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第1篇 文件管理辦法范本
第一章 總則
第1條為使集團(tuán)文件管理工作科學(xué)化、規(guī)范化,確保文件在使用過程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺漏等問題,便于文件的檢索、存檔,特制訂本辦法。
第2條本辦法適用于全集團(tuán)范圍內(nèi)的文件管理工作。
第3條本辦法的主要關(guān)聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。
第4條主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo):負(fù)責(zé)集團(tuán)文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心:負(fù)責(zé)集團(tuán)文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實施,包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關(guān)文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制;監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)各中心、各區(qū)域公司管理好相關(guān)文件、資料。
3.集團(tuán)行政管理中心:負(fù)責(zé)公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。
4.集團(tuán)各中心:負(fù)責(zé)編制、修訂、完善本部門承擔(dān)的各項文件,并對文件的執(zhí)行進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督,收集反饋信息,不斷完善文件管理。
5.集團(tuán)監(jiān)督審計中心:負(fù)責(zé)策劃文件管理的監(jiān)督體系,并對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、提出改進(jìn)意見。
6.區(qū)域公司:負(fù)責(zé)執(zhí)行集團(tuán)下發(fā)的各項文件;收集所在地的相關(guān)法規(guī)與其他要求;建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系,并及時整理并反饋給集團(tuán)企業(yè)管理中心。
第二章 文件的類別
第5條文件的分類方式很多,為便于管理,本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別,例如所有重要文件最終都?xì)w并為檔案。
第6條公文。
1.定義:公文指公司在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的,按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2.分類:公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報、報告、會議紀(jì)要、請示、申請、批復(fù)和函等。
3.公文管理:包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等,詳見《公文管理辦法》。
第7條檔案。
1.定義:檔案是指集團(tuán)各部門、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。
2.分類:檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等。
3.檔案管理:包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等,詳見《檔案管理辦法》。
第8條體系文件。
1.定義:管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系,俗稱三大體系,是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。
2.分類:體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。
3.體系文件管理:包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等,具體管理辦法及文件內(nèi)容,詳見公司“三合一”管理體系。
第9條制度文件。
1.定義:指為了維護(hù)正常的工作秩序,保證公司各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展,依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的文件,是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。
2.分類:本辦法將制度文件分為指令文件(規(guī)劃、策劃等)、管理文件(綜合型管理辦法)、流程文件(各類流程及其規(guī)范)、作業(yè)文件(說明書、工作操作手冊等)和表圖文件(各類統(tǒng)計圖表、分析圖表)。
3.制度文件管理:包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。
第三章 文件的管理
第10條企業(yè)管理中心為集團(tuán)文件的歸口管理部門,負(fù)責(zé)建立健全文件管理制度,加強集團(tuán)文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,保證集團(tuán)文件管理工作高效運轉(zhuǎn)。
第11條集團(tuán)各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。
第12條對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件,只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi),簽收人不得復(fù)印,如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控文件,造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。
第13條文件的使用部門應(yīng)編制識別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單,以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。
第14條管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團(tuán)的機密文件,任何人不得外泄。
第15條工程類文件由工程管理中心(區(qū)域公司工程部)控制。
第16條集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)及時核查(每半年一次)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等外來文件是否為現(xiàn)行有效版本,并及時將變更情況通知各有關(guān)部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集等由區(qū)域公司技術(shù)部進(jìn)行核查,并將變更情況通知集團(tuán)及所屬項目部。
第17條企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)及時評審(每年不少于一次)集團(tuán)公司管理手冊、程序文件、目標(biāo)、指標(biāo)和公司下發(fā)文件的有效性,并將變更情況及時以書面形式通知相關(guān)部門。
第18條體系文件在實施中發(fā)現(xiàn)由于組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時,由企業(yè)管理中心組織有關(guān)部門對原文件進(jìn)行評審,以確定是否需要更新,文件若發(fā)生修改,則須經(jīng)再次批準(zhǔn)。
第四章 文件的編制與審批
第19條文件格式要求。
1.文件要有名稱、編號、版本、實施日期、編修/審核/批準(zhǔn)人等。
2.文件的內(nèi)容包括:目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。
3.文件應(yīng)字跡清楚,標(biāo)示明確。
第20條管理手冊由管理者代表組織編寫,交企業(yè)管理中心復(fù)核,由行政副總審核,集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第21條體系文件由有關(guān)職能部門編寫,部門負(fù)責(zé)人審核,交企業(yè)管理中心復(fù)核,行政副總批準(zhǔn)。
第22條施工組織設(shè)計和管理方案的編寫與批準(zhǔn)執(zhí)行參照《施工組織設(shè)計、方案管理辦法》、《施工組織設(shè)計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。
第23條工程管理文件由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)組織編寫,交企業(yè)管理中心復(fù)核,集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第24條制度文件由各職能部門編寫,部門負(fù)責(zé)人審核,相關(guān)部門會簽,集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第25條文件的審批人應(yīng)對文件的適宜性和充分性進(jìn)行審批。
第五章 文件的編號
第26條公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進(jìn)行編號,編號包括文種類別、順序號和年份等信息,具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》。
第27條檔案的編號。檔案采用多種方式進(jìn)行編號,具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》。
第28條體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等,具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。
第29條制度文件的編號。
1.編號規(guī)則:
wyjs-□□□□-*□□-□□□□
部門代號 順序號 發(fā)布年號
2.部門代號:以集團(tuán)部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經(jīng)營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術(shù)中心、財務(wù)管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“*zgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文種代號:*表示文種代號,其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作業(yè)文件”、e代表“表圖文件”。
4.順序號:以兩位或三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如01,02等,可按邏輯順序排布,也可按時間順序排布。
5.發(fā)布年號:以公元紀(jì)年的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示,如2022,視情況可省略。
第六章 文件的發(fā)放與簽收
第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍,根據(jù)文件性質(zhì)由相應(yīng)一級負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放,其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā),同時做好文件發(fā)放記錄。
第31條外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負(fù)責(zé)控制,集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準(zhǔn)發(fā)放范圍,行政管理中心執(zhí)行發(fā)放,或由行政管理中心把法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關(guān)部門、單位,由有關(guān)部門和單位自行購買收集。
第32條國家、行業(yè)發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集,由集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關(guān)部門、單位,由有關(guān)部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集,報企業(yè)技術(shù)中心備案。
第33條施工圖、施工圖會審紀(jì)要、工程變更設(shè)計聯(lián)系單,由區(qū)域公司技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。
第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢,應(yīng)在新文件發(fā)放后立即廢止,且廢止日期須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。
第35條集團(tuán)發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》(見附件1)和《文件回收登記表》(見附件2),交相關(guān)收文人簽收。
第七章 文件的保存
第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存,以電子版形式保存應(yīng)有備份。
第37條文件的原件由行政管理中心負(fù)責(zé)保存,副本由各部門負(fù)責(zé)保存。
第38條文件要分類保存,便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。
第39條當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時,應(yīng)重新領(lǐng)取新文件,同時交還原文件。文件丟失時,向文件發(fā)放部門重新申請領(lǐng)取新文件。
第八章 文件的更改
第40條文件需要更改時,應(yīng)由更改提出人或更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請表》(見附件3),說明更改原因,對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。
第41條文件更改的審批,應(yīng)由原審批部門審批,當(dāng)原審批人不在職時,可由接替其崗位的人員審批。
第42條文件更改批準(zhǔn)后,由文件歸口部門實施更改。
第43條外來文件的更改應(yīng)直接由相關(guān)文件的歸口管理部門,根據(jù)文件的有效性及時通知文件使用部門。
第44條文件的更改/修訂方式。
1.劃改:當(dāng)更改內(nèi)容不多時,由更改部門下達(dá)更改通知單,寫明更改內(nèi)容,由文件使用部門(人)在相應(yīng)位置上劃改。
2.換頁:當(dāng)修改內(nèi)容較多時,由文件發(fā)放部門對相應(yīng)頁重新打印后,與所有在用文件的相應(yīng)頁進(jìn)行撤換,收回舊頁。
3.換版:當(dāng)文件需多處更改時,并經(jīng)多次更改,影響使用時,由發(fā)放部門重印新版,進(jìn)行更換。
4.文件更改次數(shù)以換頁為準(zhǔn),局部劃改可不作統(tǒng)計。換版則指文件整體換版,程序文件可以在特殊情況下進(jìn)行單個文件換版。管理手冊換版時,所有程序文件應(yīng)隨之換版。
第45條文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等,應(yīng)在文件標(biāo)頭欄,按iso9000標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明文件的版本/修改狀態(tài),例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“a/0”,第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“a/4”,第5次修改則需換版,“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癰/0”。
第九章 文件的廢棄與銷毀
第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場收回后,由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》(見附件4),文件歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后銷毀。
第47條若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件,必須作好作廢或失效的標(biāo)識。
第十章 附則
第48條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。
第49條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第50條附件:(1)文件發(fā)放登記表;(2)文件回收登記表;(3)文件更改申請表;(4)文件銷毀審批表。
第2篇 物業(yè)卡管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:ic卡管理辦法1.目的規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2. 范圍適用各管理處ic卡的工作管理3.定義無4.職責(zé)部門/崗位工作職責(zé)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查管理處指定人員/崗位負(fù)責(zé)ic的日常辦理和授權(quán)、變更、回收等工作的具體操作安全部負(fù)責(zé)核對顧客的ic卡使用情況
5.方法及過程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對ic卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負(fù)責(zé)ic卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。
每季度對ic卡進(jìn)行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對電腦管理權(quán)限密碼每季度進(jìn)行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1 業(yè)主申請領(lǐng)卡須出示有關(guān)證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。
5.2.2 公司或相關(guān)工作人員如需申請領(lǐng)卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行ic卡的發(fā)放授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進(jìn)行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4 業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1 持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領(lǐng)卡,不能更換。
5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關(guān)手續(xù)時不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應(yīng)及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,管理處應(yīng)及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進(jìn)行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應(yīng)立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權(quán)期限規(guī)定業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權(quán)期限一般為十年;
車輛ic卡的授權(quán)期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進(jìn)行授權(quán)。
其他人員ic卡授權(quán)期限一般為一年,最長不得超過兩年。
5.7工作人員ic卡的回收工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6. 支持性文件無7.質(zhì)量記錄表格tjwy7.
5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》tjwy7.
5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》tjwy7.
5.1-a01-03-f 3. 《機動車ic卡辦理通知單》
第3篇 交工技術(shù)文件管理辦法
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于工程項目交工技術(shù)文件的管理。
2總則
為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
3 規(guī)范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)》
煉油化工建設(shè)項目(工程)交工技術(shù)文件
《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》
《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》
4術(shù)語和定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用了下列術(shù)語:
4.1交工技術(shù)文件
交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預(yù)試車完成,移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。
4.2項目工程:指在一個總體設(shè)計或初步設(shè)計范圍內(nèi),由一個或若干個互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項工程所組成的建設(shè)項目。
4.3單項工程:是建設(shè)項目的組成部分,具有獨立設(shè)計文件,建成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。
4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應(yīng);在化工項目中與“工號”相對應(yīng)。
4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設(shè)計文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理,電氣和儀表調(diào)試及單機試車合格后,與建設(shè)單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。
5管理內(nèi)容與要求
5.1 交工技術(shù)文件的管理流程(見附圖)
5.2 交工技術(shù)文件的策劃
5.2.1 明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由公司市場開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無明確表示時,應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門,在工程開工后兩個月以內(nèi)完成。
5.2.3 下達(dá)立卷分冊的要求。 根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上,項目部負(fù)責(zé)立卷分冊,正式打印下發(fā)。
5.2.4 確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn),以文件形式下發(fā)。
5.3 工程技術(shù)文件的形成和同步積累
5.3.1 施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人,對交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負(fù)直接責(zé)任。
5.3.2 項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負(fù)責(zé)人員,對交工技術(shù)文件的形成和同步積累負(fù)主要責(zé)任。
5.3.3 項目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者,對交工技術(shù)文件工作負(fù)全責(zé)。
5.3.4 施工單位技術(shù)人員將分項工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達(dá)施工班組和其它責(zé)任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術(shù)負(fù)責(zé)人。工號技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人。
5.3.5 設(shè)計變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,發(fā)放到項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人實施并下達(dá)到施工單位執(zhí)行,同時收集作為交工技術(shù)文件。
5.3.6 材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應(yīng)部門設(shè)專人管理,在材料進(jìn)入施工現(xiàn)場的同時,向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應(yīng)交項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本,供應(yīng)部門留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門,復(fù)印件交工,但復(fù)印件要標(biāo)明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。
5.3.7 設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。
5.3.8 交工技術(shù)文件隨著工程進(jìn)度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應(yīng)在施工項目完成后隨即進(jìn)行。工號技術(shù)負(fù)責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。
5.3.9 分部分項工程質(zhì)量檢驗評定完成后,由工號技術(shù)負(fù)責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評定經(jīng)上級主管部門核定后,由項目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊的組卷責(zé)任人整理成冊。
5.3.10 竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準(zhǔn)確?？⒐D要做到與設(shè)計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4 交工技術(shù)文件的整理
5.4.1 項目部工號技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門和責(zé)任人員交工號技術(shù)負(fù)責(zé)人整理。
5.4.2 為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術(shù)文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3 交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。
5.5 質(zhì)量經(jīng)理
5.5.1 項目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項目交工技術(shù)文件的審查工作,對交工技術(shù)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
5.5.2 交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。
5.6 交工技術(shù)文件的送審和交接簽證
5.6.1 交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項目部邀請建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進(jìn)行予審。
5.6.2 予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設(shè)單位、檢查部門。
5.6.3 交工技術(shù)文件審查通過后,按規(guī)定進(jìn)行正式裝訂。
5.6.4 裝訂結(jié)束后,項目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗收簽證。
5.7 對于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負(fù)責(zé)”的原則,由發(fā)包的單位全權(quán)負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件工作。
5.8 交工技術(shù)文件的歸檔
項目部負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負(fù)責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。
6 本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄
a. 交工技術(shù)文件;
b. 存查資料;
c. 交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;
c. 竣工圖編制記錄;
d. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表;
e. 科技檔案移交清冊。
7 附錄
a. 交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;
b. 竣工圖編制記錄;
c. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表;
第4篇 萬科地產(chǎn)項目文件管理辦法
vk地產(chǎn)項目文件管理辦法
1.項目經(jīng)理部文件按照下列分類方式進(jìn)行存檔整理:
第一冊:公司管理規(guī)范
工程管理規(guī)范一套
工程管理指導(dǎo)書
第二冊:施工合同
第三冊:物資合同
第四冊:公司來文
第五冊:政府來文
第六冊:施工單位來文
第七冊:監(jiān)理公司來文
監(jiān)理合同
監(jiān)理人員登記表及資格證書
監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理細(xì)則
監(jiān)理例會紀(jì)要
監(jiān)理月報及審核意見
其他來文
第八冊:施工組織設(shè)計
施工方案
第九冊:設(shè)計變更
建筑設(shè)計變更及圖紙會審紀(jì)要
結(jié)構(gòu)設(shè)計變更
水電設(shè)計變更
第十冊:工程簽證
第十一冊:限價單/零星工程
第十二冊:計劃管理
項目發(fā)展計劃(營銷部門編制)
總進(jìn)度控制計劃及評審記錄
施工圖紙交付計劃
分判商進(jìn)場計劃
樣板確認(rèn)計劃
甲供材料進(jìn)場計劃
資金使用計劃
總進(jìn)度計劃(施工單位)
月計劃(施工單位)
周計劃(施工單位)
第十三冊:工程質(zhì)量記錄
第十四冊:材料設(shè)備管理
樣板登記一覽表
收(調(diào))料單
設(shè)備調(diào)試驗收記錄
第十五冊:交工前樓宇檢查記錄
第十六冊:項目經(jīng)理部發(fā)文
報公司文件
發(fā)公司有關(guān)部門協(xié)辦單
發(fā)總包、分包、監(jiān)理
報政府文件
其他發(fā)文
第十七冊:進(jìn)度款支付
工程進(jìn)度款審批單
物資進(jìn)度款審批單
扣款通知單
獎/罰款通知單
第十八冊:會議紀(jì)要
公司每月工程例會紀(jì)要
公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會紀(jì)要
甲方召集專題會議紀(jì)要
項目經(jīng)理部內(nèi)部會議紀(jì)要
第十九冊:工程交工資料(甲方)
甲方交工資料目錄(檔案館編制)
各種甲方交工資料
如:開竣工報告
中間驗收資料
工程報建資料
第二十冊:驗收報告
材料進(jìn)場驗收報告
工程驗收報告(不需政府參與的驗收)
履約評定表
2.項目經(jīng)理部收文嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,項目秘書收文后轉(zhuǎn)交項目經(jīng)理助理,由經(jīng)理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項目秘書存檔;
3.項目經(jīng)理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項目秘書統(tǒng)一編號并存檔。
4.項目經(jīng)理部印章由項目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項目經(jīng)理部印章》
第5篇 物業(yè)危險品管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)文件
危險品管理辦法
1.目的
加強管理區(qū)域內(nèi)危險品的管理。
2.范圍
適用于公司各管理處對危險品的管理
3.定義
危險品是指對人身、自然環(huán)境和財產(chǎn)有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蝕、放射性等危險性質(zhì)。
4.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
管理處經(jīng)理是各部門危險品管理的第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)對本管理處的危險品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查
主管(辦)負(fù)責(zé)危險品管理工作的具體落實
危險品管理員負(fù)責(zé)危險品管理的具體操作
5.方法及過程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化氣罐等。
帶毒性藥物:敵敵畏、農(nóng)藥等。
5.2管理處應(yīng)根據(jù)部門的實際情況列出具體的危險品清單進(jìn)行控制。
5.2.1危險品的采購需由部門經(jīng)理指定專人進(jìn)行。參見《采購管理程序》。
5.2.2對于沒有設(shè)定供應(yīng)商的危險品,采購需遵照國家相關(guān)規(guī)定購買。
5.3危險品的運輸、搬運
5.3.1對轄區(qū)內(nèi)使用的危險品由安全員監(jiān)督搬運、存放和使用,并記錄在《安全部巡視記錄表》中。
5.3.2 對外包方使用的危險品原則上要求其每天使用后帶離轄區(qū),不允許其存放在轄區(qū)內(nèi)。
5.3.3對業(yè)主裝修使用的危險品,要求其妥善保管,具體執(zhí)行《裝修現(xiàn)場監(jiān)控辦法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危險品時,應(yīng)嚴(yán)格按相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書施工。
5.3.5對現(xiàn)階段節(jié)日業(yè)主有燃放煙花、炮竹的習(xí)俗,安全部應(yīng)劃定區(qū)域,要求業(yè)主指定地點燃放,當(dāng)法規(guī)、法令明確規(guī)定禁止燃放煙花、炮竹時,按法規(guī)、法令執(zhí)行。
5.3.6輕拿輕放,防止碰擊、拖拉和傾倒。
5.3.7碰撞、互相接觸容易引起燃燒、爆炸或造成其它危險的危險品,以及化學(xué)性質(zhì)或防護(hù)滅火方法互相抵觸的危險品,不得混合裝運。
5.3.8遇熱、遇潮容易引起燃燒、爆炸或產(chǎn)生有毒氣體的化學(xué)危險物品,在裝運時應(yīng)當(dāng)采取隔熱防潮設(shè)施。
5.4危險品的儲存、保管
5.4.1危險品應(yīng)與其它物品隔離分開、分類、分項進(jìn)行保管,對有居毒的危險物品,必須用帶鎖柜放置并上鎖,有條件時應(yīng)設(shè)立單獨的危險倉庫,鑰匙由專人保管。
5.4.2存放危險品的地點應(yīng)符合有關(guān)的安全規(guī)定,并根據(jù)物品的種類性質(zhì),設(shè)置相應(yīng)的通風(fēng)。防爆、泄壓、防火、防雷、防曬、報警、滅火等安全措施,確保危險品的存放。
5.4.3危險品入庫前,必須進(jìn)行檢查登記,入庫后應(yīng)定期檢查。
5.4.4危險品的領(lǐng)用必須嚴(yán)格由專人負(fù)責(zé),倉管員需妥善保管好鑰匙。避免危險品的丟失。
5.4.5部門可根據(jù)本部門實際情況制定相應(yīng)的危險品儲存、保管細(xì)則。
5.4.6對服務(wù)供方存放在部門內(nèi)范圍內(nèi)的危險品也應(yīng)參照上述規(guī)定進(jìn)行。
5.5危險品的使用
5.5.1危險品的使用者要有相關(guān)的專業(yè)操作技能,資質(zhì)證明。
5.5.2使用危險品時必須有安全防護(hù)措施和用具。如用有毒性或腐蝕性的藥物時必須戴上防護(hù)手套。對有揮發(fā)性的藥品還應(yīng)戴上口罩。使用完后及時用肥皂洗手。
5.5.3盛裝危險品的容器,在使用前后,必須進(jìn)行檢查,消除隱患,防止火災(zāi),爆炸、中毒等事故發(fā)生。
5.5.4銷毀處理有燃燒、爆炸、中毒和其它危險的廢棄危險品。應(yīng)當(dāng)采取安全措施,并應(yīng)按環(huán)境保護(hù)的規(guī)定進(jìn)行處理。
5.6外來危險品的管理
5.6.1出入口值班員需對出入人員嚴(yán)格檢查,對外來危險品進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
5.6.2如發(fā)現(xiàn)有攜帶危險品進(jìn)入管理區(qū)域需問清原因,視情況進(jìn)行制止或報部門指派專人監(jiān)控。
5.6.3每日巡視人員要認(rèn)真巡視及檢查,一旦發(fā)現(xiàn)不安全隱患要立即向主管部門匯報。
5.6.4 如危險品發(fā)生事故要立即通知上級主管及相關(guān)部門,由主管著情況而定是否請求外援協(xié)助。
6.支持性文件
無
7.質(zhì)量記錄表格
無
第6篇 物業(yè)招投標(biāo)管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:招投標(biāo)管理辦法
1.目的
規(guī)范服務(wù)及工程項目招投標(biāo)工作。
2.范圍
適用于公司內(nèi)所有合同金額在$2萬元-$5萬元之間的物業(yè)招標(biāo)工作,本辦法管理范圍包括:新建土建項目、新購置設(shè)備項目、技術(shù)改造與更新項目、房屋維修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、綜合維修工程)、裝修項目、維保工程(電梯、有線電視、安防系統(tǒng)、車閘、清潔、綠化、消殺等)、工服制作、新增服務(wù)項目等。超出權(quán)限規(guī)定及由管理處自行完成的工作不在本招投標(biāo)管理辦法范圍內(nèi)。
3.職責(zé)
部門/崗位地產(chǎn)出資職責(zé)物業(yè)出資職責(zé)
品質(zhì)管理部受委托項目的招投標(biāo)工作的協(xié)調(diào)配合組織2萬元以上5萬元以下招投標(biāo)工作
財務(wù)管理部
標(biāo)底的測算、費用審算工作參與2萬元以上5萬元以下的招投標(biāo)工作
地產(chǎn)工程管理部組織50,000元以上招投標(biāo)工作必要時參與工程監(jiān)督及竣工驗收
申報部門受委托負(fù)責(zé)10,000-50,000元以內(nèi)招投標(biāo)工作及具體工程實施參與2萬元以上5萬元以下的招投標(biāo)工作;與施工單位擬制施工協(xié)議
4.方法和過程控制
4.1總則
4.1.1公司成立招標(biāo)工作小組,其組成人員包括:招標(biāo)申請部門經(jīng)理及專業(yè)負(fù)責(zé)人、品質(zhì)管理部代表、財務(wù)管理部代表、法務(wù)人員、地產(chǎn)相關(guān)部門人員(與地產(chǎn)相關(guān)項目)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。定標(biāo)時由招標(biāo)工作小組集體決策。
4.1.2招標(biāo)權(quán)限界定
4.1.2.1招標(biāo)預(yù)算總額在二萬元以下,由提出招標(biāo)申請的部門負(fù)責(zé)施工單位選擇,可以不進(jìn)行招投標(biāo),但管理處需進(jìn)行三家性價比對程序后選擇承包商;
4.1.2.2招標(biāo)預(yù)算總額在二萬元以上,五萬元以下由物業(yè)公司招投標(biāo)小組負(fù)責(zé)通過招投標(biāo)選擇施工單位
4.1.2.3招標(biāo)預(yù)算總額在五萬元以上,由提出施工的管理處為主,品質(zhì)管理部輔助組織相關(guān)資料后,交由地產(chǎn)工程管理部組織進(jìn)行招投標(biāo)選擇施工單位。
4.1.3招標(biāo)應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式,但無論采取何種方式,都必須有三家以上的投標(biāo)單位參與競標(biāo)。
4.1.4整個招標(biāo)過程必須保持透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享,杜絕暗箱操作。
4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露標(biāo)底、投標(biāo)文件、評標(biāo)、定標(biāo)等內(nèi)容,以保證招標(biāo)的公正性與效果。
4.2 招標(biāo)項目的確定
4.2.1各部門根據(jù)工作需要,或是按照公司、地產(chǎn)公司、業(yè)委會等部門的要求,確定擬招標(biāo)項目。
4.3 地產(chǎn)出資工程招標(biāo)權(quán)限界定
4.3.1由管理處以書面形式(或郵件)向地產(chǎn)工程管理部提交申請報告,報告應(yīng)詳列原因、工程規(guī)模、費用預(yù)算等,經(jīng)地產(chǎn)工程管理部或地產(chǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進(jìn)行下一步工作。
a.造價在2000元以下的工程,由地產(chǎn)相關(guān)部門確認(rèn)審算工程,可以不進(jìn)行招投標(biāo),管理處按公司采購管理程序選擇承包商。
b.造價在2000-50,000元以內(nèi)的工程,經(jīng)地產(chǎn)委托認(rèn)可,相關(guān)管理處申請招投標(biāo)工作,品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織招投標(biāo)工作,地產(chǎn)相關(guān)部門參與定標(biāo),報地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批。
c.造價在50,000元以上的工程,由地產(chǎn)公司組織招投標(biāo)。物業(yè)公司負(fù)責(zé)提供相關(guān)招標(biāo)資料。
4.4招標(biāo)工作程序
4.4.1招標(biāo)文件
4.4.1.1制定招標(biāo)計劃、編制招標(biāo)文件,提出招標(biāo)申請的部門/管理處,提出詳細(xì)的招標(biāo)項目、時間計劃、技術(shù)交底、達(dá)到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、配合等要求,符合招標(biāo)審算權(quán)限的將招標(biāo)申請和以上資料合并提出審批,超出招標(biāo)審算權(quán)限的由招投標(biāo)小組協(xié)助管理處提請地產(chǎn)工程管理部進(jìn)行招投標(biāo)。自審批結(jié)束5日內(nèi)由招投標(biāo)小組主持編制招標(biāo)文件并核定標(biāo)底,以及審查修改標(biāo)書中的經(jīng)濟條款,招標(biāo)文件編制完成后進(jìn)行審批;
4.4.1.2招標(biāo)文件內(nèi)容:招標(biāo)文件應(yīng)包括正文和附件,正文包括:投標(biāo)承諾書、招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)范圍、項目簡介、工期、質(zhì)量要求、工程造價要求、安全防護(hù)責(zé)任、投標(biāo)須知、投標(biāo)截止日期、開標(biāo)時間和地點、評標(biāo)辦法、違約責(zé)任、投標(biāo)押金 、相關(guān)規(guī)范、投標(biāo)文件格式、特別約定等,附件包括:相關(guān)圖紙、擬簽標(biāo)準(zhǔn)合同(明確我方要求的全部內(nèi)容)等
4.4.1.3各類招標(biāo)文件、記錄由品質(zhì)管理部制定示范文本,作為公司該類招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)范本。
4.4.2招標(biāo)信息發(fā)布及投標(biāo)邀請
4.4.2.1公開招標(biāo)的項目可以在當(dāng)?shù)刂饕獔蠹?、網(wǎng)站或建設(shè)交易服務(wù)中心發(fā)布招標(biāo)信息,并按政府有關(guān)部門規(guī)定辦理手續(xù)。
4.4.2.2實行邀請招標(biāo),由招標(biāo)申請部門、品質(zhì)管理部從公司《合格服務(wù)供方一覽表》中選擇所需數(shù)量的投標(biāo)單位進(jìn)行邀請招標(biāo)。
4.4.2.3如《合格服務(wù)供方一覽表》沒有合適的投標(biāo)單位或數(shù)量不夠,應(yīng)由相關(guān)部門推薦,再組織進(jìn)行考察,考察合格后方可選為投標(biāo)方,并納入《合格服務(wù)供方一覽表》。
4.4.3 發(fā)標(biāo)
4.4.3.1招標(biāo)文件的發(fā)放、答疑及現(xiàn)場勘察由品質(zhì)管理部組織,招標(biāo)申請部門、財務(wù)管理部、法務(wù)人員參與。
4.4.3.2公開招標(biāo)的項目,要按照合格承包商標(biāo)準(zhǔn)和項目要求對投標(biāo)單位進(jìn)行審查,審查合格的投標(biāo)單位方可發(fā)放招標(biāo)文件。
4.4.3.3招標(biāo)現(xiàn)場答疑由招標(biāo)申請部門負(fù)責(zé)做好記錄工作,該記錄將作為招標(biāo)文件的附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。
4.4.4開標(biāo)
4.4.4.1招標(biāo)文件應(yīng)規(guī)定:投標(biāo)單位應(yīng)在規(guī)定日期之前將投標(biāo)文件送交品質(zhì)管理部,投標(biāo)截止日期之后,原則上不再接受任何投標(biāo)文件。
4.4.4.2標(biāo)書必須密封加蓋公章,開標(biāo)前任何人不得擅自打開標(biāo)書。
4.4.4.3品質(zhì)管理部主持開標(biāo)工作,開標(biāo)工作應(yīng)集體在場,現(xiàn)場拆封,該過程和內(nèi)容由招標(biāo)申請部門作好記錄并填寫《開標(biāo)記錄表》,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。
4.4.5 評標(biāo)和定標(biāo)
4.4.5.1開標(biāo)后,招標(biāo)小組成員對各投標(biāo)書內(nèi)容進(jìn)行分析評比(與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得參與評標(biāo))
4.4.5.2 評標(biāo)人應(yīng)客觀、公正地履行職務(wù),對自己提出的評審意見承擔(dān)個人責(zé)任。
4.4.5.3 評標(biāo)應(yīng)以滿足招標(biāo)文件要求為依據(jù)。定標(biāo)原則為:
a.能滿足招標(biāo)文件的實質(zhì)性要求,并經(jīng)評審其投標(biāo)價格是合理低價。
b.同等條件下,原來與公司有過良好合作關(guān)系的投標(biāo)方優(yōu)先中標(biāo)。
4.4.5
.4 下列情況須重新招標(biāo):
a.發(fā)現(xiàn)投標(biāo)單位相互串通投標(biāo)。
b.投標(biāo)單位以他人名義投標(biāo)或以其他方式弄虛作假,騙取中標(biāo)。
c.投標(biāo)單位以向招標(biāo)工作小組成員行賄的手段謀取中標(biāo)。
d.開標(biāo)后,發(fā)現(xiàn)所有投標(biāo)皆不滿意(如各標(biāo)價均高出標(biāo)底價,不在合理報價范圍之內(nèi))。
4.4.5.5 整個評標(biāo)定標(biāo)過程須作好記錄,全體參加評標(biāo)人員簽字確認(rèn)。
4.4.5.6 確定中標(biāo)單位后3天內(nèi),品質(zhì)管理部向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知函,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。
4.4.6 簽訂合同
4.4.6.1由招標(biāo)申請部門參照合同范本擬定合同,按權(quán)限報公司相關(guān)部門審批,必要時由地產(chǎn)成本管理部和法律組審核合同條款,合同擬定完畢,約中標(biāo)單位對其內(nèi)容和條款進(jìn)行確認(rèn)后簽訂正式合同。
4.4.6.2 中標(biāo)單位投標(biāo)文件應(yīng)做為合同附件隨合同存檔,其它投標(biāo)單位資料品質(zhì)管理部歸檔保存
4.4.7 招標(biāo)文件管理
4.4.7.1所有招標(biāo)文件統(tǒng)一編號,編號形式為'v-**-**&&','v'表示'**','**'表示項目簡稱,'**'表示年號,'&&'表示序號。
例如
城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505
新城:v-*c-0508 世貿(mào):v-sm-0512
5.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.4-z01-02-f1 《開標(biāo)記錄表》
tjzzwy7.4-z01-02-f2 《開標(biāo)評審表》
tjzzwy7.4-z01-02-f3 《開標(biāo)成果審批表》
第7篇 物業(yè)質(zhì)量體系文件-出入口管理辦法
物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系文件
--出入口管理辦法
1.目的
對小區(qū)(大廈)出入口進(jìn)行有效控制,維護(hù)管理服務(wù)區(qū)域的正常秩序。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
職務(wù)/崗位工作內(nèi)容
部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)出入口安全管理工作的全面指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
安全主管/主辦負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體組織、落實、培訓(xùn)考核。
安全班長負(fù)責(zé)出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。
安全管理員負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體實施。
4.方法和過程控制
4.1 對普通來訪人員的管理
4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點,在確保管理服務(wù)區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:
a.凡進(jìn)入封閉或半封閉式管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經(jīng)業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進(jìn)入。離開時,封閉式管理服務(wù)區(qū)域需登記離去時間,半封閉式管理服務(wù)區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。
b.對開放式管理的管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時采取妥善的方法進(jìn)行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。
4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險品進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。
4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時停留,出入口崗或中心應(yīng)通知相關(guān)崗位核實情況,如發(fā)生異常情況及時按《突發(fā)事件處理程序》處理。
4.1.4 管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應(yīng)禁止外來人員使用,避免其損壞公共設(shè)施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。
4.1.5安全員對來訪人員進(jìn)行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應(yīng)及時通知中心或上級協(xié)調(diào)解決,同時注意保護(hù)現(xiàn)場。
4.2 執(zhí)行公務(wù)人員的管理
4.2.1 執(zhí)行公務(wù)的執(zhí)法人員因公進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,相應(yīng)崗位的安全員應(yīng)請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)人接獲此信息后立即致電對方單位核實身份,同時安排人員陪同前往。
4.2.2 執(zhí)行公務(wù)人員對管理服務(wù)區(qū)域業(yè)主房屋進(jìn)行搜查應(yīng)請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應(yīng)請其列出清單雙方簽字確認(rèn)。
4.2.3 外地執(zhí)法人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,除上述內(nèi)容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應(yīng)部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實后方可放行。
4.2.4 執(zhí)行公務(wù)的其它部門的國家公務(wù)員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。
4.2.5執(zhí)行公務(wù)人員因公務(wù)保密或其他特殊原因不能明示公干目的時,當(dāng)值安全員必須及時聯(lián)系部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理或其指定授權(quán)人視具體情況處理。
4.3 物資放行的管理
4.3.1物資搬運時,須到管理處或授權(quán)部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運人在《物資搬運放行條》上簽名,經(jīng)手人員除查驗申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認(rèn)。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負(fù)責(zé)人或申辦人員辦理,經(jīng)手人員須查驗身份證及臨時出入證或業(yè)主委托書。
4.3.2經(jīng)手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項費用并簽字認(rèn)可;出納不當(dāng)班或外出時,應(yīng)將尚未交納費用的住戶及其費用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認(rèn)可,手續(xù)完善后方可放行。
4.3.3 由安全員核實所搬貨物與申請內(nèi)容是否相符。安全員負(fù)責(zé)記錄、核對搬運車輛的牌號、司機身份證號或駕駛證號、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。
4.4 施工人員的管理
4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時出入卡》進(jìn)出管理服務(wù)區(qū)域。
4.4.2 安全員在檢查《人員臨時出入卡》時應(yīng)核對房號、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。
4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應(yīng)到管理處補辦證件或延期后方可進(jìn)入施工現(xiàn)場。
4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴(yán)格按照《裝修管理責(zé)任書》的內(nèi)容進(jìn)行操作。如有違章,安全員有權(quán)進(jìn)行制止或停水停電,需延時加班的裝修須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)行。
4.4.5管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)政府配套公共設(shè)備設(shè)施施工,施工人員應(yīng)在管理處辦理相應(yīng)手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理或相關(guān)專業(yè)人員同意后方可施工。
4.4.6服務(wù)供方人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進(jìn)入。
4.5 公司內(nèi)部人員的管理
4.5.1 公司員工憑工牌進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,應(yīng)自覺服從安全員的治安管理,身份核實后,可不作登記。
4.5.2公司員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)各項活動要嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。
4.6 參觀人員的管理
4.6.1 所有的參觀人員必須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)入,同時管理處須派人陪同。
4.6.2 引導(dǎo)進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護(hù)環(huán)境,愛護(hù)公物。
4.6.3 勸止參觀人員在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的高聲談?wù)?引導(dǎo)其自覺遵守公共秩序。
4.6.4 請參觀人員在指定范圍內(nèi)活動,按指定路線行走,未經(jīng)允許應(yīng)阻止攝像和照相。
4.7 特殊來訪人員的管理
4.7.1 認(rèn)真、細(xì)致、全面的做好接待工作。
4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經(jīng)過崗位時致軍禮。
4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。
4.8 對推銷、發(fā)廣告人員的管理
4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域必須事先與顧客有約,并進(jìn)行登記后方可進(jìn)入。
4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進(jìn)行糾正或勸其離開管理服務(wù)區(qū)域。
4.8.3 對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時,可對其身份進(jìn)行驗證或向?qū)Ψ絾挝贿M(jìn)行證實,如沒有合法身份,可交派出所處理。
4.8.4 對每一位外來人員都應(yīng)友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應(yīng)立
即請班長或主管進(jìn)行協(xié)助調(diào)解,把糾紛控制在可處理范圍。
5.質(zhì)量記錄和表格
gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運放行條》
gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》
gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時出入卡》
第8篇 某學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法
技術(shù)學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法
為使后管處及各科室資料管理更規(guī)范化、制度化,確保歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為后勤管理工作服務(wù),根據(jù)學(xué)院檔案管理部門的規(guī)定,結(jié)合我處實際情況,特制定本辦法。
后管處資料管理工作實行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。
一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:
“一級管理”的資料主要包括:
1、上級機關(guān)、學(xué)院、相關(guān)部門的發(fā)文以及后管處的行文,后管處的工作計劃、工作總結(jié)、招標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、申請報告等文件;
2、后管處組織的各項活動中形成的文件;
3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;
4、新校區(qū)建設(shè)資料;
5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節(jié)能工作、安全工作、廉政建設(shè)工作、固定資產(chǎn)管理工作等;
“二級管理”的資料主要包括:
1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛(wèi)會的工作臺賬;③物管餐飲商務(wù)監(jiān)管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料;⑥教職工購房補貼資料等等。
2、基建科主要包括:①基建科的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項目的全套過程資料;③設(shè)備、管線維修監(jiān)管考評臺賬等等。
3、衛(wèi)生所主要包括:①衛(wèi)生所的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫(yī)保管理臺賬;⑤學(xué)生教職工體檢、預(yù)防接種資料;⑥計劃生育、獨生子女、婦幼保健、兒童統(tǒng)籌、健康教育等工作臺賬等等。
二、文件資料分類:(除處室行文外)
a類文件資料包括:向上級部門申報的相關(guān)資料,如申請報告、審批表;
b類文件資料包括:與學(xué)院相關(guān)部門之間的各類工作聯(lián)系;
c類文件資料包括:處室或科室內(nèi)部使用管理文件,如工作職責(zé)、工作制度、各項臺賬記錄;
三、文件資料管理的具體工作:
主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。
1、文件的起草:各科室的各類文件,均應(yīng)按統(tǒng)一格式起草。
2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。
3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛(wèi)、基)-類別(a、b、c)-年份(06)-序號。
4、文件的審批:需相關(guān)部門、院領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件(招標(biāo)書、合同協(xié)議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。
5、文件的收集、分類:主要包括部門內(nèi)和部門外的兩大文件的收集工作,其中內(nèi)部文件主要包括七大類:①合同協(xié)議;②會議紀(jì)要;③工作聯(lián)系單(簽證單、驗收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標(biāo);⑥工作計劃、工作總結(jié);⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關(guān)部門傳遞讀閱文件等。
6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統(tǒng)一保管,即二級管理轉(zhuǎn)交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結(jié)案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應(yīng)的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當(dāng)事人可協(xié)商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經(jīng)常調(diào)用查閱,則部門應(yīng)自行復(fù)印一份留用備查。資料移交驗收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。
7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續(xù),比較重要的文件資料應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且復(fù)印留底,防止丟失。
第9篇 某有限公司文件管理辦法
第一章總則
第一條為加強公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進(jìn)依法治企，結(jié)合公司經(jīng)營管理實際，特制定本辦法。
第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。
第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實施細(xì)則”、“實施意見”等。
第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。
第二章職責(zé)與分類
第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調(diào)研，定期對文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評估并提出改進(jìn)建議。
第七條各部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報年度文件建設(shè)計劃，及時做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評估工作。
第八條各部門應(yīng)切實做好文件的貫徹落實工作，及時將文件傳達(dá)給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時，應(yīng)結(jié)合本單位實際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對內(nèi)部文件進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，提出文件建設(shè)計劃，制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。
第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理）、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。
第三章文件建設(shè)計劃的制訂
第十條文件建設(shè)計劃指新制定或修訂文件的計劃。一般按年實施，必要時可以更長，但不得超過3年。
第十一條各部門根據(jù)公司實際，結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計劃（建議）交文件管理部門。各基層也應(yīng)根據(jù)實際，明確本單位文件建設(shè)計劃，并交公司文件管理部門備案。
第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(shè)（計劃）建議，結(jié)合文件執(zhí)行與管理實際需要，擬訂出公司年度文件建設(shè)計劃，提交辦公會議討論后實施，并列入各部門考核目標(biāo)。
第十三條文件建設(shè)計劃包括以下內(nèi)容：
（一）文件名稱；
（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；
（三）制定文件的目的、依據(jù)；
（四）文件的主要內(nèi)容；
（五）文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。
第四章文件的起草
第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。對文件內(nèi)容涉及幾個部門管理職能的，由業(yè)務(wù)歸口管理部門牽頭組織有關(guān)部門共同擬定。
第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門應(yīng)對其起草項目進(jìn)行深入調(diào)查研究，掌握國家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應(yīng)對其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測。
第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的適用范圍；
（三）各相關(guān)部門應(yīng)履行的職責(zé)；
（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；
（五）負(fù)責(zé)文件解釋的部門；
（六）實施生效日期；
（七）其他事項。
第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求，內(nèi)容合法，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡明，標(biāo)點符號正確。文件一般用條文表達(dá)，每條可分為項、目、款，款不編序號，另起自然段；項的序號用中文數(shù)字加括號依次表述；目的序號用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號規(guī)定如下：
質(zhì)量手冊編號為gh/zl--□□□
程序性文件為gh/xc--□□□
管理性文件為gh/gl--□□□
作業(yè)指導(dǎo)書文件為gh/zy--□□□
外來文件編號為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號。
第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時應(yīng)盡可能附操作流程圖，操作流程應(yīng)清晰易懂。
第十九條文件在起草過程中，應(yīng)當(dāng)廣泛聽取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的意見，對涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽取職工代表的意見。意見不一致時，要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負(fù)責(zé)落實。
第五章文件的審核與發(fā)布
第二十條文件在意見征詢完善后，應(yīng)送文件管理部門審核，必要時文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請企業(yè)法律顧問論證，對內(nèi)容有爭議的應(yīng)退回原起草部門進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：
（一）是否征求相關(guān)部門、單位和管理服務(wù)對象的意見；
（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無沖突、重復(fù)；
（三）文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企業(yè)實際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對等原則；
（五）邏輯是否嚴(yán)密，流程是否順暢，是否具備可操作性；
（六）其他要審核事項。
第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求，以及公司職責(zé)分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。
第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應(yīng)注明生效時間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時間，并建立發(fā)放與回收記錄。
第六章文件的執(zhí)行督查與評估
第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門目標(biāo)考核。具體由文件管理部門、業(yè)務(wù)部門與目標(biāo)考核管理部門共同配合做好。
第二十六條各部門對本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進(jìn)意見。
第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對各項文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，并對抽查結(jié)果及時進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。
第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關(guān)單位意見基礎(chǔ)上完成，并形成評估報告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。
第七章文件的修訂與廢止
第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實際提出，對文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運營實際不符的，文件管理部門可以提請文件的制定部門進(jìn)行修改。
第三十條凡涉及責(zé)任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實。
第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時，應(yīng)在文件中注明予以廢止。對因企業(yè)發(fā)展實際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應(yīng)在文件匯編說明中予以明確廢止。
第八章文件的匯編
第三十二條本著統(tǒng)一、精簡、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實際，對本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。
第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門每年一季度，對上年度公布實施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊后下發(fā)。每五年對企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。
第10篇 物業(yè)ic卡管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:ic卡管理辦法
1.目的
規(guī)范對ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范圍
適用各管理處ic卡的工作管理
3.定義
無
4.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查
管理處指定人員/崗位負(fù)責(zé)ic的日常辦理和授權(quán)、變更、回收等工作的具體操作
安全部負(fù)責(zé)核對顧客的ic卡使用情況
5.方法及過程控制
5.1.ic卡的發(fā)放控制
5.1.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對ic卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。
5.1.2管理處指定專人負(fù)責(zé)ic卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對ic卡進(jìn)行統(tǒng)計整理,填寫《ic卡季度整理表》,對異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對電腦管理權(quán)限密碼每季度進(jìn)行更改。
5.2 ic卡的登記發(fā)放
5.2.1業(yè)主申請領(lǐng)卡須出示有關(guān)證件及購房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購房合同,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。
5.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請領(lǐng)卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行ic卡的發(fā)放授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進(jìn)行登記。
5.2.3 ic卡持有人如需對卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。
5.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開登記。
5.3 ic卡的掛失、解掛
5.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時,須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。
5.4 ic卡的更換、退還
5.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。
5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領(lǐng)卡,不能更換。
5.4.3公司贈送的ic卡辦理退還相關(guān)手續(xù)時不能退還押金。
5.4.4車主不再承租車位后,管理處應(yīng)及時知會發(fā)卡人員,取消其車場授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.5 ic卡的注銷
5.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,管理處應(yīng)及時通知發(fā)卡人員,對其ic卡進(jìn)行注銷,并通知原業(yè)主。
5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應(yīng)立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。
5.6 ic卡的授權(quán)期限規(guī)定
業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權(quán)期限一般為十年;車輛ic卡的授權(quán)期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進(jìn)行授權(quán)。其他人員ic卡授權(quán)期限一般為一年,最長不得超過兩年。
5.7工作人員ic卡的回收
工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。
6.支持性文件
無
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《機動車ic卡辦理通知單》
第11篇 物業(yè)高空作業(yè)管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:高空作業(yè)管理辦法
1.目的
加強管轄區(qū)域內(nèi)公共場所的高空作業(yè)管理,杜絕事故發(fā)生。
2.范圍
適用于公司各管理處高空作業(yè)現(xiàn)場管理
3. 定義
高空作業(yè):指懸掛作業(yè)和高位作業(yè)。懸掛作業(yè)指從建筑物上部,沿立面用繩索通過懸掛機構(gòu),在專門搭載作業(yè)人員及其所用工具的裝置上進(jìn)行的一種作業(yè)。高位作業(yè)指在三米以上的部位或需用升降機、搭架等進(jìn)行的作業(yè)
4、職責(zé)。
部門/崗位工作職責(zé)
管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對所有高空作業(yè)的審批
安全主管(辦)、班長長負(fù)責(zé)具體高空作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實工作。
安全員負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序維護(hù)及作業(yè)過程監(jiān)護(hù)。
5方法及過程控制
5.1高空作業(yè)的手續(xù)辦理
5.1.1懸掛作業(yè),必須委托具備安全生產(chǎn)條件和相應(yīng)資質(zhì)的單位承擔(dān),作業(yè)人員必須具有高空作業(yè)資格。管理處事前必須與其簽訂協(xié)議,明確各自的安全觀路責(zé)任。
5.1.2管理服務(wù)區(qū)內(nèi)的高位作業(yè)必須實現(xiàn)報告管理處經(jīng)理,并由管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)現(xiàn)場指揮、監(jiān)護(hù)。
5.2作業(yè)現(xiàn)場的監(jiān)控
5.2.1懸高的高空作業(yè)如外墻涂補、清洗等,必須由專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行作業(yè),作業(yè)人員必須持有效的特種上崗證。
5.2.2現(xiàn)場監(jiān)護(hù)安全管理員應(yīng)注意自身安全。檢查高空作業(yè)人員的吊繩有無異常,必須設(shè)用2根繩索(主繩和保險繩)。
5.2.3安全管理員必須維護(hù)好現(xiàn)場秩序,不得讓無關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。
5.2.4外來施工隊必須與管理處簽訂《高空作業(yè)責(zé)任書》,登記檢查相關(guān)的高空作業(yè)操作證。
5.2.5管轄區(qū)域內(nèi)公共場所的高空作業(yè)、吊裝及重物搬運必須事先報告部門經(jīng)理,并由經(jīng)理批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)。
5.2.6現(xiàn)場負(fù)責(zé)人及安全員應(yīng)對施工作業(yè)人員交代'安全第一,預(yù)防為主'的方針。
5.2.7三米以上的高空作業(yè),必須上、下各設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員。
5.2.8施工現(xiàn)場必須用警戒帶圈出警戒區(qū),并在明顯位置放置'高空作業(yè),請勿靠近'等字樣的標(biāo)識。
5.2.9對車輛、人行通道上方處的高空作業(yè),必須在通道兩邊放置警告標(biāo)識,在可行情況應(yīng)盡可能將通道臨時封閉,指揮行人、車輛繞行。
5.2.10高空作業(yè)現(xiàn)場范圍附近停有車輛或其他重要設(shè)施時,應(yīng)盡可能移走,確實不能移走時,應(yīng)采取保護(hù)措施,以防造成不必要的損失。
5.2.11高空作業(yè)人員必須系安全帶、拴安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。不準(zhǔn)將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。
5.2.12吊裝重物時,安全監(jiān)護(hù)員應(yīng)提前勸阻無關(guān)人員進(jìn)入吊裝活動范圍內(nèi),嚴(yán)禁超載吊裝。
5.2.13高空作業(yè)、吊裝以及四人以上抬動的重物搬運,必須設(shè)專人指揮。
5.2.14作業(yè)完畢后應(yīng)及時對現(xiàn)場進(jìn)行清理,撤回警戒帶和標(biāo)識,并及時將工作結(jié)果向部門經(jīng)理匯報。
5.2.15需要隔夜施工,對顧客出行造成不便或?qū)π^(qū)的有較大影響的高空作業(yè)必須至少提前2天發(fā)布有關(guān)通知,以便顧客提前準(zhǔn)備。
6.支持性文件
無
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a01-07-f1《高空作業(yè)責(zé)任書》
第12篇 文件管理辦法
第一章? 總則
第1條為使集團(tuán)文件管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，確保文件在使用過程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺漏等問題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。
第2條本辦法適用于全集團(tuán)范圍內(nèi)的文件管理工作。
第3條本辦法的主要關(guān)聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。
第4條主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實施，包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關(guān)文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)各中心、各區(qū)域公司管理好相關(guān)文件、資料。
3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。
4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)編制、修訂、完善本部門承擔(dān)的各項文件，并對文件的執(zhí)行進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。
5.集團(tuán)監(jiān)督審計中心：負(fù)責(zé)策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、提出改進(jìn)意見。
6.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)執(zhí)行集團(tuán)下發(fā)的各項文件；收集所在地的相關(guān)法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系，并及時整理并反饋給集團(tuán)企業(yè)管理中心。
第二章? 文件的類別
第5條文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別，例如所有重要文件最終都?xì)w并為檔案。
第6條公文。
1.定義：公文指公司在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2.分類：公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報、報告、會議紀(jì)要、請示、申請、批復(fù)和函等。
3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》。
第7條檔案。
1.定義：檔案是指集團(tuán)各部門、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。
2.分類：檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等。
3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》。
第8條體系文件。
1.定義：管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。
2.分類：體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。
3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內(nèi)容，詳見公司“三合一”管理體系。
第9條制度文件。
1.定義：指為了維護(hù)正常的工作秩序，保證公司各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。
2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說明書、工作操作手冊等）和表圖文件（各類統(tǒng)計圖表、分析圖表）。
3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。
第三章? 文件的管理
第10條企業(yè)管理中心為集團(tuán)文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立健全文件管理制度，加強集團(tuán)文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證集團(tuán)文件管理工作高效運轉(zhuǎn)。
第11條集團(tuán)各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。
第12條對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。
第13條文件的使用部門應(yīng)編制識別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。
第14條管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團(tuán)的機密文件，任何人不得外泄。
第15條工程類文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。
第16條集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)及時核查（每半年一次）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等外來文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時將變更情況通知各有關(guān)部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集等由區(qū)域公司技術(shù)部進(jìn)行核查，并將變更情況通知集團(tuán)及所屬項目部。
第17條企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)及時評審（每年不少于一次）集團(tuán)公司管理手冊、程序文件、目標(biāo)、指標(biāo)和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時以書面形式通知相關(guān)部門。
第18條體系文件在實施中發(fā)現(xiàn)由于組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時，由企業(yè)管理中心組織有關(guān)部門對原文件進(jìn)行評審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經(jīng)再次批準(zhǔn)。
第四章? 文件的編制與審批
第19條文件格式要求。
1.文件要有名稱、編號、版本、實施日期、編修/審核/批準(zhǔn)人等。
2.文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。
3.文件應(yīng)字跡清楚，標(biāo)示明確。
第20條管理手冊由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，由行政副總審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第21條體系文件由有關(guān)職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，交企業(yè)管理中心復(fù)核，行政副總批準(zhǔn)。
第22條施工組織設(shè)計和管理方案的編寫與批準(zhǔn)執(zhí)行參照《施工組織設(shè)計、方案管理辦法》、《施工組織設(shè)計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。
第23條工程管理文件由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)組織編寫，交企業(yè)管理中心復(fù)核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第24條制度文件由各職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門會簽，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第25條文件的審批人應(yīng)對文件的適宜性和充分性進(jìn)行審批。
第五章? 文件的編號
第26條公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進(jìn)行編號，編號包括文種類別、順序號和年份等信息，具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》。
第27條檔案的編號。檔案采用多種方式進(jìn)行編號，具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》。
第28條體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。
第29條制度文件的編號。
1.編號規(guī)則：
wyjs-□□□□-x□□-□□□□
部門代號? 順序號? 發(fā)布年號
2.部門代號：以集團(tuán)部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經(jīng)營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術(shù)中心、財務(wù)管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文種代號：x表示文種代號，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作業(yè)文件”、e代表“表圖文件”。
4.順序號：以兩位或三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。
5.發(fā)布年號：以公元紀(jì)年的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2011，視情況可省略。
第六章? 文件的發(fā)放與簽收
第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質(zhì)由相應(yīng)一級負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。
第31條外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負(fù)責(zé)控制，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準(zhǔn)發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購買收集。
第32條國家、行業(yè)發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集，由集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在oa辦公平臺上通知有關(guān)部門、單位，由有關(guān)部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術(shù)中心備案。
第33條施工圖、施工圖會審紀(jì)要、工程變更設(shè)計聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。
第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。
第35條集團(tuán)發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見附件1）和《文件回收登記表》（見附件2），交相關(guān)收文人簽收。
第七章? 文件的保存
第36條文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應(yīng)有備份。
第37條文件的原件由行政管理中心負(fù)責(zé)保存，副本由各部門負(fù)責(zé)保存。
第38條文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。
第39條當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件，同時交還原文件。文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領(lǐng)取新文件。
第八章? 文件的更改
第40條文件需要更改時，應(yīng)由更改提出人或更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請表》（見附件3），說明更改原因，對重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。
第41條文件更改的審批，應(yīng)由原審批部門審批，當(dāng)原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。
第42條文件更改批準(zhǔn)后，由文件歸口部門實施更改。
第43條外來文件的更改應(yīng)直接由相關(guān)文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時通知文件使用部門。
第44條文件的更改/修訂方式。
1.劃改：當(dāng)更改內(nèi)容不多時，由更改部門下達(dá)更改通知單，寫明更改內(nèi)容，由文件使用部門(人)在相應(yīng)位置上劃改。
2.換頁：當(dāng)修改內(nèi)容較多時，由文件發(fā)放部門對相應(yīng)頁重新打印后，與所有在用文件的相應(yīng)頁進(jìn)行撤換，收回舊頁。
3.換版：當(dāng)文件需多處更改時，并經(jīng)多次更改，影響使用時，由發(fā)放部門重印新版，進(jìn)行更換。
4.文件更改次數(shù)以換頁為準(zhǔn)，局部劃改可不作統(tǒng)計。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進(jìn)行單個文件換版。管理手冊換版時，所有程序文件應(yīng)隨之換版。
第45條文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應(yīng)在文件標(biāo)頭欄，按iso9000標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“a/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“a/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癰/0”。
第九章? 文件的廢棄與銷毀
第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》（見附件4），文件歸口部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后銷毀。
第47條若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標(biāo)識。
第十章? 附則
第48條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。
第49條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第50條附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請表；（4）文件銷毀審批表。
第13篇 監(jiān)理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術(shù)語
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定
3 職責(zé)
3.1 總監(jiān)理工程師
3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師
負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設(shè)參建單位。
4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。
4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務(wù)過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:
a) 監(jiān)理合同;
b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
c) 監(jiān)理指令;
d) 監(jiān)理工作日志;
e) 監(jiān)理周(月)報;
f) 會議紀(jì)要;
g) 審核簽認(rèn)文件;
h) 工程質(zhì)量認(rèn)證文件;
i) 危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗收記錄;
l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;
m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設(shè)計文件;
q) 適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;
r) 顧客提供的(包括設(shè)計圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項目的上級文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應(yīng)及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。
4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識明確。對于工程監(jiān)理項目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會審及設(shè)計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計算機信息網(wǎng),以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6 對于顧客提供的設(shè)計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。
4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
第14篇 某某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法
某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法
1 目的
運用科學(xué)有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責(zé)
3.1 管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。
3.2 分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。
3.3 管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。
3.4 分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。
4 實施程序
4.1 質(zhì)量體系文件的建立
4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導(dǎo)書
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行會審,分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審,總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
4.1.2.3 質(zhì)量主管對文件進(jìn)行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(***)-**-***
順序號
文件類別號
上海分公司***管理處代碼
作業(yè)指導(dǎo)書代碼
文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、
社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負(fù)責(zé)編寫。
4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號、排版和打印。
4.2 質(zhì)量體系文件的修改
4.2.1 在質(zhì)量體系文件的建立過程中,對審核和批準(zhǔn)不通過的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫。
4.2.2 對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。
4.2.3 文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。
4.2.4 文件內(nèi)容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5 當(dāng)文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時,應(yīng)換版。
4.3 質(zhì)量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn),并對文件實施的情況進(jìn)行檢查,質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質(zhì)量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時,質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。
4.4.2 質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。
4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5 質(zhì)量體系文件的借閱
4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準(zhǔn),并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對清楚。
4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.6 質(zhì)量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件,作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。
4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3 文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4 作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5 質(zhì)量要求
所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。
6監(jiān)督檢查
總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
7改進(jìn)分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。
8記錄、標(biāo)識
8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
第15篇 公司文件資料賬號密碼管理辦法
賬號密碼管理辦法
為維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全運行，確保公司各項文件資料不受侵害，促進(jìn)各類密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設(shè)置對象
1．服務(wù)器（域名、阿里云、教師行動網(wǎng)、云平臺、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網(wǎng)站用戶（云平臺、教師行動網(wǎng)、中考中招）、后臺賬號等；
3．公司官網(wǎng)、微信、微博等與公司宣傳有關(guān)的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機構(gòu)等網(wǎng)站注冊的賬號、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關(guān)的賬號密碼。
二、密碼的設(shè)置
1．公司各項密碼，由直接責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人商議確定，密碼可由直接責(zé)任人設(shè)定，并報部門負(fù)責(zé)人知曉及備案。
2．密碼內(nèi)容設(shè)置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長度不能少于8個字符；機密級對象，設(shè)置的密碼長度不得少于10個字符；設(shè)置密碼時應(yīng)盡量避開有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因?qū)嶋H需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責(zé)任人申請，并得到部門負(fù)責(zé)人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負(fù)責(zé)人通知相關(guān)人員及時修改相應(yīng)密碼。
3．定期更換密碼:一般服務(wù)器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1．公司設(shè)置的各項用戶密碼由直接責(zé)任人自行保存，嚴(yán)禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應(yīng)按程序請示上級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批示后方可告知相應(yīng)密碼。一旦對方工作完成，直接責(zé)任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項密碼均由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進(jìn)行核查。
3．各項密碼直接責(zé)任人對所管理的密碼，嚴(yán)禁通過各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔(dān)相應(yīng)工作失職的責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人亦將承擔(dān)部門管理連帶責(zé)任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責(zé)任人應(yīng)立刻報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并嚴(yán)查泄密源頭、修補系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細(xì)情況以書面形式及時上報上一級領(lǐng)導(dǎo)。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送司法機關(guān)。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責(zé)任人
賬號/用戶名
密碼
備注
**********
**********
網(wǎng)址、地址等
