取?/p>
2.按須計劃類:打印機碳粉、墨盒、文件夾、檔案袋、印臺、印臺油、訂書器、電池、計算器、復(fù)寫紙、軟盤、支票夾等。
3.集中管理使用類:辦公設(shè)備耗材。
第二條.辦公用品的采購
根據(jù)各部門的申請,庫房結(jié)合辦公用品的使用情況,由保管員提出申購單,交主管會計審核,交總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第三條.辦公用品的發(fā)放
1.員工入職時每人發(fā)放圓珠筆1支,筆芯以舊換新。
2.每個部門每月發(fā)放1本原稿紙。
3.部門負(fù)責(zé)人每人半年發(fā)放1本記事本,員工3個月發(fā)放1本記事本。
4.膠水和訂書釘、曲別針、大頭針等按需領(lǐng)用,不得浪費。
5.辦公用打印紙、墨盒、碳粉等需節(jié)約使用,按需領(lǐng)用。
第11篇 辦公用品采購管理辦法范文
第一條 機關(guān)辦公用品實行“按需申報、統(tǒng)一采購、力求節(jié)約”的原則。列入政府采購目錄內(nèi)或達到政府集中采購限額標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品、電腦耗材及辦公家具必須按政府集中采購程序?qū)嵤┱少彙Ｎ戳腥胝胁少從夸泝?nèi)或未達到政府集中采購限額標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品、電腦耗材及辦公家具由綜合科負(fù)責(zé)統(tǒng)一集中采購。(辦領(lǐng)導(dǎo)的辦公用品需求由綜合科負(fù)責(zé))。電腦耗材每年集中采購實施兩次(即上、下半年采購各一次)。由各科在當(dāng)年3月份和8月份提出申請,報分管辦領(lǐng)導(dǎo)審批后由綜合科統(tǒng)一實施。
第二條 綜合科要建立辦公用品保管及領(lǐng)用規(guī)章制度,各科室1人負(fù)責(zé)辦理本科辦公用品驗收和領(lǐng)用手續(xù)。
第三條 辦公用品采購?fù)戤厛髱r,除由經(jīng)辦人填寫結(jié)算單據(jù)外,還必須有驗收人或保管人簽字證明方可按《機關(guān)財務(wù)監(jiān)督管理制度》第三條規(guī)定程序報銷。單價500元(含)以上的物品屬于固定資產(chǎn),購置固定資產(chǎn)須提出書面報告報分管辦領(lǐng)導(dǎo)審批后方可采購。
第四條 辦公用品采購需堅持實用、節(jié)約和公正、廉潔的原則,嚴(yán)禁利用辦公用品采購謀取私利。
第12篇 辦公用品管理辦法范例
辦公用品管理辦法
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
辦公用品管理辦法qg/**-2004
1 范圍
1.1本標(biāo)準(zhǔn)所指辦公用品為(以下簡稱:股份公司)員工日常辦公所用文具(以采購部《辦公用品價目表》為準(zhǔn))、辦公自動化所需用的耗材(含磁盤、色帶、墨盒等)以及其它特殊物品(柜、臺、凳、特殊文具等)。
1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于股份公司本部,股份公司下屬全資、控股公司可參照執(zhí)行。
2 職責(zé)
2.1秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理,每半年核定一次辦公用品費用定額,實施定額管理。
2.2采購部負(fù)責(zé)外購辦公用品的采購。
2.3股份公司設(shè)立文具倉,負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。
2.4人力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門(廠)應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品的管理人員和非管理人員人數(shù),報送秘書室和相關(guān)部門(廠)。
3 規(guī)定
3.1辦公用品由部門(廠)統(tǒng)一領(lǐng)用,其費用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。部門(廠)管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元;其他特殊用品費用另計(用于印制生產(chǎn)報表所用的紙張,不列入辦公用品定額內(nèi))。一次性領(lǐng)用總額超過800元或單價在400元以上的,需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.2辦公用品費用(其他特殊物品除外)可月度間調(diào)劑使用,年底結(jié)算、考核。
2004-07-15修訂 2004-07-28發(fā)布3.3特殊物品需專題報告,經(jīng)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可購買,不受定額
限制。
3.4打字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨做計劃,由秘書室審核,紙張按各使用單位的實際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費開支,報股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
3.5辦公自動化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品,按設(shè)備工程部《非生產(chǎn)設(shè)備的管理》等有關(guān)規(guī)定辦理。
4 程序
4.1辦公用品的計劃審批
4.1.1采購部負(fù)責(zé)填報《辦公用品價目表》,公布現(xiàn)采購的辦公用品價格,如有變動,應(yīng)及時發(fā)布。
4.1.2辦公用品(其他特殊物品除外)領(lǐng)用計劃每季度制訂一次,于每季度最后月份20日前,各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù),按實際需要,本著節(jié)約原則,在定額范圍內(nèi)制定本單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》一式三份,經(jīng)部門(廠)領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后,交秘書室;超過上述標(biāo)準(zhǔn)的,需經(jīng)過股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核,并報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.3秘書室對各單位上報的《辦公用品領(lǐng)用計劃》進行審核(核定是否超定額,品種是否適宜),并將審核的各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》匯總成《辦公用品計劃費用匯總表》一式兩份(包括公共使用的辦公用品計劃),附一份各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》報股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.1.4秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的《辦公用品計劃費用匯總表》、各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》一式一份,交文具倉;一份《辦公用品領(lǐng)用計劃》退回各部門(廠)作領(lǐng)用文具的依據(jù);另一份《辦公用品計劃費用匯總表》及一份《辦公用品領(lǐng)用計劃》由秘書室留存。
4.1.5文具倉根據(jù)股份公司各單位《辦公用品領(lǐng)用計劃》,核對庫存,匯總并整理成《股份公司辦公用品采購計劃》一式兩份,經(jīng)文具倉的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后,交一份給采購部采購,文具倉留存一份。
4.2辦公用品采購、儲存、發(fā)放、核算考核
4.2.1采購部根據(jù)文具倉制定的《股份公司辦公用品采購計劃》實施采購,并及時辦理入庫手續(xù)。
4.2.2采購部應(yīng)將辦公用品采購的供方詳細(xì)列出,分別報公司和文具倉,如有變動應(yīng)及時更改。
4.2.3 文具倉負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、發(fā)放、保管,并按財務(wù)部的有關(guān)規(guī)定建立臺帳。
4.2.4每季度第一個月的8日后,各單位憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的《辦公用品領(lǐng)用計劃》、領(lǐng)料單,到文具倉領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。倉管員對《辦公用品領(lǐng)用計劃》、領(lǐng)料單審核后發(fā)放,并登入各單位領(lǐng)料臺帳。
4.2.5文具倉每年、季分別統(tǒng)計各單位實際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費用總額,列表報秘書室,供考核用。
4.2.6秘書室每年對各單位文具費用進行考核,對超標(biāo)單位進行減發(fā)。
5 其它
5.1文具倉應(yīng)每月盤點,盤虧盤盈應(yīng)查找原因,并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書室匯報。
5.2秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領(lǐng)用進行全方位監(jiān)督管理,對文具倉辦公用品進行監(jiān)督抽查,對辦公用品使用情況進行月度通報。
6 文件與記錄
6.1《辦公用品價目表》 表9401-1
6.2《辦公用品領(lǐng)用計劃》 表9401-2
6.3《辦公用品計劃費用匯總表》 表9401-3
6.4《辦公用品采購計劃》 表9401-4
第13篇 s物業(yè)辦公用品管理辦法
1、辦公用品的采購、驗收、保管、發(fā)放統(tǒng)一由綜合管理部管理,其中采購與保管工作由兩人分別負(fù)責(zé)。
2、需要領(lǐng)用辦公用品的部門在每月25日前將計劃用《辦公用品申領(lǐng)單》報至綜合管理部,由綜合管理部審核,執(zhí)行總經(jīng)理審批后統(tǒng)一進行采購。
3、綜合管理部購買辦公用品后,必須登記造冊,財務(wù)部定期進行賬實核對。
4、領(lǐng)用辦公用品時,綜合管理部做好領(lǐng)用登記手續(xù)。
5、員工領(lǐng)用辦公用品后,要妥善使用保管,如非正常原因造成損壞的,要按原價予以賠償。
6、耐用辦公用品(如:訂書機、筆筒、尺子、剪刀、文件架、計算器、水筆、名片本等)每人按需要領(lǐng)取,最多只能領(lǐng)用一套,丟失、損壞自己負(fù)責(zé),員工辭職須交還給公司或繳交等值錢款。
7、易耗辦公用品要節(jié)約使用,紙張要雙面用完后方可廢棄。用畢到綜合管理部登記領(lǐng)取(如:大頭針、回形針、膠水、透明膠、雙面膠、信簽、筆芯等)。
8、所有員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)每月統(tǒng)計一次,并由綜合管理部公布領(lǐng)用明細(xì)。
9、大宗(特殊)辦公用品的購買,須做好計劃并報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
10、員工福利用品采購,由綜合管理部負(fù)責(zé)制定計劃,經(jīng)公司執(zhí)行總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
11、公司員工如因各種原因離開公司的,要到綜合管理部辦理好辦公用品歸還手續(xù)后,方可辦理人事手續(xù)。
第14篇 民族大學(xué)辦公室辦公用品采購和使用管理辦法
民族大學(xué)辦公室辦公用品采購和使用管理辦法
為加強對學(xué)校辦公室辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購與使用，節(jié)約成本，提高效率、防控風(fēng)險，特制定本辦法。
一、本辦法中的辦公用品包括辦公文具用品、電腦系列耗材、生活保潔用品等低值易耗辦公用品和不屬于政府采購范疇的其他辦公用品。
二、辦公用品的采購按照質(zhì)優(yōu)價廉、杜絕鋪張浪費、提高辦公效率的原則，實行多家供應(yīng)商比價采購。采購前經(jīng)學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論確定多家供應(yīng)商，并報分管領(lǐng)導(dǎo)。
三、辦公用品原則上在學(xué)校后勤保障處商貿(mào)服務(wù)中心和其他校內(nèi)經(jīng)營機構(gòu)采購，校內(nèi)經(jīng)營機構(gòu)采購價格較高或不能提供辦公用品的，選擇其他供應(yīng)商比價采購。電腦系列耗材應(yīng)征求國有資產(chǎn)管理處意見確定有相關(guān)資質(zhì)的供應(yīng)商。
四、采購辦公用品必須嚴(yán)格把關(guān)。單項辦公用品金額超過500元或整單辦公用品超過1000元的，采購計劃需經(jīng)學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論決定。
五、使用辦公用品要堅持勤儉節(jié)約的精神，嚴(yán)禁鋪張浪費，不得假公濟私、隨意丟棄。
六、對屬于資產(chǎn)登記范疇的辦公用品要按照《中南民族大學(xué)國有資產(chǎn)管理暫行辦法》進行資產(chǎn)登記。
七、辦公用品購買經(jīng)費的報銷嚴(yán)格按照《中南民族大學(xué)經(jīng)費支出審批暫行辦法》執(zhí)行。
第15篇 辦公用品及設(shè)備管理辦法
第一章 總則
第1條 為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修,使之管理有序,責(zé)任明確,以便更好地服務(wù)于公司各項工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費,特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話、傳真機、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公器具設(shè)備,電視、空調(diào)、風(fēng)扇、取暖器等家電設(shè)備。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團行政管理中心主任:審核采購預(yù)算計劃;監(jiān)督指導(dǎo)集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標(biāo)準(zhǔn)。
2.集團采購主管:組織實施日常辦公用品的采購及預(yù)算計劃;采購總部打印機、復(fù)印機耗材等各類辦公用品。
3.集團前臺/后勤管理員:負(fù)責(zé)辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負(fù)責(zé)對各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放;建立各類用品管理臺賬并及時更新,保證賬物相符。
4.集團財務(wù)管理中心:負(fù)責(zé)審批采購計劃和采購費用報銷并監(jiān)督采購。
第二章 辦公用品及設(shè)備的計劃管理
第4條 行政管理中心根據(jù)集團下達的辦公用品及設(shè)備年度采購預(yù)算及各單位實際情況,分解并下達各部門年度辦公用品及設(shè)備費用計劃。
第5條 各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細(xì)清單填寫《辦公用品及設(shè)備采購明細(xì)表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門要對申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進行檢查,不合規(guī)定或超出標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。
第6條 行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門的《辦公用品及設(shè)備采購明細(xì)表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據(jù)此實施采購。
第三章 辦公用品及設(shè)備的采購
第7條 采購人員根據(jù)采購計劃采購物品,要認(rèn)真負(fù)責(zé),堅持物美價廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無損。如有損壞,屬對方原因負(fù)責(zé)退還,屬自身原因自行賠償。
第8條 供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開比質(zhì)、比價等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。
1.為保證集團以較低的價格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備,集團將先行擇優(yōu)選取2~3家實力較強的供應(yīng)商經(jīng)過同類(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價后,各自提供其最具競爭力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。
2.引入競爭機制,要求供應(yīng)商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報價及樣品,集團集中評定后及時調(diào)整各供應(yīng)商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時,再確定長期供應(yīng)商。
3.行政管理中心負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購及服務(wù)協(xié)議。
4.對于零星、低價用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。
第9條 采購。
1.采購申請流程。
①單價<500元的:
集團總部:員工發(fā)起→集團業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。
區(qū)域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)→區(qū)域公司財務(wù)部核查、備案→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。
②單價≥500元的:
集團總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批或區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。
2.單價超過1000元的辦公用品及設(shè)備實行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務(wù)管理中心、申購部門各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準(zhǔn)后,由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則負(fù)責(zé)采購。
3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無誤后,填寫一式三聯(lián)的入庫單,其中存根聯(lián)由行政管理中心留存,記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷,回執(zhí)聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。
4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應(yīng)按其類別、品名分門別類碼放整齊,并負(fù)責(zé)物品的完好無損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。
5.各部門需自行購置一些急需的單價超過500元或者采購總額超過500元的辦公用品,在征得集團領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行,購置后報銷前到行政管理中心簽字登記。
第四章 辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取
第10條 集團的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領(lǐng)取。
第11條 使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新,填寫辦公用品《領(lǐng)料單》(詳見附件1),辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后,方可領(lǐng)取。
第12條 辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司私用。
第13條 使用辦公用品應(yīng)以室為家,在日常工作中,提倡節(jié)約作風(fēng),物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。
第14條 精心使用辦公設(shè)備,認(rèn)真遵守操作規(guī)程,使用后及時關(guān)閉電源,避免人為對各種設(shè)備的損害。
第15條 凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管,員工使用時應(yīng)作借用、歸還登記。
第16條 員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(xù)(指固定資產(chǎn)、計算機等非易耗品)。
第17條 集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負(fù)責(zé)印制,各部門按需領(lǐng)用,行政管理中心負(fù)責(zé)登記工作。各部門專用資料如需印制,由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實印制,行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。
第五章 辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修
第18條 各部門按照設(shè)備的操作規(guī)程要求,對辦公設(shè)備進行定期維護,做好清潔保養(yǎng)工作。
第19條 電話、傳真機、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(加碳粉、換墨盒)時,由使用部門向行政管理中心提出維修維護申請,填寫《辦公設(shè)備維修申請單》(詳見附件2),由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。
第20條 企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對辦公設(shè)備進行檢查,統(tǒng)計辦公設(shè)備使用與維修情況。
第21條 經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間、新舊程度折價賠償。(詳見附件3《物品損壞賠償折價表》)。
1.人為物理損壞或使用不當(dāng);
2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備;
3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
4.保管不善造成物品遺失的;
5.其他的人為因素造成的損壞。
第六章 辦公用品及設(shè)備的盤點與報廢處理
第22條 盤點的組織管理。由行政管理中心和財務(wù)管理中心,組織各中心、區(qū)域公司對辦公用品和設(shè)備進行盤點。
第23條 盤點頻度與要求。每半年盤庫結(jié)算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。
第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用者/保管人填寫《設(shè)備報廢申請單》(詳見附件4),說明原因和理由;報廢手續(xù)完成后,及時辦理補充新品的領(lǐng)用手續(xù)。
報廢流程:使用者/保管人申請→責(zé)任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務(wù)總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財務(wù)管理中心進行賬務(wù)處理。
第七章 辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制
第25條 行政管理中心對各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進行統(tǒng)計與調(diào)查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計分析報表,上報行政副總和總裁。
第26條 行政管理中心對各部門辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計報表,每月上報行政副總和總裁,進一步控制設(shè)備維修費用。
第27條 各中心根據(jù)辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預(yù)算,報行政管理中心,行政管理中心據(jù)此對辦公用品的使用進行監(jiān)督,控制辦公用品經(jīng)費。
第28條 財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對辦公用品與設(shè)備的購置、維修、報廢等程序進行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)及變更程序進行監(jiān)督。監(jiān)督審計中心負(fù)責(zé)對各部門的管理行為進行監(jiān)督。
第八章 附則
第29條 本辦法由集團行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第30條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第31條 附件:(1)辦公用品領(lǐng)用單;(2)辦公設(shè)備維修申請單;(3)物品損壞賠償折價表;(4)設(shè)備報廢申請單。
