第1篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項,并要在公司內部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業(yè)內外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉下級部門的公文、轉發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。
(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標識應當使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯(lián)合行文,只標明主辦部門發(fā)文字號。
(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。
公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業(yè)務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應當明確主辦部門。
須經公司審批的事項,經公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協(xié)調或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內容是否符合公司的有關規(guī)定;
涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規(guī)定的公文,經辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調,如仍不能取得一致,可以報請上級部門協(xié)調或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經發(fā)文部門批準。
經批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2023年4月7日起施行。
第2篇 物業(yè)管理處計算機管理辦法
項目物業(yè)管理處計算機管理辦法
1.機房安全規(guī)定:
1.1機房(工作臺)不得攜入易燃、易爆物品;
1.2機房內嚴禁吸煙;
1.3機臺不準吃飯、吃零食或進行其他有害、污損電腦的行為;
1.4機房嚴禁亂拉接電源,以防造成短路或失火;
1.5安裝堅固門鎖系統(tǒng),防止電腦被盜。
2.機房凈化規(guī)定:
2.1機房內不得有衛(wèi)生死角、可見灰塵;
2.2調節(jié)適合電腦的溫度、濕度、負離子濃度,定時換風;
2.3門窗密封,防止外來粉塵污染;
2.4機房內不準帶入無關物品,不準睡覺休息;
2.5中心機房人員進入須穿軟底鞋;
2.6機房用品定期清潔。
3.機房參觀管理規(guī)定:
3.1不帶外人及無關人員進入
3.2經公司批準,外來人員才予安排參觀。
3.3外來人員參觀機房,須有公司指定人員陪同。
3.4電腦處理秘密事務時,不得接待參觀人員或靠近觀看。
3.5操作人員按公司陪同人員要求可以對電腦演示、咨詢;對參觀人員不合理要求,陪同人員應婉拒,其他人員不得擅自操作。
3.6經同意,參觀人員可以實地操作電腦,但須有公司人員的認可,不得調閱公司機密文件。
3.7參觀人員不得擁擠、喧嘩,應聽從陪同人員安排。
3.8參觀結束后,操作人員應整理如常。
4.計算機人員管理規(guī)定
4.1計算機屬管理處公共財產,僅限于管理處日常管理工作,任何人不得私自開啟計算機處理個人事務,更不允許玩電腦游戲。
4.2嚴格按操作程序進行操作,不許違章操作。操作人員必須熟悉使用機型性能及配置軟件使用要領。
4.3計算機由專人負責系統(tǒng)的維護及數據的錄入、維護、修改工作,其他工作人員不允許對數據進行修改及拷貝。
4.4計算機負責人應工作認真、責任心強,定期進行數據及系統(tǒng)的維護與備份工作,發(fā)現(xiàn)軟、硬件及網絡故障,及時報告領導,請專業(yè)技術人員維修,不準私自拆修。
4.5精心使用,不懂就問,絕不硬性操作,定期進行耗材的更換。
5.計算機保密
5.1不同密級文件存放于不同電腦中;
5.2設置進入電腦的密碼;
5.3設置進入電腦文件的密碼或口令;
5.4設置進入電腦文件的權限表;
5.5對電腦文件、數據進行加密處理。
a)為保密需要,定期或不定期地更換不同保密方法或密碼口令。
b).經特殊申報批準,才能查詢、打印有關電腦保密資料。
c)電腦操作員對保密信息嚴加看管,不得遺失、私自傳播。
6.電腦病毒的防治
6.1公司購買使用公安部頒布批準的電腦殺毒產品。未經許可證,任何人不得攜入軟件使用,防止病毒傳染。
6.2凡需引入使用的軟件,均須首先防止病毒傳染。電腦出現(xiàn)病毒,操作人員不能殺除的,須及時報電腦主管處理。
6.3在各種殺毒辦法無效后,須重新對電腦格式化,裝入正規(guī)渠道獲得的無毒系統(tǒng)軟件。
6.4建立雙備份制度,對重要資料除在電腦貯存外,還應拷貝到軟盤上,以防遭病毒破壞而遺失。
6.5及時關注電腦界病毒防治情況和提示,根據要求調節(jié)電腦參數,避免電腦病毒侵襲。
7.軟盤管理制度
7.1軟盤集中存放,由專人統(tǒng)一保管,個人不得隨便帶離公司。
7.2公司建立軟盤使用檔案,注明軟件名稱、部門、使用人員等信息。
7.3外用軟盤經電腦主管檢查后方可使用,必要時留存保管處。
7.4公司統(tǒng)一添置空白盤片,員工不得隨意外購空白軟盤。
7.5各部門使用軟盤,均向管理人員登記借用。
第3篇 物業(yè)服務公司倉庫管理辦法2
物業(yè)服務公司倉庫管理辦法(二)
1目的
為保障公司正常運營的連續(xù)性和秩序,使倉庫作業(yè)合理化,減少庫存資金占用,特制定
本辦法。
2范圍
本規(guī)程適用于總公司及下屬各管理處的倉庫管理工作。
3物品的驗收程序
3.1物品驗證的要求:
3.1.1每次采購物品單位數量少于10個的,要求100%抽樣驗證;
3.1.2每次采購物品單位數量多于10個的,要求10%-50%驗證;
3.1.3采購物品必須具備合格證,特別對批量購買的物品必須要驗證物品的合格證,物品合格證由倉管員保存;
3.1.4對目測無法驗證的物品,必須使用相關工具協(xié)助驗證;
3.1.5物品的規(guī)格、數量等必須與《物資采購計劃表》上的內容相符;
3.1.6倉管員應將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交財務部保存、備查。
3.2物品驗證的方法
3.2.1物品包裝的驗證:
-物品外包裝平整光滑,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡;
-注意核對物品外包裝上的生產日期及有效期。
3.2.2物品質量的驗證:
-仔細檢查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形;
-驗證鐵制品時,應注意物品有無銹跡;
-轉動物品連接部分,檢查其轉動是否靈活,有無大的磨擦聲;
-檢查物品接口部分,看連接處有無松動、滑絲現(xiàn)象;
-驗證物品質地是否符合購買要求;
-檢查物品附屬件是否齊全。
3.2.3物品性能的驗證:
-應對物品的機械部分應反復試動,檢查其靈活性、準確性;
-驗收具有彈性的物品時,應對物品反復伸縮或彎曲,一般情況下,合格品應回復或基本回復原狀;
-驗收電器物品時,應使用萬用表測試。
4物品的入倉程序
4.1物品的入倉程序:
4.1.1采購員原則上應在物品采購回來的當日,將物品送交倉庫驗收,特殊情況不能在當日入倉的,應報財務部負責人批準后另行處理;
4.1.2如采購員通知物品供應商送貨上門,采購員應陪同供應商一起到倉庫驗貨;
4.1.3倉庫管理員應對符合購買計劃的物品進行驗收;
4.1.4經驗收合格的物品,倉庫管理員應開具《驗收入庫單》,根據當天的物品驗收單登記倉庫《庫存卡》,并將物品分類存放;
4.1.5倉庫管理員應在每月10號《驗收入庫單》匯總后,交財務會計進行賬務處理。
4.1.6撥到部門或管理處直接使用的應開具《物資直拔單》,經使用部門負責人簽字后,由使用人直接領用。
4.2退回物品的入倉程序
4.2.1相關人員將未使用完的物品送到倉庫;
4.2.2倉庫管理員應根據核查結果,進行驗收:
-合格品,填寫《驗收入庫單》,在備注欄內填寫“退回物品入庫”字樣,存入合格品存放區(qū)內;
-不合格品,存放在不合格品區(qū)等待處理。
4.2.3倉庫管理員應在每日下班前,根據退回物品《驗收入庫單》,登記倉庫物品《庫存卡》,每月10日匯總交財務部進行賬務處理。
4.3設備工具的入倉程序:
4.3.1新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行;
4.3.2以舊換新的設備工具入倉程序:
- 經辦人應憑其所在項目負責人簽名確認的《工具/物品借還單》到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù);
- 倉庫管理員經檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù),發(fā)給新工具,同時在使用《工具/物品借還單》上由經辦人簽名確認;
4.3.3退還的設備工具入倉程序:
- 倉庫管理員根據使用人的《工具/物品借還單》上的項目,逐項清點退還工具;
- 倉庫管理員對退還的工具進行驗收;
- 倉庫管理員應在《工具登記/領用記錄卡》上登記。
4.3.4借用工具入倉程序:
- 工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈;
- 倉庫管理員根據設備工具的領用記錄,進行驗收;
- 倉庫管理員應及時在《工具登記/領用記錄卡》上登記。
5倉庫物品的存放管理
5.1物品存放倉庫的自然條件:
a)有通風設備;
b)光線充足;
c)面積寬敞。
5.2倉庫物品的存放分類:
a)易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品;
b)吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品;
c)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易損物品;
e)食品類。
5.3物品存放倉庫的區(qū)域劃分:
a)常規(guī)物品;
b)工程類物品;
c)危險物品;
d) 待處理物品。
5.4倉庫區(qū)域劃分的方法:
a)在貨架上標識并隔離;
b)劃線掛標牌。
5.5倉庫物品的存放要求:
a)易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應單獨設置倉庫存放,存放時應注意:
-周圍無明火、遠離熱源;
-擺放在地下;
-配備滅火器;
-保持包裝完好;
-庫房結構堅固,門窗封閉牢固;
-庫房門內開。
b)吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時:
-用經過防水處理的貨架放置;
-放在干燥的地上或貨架上;
-配備防潮通風設施。
c)常用工具、材料和配件等:
-不規(guī)則物品,用盒或袋裝好后擺放;
-規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上;
-體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。
d)易碎易損的物品:
-體積較小或瓶裝物品,放置貨架的底層、整齊的擺放在地上;
-體積較大的,應靠墻立放,放置上方不懸掛物品;
-放置位置有緩沖物。
e)食品:
-放置在經過防水處理的貨架上;
-配備通風、防潮設施。
6倉庫物品的領用管理
6.1物品領用程序:
a)物品領用人應憑其所在管理處經理簽字確認的《出庫單》到倉庫辦理材料領用手續(xù);
b)倉庫管理員根據《出庫單》上所列品種,逐一發(fā)放;
c)倉庫管理員根據《出庫單》內容登記倉庫《庫存卡》;
d)
倉庫管理員每月10號將《出庫單》匯總后交財務會計核對,并進行相關的賬務處理。
6.2工具的領用管理:
a)工具使用人應憑其所在管理處經理簽名確認的《工具/物品借還單》到倉庫領用工具;
b)倉庫管理員應根據使用人《工具/物品借還單》的記錄,核對《工具登記/領用記錄卡》上的領用工具是否有重復現(xiàn)象:
- 如經核對,已有領用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,倉庫管理員應拒絕發(fā)放;
- 如經核對沒有該工具的領用記錄,將工具發(fā)放給領用人后,并在《工具登記/領用記錄卡》上登記。
c)倉庫管理員每月10日將《工具/物品借還單》匯總后交財務會計核對,并進行相關的賬務處理。
6.3借用工具的程序:
a)凡因工作需要借用工具的人員,應憑其所在管理處經理簽名確認的《工具/物品借還單》,到倉庫辦理工具借用手續(xù);
b)倉庫管理員根據《工具/物品借還單》,與倉庫建立的《工具登記/領用記錄卡》核對無誤后發(fā)放;
c)倉庫管理員對借用的工具應根據規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。
7 附錄
l《出庫單》
l《物資直撥單》
l《驗收入庫單》
l《庫存卡》
l《工具登記/領用記錄卡》
l《工具/物品借還單》
l《庫存物品盤點表》
l《物品消耗單》
l《物資物品報廢單
第4篇 某某物業(yè)公司物品采購驗收領用管理辦法
某物業(yè)公司物品采購、驗收、領用管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范物品管理,加強物品采購價格監(jiān)督管理,降低物品采購成本,降低庫存,增加企業(yè)效益,特指定本辦法。
第二條 本規(guī)定適用于公司各部門購買原材料、輔料、零部件、保潔用品、辦公用品、勞保用品以及其他物品等采購過程中的決策、價格監(jiān)督、領用監(jiān)督、財務核算等行為。
第三條 物品采購要樹立采購經濟批量觀念,物品驗收要堅持獨立原則,物品的領用要樹立需用原則。
第二章 物品采購的管理
第四條 各部門每月應根據部門需要,編制部門'采購計劃明細表'(一式兩份,部門一份,倉庫保管員一份,見表一),經各部門主管簽字確認后,報綜合管理部(以下簡稱綜合部)。綜合部每月(25日前)應根據各部門提交的部門采購計劃明細表及現(xiàn)物品庫存狀況編制'采購計劃匯總表'(一式兩份,綜合管理部一份,倉庫保管員一份,見表二),采購計劃匯總表后附各部門所需物品明細。'采購計劃匯總表'必須經倉庫保管員、物業(yè)公司經理確認后,審批方可生效。對采購計劃外的物質需求,必須填寫'用品特批單'(見表三),經上述人員確認同意,財務審批后方可采購。
第五條 綜合管理部每月應編制采購計劃,并建立采購明細臺帳(保存期限為二年),接受主管領導檢查,定期和財務進行核對。采購計劃應以合理的庫存和經濟批量為前提,堅持'先利庫,后采購'的工作程序,誰提供采購依據,誰承擔經濟責任。
第六條 綜合管理部每半年需對重要、主要物品供應商進行一次綜合評定,并建立供應商檔案,對于評審不合格的供應商予以淘汰,補充新的合格供應商。
第七條 綜合管理部負責處理公司庫倉的冷、背、殘、次物品。
第三章 物品驗收的管理
第八條 所采購的貨品到達公司前,采購人員應事先通知庫倉人員做好驗收準備。
第九條 采購的物品到達公司后,必須由采購人員、負責檢驗人員(使用部門、工程部技術人員)和倉庫人員一起根據供貨方發(fā)貨單(或發(fā)票)上所列物品進行逐一驗收。
第十條 采購物品的入庫驗收包括數量(直觀上物品的完好度)、質量(規(guī)格、型號、產地等)、價格三個方面。數量和價格驗收由倉管人員負責,質量驗收由使用部門(或公司專業(yè)技術人員)或倉管人員負責。
第十一條 公司所采購的物品到達后,應在當日辦理完驗收入庫手續(xù)和財務入庫手續(xù)。
第十二條 公司購進物品,經驗收合格后,倉管人員必須及時填制有編號的入庫單,一式三聯(lián)。對驗收不合格的物品,倉管員不得辦理入庫手續(xù),由采購員辦理換貨或退貨;對入庫后發(fā)現(xiàn)不合格的,倉管人員應及時通知采購人員辦理換貨或退貨,給公司造成損失的,追究有關人員的責任。倉管人員填寫入庫單,應以獨立保管的實體作為入庫單位。
第十三條 物品入庫后,應當按照種類分區(qū)擺放整齊,按種類設置貨物標識,嚴禁將不同種類的貨物混放。
第十四條 付款時必須持合同、入庫單、發(fā)票經總經理(或其授權人)審批后,方可到財務部辦理付款手續(xù),手續(xù)不全財務有權拒絕付款。
第四章 物資領用管理
第十五條 確需領用物品的人員、部門,必須填寫公司統(tǒng)一印制的'領料單'及'采購計劃明細表'并經部門負責人簽字,領用人持'領料單''采購計劃明細表'到倉庫領料,領料單的有效期限為3天。保潔用品,辦公用品等日常使用頻繁的物品,由各部門憑'領料單'、'采購計劃明細表'按月一次領出。
第十六條 倉管人員根據完備、有效、準確的領料單填寫一式四聯(lián)出庫單,按照出庫單上的項目逐一發(fā)放,并在各部門'采購計劃明細表'上蓋'已領用'章,定期將出庫單傳遞給財務部門。
第十七條 保潔班月領料計劃應由保潔部主管按掌握的日常消耗所需量嚴格編制,并經主管簽字后,報項目經理審批。由月領料計劃分解產生的旬計劃、日計劃由其主管審批后連同物業(yè)經理審批過的月領料計劃應于計劃月上月末送至倉庫管理員,倉管人員嚴格按第二十條 和二十一條 的要求發(fā)料。
第十八條 每月末,由倉庫管理員對保潔部領用物料匯總,與月領料計劃進行核對,若有差異報其物業(yè)經理并責成其說明原因。
第十九條 工程部主管根據歷史數據、經驗,編制維修用料月計劃,對于經常使用的替換配件、物品、維修材料等,由工程部主管提出申請,經財務部審核并經物業(yè)經理審核批準后,可實行定額備用量,一般保證7天的庫存量。根據批準后的申請?zhí)顚?領料單'(見表四),一次領出備用。并指定專人負責,建立明細臺帳,月末工程部應將庫存量結出,報倉管人員核對,財務部定期或不定期檢查領用、庫存情況。
第二十條 對于不經常使用的物料,憑完備、有效的手續(xù)領用。
第二十一條 需要維修的客戶或公司部門,工程部必須根據客服中心填制的'報修單'(一式三聯(lián),財務、工程、客服各一聯(lián),見表五)進行維修,所需更換的物料或所需工費必須經客戶或報修部門有關人員簽字確認,月末客服中心應將報修單匯總后交倉管部門、財務部進行核對、核算。對于虛假的報修,一經發(fā)現(xiàn)予以嚴肅處理,工程部主管應承擔相應的責任。
第二十二條 實行'以舊換新'領用物料的部門或人員,必須持舊物料和完備、有效的'領料單',到倉庫更換。倉管人員應在領料單備注欄中注明'以舊換新'字樣,對回收廢舊物料有變賣價值的,倉管人員應歸類存放,無使用價值的,也應獨立存放,定期按程序由綜合管理部處理。
第五章 附則
第二十三條 采購必須按上述規(guī)定的程序辦理,指定專人負責采購、驗收和保管,公司將定期或不定期的進行全面檢查(包括價格、合同、程序等),并將檢查結果以書面形式上報公司領導;同時將此作為部門及個人的考核指標之一。
第二十四條 本管理辦法自下發(fā)之日起試行,原與此辦法有抵觸的,以本辦法為準。
第二十五條 本辦法由財務部負責解釋。
第5篇 物業(yè)停車場管理辦法作業(yè)指導文件
物業(yè)作業(yè)指導文件:停車場管理辦法
1.目的
為了確?？蛻糗囕v停放的安全,保證車場內車輛停放整齊有序。
2.范圍
適用于各管理處對車輛的有效管理。
3.定義
無
4. 職責
部門/崗位工作職責
管理處經理負責安全管理工作的全面指導、檢查、督促和考核
安全主管(辦)負責安全管理工作的具體組織、落實、建議和培訓
安全班長負責車場管理的具體實施及監(jiān)督指導
安全員負責引導機動車輛停放、存放、檢查和進出登記
5、方法及過程控制
5.1車場管理
5.1.1小區(qū)內停車場屬小區(qū)內客戶專用停車場,外來車輛進入時,出入口安全員要填寫《車輛出入登記表》和《 來訪人員情況登記表》后方可以放行。
5.1.2車輛行進小區(qū)入口崗時,安全員應示意來車減速或停車,并迅速發(fā)放機動車輛出入卡。
5.1.3當車主接過機動車輛出入卡后,示意車輛駛入停車場或小區(qū)。核對車輛相關資料后填寫《車輛出入登記表》后放行。
5.1.4安全員要對進入小區(qū)車輛進行車輛外觀檢查,如有劃傷等,應及時知會車主,并在《車輛受損記錄表》上記錄。
5.1.5對于進入小區(qū)停車場的車輛,停車場安全員應引導車輛停放在停車位上,不得堵塞消防、進出通道以及固定停車位。若出現(xiàn)異常情況,安全員應立即通知上級領導進行處理。
5.1.6對要收取臨時車位費的車輛須按停車場收費標準進行收費并向車主提供相應的停車發(fā)票,嚴禁收費不給發(fā)票的行為,一經查出,一律按貪污票款處理。
5.1.7對收取的停車費,每天由班長上繳管理處出納,必須作到票款相符。
5.1.8安全部負責人每月應與管理處ic卡發(fā)放負責人核對一次車輛磁卡發(fā)放情況和停車費的賬目。
5.1.9車場內車輛發(fā)生交通事故,如有傷者,安全員應立即救護并保護現(xiàn)場,并報告有關執(zhí)法部門進行處理。
5.1.10車場內車輛若發(fā)生故障,不影響車場正常使用的小型維修,可在車場內進行,維修完畢后應清理周圍衛(wèi)生,其它維修禁止在車場內進行。
5.1.11進入小區(qū)的車輛由出入口崗或車場崗對車輛的外觀進行察看有無明顯缺陷(牌照、擋風玻璃、反光鏡)等,若有缺陷須在《車輛受損記錄表》中做好記錄,對受損部位拍照存檔,并通知車主確認。車輛如出現(xiàn)漏、滴油情況,安全員應立即通知管理處前臺或監(jiān)控中心,由其通知車主進行檢查并處理,若通知不到車主須通知安全主管處理,并安排保潔員進行清理。
5.1.12嚴禁任何車輛在停車場內進行試剎車或練習駕駛的行為。
5.1.13因車主直接原因造成車場內公共設施、設備損壞時要立即上報設施、設備主管以上人員到場處理,根據損壞情況與車主明確責任,賠償損失。
5.1.14發(fā)現(xiàn)無關人員或可疑人員進入車場要及時密切關注,若有緊急情況按《突發(fā)事件處理辦法》進行處理。
5.1.15因安全員直接原因造成車場內車輛損傷或丟失,追究安全員責任。
5.1.16安全員走近距車輛駕駛室窗口適當距離時,禮貌地向車主收回機動車輛出入卡,快速核對車牌號、進入時間和值班人員的簽字(在人、車、證核對正常情況下,應盡可能減少車輛在崗位處的停滯時間),然后再填寫《車輛出入記錄表》。
5.1.17車輛在晚24:00至凌晨5:30、雷雨天晚23:00至凌晨6:00駛出小區(qū),安全員必須對駕車人的有效證件進行核對并如實填寫《車輛出入登記表》,方可放行。
5.1.18對回收的機動車輛出入卡應妥善保管,防止風吹、雨淋、遺失。每日由當值班長負責對《車輛出入登記表》進行整理,每月上交到管理處指定的資料室進行存檔,并對《車輛出入登記表》進行抽查核實,過了公司規(guī)定存檔期,再進行統(tǒng)一銷毀。
5.1.19對進出車輛必須檢查一輛放行一輛,嚴禁在未辦理手續(xù)將道閘打開,以免給不法分子可乘之機或導致沖崗行為發(fā)生。
5.1.20在車流量高峰期應增加崗位人員,加快車輛流通速度,防止大量車輛滯留,有條件的管理處應盡可能考慮進出口分流,并做好相關提示。
5.2摩托車及非機動車輛管理
5.2.1在管理區(qū)域內劃定區(qū)域或指定地點存放摩托車及非機動車,并在入口處設立標識禁止無牌摩托車進入管理區(qū)域。
5.2.2要求進入管理區(qū)域的摩托車及非機動車必須按指定位置存放,不得占用機動車的停車位,并在車輛集中停放部位設置防盜提示。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
tjzzwy7.5.1-a01-02-f1《車輛出入記錄表》
tjzzwy7.5.1-a01-02-f2《車輛受損記錄》
第6篇 萬科物業(yè)智能化工程驗收交接管理辦法
vk物業(yè)智能化工程驗收交接管理辦法
1、目的
規(guī)范智能化工程部項目工程的驗收移交程序。
2、適用范圍
智能化工程部所承接的智能化工程。
3、定義
無
4、職責
部門/崗位職責
城市負責人/城市技術負責人負責對甲方物業(yè)相關人員的操作及維護培訓。
城市負責人/城市技術負責人負責工程的驗收以及工程項目交接工作。
區(qū)域主管/施工技術組負責協(xié)助及跟進區(qū)域內各項目的驗收工作。
施工技術組負責收集并保管完工項目竣工資料。
部門經理負責監(jiān)督工程驗收移交和結算。
5、方法和過程控制
5.1設備安裝調試完成后,由現(xiàn)場施工負責人/項目助理提出內部驗收申請,深圳項目由施工技術組組織內部驗收,其他項目由施工技術組組織其它城市負責人驗收。
5.2 參與內部驗收的人員對不合格項提出整改要求,項目組必須針對整改要求制訂相應的整改措施。
內部驗收的內容包括:
a、系統(tǒng)功能驗收和感觀質量驗收(參考施工細化方案)
b、前期檢查記錄的驗證(參考相關體系文件)
c、施工工藝符合《施工作業(yè)指導書》的要求
d、竣工資料齊全(過程資料齊全)
e、完成用戶培訓,填寫《培訓簽到表》
5.3 項目組完成整改后,重新報施工技術組進行復查,直至所有內容符合施工規(guī)范、標準及合同要求,整改完成后報甲方組織驗收移交。
5.4組織外部驗收時,由施工負責人填寫《智能化工程交接記錄》,并附《智能化工程設備清單》及《智能化工程竣工資料交接清單》,由甲方相關人員簽字蓋章確認后,雙方各保留一份(記錄表格可以采用甲方提供的類似表格替代)。
5.5施工技術組負責收集完工項目竣工驗收資料并建立檔案。
6、記錄表格
vkwy7.5.1-j02-02-f1 《智能化工程交接記錄》
vkwy7.5.1-j02-02-f2 《智能化工程設備清單》
vkwy7.5.1-j02-02-f3 《智能化工程竣工資料交接清單》
第7篇 某物業(yè)項目業(yè)主委員會工作經費管理辦法
(20**年*月*日業(yè)委會會議通過)
第一條 根據《北京**業(yè)主大會議事規(guī)則》第二十五條規(guī)定制定本辦法。
第二條 本辦法規(guī)定的工作經費包括按照《物業(yè)服務合同》規(guī)定由物業(yè)公司提交給業(yè)主大會和業(yè)主委員會的費用、業(yè)主共有資產經營所得、業(yè)主捐贈等。
第三條 工作經費按照業(yè)主大會通過的《業(yè)主大會和業(yè)主委員會工作經費年度預算》執(zhí)行。
第四條 工作經費用于與**業(yè)主大會、業(yè)主委員會工作有關的經費開支,包括業(yè)主委員會(含籌備階段)辦公經費、業(yè)主委員會委員工作補貼、聘用人員工資保險、業(yè)主大會會議開支、組織業(yè)主活動開支、代管會計事務所報酬、律師費、審計費、網站開發(fā)和托管運營費,經業(yè)主委員會批準的其他開支。
第五條 會計外聘,出納由業(yè)主委員會委員擔任。
第六條 工作經費報銷時,經辦人須填寫報銷單,報業(yè)主委員會秘書長審核、業(yè)主委員會主任簽批,方可交出納核報。業(yè)主委員會秘書長或主任為經辦人時,須報常務副主任或其他副主任簽批。金額超過兩千元的開支,開支項目須事先列入業(yè)委會會議議題,超過半數的業(yè)主委員會委員同意,秘書長和主任才能簽批,承辦人可交出納報銷。
第七條 工作經費預借申領時,經辦人須填寫申請單,報業(yè)主委員會秘書長審核、業(yè)主委員會主任簽批,方可交出納領用。業(yè)主委員會秘書長或主任為經辦人時,須報常務副主任或其他副主任簽批。金額超過兩千元的開支,開支項目須事先列入業(yè)委會會議議題,超過半數的業(yè)主委員會委員同意,秘書長和主任才能簽批,承辦人可從出納領用。預借經費,必須在開支后一個月內銷賬。
第八條 業(yè)主委員會秘書長在每月一次的業(yè)主委員會委員通報一次工作經費使用情況,接受全體委員的日常監(jiān)督。每位委員均有權查看工作經費開支賬簿,財務人員不得以任何理由加以拒絕。
第九條 業(yè)主委員會每半年須向全體業(yè)主公布一次工作經費使用情況,接受業(yè)主監(jiān)督。
第十條 業(yè)主委員會換屆時,由新一屆業(yè)主委員會聘請專業(yè)機構或人員對上一屆業(yè)主委員會工作經費使用情況進行審計,審計完畢后,方可進行財務交接。
第十條 本辦法的修改、補充、解釋須經主委員會會議全體委員三分之二同意,并按照《議事規(guī)則》第二十六條公示。
第十一條 本辦法經業(yè)主委員會會議三分之二委員同意通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
第8篇 小區(qū)共有公用物業(yè)經營收益分配管理實施辦法
住宅小區(qū)共有公用物業(yè)經營收益分配及管理實施辦法
第一章、總則
一、本實施辦法依據《江蘇省物業(yè)管理條例》、《**zz園住宅小區(qū)共有公用物業(yè)經營管理和收益分配細則》(2023年11月26日)、《**zz園住宅小區(qū)公共資金管理和使用辦法》(2023年11月26日)制定。
二、本實施辦法針對**zz園住宅小區(qū)現(xiàn)有共有公用物業(yè)經營項目的管理及收益分配制定了具體的實施細則。
三、本實施辦法對今后新開展的共有公用物業(yè)經營項目的管理及收益分配提供參考依據。
第二章、地下車庫共用停車位的停車收費管理和分配
一、地下車庫公用車位的管理成本參照物業(yè)服務合同中的車位停放費為60元/個/月。
二、地下車庫公用車位的年度停車收入扣除年度管理成本及有關稅費后,剩余部分70%劃入小區(qū)公共資金賬戶,30%劃給物業(yè)公司用于補貼物業(yè)管理。
第三章、共用部位、共用設施、附屬建筑物的廣告發(fā)布
一、共用部位、共用設施、附屬建筑物的廣告發(fā)布包括電梯轎廂
內、會所外墻、道閘、燈桿、公共走道、廣場燈箱等小區(qū)內共用部位、共用設施、附屬建筑物上的廣告發(fā)布。
二、小區(qū)內上述廣告發(fā)布權歸屬業(yè)主大會,具體實施部門為業(yè)主
大會授權的業(yè)委會。為便于實施,由業(yè)委會、物業(yè)服務公司和廣告發(fā)布方簽訂三方廣告發(fā)布合同,由物業(yè)公司出具發(fā)票。
三、公共發(fā)布費扣除開票稅費后,70%劃入小區(qū)公共資金賬戶,30%劃給物業(yè)公司用于補貼物業(yè)管理。
第四章、公共物業(yè)的租賃收入
一、現(xiàn)有公有物業(yè)的租賃權歸屬業(yè)主大會,具體實施部門為業(yè)主大會授權的業(yè)委會。
二、現(xiàn)有公有物業(yè)的租賃項目有:
1、原居委會用房13幢201室對外租賃;
2、北門崗(東面)場地租賃給招商銀行(此項按3/7分成處理);
3、會所經營承包費
三、上述共有物業(yè)的租賃收入扣除必要的開票稅費后,除第二項外,其他全額劃入小區(qū)公共資金賬戶。
第五章、各類企業(yè)、商家在小區(qū)開展商業(yè)促銷活動的進場費
一、在不影響本小區(qū)業(yè)主生活的情況下,可允許與業(yè)主生活相關的企業(yè)、商家在小區(qū)開展適度的商業(yè)促銷活動。
二、上述商業(yè)促銷活動的審批權歸屬業(yè)委會,物業(yè)服務公司負責進場商家的管理。
三、促銷活動的進場費由業(yè)委會、物業(yè)服務公司、進場商家商議確定,由物業(yè)服務公司開具發(fā)票
四、進場費扣除開票費后,70%劃入小區(qū)公共資金賬戶,30%劃給物業(yè)公司用于補貼物業(yè)管理。
五、其他企業(yè)在小區(qū)開展商業(yè)活動收取的有關進場費參照本章相關規(guī)定執(zhí)行。
第六章、公共資金的賬戶設立及管理辦法
一、根據《**zz園住宅小區(qū)公共資金管理和使用辦法》,現(xiàn)委托物業(yè)服務公司設立獨立二級賬戶,今后視情況業(yè)委會也可以設立獨立賬戶,作為**zz園住宅小區(qū)公共資金專用賬戶。
二、上述各類共有公用物業(yè)經營收益收繳后,物業(yè)服務公司在扣繳有關成本和稅費后,須在收到款項次月15日前將歸屬業(yè)主的資金劃入該賬戶,物業(yè)服務公司須自覺接受業(yè)委會對該賬戶的監(jiān)督和管理。
三、資金使用參照《**zz園住宅小區(qū)公共資金管理和使用辦法》執(zhí)行。
第七章、其他
一、本辦法作為物業(yè)服務合同的附則,用于規(guī)范業(yè)委會及物業(yè)服務公司在共有公用物業(yè)經營管理方面各自的職責。業(yè)委會及物業(yè)服務公司均須遵照執(zhí)行。
二、本小區(qū)內其他共有公用物業(yè)經營管理、收費及分配須參照執(zhí)行。
第9篇 某某物業(yè)分公司質量體系文件管理辦法
1 目的
運用科學有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制,從而保證質量體系的有效運行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責
3.1 管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2 分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。
3.3 管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4 分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4 實施程序
4.1 質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導書
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審,分管副總經理負責復審,總經理負責審批。
4.1.2.3 質量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(***)-**-***
順序號
文件類別號
上海分公司***管理處代碼
作業(yè)指導書代碼
文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、
社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核,總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2 質量體系文件的修改
4.2.1 在質量體系文件的建立過程中,對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2 對投入使用的質量體系文件修改需經過審批,審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3 文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經原文件審批人員審批后,由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4 文件內容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5 當文件修改超過5次或修改內容較多時,應換版。
4.3 質量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓,并對文件實施的情況進行檢查,質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時,質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。
4.4.2 質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領用人簽名登記。
4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5 質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外,其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準,并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應措施,并追究當事者責任。
4.6 質量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導書保存一份原件,作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內,應排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3 文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4 作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5 質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。
6監(jiān)督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改,以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業(yè)指導書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
第10篇 工業(yè)園區(qū)廠房物業(yè)管理規(guī)定考核辦法
1.范圍
本標準規(guī)定了廠區(qū)物業(yè)管理的內容、范圍、要求及考核辦法。
本標準適用于龍巖卷煙廠廠區(qū)物業(yè)管理、綠化管理、車輛停放管理、零星工程管理、辦公用品管理。
2.職責:
2.1企管辦負責制定廠區(qū)物業(yè)管理規(guī)定文件,并按文件進行檢查考核。
2.2物業(yè)公司按合同及廠區(qū)物業(yè)管理規(guī)定文件規(guī)定向煙廠提供各種服務。
3.內容及要求:
3.1物業(yè)管理主要內容(除辦公大樓):
3.1.1廠區(qū)所有公共通道、樓梯、走廊、電梯口、頂樓衛(wèi)生(含小車庫頂棚)。
3.1.2廠區(qū)所有廁所衛(wèi)生,廁所設施檢查,化糞池清掏。
3.1.3廠區(qū)所有水溝下水道衛(wèi)生及公共通道、下水管道設施的檢查。
3.1.4廠區(qū)所有外墻、外窗戶、外墻管道、外風扇等清洗。
3.1.5廠區(qū)垃圾、木制廢品清理。
3.2物業(yè)管理具體補充范圍及要求
3.2.1廠門口宣傳欄保持清潔。
3.2.2公共通道包括:制絲車間一區(qū)東面通道;制絲一、二區(qū)門口大廳;成型車間大樓與制絲之間的走廊東至成型廁所,西至卷包一區(qū)南門天橋斜坡頂、北至卷包一區(qū)南門含卷包一區(qū)南門天橋;聯(lián)合工房各層倉庫外公共區(qū)域。
3.2.3所有公共通道、走廊應保持地面整潔,墻壁、天花板、照明燈、門、窗戶無蜘蛛網、無積塵。
3.2.4所有樓梯包括墻壁、天花板、窗戶、樓梯扶手、照明燈等,應保持清潔、無蜘蛛網、無積塵。
3.2.5車間樓梯、扶手及工藝質管科大樓的大廳、樓梯、扶手及制絲一、二區(qū)的大廳、大廳玻璃、廣告牌應每天擦洗。
3.2.6廠區(qū)路面保證全天整潔、無落葉、無積塵、無雜物。
3.2.7廁所包括墻壁、天花板、照明燈、地板、門、窗、水池等,保持無臭味、無堵塞、空氣清新、干凈整潔。
3.2.8下水道及水溝暢通、無堵塞、無垃圾、無積垢。
3.3綠化管理主要內容及要求:
3.3.1負責做好廠區(qū)的環(huán)境綠化,負責現(xiàn)有綠化的改造。
3.3.2做好廠區(qū)、車間的花卉、盆景擺放。
3.3.3按企管辦確定的位置和數量擺放花卉,不定期更換花卉,做到品種新鮮化、多樣化、高檔化,擺放整齊美觀,如有枯死花卉應及時更換,檔次與現(xiàn)有水平相當。
3.3.4花卉應定時澆水、施肥、除蟲,澆水后應及時將地面水跡擦干凈,不得留下積水,造成地面污跡,更換花卉應及時清掃地面。
3.3.5節(jié)日(元旦、春節(jié)、國慶節(jié))慶?；顒踊蛏霞夘I導參觀檢查應做到花色鮮艷、體現(xiàn)節(jié)日氣氛。
3.3.6草地、苗木應定時澆水、施肥、除蟲、修剪、拔雜草,確保草地、苗木造型整齊美觀、花池白凈、完整無缺,如有枯死應及時重新種植。
3.3.7及時清揀枯枝落葉,保證綠地整潔、美觀。
3.3.8如因管理不善造成的花卉苗木等枯死,所發(fā)生的費用由物業(yè)公司負責。
3.3.9如因自然條件或車間生產造成的死亡花卉苗木的重新種植,或因意外事件造成的花臺破損修復,經企管辦確認后費用由煙廠負責。
3.4車輛停放管理內容及要求:
3.4.1負責廠區(qū)摩托車、自行車的停放管理。
3.4.2設立廠區(qū)摩托車、自行車停車線,確保車輛停放整齊。
3.4.3專人指揮管理,維持良好的交通秩序,確保摩托車、自行車?？恳?guī)范、排列有序、走道暢通不堵塞。。
3.4.4負責停車場地環(huán)境清潔衛(wèi)生,定期清掃車庫地板、蜘蛛網,確保車庫環(huán)境整潔。
3.4.5確保車庫照明(除辦公大樓地下單車庫)。
3.4.6確保車輛安全,如發(fā)現(xiàn)車輛及相關車輛配件丟失,按責任大小,物業(yè)公司承擔相應的賠償。
3.5零星工程管理主要內容及范圍:
3.5.1負責廠區(qū)、復烤廠的水電、土建、裝修零星工程。
3.5.2負責新增綠化工程。
3.5.3所有工程應保質保量按
時完成,施工過程應確保施工現(xiàn)場整潔、安全,施工結束后將現(xiàn)場清理整潔。
3.5.4工程完成后由使用部門對工程效果及費用進行確認,物業(yè)公司每月底將經部門確認的工程進行登記,交企管辦備案,并附詳細的費用清單。
3.6辦公用品及計生管理內容及范圍:
3.6.1負責辦公用品的代購、發(fā)放工作。
3.6.2負責戶口管理工作、計生工作,確保計生工作四個百分百。
3.6.3負責固定資產的管理工作,廠區(qū)房屋的安全檢查及維修申報工作,確保房屋安全和正常使用。
3.6.4各部門應由固定人員領用辦公用品。
4.零星工程維修及辦公用品申購程序:
4.1在500元以內原有項目的廠區(qū)零星工程維修如房屋小范圍漏雨、窗戶玻璃更換、廁所、下水管道維修等,由部門或車間通知物業(yè)公司維修,物業(yè)公司維修后經部門或車間對工程效果及費用進行確認,物業(yè)公司填寫物業(yè)服務登記表rj/qg0402-2,公共部分設施的維修由企管辦確認。
4.2廠區(qū)所有500元以上的零星維修工程,申請部門填寫零星工程/辦公用品申請及確認表rj/qg0402-1,經分管廠長審批后交企管辦登記。工程完成后由使用部門對工程效果及費用進行確認。
4.3大額的零星工程,由物業(yè)公司進行費用預算,費用超過5萬元的工程應由物業(yè)分管領導審批同意后交廠長審批,并按有關審計程序執(zhí)行。
4.4辦公用品在500元以內原有用品的更換,如更換臺玻、臺布等,由部門或車間通知物業(yè)公司,物業(yè)公司重新購置或更換后經部門或車間確認(物業(yè)服務登記表rj/qg0402-2)。
4.5所有500元以上辦公用品的購置,申請部門填寫零星工程/辦公用品申請及確認表(rj/qg0402-1),經分管廠長審批后交企管辦登記。辦公用品交付使用部門后由使用部門確認。
4.6每月底由物業(yè)公司對所有項目進行匯總,交企管辦備案。
5.考核辦法:
5.1上級檢查如有不符合要求每項扣1000元。
5.2廠部組織檢查如有不符合每項扣100元。
5.3企管辦現(xiàn)場管理員檢查如有不符合每次扣50元,當月內重復發(fā)現(xiàn)第二次扣100元,第三次扣150元,依此類推,當月累加。
5.4如有部門對物業(yè)公司提供的服務不滿意可以向企管辦書面反映,經核實每次酌情扣50-200元。
第11篇 z物業(yè)轄區(qū)水泵站管理辦法
物業(yè)轄區(qū)水泵站管理辦法
人員配置:泵站值班工:1名,電工:1名
水泵開停車操作:
1、泵起動前,周圍要清潔,不得有防礙運行的雜物。
2、用手撥轉電機網葉,葉輪后無卡磨,轉動靈活。
3、泵的旋轉方向要正確,用手搬動聯(lián)軸器數轉,旋轉要靈活,從電機端看為順時針旋轉。
4、打開進水閥,排氣(打開泵上小銅閥),使液體充分進入泵腔內,直到整個管路充滿液體,然后開啟出口閥,合上起動按鈕,電機開始轉動。
5、逐調節(jié)出水閥的開度,使泵在額定狀態(tài)下工作,如壓力超過設定壓力,銷打開管道上回流閥。
6、當泵轉速達到額定后,檢查壓力、電流,泵啟動2-3分鐘后,軸端密封填料不能過緊,池漏后<3滴/分,電機軸承處溫升<70℃,電機要無雜音、振動,如發(fā)現(xiàn)有不正?，F(xiàn)象,應立即停車,并報告相關人員,調換水泵進行處理。
7、停車前先與相關人員聯(lián)系。
8、切斷電流,停車電機運行。作好停車記錄。
9、作好當日水泵運行記錄。
檢查順序:
1、運行中的水泵,要時刻注意泵內有無不正常的摩擦聲音(填料是否過緊),電機有無雜音和振動等現(xiàn)象。
2、定時查看運行中泵的揚程和流量是否正常。(即壓力表的讀數正常和擺動不大)
3、水泵在大流量運行時,電機不能超電流長期運行。
4、運行中的泵,要經常查看電流表,電壓電的波動是否正常。
5、定時查看運行中泵的盤根松緊是否合適,以滴水為佳,水滴不熱為宜。
6、定時檢查泵運行中電機的軸承處溫升是否正常。
7、經常查看運行中泵、電機的軸承處溫升是否正常。
8、查看開關柜外殼是否完整,接地是否良好,分合指示是否明顯正確。
9、泵進行長期運行后,由于機械磨損,使機組噪聲及振動增大時,要停車檢查,必要時要更換易損零件及軸承。
10泵長期停用,應放盡泵內液體。
11泵在運行過程中要有專人看管,以免發(fā)生意外。
以上各項發(fā)現(xiàn)問題,即時匯報、解決,并作好當日運行記錄。
第12篇 物業(yè)管理公司考核辦法
1、目的
為加強公司內部管理,激勵員工的工作積極性,使公司的各項規(guī)章制度得到貫徹執(zhí)行,制定本辦法。
2、適用范圍
公司全體員工。
3、原則
3.1制度面前,人人平等。
3.2堅持“四不講”,不講條件,不講情面,不講照顧,不講客觀,獎罰分明,逗硬考核。
3.3物業(yè)管理經理行使對物業(yè)管理人員的考核權,對公司負責,公司對物業(yè)管理經理考核,各主管對員工進行考核。
4、考核時間:
每月26-28日前由物業(yè)管理經理向對各崗位管理人員進行打分考核。各主管對各崗位進行打分考核并公司審查、備案。
5、考核內容
5.1公司規(guī)章制度執(zhí)行情況。
5.2崗位考核執(zhí)行情況。
6、考核辦法:
6.1物業(yè)管理人員各崗位工資由標準工資和考核工資組成,其中考核工資根據公司對各崗位的工作要求中劃定考核工資。具體物管經理每月200元,物管員、收費員、維修員、保安為每月100元,保潔員為每月50元,作為當月的考核工資。其伙食、交通、通訊補貼除外。其余為標準工資。
6.2工作考核實行100分/人、月制考核,全面達標為100分,依次為94、84、74、64共五個等級。
6.3得分為95-100分者,得全月考核工資。
6.4得分為85-94分者,扣全月考核工資30%
6.5得分為75-84分者,扣全月考核工資80%
6.6得分為64-74分者,扣全月考核工資,另扣標準工資的30%。
6.6得分為64分以下者,扣全月考核工資,另扣標準工資的50%。直至當月違反同一規(guī)定兩次及以上者,加倍考核。
7.0考核通則
7.1獎勵
7.1.1對公司提高管理和服務質量有突出貢獻,使公司增加收入上2萬元或減少損失2萬元以上者,獎5~50分/次。特別突出,晉升一級工資。
7.1.2工作業(yè)績突出,受到業(yè)主/使用人書面感謝表揚者,獎5~10分/次。
7.1.3參加行業(yè)、區(qū)、市級競賽獲獎,為公司爭得榮譽者,給予通報表揚,獎5~10分/次,獲市級嘉獎,獎15分/次,記功一次。
7.1.4見義勇為,事跡突出者,給予通報表揚,獎5~10分/次,特別突出者,加倍獎勵。
7.1.5拾金不昧,獎1~10分/次,數額巨大,加倍獎勵。
7.1.6公司的單項獎勵按有關規(guī)定進行獎勵。
7.1.7積極提合理化建議,對公司物業(yè)服務工作有實際收獲和較好推動作用,獎5~20分/次。
7.1.8及時制止治安、消防及其它突發(fā)事件,保護了生命財產安全,減少經濟損失,獎5~20分/次。
7.1.9精打細算、修舊利廢、厲行節(jié)約、降低物管成本有較大成果,獎5~20分/次。
7.1.10對設施設備進行技改,延長設施設備使用壽命、相關消耗下降有明顯效果者,獎5~20分/次,特別突出者,加倍獎勵。
7.1.11堅持原則,檢舉、揭發(fā)損害公司利益的行為,事跡突出者,獎5~20分/次,特別突出者,加倍獎勵。
7.2考核
7.2.1遲到、早退、曠工,按《考勤制度》規(guī)定執(zhí)行。
7.2.2著裝不規(guī)范、佩戴不完整,扣1分/次。
7.2.3姿態(tài)不端正、行為不規(guī)范,扣1分/次(項)。
7.2.4語言粗俗,服務被業(yè)主有效投訴,扣5分/次(項)。
7.2.5不服從指揮,未按時完成上級交辦任務,扣3分/次(項)。
7.2.6破壞團結、撥是弄非,工作推委、拖拉,扣3分/次(項)。
7.2.7工作期間,干與本職工作無關之事,扣3分/次。
7.2.8當班飲酒或酒后上班者(因公飲酒者,酒后不得上班,不在本考核之列),扣5分/次。
7.2.9當班吃零食,禁區(qū)內吸煙者,扣2分/次。
7.2.10串崗、脫崗者,扣5分/次;若給公司或業(yè)主造成損失的,另行處理。
7.2.11當班吵架、打架、*者,扣10分/次,情節(jié)嚴重者,另行處理。
7.2.12當班期間睡崗者,扣10分/次。
7.2.13無故不參加例會、訓練、培訓者,扣2分/次。
7.2.14記錄不準確,各類資料上報不及時者,扣2分/次。
7.2.15弄虛作假,隱瞞實情,包庇、縱容下屬者,扣5分/次(項)。
7.2.16限期整改不及時,未達要求者,扣3分/次(項)。
7.2.17泄露公司機密、造謠、誹謗、打擊、報復他人者,扣10~20分/次。
7.2.18工作場地不干凈、整潔,工作區(qū)域10平方米內發(fā)現(xiàn)煙頭、紙屑,扣1分/次(處)。
7.2.19故意刁難業(yè)主,向服務對象吃、喝、卡、拿、要,收取好處費,除退出非法所得、賠禮道歉外,另扣20分/次,情節(jié)嚴重者予辭退。
7.2.20主管負責人督查不嚴,導致工作出現(xiàn)大的失誤,影響公司形象或造成較大經濟損失,扣5~20分/次或另行處理。
7.2.21業(yè)主(使用人)投訴、咨詢時認為不屬于本職責范圍而不理睬、不引導者,扣2分/次。
7.2.22各種考核事件如果有屬于直接上級平時督導不周的原因,或此事是由其他人員、其他部門檢舉者,其直接上級應受相應考核。
7.2.23各級員工對所屬人員的各種考核,如果有涉及知情不報或蓄意護短者,將受到被考核人相同的考核。
8.0考核細則
8.1部門負責人考核評分細則
8.1.1所管理物業(yè)范圍內發(fā)生安全責任事故,根據事故責任大小扣20分/次或予行政處理,或按有關法律、法規(guī)處理。
8.1.2所管轄物業(yè)配套設施、設備完好率>98%,每降1個百分點,扣5分/個百分點。
8.1.3所管轄物業(yè)各項管理、服務規(guī)范未建立、健全,每缺一項,扣1分/項。
8.1.4每半年由公司調查一次業(yè)主滿意率,未達規(guī)定值,每降1個百分點,扣5分/個百分點。
8.1.5員工培訓不符合有關規(guī)定,扣5分/次。
8.1.6未經主管領導同意,擅作主張,給業(yè)主或公司造成一定損失,扣5~20分/次,情節(jié)嚴重,另行處理。
8.1.7違反公司人事管理制度和財務管理制度,扣10~20分/次。
8.1.8工作失職、瀆職,經考評,不能勝任本職工作者,予降職或其它處理。
8.2收費員考核評分細則
8.2.1嚴格執(zhí)行公司的財務制度,建立健全各項收費臺帳,未做到,扣2分/次(項)。
8.2.2各科目按規(guī)定記帳,按時結帳、對帳,未做到,扣2分/次(項)。
建立、完善各種收費臺帳,保管、使用好發(fā)票及收據,定期檢查、核對,未做到,扣1分/次(項)。
8.2.3按時發(fā)放職工工資,不出差錯,未做到,扣5分/次。
8.2.4認真、仔細收取各類費用,無計算、書寫錯誤,未做到,扣1~5分/次,收到*,自行賠付。
8.2.5保證及時準確提供欠繳費用業(yè)主/用戶名單名細,延時或不準確,扣1~5分/次(項)。
8.2.6保持工作臺面干凈、整潔,違規(guī)一次,扣1分/次。
物管員考核評分細則
8.2.7及時收集、整理、統(tǒng)計業(yè)主/用戶入住、裝修、租賃等資料,未做到,扣2分/次(戶)。
8.2.8認真耐心接待投訴,及時處理并跟蹤督促解決,未做到,扣2分/次。
8.2.9積極主動配合收費員催收各類款項,未做到,扣2分/次。
8.2.10定期回訪,加強溝通,及時反饋信息,未做到,扣2分/次。
8.2.11保持記錄完整、及時、有效,未做到,扣2分/次(項)。
8.2.12管理好業(yè)主檔案,不遺失、不泄密,未做到,扣5分/次(項)。
8.2.13按要求檢查考核清潔工的工作完成情況,未做到,扣1分/次(項)。
8.2.14客戶報事報修投訴未及時處理,扣5分/次(項)。
8.2.15未按期回訪業(yè)主/使用人,扣1分/次。
8.2.16保持工作臺面干凈、整潔,違規(guī)一次,扣1分/次。
8.3協(xié)管班長考核評分細則
8.3.1所管轄物業(yè)出現(xiàn)安全責任事故,扣5~20分/次,未采取補救措施或處理不及時,扣 20分/次,隱瞞不報,加倍處理。
8.3.2不堅持原則,督導不嚴,包庇、縱容下屬,扣5分/次。
8.3.3所管部門被業(yè)主/使用人有效投訴,扣5分/次。
8.3.4未按要求組織員工學習、培訓、未作好記錄,扣5分/次。
8.3.5制度不健全,扣1分/次。
8.3.6抽查夜間值勤低于4次/月,扣2分/次。
8.3.7不定期培訓員工,低于4次/月,扣2分/次。
8.4協(xié)管員考核評分細則
8.4.1未按時交接班,記錄不全或不清晰,扣1分/次(項)。
8.4.2未按規(guī)定巡邏和詳細記錄巡邏時間情況,扣1分/次(項)。
8.4.3未按規(guī)定對人員、物品進出進行有效控制,扣2分/次(項)。
8.4.4當班期間,發(fā)生治安、消防事件未得到及時妥善處理,扣10~20分/次。
8.4.5衣物及其他生活用品的存放不符合要求,扣1分/次(項)。
8.4.6被褥未按規(guī)定疊放,未做到棱角分明、平整、無皺紋,扣1分/次(項)。
8.4.7未經領導同意,擅自留宿非公司人員,扣3分/次。
8.4.8擅自動用警具,有損公司形象者,扣5分/次,造成嚴重后果者,另行處理。
8.4.9當班期間,出現(xiàn)安全責任事故者,扣5~20分/次(項)。
8.4.10其他有違本部門規(guī)章制度的行為,按相應規(guī)定處理。
8.5清潔工考核評分細則
8.5.1地面(含臺階、溝、花臺等)不干凈、清潔,扣1分/次(處)。
8.5.2側面(含門、欄桿、墻面、墻上附件等)有灰塵、蛛網、亂貼8.5.3亂畫(用工具能做到處),扣1分/次(處)。
8.5.4頂面(含燈、燈罩、屋頂等)清潔未做徹底,不干凈,扣1分/次(處)。
8.5.5垃圾(果皮箱)外有污水漬、桶內有異味,扣1分/次(處)。
8.5.6垃圾清運不及時,存放時間超過2小時以上,扣1分/次(處)。
8.6維修工考核評分細則
8.6.1未做好對設施設備的安全、防火、防水檢查,處理不及時,扣1分/次(項)。
8.6.2不熟悉本崗位工作環(huán)境,違反各專業(yè)操作規(guī)程或工作標準,扣2分/次(項)。
8.6.3未保持工作環(huán)境和設施設備整潔年,未做好有關記錄,扣1分/次。
8.6.4未完成日常定期巡檢、記錄不完整、不準確,扣1分/次。未記錄,扣2分/次。
8.6.5未按規(guī)定完成臨時交辦工作任務,扣1~5分/次(項)。
8.6.6檢、維修前,未做預案,擅做主張,給業(yè)主或公司造成損失,損害公司形象者,扣5~20分/次(項),后果嚴重者,另行處理。
9.0本辦法解釋權屬于本公司,自2005年元月一日起實施,未涉及到的考核事項參照相關管理,辦法執(zhí)行。
****物業(yè)管理有限公司
二00五年元月一日
