第1篇 公司合同管理辦法
1目的
規(guī)范集團公司合同管理程序，明確管理職責(zé)，界定管理層面，防范經(jīng)營風(fēng)險，提高管理效能。
2 適用范圍
本制度適用于集團公司本部、分支機構(gòu)和其他直屬單位。集團公司全資、控股子公司依據(jù)法定程序執(zhí)行。
3 定義
3.1 所屬單位：特指集團公司所屬各全資企業(yè)、其他直屬單位，以及依照法定程序應(yīng)當(dāng)執(zhí)行本制度的集團公司控股企業(yè)。
3.2 合同：是指除勞動合同外，集團公司及其全資、控股成員企業(yè)及其他直屬單位與平等主體的自然人、法人和其它組織之間,以及集團內(nèi)各平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
3.3 合同管理：是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。
4管理體制、組織形式與相關(guān)規(guī)定
4.1 合同管理實行分級歸口管理與有限的集中控制相結(jié)合的管
-2-
理體制，具體組織形式包括：
4.1.1 所屬單位下列合同，如果是隸屬于集團公司直接管理的項目，由集團公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審核同意后方可簽訂；非隸屬于集團公司直接管理的項目，以及其他屬于集團公司授權(quán)分支機構(gòu)或其他直管單位管理的項目，需經(jīng)具有相應(yīng)管理權(quán)限的集團公司分支機構(gòu)或其他直管單位審核同意后簽訂，并由審核或直接辦理單位報集團公司備案。其中，需由集團公司提供擔(dān)保的項目合同，應(yīng)當(dāng)經(jīng)集團公司審核同意后簽訂：
4.1.1 .1 電力項目利用外資合同。
4.1.1 .2 投資、借
（貸）款及其他融資、企業(yè)財產(chǎn)保險、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同
（房屋租賃合同除外）。
4.1.1 .3 集團公司直管所屬單位的購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、電廠運營、機組檢修合同。
4.1.1 .4 企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同，以及擔(dān)保合同。
4.1.1 .5 限額以上的買賣合同。
4.1.1 .6集團公司或具有管理權(quán)限的所屬單位認(rèn)為有必要審核或備案的其它合同。
4.1.2 集團公司本部各類合同，以及所屬單位除
4.1.1 規(guī)定范圍以外的其他合同，由集團公司及所屬單位分別按本辦法關(guān)于單位內(nèi)部合同管理的相關(guān)規(guī)定，自行辦理。
4.1.3 集團公司控股企業(yè)，對
4.1.1 規(guī)定事項，按《公司法》
-3-
及公司章程規(guī)定的股東權(quán)利及程序辦理。
4.2 管理規(guī)定
4.2.1 簽訂合同，除即時清結(jié)外，都必須采用書面形式。
4.2.2 集團公司本部及所屬單位法律事務(wù)工作機構(gòu)或者法律顧問所在的綜合管理部門，為合同歸口管理部門。
4.2.3 需要以集團公司或者所屬單位名義訂立各種具有履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門，為合同承辦部門。承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人，借調(diào)、借用人員不得被指定為承辦人。
4.2.4 審計、監(jiān)察部門依其職責(zé)對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行審計、監(jiān)察。
4.2.5 合同簽訂之前應(yīng)當(dāng)經(jīng)財務(wù)、審計、歸口管理部門，以及合同項目所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門審查會簽。相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門范圍，由承辦部門根據(jù)項目所涉及的計劃、歸口管理、綜合事務(wù)、勞動、人事、安全、技術(shù)、生產(chǎn)、建設(shè)、股權(quán)、市場、國際合作等問題確定。
4.2.6 合同管理實行承辦部門負(fù)責(zé)制與審查會簽責(zé)任制相結(jié)合的責(zé)任制度。
4.2.6 .1合同承辦部門對合同訂立、履行和執(zhí)行的全過程全面負(fù)責(zé)，合同承辦人為直接責(zé)任人。
4.2.6 .2 審查會簽部門根據(jù)本部門職責(zé)及本辦法的規(guī)定，對合同項目中應(yīng)當(dāng)提出相關(guān)意見而未提出的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 -4-
4.2.7 集團公司及所屬單位內(nèi)部的部(處、科、室)等職能部門一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質(zhì)的任何書面文件；具有營業(yè)執(zhí)照的分支機構(gòu)以自己的名義對外簽訂合同，應(yīng)當(dāng)具有集團公司的授權(quán)委托。
4.2.8 法定代表人不親自簽署而授權(quán)代理人簽署合同，應(yīng)當(dāng)按《集團公司法定代表人授權(quán)委托管理辦法》的規(guī)定，辦理授權(quán)委托書。
4.2.9 合同承辦部門和合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)分別建立合同臺帳，實行履約跟蹤統(tǒng)計報告責(zé)任制。
4.2.1 0 在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產(chǎn)生較大影響或嚴(yán)重后果的，由監(jiān)察部門按照有關(guān)規(guī)定進行查處，并會同人事部門追究責(zé)任單位
（部門）負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。涉嫌犯罪的，移交司法機關(guān)處理：
4.2.1 0.1 不按本辦法規(guī)定簽訂、履行合同的。
4.2.1 0.2 訂有重大缺陷或無效合同的。
4.2.1 0.3 審查人員延誤審查時間或未審出合同缺陷的。
4.2.1 0.4 不按法律或本辦法規(guī)定履行變更或解除合同職責(zé)的。
4.2.1 0.5 應(yīng)當(dāng)追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的。
4.2.1 0.6 提供虛假資料的。
4.2.1 0.7 不履行內(nèi)部管理程序、超越授權(quán)或濫用授權(quán)簽約的。
4.2.1 0.8 未按規(guī)定進行授權(quán)或擅自轉(zhuǎn)委托的。
4.2.1 0.9 與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的。 -5-
4.2.1 0.10 泄露合同意向
、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的。
4.2.1 0.11 延誤糾紛處理法定時效期間的。
4.2.1 0.12 在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。
5 職責(zé)
5.1 歸口管理部門職責(zé)
5.1.1 貫徹執(zhí)行合同管理的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，為合同承辦部門提供法律服務(wù)。
5.1.2 建立健全本單位合同管理制度，監(jiān)督、檢查考核各部門及所屬、所管單位合同管理情況。
5.1.3 參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。
5.1.4 統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證、鑒證事宜，管理合同專用章。
5.1.5 負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，執(zhí)行合同登記、統(tǒng)計及報告制度。
5.1.6 組織合同管理知識培訓(xùn)，負(fù)責(zé)合同承辦人員資格審查。
5.1.7 在會簽或參與重大合同談判過程中，負(fù)責(zé)審查合同主體、內(nèi)容、形式的合法性、嚴(yán)密性、可行性。
5.1.8 其他相關(guān)管理工作。
5.2 合同承辦部門職責(zé) -6-
5.2.1 負(fù)責(zé)合同立項，指定合同承辦人，進行可行性論證，意向接觸，資信調(diào)查，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.2.2 組織合同的談判。
5.2.3 起草合同文本，并組織審查會簽。
5.2.4 組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權(quán)委托書。
5.2.5 負(fù)責(zé)合同的履行、變更、解除及糾紛處理。
5.2.6 負(fù)責(zé)合同檔案的管理。
5.2.7 負(fù)責(zé)所屬單位報送集團公司審核合同事項的辦理。
5.2.8 收集本辦法的執(zhí)行情況信息，并按集團公司年度制度建設(shè)計劃，提出修改意見。
5.3 合同審查會簽部門職責(zé)
5.3.1 財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的價款、支付方式的合理性、可行性，資金預(yù)算及來源的可靠性，財務(wù)手續(xù)的合法性、合規(guī)性，擔(dān)保財產(chǎn)合法、安全性進行審查；對合同變更或解除的經(jīng)濟性進行評估，出具書面意見。
5.3.2 審計部門負(fù)責(zé)對合同涉及的資金來源、使用及資產(chǎn)所有權(quán)、動用審批手續(xù)的合法性以及合同價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性進行審查。
5.3.3 相關(guān)業(yè)務(wù)部門按本部門職責(zé)，負(fù)責(zé)對合同所涉及本部門業(yè)務(wù)范圍的相關(guān)條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及政府文件規(guī)定等問題提出審查意見。 -7-
5.3.4 歸口管理部門審查會簽職責(zé)，按本辦法
5.1.7 的規(guī)定執(zhí)行。
5.4 合同承辦人職責(zé)
承辦人應(yīng)對合同自商約時起至履行完畢止的全過程負(fù)責(zé)，對期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題，按國家有關(guān)法律法規(guī)及本辦法的規(guī)定，須及時與本部門負(fù)責(zé)人、歸口管理部門進行協(xié)商，并以承辦人為主進行處理。
5.5 監(jiān)察部門職責(zé)
負(fù)責(zé)對合同辦理的程序及相關(guān)當(dāng)事人行為的合法性、合規(guī)性、真實性進行監(jiān)督檢查，對合同管理中出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)問題進行調(diào)查處理，提出監(jiān)察建議或做出監(jiān)察決定，并可根據(jù)需要進行專項效能監(jiān)察。
6 程序
6.1 合同送審及備案程序
6.1.1 按
4.1.1 規(guī)定，責(zé)任單位將合同草案、立項依據(jù)、事項所涉及的有關(guān)原始資料，并附相關(guān)情況說明，辦理報批或備案。
6.1.2 合同送審，按合同所涉及業(yè)務(wù)的性質(zhì)，向相應(yīng)業(yè)務(wù)主管部門報送，由該業(yè)務(wù)主管部門承辦。
6.1.2 .1 承辦部門審核立項依據(jù)、簽署承辦意見、確定承辦人。
6.1.2 .2 按
6.2 規(guī)定的會簽、審核、審批程序辦理。
6.1.2 .3 通過審批后，由承辦部門通知送審單位簽署。 -8-
6.1.2 .4 涉及變更、解除、糾紛處理問題時，按本辦法相關(guān)規(guī)定辦理。
6.1.3 合同備案，應(yīng)向合同歸口管理部門報送,由歸口管理部門辦理。
6.1.3 .1 歸口管理部門根據(jù)具體情況和需要，組織合同審查，征求相關(guān)部門意見。
6.1.3 .2 對存在相關(guān)問題的合同，協(xié)商報備單位處理。
6.1.3 .3 備案材料歸檔。
6.2 合同簽訂程序
6.2.1 立項
6.2 .
1.1 合同立項應(yīng)當(dāng)由承辦部門填寫立項登記審批表，注明立項依據(jù)及資金來源
（預(yù)算內(nèi)與預(yù)算外）。
6.2 .
1.2 意向接觸，確定合作主要條件及運作方式，開展相關(guān)合作條件或價格方面的咨詢，或者按招投標(biāo)管理規(guī)定組織招標(biāo)。
6.2 .
1.3 資信調(diào)查, 確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括：
1）具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件，且真實有效。涉及專營許可的，具備相應(yīng)的許可證明文件；涉及資質(zhì)要求的，具備相應(yīng)的資質(zhì)
（等級）證書。
2）經(jīng)營范圍能夠充分滿足合同項目的需要。
3）具有履約能力，必要時應(yīng)索取其經(jīng)審計的財務(wù)報表、資
-9-
金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。
4）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴(yán)重違約事實；在簽署本合同時，未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。
5）在簽署本合同時，不存在任何司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)或行政機關(guān)作出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。
6）其他與合
同簽訂、履行相關(guān)的事項。
6.2 .
1.4 對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人，如果必須與其簽訂合同時，應(yīng)由其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。
6.2.2 草擬合同文本
凡國家、行業(yè)或集團公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際需要予以適用或借鑒。
6.2 .
2.1 合同必備條款包括標(biāo)的
（規(guī)格、型號、數(shù)量或具體事項）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求、履行期限、地點、方式、價款與支付方式或合作條件、雙方權(quán)利與義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。
6.2.2 .2 具有支付條件的合同，首期預(yù)付款原則上不超過合同總價款的30%；如數(shù)額較大或必須超過30%，合同他方應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)擔(dān)保。
6.2.2 .3 合同有效期限應(yīng)至合同所有權(quán)利義務(wù)履行完畢之日止。 -10-
6.2.2 .4 合同文本份數(shù)按實際需要確定，但我方至少保證承辦部門存檔、附財務(wù)付款手續(xù)留存、歸口管理部門備案各一份。
6.2.3 談判
重大合同應(yīng)組成談判小組進行談判，一般應(yīng)有財務(wù)、技術(shù)、法律、監(jiān)察審計及與合同內(nèi)容相關(guān)的其他部門人員參加，承辦部門負(fù)責(zé)組織和確定具體人員范圍。
6.2.3 .1召開準(zhǔn)備會議，明確談判事項，確定談判原則、策略、重點及主談人員，統(tǒng)一部署。
6.2.3 .2 承辦人對談判中遇到的重大問題，應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人匯報，必要時向本部門分管領(lǐng)導(dǎo)請示。
6.2.3 .3 談判結(jié)束后，承辦人制作談判備忘錄，并經(jīng)我方全體參加人員簽字確認(rèn)。備忘錄應(yīng)記載以下內(nèi)容：
1）準(zhǔn)備會議情況，包括會議時間、參加人員、形成的一致意見、聲明保留意見、法律意見、需要請示承辦單位負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理或法定代表人的事項等。
2）談判情況，包括進展情況、取得的成果、雙方存在的主要分歧，以及下一步我方談判人員提出的應(yīng)對意見。
6.2.4 審查會簽
6.2.4 .1 承辦人填制審查會簽單，附合同草案，連同合同立項依據(jù)、他方當(dāng)事人的資信狀況證明材料，送會簽部門審查。
6.2.4 .2 審查部門應(yīng)提出具體的審查意見，如有必要，可附書
-11-
面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見，應(yīng)按職責(zé)在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。
1) 審查意見書應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負(fù)責(zé)人簽字。
2) 合同簽審部門對合同的審核期限，一般不超過五個工作日。對特別重大、復(fù)雜合同的審查，一般不超過八個工作日。
6.2.4 .3 審查會簽意見處理
1) 根據(jù)合同所涉及項目的具體情況，經(jīng)承辦人與審查人溝通，由承辦人按雙方取得共識的意見，修改合同草案。
2) 出于項目本身需要及各種客觀條件的限制，對于承辦人認(rèn)為無法采納的意見，應(yīng)向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，由本部門領(lǐng)導(dǎo)決定是否采納。
3) 承辦人應(yīng)將審查會簽意見處理情況如實填入《立項登記審批表》，對未予采納的意見，應(yīng)注明原因。
6.2.6 審核
6.2.6 .1 承辦人將承辦部門承辦意見填入《立項登記審批表》，由部門審核蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字。承辦意見包括：
1）當(dāng)事人的主體資格和資質(zhì)是否符合要求。
2）合同項目是否符合法律、法規(guī)、政策及有關(guān)政府部門的批準(zhǔn)文件。 -12-
3）合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范。
4）合同項目是否列入年度投資計劃。
5）合同條款是否是締約人真實意思的表示。
6) 合作條件、方式是否符合公平、效益原則，主體之間的平等地位是否得到體現(xiàn)。
7）合同價款是否合理，價款的確定是否符合公司有關(guān)程序。
8）相關(guān)問題的處理意見。
9) 是否具備簽署條件。
6.2.6 .2 承辦人將《立項登記審批表》連同合同草案、會簽單、會簽部門審查意見書、或有的談判備忘錄，以及承辦部門認(rèn)為必須提交的其他說明材料，送歸口管理部門審核。
6.2.6 .3 歸口管理部門審核
1) 對符合本辦法規(guī)定的程序和要求，所附資料齊全的合同，由歸口管理部門經(jīng)辦人在會簽單上簽字、統(tǒng)一編號。
2）對未按本辦法規(guī)定履行相應(yīng)程序、所附資料不全的合同，由歸口管理部門提出補正意見，承辦部門整改。
6.2.7 審批
6.2.7 .1 歸口管理部門審核、編號后，由承辦人將合同草案及相關(guān)資料送部門分管副總經(jīng)理
（總師）審批。部門分管副總經(jīng)理
（總師）認(rèn)為必要的，在簽署意見后送法定代表人審批。 -13-
6.2.7 .2 部門分管副總經(jīng)理
（總師）或法定代表人，根據(jù)《立項登記審批表》記載的事項、部門意見及相關(guān)情況，決定是否批準(zhǔn)。
6.2.8 簽署
6.2.8 .1 承辦人對合同逐頁簽字后，送法定代表人簽署。
6.2.8 .2 法定代表人授權(quán)委托代理人簽署的，應(yīng)由承辦人會同合同歸口管理部門辦理授權(quán)委托書。
6.2.8 .3 法定代表人或受托人簽署后，送歸口管理部門加蓋合同專用章。承辦人應(yīng)將合同副本、授權(quán)委托書
（各1份）留存歸口管理部門備案。
6.2.8 .4 合同他方由代理人承辦、代簽合同的，應(yīng)索取其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
6.2.8 .5 根據(jù)法律規(guī)定或當(dāng)事人之間的約定，辦理合同鑒證、公證或?qū)徟浒甘掷m(xù)。
6.2.9 簡易程序
對于標(biāo)的數(shù)額及風(fēng)險較小的采購、服務(wù)類合同，以及特殊緊急情況下的應(yīng)急事項合同，可按
6.2.1 、
6.2.2 、
6.2.7 、
6.2.8 的規(guī)定，直接辦理。具體包括：
6.2.9 .1 直接或間接涉及金額在20萬元以下的買賣及辦公服務(wù)類合同。
6.2.9 .2 特殊緊急情況下經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)的合同。 -14-
6.3 履行程序
6.3.1 合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就時方可全面實際履行。合同生效之前，不得實際履行。
6.3.2 承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同的履行，辦理相關(guān)事項，并及時填寫《合同履行情況統(tǒng)計表》，按年度報歸口管理部門備案。如有付款事項，承辦人應(yīng)向財務(wù)部門提供合同副本。
6.3.3 承辦部門實施履約跟蹤統(tǒng)計，掌握實際履行情況。對出現(xiàn)的各種問題，及時獲取證據(jù)、協(xié)調(diào)處理并向歸口管理等相關(guān)部門報告。重大事項，必須及時向合同簽署人報告。
6.4 變更或解除程序
6.4.1 合同需要變更或解除時，合同承辦部門應(yīng)在與合同歸口管理等部門溝通情況后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復(fù)的期限。變更或解除合同的協(xié)議草案一經(jīng)達成，需按本辦法
6.2 的相關(guān)規(guī)定辦理。
6.4.2 合同承辦部門收到合同他方要求變更、解除合同的文書、電報、電話、信函、圖表、數(shù)據(jù)電文，應(yīng)及時與歸口管理等部門溝通情況、請示合同簽署人后，應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)書面答復(fù)對方。如果必須變更或解除，應(yīng)與他方達成變更或解除合同的書面協(xié)議草案，確定索賠條件，并按本辦法
6.2 的相關(guān)規(guī)定辦理。 -15-
6.4.3 對不可抗力或國家宏觀政策調(diào)整原因而使合同不能履行或延期履行的，應(yīng)及時書面通知對方或者及時取得對方遇有上述情況的證明材料，主動與合同有關(guān)各方協(xié)商處理。
6.4.4 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位公章或者合同專用章。
6.4.5 需經(jīng)有關(guān)行政部門批準(zhǔn)的合同，變更或解除合同應(yīng)報原批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。
6.4.6 經(jīng)公證、鑒證的合同，所達成的變更或解除合同的協(xié)議需報原公證、鑒證機關(guān)備案。
6.4.7 涉外合同的變更或解除，法律有特殊規(guī)定的應(yīng)按規(guī)定辦理。
6.5 糾紛處理程序
6.5.1 合同他方當(dāng)事人違反約定或提出履行異議的，承辦部門必須在法定或約定的時間內(nèi)以法定或約定的方式答復(fù)。
6.5.2 出現(xiàn)糾紛，承辦部門應(yīng)立即向合同簽署人和歸口管理部門報告，并收集整理處理合同爭議的文件和證據(jù)資料。
6.5.3 合同糾紛協(xié)商、調(diào)解, 應(yīng)由合同承辦部門與歸口管理部門共同進行。協(xié)商或調(diào)解達成一致時，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達成一致時，應(yīng)在法律規(guī)定的時效期間內(nèi)，可按合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛，承辦部門應(yīng)商同歸口管理部門確定代理人、應(yīng)對方案等，并向受托簽
-16-
署人、法定代表人請示。
6.6 檔案管理與使用程序
6.6.1 歸口管理部門依據(jù)合同審核情況，建立適時動態(tài)統(tǒng)計臺賬。
6.6.2 合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由承辦人整理、保管合同檔案，并按集團公司有關(guān)檔案管理的規(guī)定及時歸檔。具體范圍包括：
6.6 .
1.1 合同正式文本及附件。
6.6 .
1.2 立項登記審批表。
6.6 .
1.3 會簽單。
6.6 .
1.4 審查會簽意見書。
6.6 .
1.5 與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。
6.6 .
1.6 合同他方當(dāng)事人資信證明材料。
6.6 .
1.7 雙方或有的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
6.6 .
1.8 合同履行中或有的電傳、信函、電報、圖表等。
6.6 .
1.9 或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。
6.6 .
1.1 0 或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。
6.6 .
1.1 1 其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。 -17-
6.6.2 檔案的使用，按集團公司檔案及商業(yè)秘密管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.7 監(jiān)督管理程序
6.7 .1 審計部門、歸口管理部門對在專項審計、日常管理中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向監(jiān)察部門反映。
6.7 .2 監(jiān)察部門對審計、歸口管理部門反映的情況，組織有關(guān)部門開展調(diào)查工作。
6.7 .3 監(jiān)察部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果，以及在效能監(jiān)察、舉報處理中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，經(jīng)承辦部門分管副總經(jīng)理
（總師）同意后，要求承辦部門及相關(guān)責(zé)任人予以糾正。
6.7 .4對依據(jù)事實情況及集團公司有關(guān)規(guī)定需要做出處理的，由監(jiān)察部門提出處理意見，經(jīng)本部門分管公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，向法定代表人報告。
6.7 .5 監(jiān)察部門依據(jù)集團公司的有關(guān)規(guī)定或決議，商人事勞動部門處理。
7 支持性文件及相關(guān)附件
7.1 支持性文件
7.
1.1 《中華人民共和國合同法》
7.
1.2 《中華人民共和國公司法》
7.
1.3 《中國電力投資集團公司組建方案》
7.
1.4 《中國電力投資集團公司章程》 -18-
7.
1.5 《中國電力投資集團公司規(guī)章制度管理制度》
7.2 相關(guān)附件
7.2.1 合同管理流程圖
7.2.2 合同審核會簽表
7.2.3 合同履行情況統(tǒng)計表
7.2.4 合同立項登記審批表
7.2 .
第2篇 工貿(mào)油品調(diào)運公司合同管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運分公司合同管理辦法
第一章 總則
第一條 為了加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)的合同管理工作,維護公司對外經(jīng)濟、技術(shù)交往中的合法權(quán)益,保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行,規(guī)范簽約履約行為,避免經(jīng)營風(fēng)險,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》和工貿(mào)公司《合同管理暫行辦法》及相關(guān)規(guī)定,結(jié)合實際,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于公司對外簽訂的有關(guān)設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議。
第三條 公司訂立、履行合同必須遵守《合同法》、工貿(mào)公司《合同管理暫行辦法》及本辦法的規(guī)定,符合國家政策,尊重社會公德,貫徹執(zhí)行平等互利、協(xié)商一致、等價有償、誠實信用的原則,確保合同預(yù)期經(jīng)濟目標(biāo)的實現(xiàn)。任何單位和個人不得利用合同從事違法活動,擾亂社會經(jīng)濟秩序和公司生產(chǎn)經(jīng)營管理秩序,損害國家利益、社會公共利益、公司利益。
第四條 公司建立“統(tǒng)一管理、分級授權(quán)、歸口審查、各負(fù)其責(zé)”的合同管理體制。
(一)統(tǒng)一管理,即公司制定統(tǒng)一的合同管理辦法,公司制定相應(yīng)的合同管理辦法;合同審查審批和合同印章管理統(tǒng)一由合同主管部門負(fù)責(zé)。
(二)分級授權(quán),即按合同的性質(zhì)、種類和標(biāo)的額大小劃分公司與上級單位之間的合同管理權(quán)限,對合同實行分級負(fù)責(zé)、授權(quán)管理。
(三)歸口審查,即對合同內(nèi)容,由合同主管部門歸口綜合審查,相關(guān)專業(yè)部門聯(lián)合會審。合同主管部門負(fù)責(zé)法律審查,相關(guān)專業(yè)部門負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)和經(jīng)濟商務(wù)審查。
(四)各負(fù)其責(zé),即合同承辦部門全面負(fù)責(zé)合同的訂立、履行,對合同商務(wù)風(fēng)險負(fù)責(zé);合同主管部門對合同法律風(fēng)險負(fù)責(zé);相關(guān)專業(yè)部門對合同相關(guān)專業(yè)、技術(shù)風(fēng)險負(fù)責(zé)。
第五條 公司建立合同審查標(biāo)準(zhǔn)流程,推行合同示范文本制度。對在生產(chǎn)經(jīng)營活動中大量發(fā)生的常見合同,公司應(yīng)組織編制有關(guān)業(yè)務(wù)通行的規(guī)范合同文本。
第二章 組織機構(gòu)及職責(zé)
第六條 合同管理實行主管部門、專業(yè)部門和承辦部門管理相結(jié)合的原則。公司承擔(dān)法律事務(wù)工作的職能部門為合同主管部門,規(guī)劃、計劃、財務(wù)、技術(shù)、審計及其他專業(yè)部門是合同管理的專業(yè)部門,合同的具體執(zhí)行部門是承辦部門。
第七條 合同主管部門應(yīng)當(dāng)配備專(兼)職合同管理人員,并將管理人員名單及聯(lián)系方式報工貿(mào)公司法律事務(wù)部登記,管理人員發(fā)生變更的,應(yīng)于變更之日起五日內(nèi)報工貿(mào)公司法律事務(wù)部變更登記。主要承擔(dān)以下合同管理職責(zé):
(一)負(fù)責(zé)起草及組織實施合同管理實施辦法;
(二)參加重要合同項目的調(diào)研立項, 參與本企業(yè)重要合同項目的談判、法律論證、法律審查;
(三)負(fù)責(zé)管理權(quán)限范圍內(nèi)合同的法律審查和合同爭議糾紛的處理等事項;
(四)負(fù)責(zé)辦理需呈報工貿(mào)公司審批或授權(quán)簽約的合同項目事宜;
(五)負(fù)責(zé)編寫常見合同規(guī)范文本,報工貿(mào)公司合同主管部門核準(zhǔn)后推廣使用;
(六)對管理權(quán)限范圍內(nèi)的合同履行情況進行定期檢查;
(七)負(fù)責(zé)建立合同管理臺帳和合同文本檔案,并負(fù)責(zé)本企業(yè)合同信息的匯總、編制、統(tǒng)計分析,并按規(guī)定向工貿(mào)公司合同主管部門報送材料;
(八)工貿(mào)公司合同主管部門和公司要求履行的其它職責(zé)。
第八條 合同承辦部門職責(zé):
(一)調(diào)查合同相對方主體資格、權(quán)限、資信情況、簽約能力、履約能力以及擔(dān)保人的相關(guān)資信情況,對合同相對方簽約資格和履約能力負(fù)責(zé);
(二)具體負(fù)責(zé)所承辦合同的文本起草、談判、簽訂等相關(guān)事宜,保證起草的合同具有可行性、完整性、可操作性;
(三)辦理合同的申報及擔(dān)保、公(鑒)證、批準(zhǔn)登記等有關(guān)手續(xù);
(四)具體負(fù)責(zé)所簽合同的全面履行,協(xié)調(diào)履行過程中的相關(guān)事宜,及時督促合同相對方履行合同,保存合同履行過程中的有關(guān)文書,對履行中出現(xiàn)的問題,應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)及合同主管部門反映,并協(xié)調(diào)解決,遇有合同需要變更、解除等重大事項時,按照規(guī)定送審;
(五)負(fù)責(zé)合同會簽過程中的協(xié)調(diào)工作;
(六)其他應(yīng)由承辦部門承擔(dān)的職責(zé)。
第九條 公司的合同專業(yè)部門按照業(yè)務(wù)分工,負(fù)責(zé)有關(guān)合同的商務(wù)審查和技術(shù)審查,協(xié)助合同主管部門作好相關(guān)工作。
第十條 公司應(yīng)配合工貿(mào)公司建立和完善合同管理信息系統(tǒng),推進合同的草擬、審核、訂立、審批、履行、結(jié)算、統(tǒng)計、歸檔等全流程自動化管理,逐步實現(xiàn)合同網(wǎng)上信息處理,提高合同管理的效率和水平。
第十一條 公司要加強合同管理的基礎(chǔ)工作,對合同臺帳、報表、談判記錄等統(tǒng)一歸檔,規(guī)范管理,明確專人負(fù)責(zé)。應(yīng)建立合同動態(tài)統(tǒng)計分析制度,定期分析合同簽訂及履行情況,及時發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題,提出改進的意見和建議。
第三章 管理權(quán)限
第十二條 公司經(jīng)工貿(mào)公司授權(quán)可以對外獨立簽訂的合同有以下幾類,超出授權(quán)范圍的合同都須報工貿(mào)公司審批之后才能簽訂。
(一)運輸、裝卸類合同;
(二)采購類合同、銷售合同標(biāo)的額在300萬元以內(nèi);
(三)建設(shè)工程施工合同,標(biāo)的額在100萬以內(nèi);
(四)建設(shè)工程勘察、設(shè)計、監(jiān)理合同,標(biāo)的額在50萬以內(nèi);
(五)租賃類、運輸類、委托服務(wù)類、技術(shù)咨詢和技術(shù)服務(wù)類合同,標(biāo)的額在50萬元以內(nèi)。
注:“以內(nèi)”含本數(shù)
第十三條 公司不得簽訂對外擔(dān)保合同。
第十四條 公司內(nèi)部職能部門不得以部門名義對外簽訂合同。
第十五條 公司管理的合同由公司行政主要負(fù)責(zé)人簽署。公司行政主要負(fù)責(zé)人可向各部門負(fù)責(zé)人頒發(fā)授權(quán)委托證書,明確授權(quán)范圍,在授權(quán)范圍內(nèi)由被授權(quán)人代為簽署合同,不得轉(zhuǎn)授權(quán)。由公司企業(yè)發(fā)展部具體承辦授權(quán)事宜。
第四章 合同的訂立
第十六條 訂立合同必須有計劃列項,做好洽談的充分準(zhǔn)備,并履行必要的審查審批程序。具備招標(biāo)條件的合同項目,應(yīng)當(dāng)按照工貿(mào)公司及公司招標(biāo)管理制度的要求進行招標(biāo)。
第十七條 公司對外發(fā)生經(jīng)濟、技術(shù)往來,除即時清結(jié)者外,必須事先訂立書面合同。應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而沒有訂立的,財務(wù)資產(chǎn)部不予結(jié)算。依法需要辦理登記、公(鑒)證、審批等手續(xù)的,按法律規(guī)定執(zhí)行。合同主管部門認(rèn)為需要辦理公(鑒)證的合同,由合同承辦部門依法辦理相關(guān)手續(xù)。
第十八條 以談判方式訂立合同一般程序:立項、資信調(diào)查、組織談判、起草文本、審查審批、簽字蓋章及備案。
第十九條 通過招標(biāo)投標(biāo)方式訂立的合同,在確定中標(biāo)單位后,由承辦部門
根據(jù)招標(biāo)文件起草合同文本,辦理審查審批手續(xù)后簽訂。
第二十條 合同訂立前,合同承辦部門應(yīng)對合同相對方的主體資格、資質(zhì)、資信情況和履約能力等進行了解和調(diào)查。主要包括:
(一)具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照及其他權(quán)利能力證明文件,且真實有效;涉及專營許可或安全生產(chǎn)許可等要求的,具備相應(yīng)的許可證明文件;涉及資質(zhì)要求的,具備相應(yīng)的資質(zhì)(等級)證書;
(二)經(jīng)營范圍、注冊資本等能夠滿足合同項目的需要;
(三)具有履約能力,必要時應(yīng)索取其經(jīng)審計的資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表,注冊會計師簽署的驗資報告和審計報告等相關(guān)文件;
(四)具有履約信用,過去三年重合同、守信用,無嚴(yán)重違約事實;在簽署本合同時,未涉及可能影響本合同履行的重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件;簽約相對方信用調(diào)查可采取要求對方出具《保證函》的方式進行;
(五)在簽署本合同時,不存在任何司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)或行政機關(guān)做出的任何對履行本合同產(chǎn)生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序;
(六)簽約相對方的涉訴情況,可采取由對方法律顧問或其委托的律師事務(wù)所出具《涉訴情況調(diào)查函》的方式進行;
(七)對合同相對方合同承辦人員、簽約人資格進行審查,對于需提供擔(dān)保的合同還應(yīng)對擔(dān)保人擔(dān)保資格及擔(dān)保能力進行審查;
(八)其他與合同簽訂、履行相關(guān)的事項:
1.對不符合前款規(guī)定的當(dāng)事人,如果必須與其簽訂合同時,應(yīng)由其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。
2.對于重大合同,承辦部門可以委托中介機構(gòu)進行盡職調(diào)查;必要時,可要求合同相對方出具銀行保函。
3.合同承辦部門應(yīng)按要求調(diào)查相對方資信情況,并在《合同報審表》中逐項據(jù)實填寫相關(guān)情況;按《合同報審表》要求,承辦人簽字確認(rèn),相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公司(部門)公章。
第二十一條 合同承辦部門在授權(quán)范圍內(nèi)與合同相對方進行談判;重大合同項目談判,應(yīng)當(dāng)由承辦部門牽頭,組成由商務(wù)、財務(wù)、技術(shù)、法律人員參加的談判小組,按專業(yè)和職責(zé)分工歸口把關(guān),提出并優(yōu)化談判方案。需要招標(biāo)的,按招標(biāo)程序進行。
第二十二條 對專業(yè)性強、技術(shù)內(nèi)容復(fù)雜的合同,應(yīng)有相關(guān)技術(shù)專家參與談判,專家意見納入合同歸檔資料。
第二十三條 合同承辦部門與合同相對方洽談后,根據(jù)雙方達成的初步共識在7個工作日內(nèi)完成合同文本起草工作,訂立合同時應(yīng)遵守以下規(guī)定:
(一)訂立合同,一般應(yīng)由我方起草合同文本。
(二)訂立合同應(yīng)使用集團公司、工貿(mào)公司或公司制定的規(guī)范合同文本,尚未制定規(guī)范合同文本的,可使用國家標(biāo)準(zhǔn)合同文本,若規(guī)范文本、標(biāo)準(zhǔn)文本均尚未制定時,所使用的合同文本應(yīng)符合相關(guān)法律、法規(guī)的要求。
(三)合同文本應(yīng)當(dāng)用中文書寫,涉及境外業(yè)務(wù)合同的外方要求使用包括中文在內(nèi)的兩種以上語言書寫時,一般應(yīng)在合同中約定“不同語言文本不一致時,以中文文本為準(zhǔn)”。
第二十四條 合同項目需要招投標(biāo)的,招投標(biāo)文件應(yīng)經(jīng)合同主管部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門審核,方可發(fā)出。
第二十五條 合同文本內(nèi)容一般包括下列條款:
(一)當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所:應(yīng)包括合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人(負(fù)責(zé)人)或代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式,并在合同中約定“雙方承諾該聯(lián)系方式為甲乙雙方文件往來的有效方式,聯(lián)系方式發(fā)生變化的需在變動之日起五個工作日內(nèi)通知對方。”
(二)標(biāo)的:動產(chǎn)應(yīng)標(biāo)明名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色等;不易確定的無形財產(chǎn)、勞務(wù)、工作成果等描述要準(zhǔn)確、完整;不動產(chǎn)應(yīng)注明名稱和坐落地點;貨幣應(yīng)注明幣種;
(三)數(shù)量:包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式,數(shù)量要準(zhǔn)確,計量單位、計量方法和計量工具符合國家規(guī)定,國家有強制性標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)寫明該標(biāo)準(zhǔn)的代號全稱。如有多種標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)約定與合同標(biāo)的相適用的標(biāo)準(zhǔn);
(四)質(zhì)量:寫明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗的方法、責(zé)任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等;
(五)價款或者報酬及支付方式:合同中應(yīng)明確規(guī)定價款或報酬數(shù)額、計算標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)算方式和程序。通常采用分期付款方式,我方首期預(yù)付款一般不超過合同總價款的30%;尾留的質(zhì)保金一般不低于合同總價款的5%;
(六)履行期限、地點和方式:履約期限、地點和方式要具體明確,地點應(yīng)冠以省、市、縣(區(qū))名稱,交付標(biāo)的物方式、勞務(wù)提供方式和結(jié)算方式應(yīng)具體;
(七)雙方權(quán)利和義務(wù):應(yīng)明確、具體。對于涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、質(zhì)量健康安全環(huán)保(qhse)的合同條款必須明確產(chǎn)權(quán)歸屬和雙方的責(zé)任;
(八)違約責(zé)任: 合同中應(yīng)明確規(guī)定違約責(zé)任或賠償金的計算方法;
(九)解決爭議的方法: 約定通過訴訟解決的,應(yīng)寫明約定的有管轄權(quán)法院的名稱,通常應(yīng)約定由我方住所地法院管轄,約定由仲裁機構(gòu)裁決的,應(yīng)寫明具體的仲裁機構(gòu)的名稱;
(十)合同簽訂地:一般應(yīng)在我方住所地或主要辦事機構(gòu)所在地,并在合同中寫明。對于需要在我方住所地或主要辦事機構(gòu)所在地以外的地方簽訂合同的,應(yīng)經(jīng)合同主管部門書面同意。
(十一)雙方約定的其它條款。
第二十六條 公司簽訂的合同一般應(yīng)按以下程序?qū)彶閷徟?
(一)合同承辦部門草擬或填寫合同文本后,填寫《合同報審表》(附件一)隨同合同文本及立項批文、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項目預(yù)算、談判記錄、談判人員名單、價格依據(jù)等與訂立合同有關(guān)的資料送合同主管部門和相關(guān)專業(yè)部門審查(相關(guān)專業(yè)部門由合同主管部門確定;合同主管部門認(rèn)為必要時,可以召集有關(guān)專業(yè)部門進行會審);
(二)合同主管部門和相關(guān)專業(yè)部門審查后,出具審查意見反饋合同承辦部門;
(三)合同承辦部門按照審查意見對合同文本進行修改后送合同主管部門進行編號;
(四)參與合同審查會簽的相關(guān)專業(yè)部門按本辦法規(guī)定的職責(zé),在《合同報審表》上簽署意見;
(五)合同主管部門在《合同報審表》上簽署部門審查意見。然后,由合同承辦部門按管理權(quán)限逐級呈公司分管領(lǐng)導(dǎo)、行政負(fù)責(zé)人審批簽字。
(六)經(jīng)審查通過的合同,合同承辦部門送交有權(quán)簽字人簽字后,由合同主管部門加蓋合同專用章。須經(jīng)政府有關(guān)部門批準(zhǔn)、登記方能生效的合同,由合同承辦部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。
合同使用兩種以上語言書寫的,只對中文文本進行審查審批。
第二十七條 各級領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在審查或?qū)徟碇刑顚懨鞔_意見并署名,禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,如只簽字,則視為無效意見。各會簽部門如有保留意見,應(yīng)在《合同審查審批表》上(或附頁)注明。
第二十八條 合同文本經(jīng)會簽后不得
隨意更改,如需更改,應(yīng)經(jīng)會簽部門同意并由合同主管部門做相應(yīng)記錄。
第二十九條 簽訂合同應(yīng)嚴(yán)格履行本辦法規(guī)定的程序,不得先履行合同后擬定、補簽合同文本。如遇特殊情況,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并告知合同主管部門進行登記,且應(yīng)按照本辦法規(guī)定及時補辦相關(guān)手續(xù)。
第三十條 合同相對方有下列情形之一的,不得與之簽訂合同:
(一)未依法登記、未經(jīng)批準(zhǔn)而成立的單位、組織;
(二)非獨立單位或者單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)、部門,且未經(jīng)法人授權(quán),或超越授權(quán)權(quán)限的;
(三)超越經(jīng)營范圍(包括超越經(jīng)營方式)、超資質(zhì)(未獲行政許可,或者未達到相當(dāng)級別、層次)經(jīng)營的;
(四)無履約能力,或者履約能力差又無可靠擔(dān)保的;
(五)信用、信譽不佳的;
(六)有巨額債務(wù),存在潛在履約困難的;
(七)具體簽約人無法提供有效的授權(quán)委托書,或者無法證實其法定代表人(負(fù)責(zé)人)身份的;
(八)因其違反法律、法規(guī)或規(guī)章,不宜與之簽約的其他情形。
第三十一條 公司之間或與集團公司所屬企業(yè)之間訂立關(guān)聯(lián)交易合同,應(yīng)根據(jù)集團公司的生產(chǎn)經(jīng)營和投資計劃及有關(guān)專項協(xié)議確定的定價原則、內(nèi)容要求,按照“有序競爭、比質(zhì)比價、同等優(yōu)先”的原則,由雙方協(xié)商簽約。
第三十二條 合同相對方由代理人(非法定代表人或行政主要負(fù)責(zé)人)承辦、代簽合同的,應(yīng)索取其法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
第三十三條 公司對外簽訂合同必須使用合同專用章,不得使用行政印章或其它印章代替。關(guān)于合同印章的使用管理依照《zz石油(集團)工貿(mào)公司合同印章管理的規(guī)定》執(zhí)行。嚴(yán)禁在空白文本上蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
合同文本需具備以下形式要件方可加蓋公章:
(一)有行政負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的代理人(需有《授權(quán)證書》)簽字;
(二)經(jīng)公司審核批準(zhǔn),并如實、完整填寫《合同報審表》中各項內(nèi)容。
第三十四條 留存的生效合同文本不得少于四份,分別由合同審核部門、承辦部門、財務(wù)資產(chǎn)部門、其它需要留存的部門保存。合同簽訂后,由合同主管部門負(fù)責(zé)在5日內(nèi)將合同文本分發(fā)給相關(guān)單位或部門,并記載分發(fā)情況。
第三十五條 合同主管部門應(yīng)當(dāng)于每年12月31日前將公司該年度簽訂的合同及相關(guān)資料送交公司檔案管理部門歸檔。
第五章 合同履行
第三十六條 合同正式生效前,不得實際履行合同。
合同生效后,合同承辦部門應(yīng)當(dāng)全面履行合同約定,落實質(zhì)量、數(shù)量、進度、工程變更、工期(交貨期限)、驗收、工程交接、付款等內(nèi)容,同時應(yīng)接受合同主管部門對履約情況的監(jiān)督檢查。
第三十七條 合同承辦人發(fā)現(xiàn)合同相對方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同,或收到合同相對方對我方履行合同提出的異議時,應(yīng)立即書面報告部門負(fù)責(zé)人和合同審核部門,并在法定或約定期限內(nèi),以法定或約定方式向合同相對方提出有針對性的異議或予以答復(fù)。發(fā)出的異議文函或答復(fù)材料需經(jīng)合同審核部門審核、備案。
第三十八條 合同履行期間,合同承辦部門應(yīng)妥善保管與合同相關(guān)的雙方函電、文書、傳真、往來憑證等相關(guān)證明資料。
第三十九條 因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款,承辦部門或承辦人在征得公司行政主要負(fù)責(zé)人的同意并經(jīng)合同審核部門審核、備案后,以書面形式向合同相對方提出變更合同的要求,并說明變更的原因、要求合同相對方答復(fù)的期限。書面文件應(yīng)以特快專遞的方式郵寄合同相對方或親自交合同相對方負(fù)責(zé)人或承辦人簽收,在未得到合同相對方書面答復(fù)前,除依法可以中止履行外,仍需按合同規(guī)定履行。
第四十條 承辦部門或承辦人不得以合同相對方的口頭(包括電話)答復(fù)作為合同變更的依據(jù)。特快專遞詳情單應(yīng)當(dāng)注明文件名稱及文件簡要內(nèi)容,回執(zhí)作為重要資料予以保存。
第四十一條 合同相對方提出變更合同要求的,必須以書面形式提出,口頭(包括電話)提出變更合同要求的,承辦部門或承辦人必須要求合同相對方提供書面文件,否則仍按原合同規(guī)定履行。
第四十二條 因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,必須在不可抗力發(fā)生時,及時向合同審核部門書面報告,并以書面形式告知合同相對方,再以電話通知,同時收集不可抗力發(fā)生的證據(jù)。不可抗力消除之日起3日內(nèi),向合同審核部門提出處理意見。需要解除合同的,須立即向合同相對方提出書面解除要求,并提供有關(guān)證明文件。
第四十三條 合同相對方因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義,提出書面解除合同要求時,應(yīng)立即中止合同的履行,并要求合同相對方提供有關(guān)證明文件。
第四十四條 合同承辦部門在發(fā)現(xiàn)合同相對方經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽以及有喪失或可能喪失履行能力的情形時,并掌握確切證據(jù)后,應(yīng)及時向合同審核部門報告,由合同審核部門提出是否中止合同的意見和操作方案,報公司主要行政領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。
第四十五條 合同相對方未能在合同規(guī)定的期限內(nèi)履行義務(wù),承辦部門或承辦人在發(fā)出書面文函催促履約后仍未能履行合同,則可以解除該合同,并追究合同相對方違約責(zé)任。
第四十六條 變更或解除合同的通知或復(fù)函須在法定或約定期限內(nèi)經(jīng)合同審核部門審核、備案后發(fā)出。
第四十七條 合同變更或者解除的審核程序與合同簽訂審核程序相同。
第四十八條 下列情況應(yīng)當(dāng)簽訂補充合同,補充合同的審查審批部門和程序與主合同相同。
(六)合同中雙方義務(wù)及責(zé)任沒有規(guī)定清楚的;
(七)甲乙雙方所處商業(yè)環(huán)境發(fā)生變化時;
(八)合同價款波動較大時。
第四十九條 合同結(jié)算工作由財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé),應(yīng)嚴(yán)格按合同約定條款執(zhí)行。我方收取價款或報酬的應(yīng)及時收取;合同相對方在完成階段性工作或全部工作后,合同承辦部門應(yīng)按業(yè)務(wù)規(guī)定及時進行驗收,驗收合格后填寫結(jié)算通知單,附驗收記錄或報告,隨合同提交財務(wù)資產(chǎn)部門支付合同價款或報酬。
第五十條 合同履行過程中發(fā)生爭議和糾紛,承辦部門應(yīng)及時向合同審核部門申報。對糾紛的處理在保證企業(yè)利益的前提下應(yīng)本著自愿合法的原則協(xié)商解決。協(xié)商不成的,應(yīng)依據(jù)合同約定的爭議解決方式妥善處理。
第六章 考核與獎懲
第五十一條 合同管理實行逐級考核的原則,考核一般包括下列內(nèi)容:
(一)是否建立健全公司合同管理規(guī)章制度;
(二)有關(guān)合同法律法規(guī)、工貿(mào)公司及公司合同管理制度落實和執(zhí)行情況;
(三)合同文本、臺帳、檔案、報表、專用印章管理使用等基礎(chǔ)工作情況
;
(四)合同簽訂、履行和違約情況;
(五)避免合同風(fēng)險或挽回經(jīng)濟損失情況;
(六)合同管理人員配備及業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況。
第五十二條 公司對在合同談判、簽約、審查、履行過程中嚴(yán)格把關(guān),節(jié)約資金或避免風(fēng)險和損失以及在處理合同糾紛中依法挽回經(jīng)濟損失的合同決策人員、承辦人員和管理人員,給予表彰獎勵。
第五十三條 在合同訂立、履行中,凡具有下列情形之一,并經(jīng)合同主管部門會同有關(guān)部門認(rèn)定,提出處理意見報公司批準(zhǔn)后,對相關(guān)責(zé)任人視情節(jié)輕重分別給予相應(yīng)的黨紀(jì)、政紀(jì)處分;對公司造成損失的,視其程度分別給予通報批評、責(zé)令賠償損失、解除聘用合同的處罰;觸犯刑律的,移交司法部門處理:
(一)應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂的;
(二)未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對外簽訂合同或超越授權(quán)范圍對外簽訂合同,公司未予追認(rèn)的;
(三)擅自以公司名義為他人訂立合同提供擔(dān)保的;
(四)簽訂有重大缺陷或無效合同,給公司造成損失的;
(五)以分拆合同或其他方式規(guī)避相關(guān)部門審查的;
(六)事后合同,即不及時簽訂合同或合同未生效而實際開始履行的,給公司造成經(jīng)濟損失的,或雖未給公司造成經(jīng)濟損失,但數(shù)量達到5份以上的;
(七)未經(jīng)合同主管部門同意,擅自同意或默許合同相對方轉(zhuǎn)包、分包合同項目的;
(八)違反合同審查審批程序?qū)ν夂炗喓贤?
(九)違反合同履行程序進行合同結(jié)算付款的;
(十)合同管理混亂、無章可循或有章不循、漏洞較多、隱患較大并已影響正常生產(chǎn)經(jīng)營的;
(十一)不執(zhí)行或消極執(zhí)行合同主管部門、會簽部門根據(jù)實際情況和法律規(guī)定提出的糾正意見或處理方案,給公司造成損失的;
(十二)在合同履行中應(yīng)當(dāng)追究合同相對方違約責(zé)任而擅自放棄的;
(十三)合同承辦不力,造成貨款不能回收或未能按期回收的;
(十四)違反合同履行審查程序,擅自修改合同內(nèi)容,或擅自變更、中止、解除、轉(zhuǎn)讓合同的;
(十五)違反合同印章管理規(guī)定的;
(十六)丟失、毀損合同資料或?qū)贤募Y料未按期歸檔的;
(十七)對已建檔合同因管理不善,造成遺失、被竊或損壞的;
(十八)其他違反合同管理規(guī)定的。
第五十四條 對不能勝任崗位職責(zé)的合同管理或業(yè)務(wù)人員,應(yīng)當(dāng)調(diào)離原崗或撤換。
第七章 附則
第五十五條 本辦法所述“以上”均包含本數(shù),“以下”均不含本數(shù)額。
第五十六條 本辦法由公司企業(yè)發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋。
第五十七條 本辦法未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和集團公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第五十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
第3篇 房地產(chǎn)公司合同管理辦法
房地產(chǎn)開發(fā)公司合同管理辦法
一、總則
1、為規(guī)范公司合同的訂立、履行和管理,有效防范風(fēng)險,維護公司的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律的規(guī)定,結(jié)合本公司的具體情況,制訂本管理制度。
2、公司對外的一切交易、合作行為,除須及時結(jié)清的事務(wù)外,必須訂立書面合同。合同依法成立即具有法律約束力,必須嚴(yán)格遵守,全面履行。
3、不得違法訂立合同,不得訂立有損國家、社會公共利益和本公司合法權(quán)益的合同,不得與資信不佳,不具備履約能力的單位訂立合同。
4、預(yù)算合同部為公司合同的歸口管理部門,具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門為合同的第一責(zé)任人。第一責(zé)任人具體負(fù)責(zé)合同的擬定、市場詢價、商務(wù)談判、合同的簽訂以及合同的履行。具體分類如下:
合同類型第一責(zé)任人
1)行政類行政部負(fù)責(zé)人
2)營銷類業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人
3)報建類開發(fā)部負(fù)責(zé)人
4)財務(wù)類財務(wù)部負(fù)責(zé)人
5)工程設(shè)計類技術(shù)總監(jiān)
6)工程類預(yù)算合同部負(fù)責(zé)人
5、公司法律顧問負(fù)責(zé)合同的內(nèi)容、形式的合法性、有利性的審查,并指導(dǎo)公司的合同管理工作。
二、合同訂立與履行的一般原則
1、訂立合同前,公司經(jīng)辦人員及所在部門應(yīng)嚴(yán)格審查訂立合同對方的下列情況:
(1)是否領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照,有無法人資格;
(2)經(jīng)營范圍和經(jīng)營方式,是否取得相關(guān)資格證書或許可證;
(3)是否具備相應(yīng)資質(zhì)等級、履約能力和信用。
經(jīng)辦人員應(yīng)收集其營業(yè)執(zhí)照、當(dāng)年工商年檢記錄、資質(zhì)證書或許可證復(fù)印件備查(如系個人應(yīng)收集身份證復(fù)印件)。
2、訂立合同時,如對方委托其代理人訂立合同,必須出具由法定代表人親自簽發(fā)的授權(quán)委托書。公司經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查授權(quán)委托書載明的授權(quán)事項和范圍并收集備案。
3、一般合同,經(jīng)辦人員應(yīng)在做好市場、資信調(diào)查的基礎(chǔ)上,與合同對方充分協(xié)商。
4、對于有國家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式合同的,經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容表述是否準(zhǔn)確,涉及權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的條款是否完備,充分考慮對公司是否有利,并具有可操作性。
4.1格式合同表述不準(zhǔn)確、條款不完備,或者對公司不利的,經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)對相關(guān)條款進行修改或添附相關(guān)的內(nèi)容,或者草擬補充協(xié)議予以完善。
4.2格式合同空白處不需填寫內(nèi)容的,應(yīng)劃斜線予以填充,防止合同內(nèi)容被偽造或篡改。
5、凡本公司作為一方的合同,除有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式的外,原則上由本公司經(jīng)辦人員草擬合同。重大或復(fù)雜的合同,可以同法律顧問交換意見,由法律顧問草擬。如對方起草的合同,本公司經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格審查并提出意見。
6、合同必須具有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者酬金、履行的期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的辦法等主要條款,盡可能訂立擔(dān)保條款(定金、保證或抵押等)。
7、建筑勘察、建筑設(shè)計、廣告、美術(shù)、雕塑設(shè)計制作合同中,應(yīng)盡可能約定相關(guān)(含計算機軟件)的著作權(quán)、專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)歸本公司所有。涉及商業(yè)秘密的合同,應(yīng)當(dāng)訂立保密條款,約定保密責(zé)任。
8、合同必須由法定代表人或其授權(quán)的代理人簽字,加蓋合同專用章或公司公章。對合同進行修改、增刪,應(yīng)在修改、增刪處加蓋印章或由經(jīng)辦人簽名進行確認(rèn)。兩頁(含兩頁)以上的自行裝訂的合同,應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章。
9、合同應(yīng)當(dāng)按約定程序全面、及時履行,禁止'先履行,后補簽'合同。
10、合同對方違約,應(yīng)當(dāng)及時按約定追究其違約責(zé)任。
11、合同變更或解除程序與合同簽訂審核程序相同。合同變更或解除
應(yīng)當(dāng)由合同雙方達成書面協(xié)議。按約定變更或解除合同的,應(yīng)當(dāng)及時通知對方。通知方式應(yīng)當(dāng)選擇易被證明的方式。
12、任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。
三、合同的審查
1、合同經(jīng)辦部門在正式訂立合同前,應(yīng)當(dāng)將合同草案送有關(guān)部門會
同審核,并填寫《合同評審批準(zhǔn)表格》?！逗贤u審批準(zhǔn)表格》附后
2、《合同評審批準(zhǔn)表格》是合同審批過程中各部門審核確認(rèn)的依據(jù)。合同具體經(jīng)辦部門對合同金額、單價、結(jié)算及付款方式等條款負(fù)責(zé);預(yù)算合同部對合同金額、單價、結(jié)算及付款方式條款進行監(jiān)督審核;財務(wù)部門負(fù)責(zé)對各部門合同中,收、付款方式、期限等財務(wù)約定進行審查。律師對合同的合理合法性進行審核。工程類合同工程部對工程質(zhì)量、工期、安全等相關(guān)條款負(fù)責(zé);技術(shù)總監(jiān)對技術(shù)措施、施工方案及工期、質(zhì)量等相關(guān)條款進行監(jiān)督審核。
3、合同經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門起草、預(yù)審后,送相關(guān)顧問單位(對送審的
合同進行專業(yè)審查)、財務(wù)部、律師及預(yù)算合同部、香港總部審查后方可報送總經(jīng)理審批。
3、合同經(jīng)辦部門須對合同的價格反復(fù)進行市場詢價,價格比較和磋商,降低合同價格。對付款時間的約定應(yīng)充分考慮到公司的履行程序,留有足夠的余地,避免公司違約。
4、法律顧問負(fù)責(zé)對合同的內(nèi)容、形式的合法性、有利性進行審查,應(yīng)當(dāng)在要求的時限內(nèi)完成合同的審查工作。 對合同中的一般問題,法律顧問可提出具有可操作性的修改建議;對有重大法律隱患或?qū)緡?yán)重不利的合同,法律顧問可以直接進行修改;對通過審查的合同,法律顧問應(yīng)當(dāng)蓋章,注明審查日期。
5、預(yù)算合同部負(fù)責(zé)對合同主要條款和合同簽訂程序進行審查。
6、公司總經(jīng)理或法定代表人對違反本規(guī)定送審的合同,應(yīng)當(dāng)拒絕審批,并責(zé)成有關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門予以糾正。
四、合同的管理
1、合同的編號管理由預(yù)算合同部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各部門應(yīng)當(dāng)確定一名合同管理員,負(fù)責(zé)本部門合同的整理和保管工作。
2、合同業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合同的起草、審查、訂立、履行以及合同文本的管理負(fù)直接責(zé)任。
3、合同文本一式六份,兩份正本原件由行政部和預(yù)算合同部各執(zhí)一份歸檔備案,副本由財務(wù)部、業(yè)務(wù)經(jīng)辦部各留存一份。對方單位存兩份正本原件。
4、財務(wù)部需按照成本核算的要求對合同按項目進行分類管理。
5、合同執(zhí)行中如發(fā)生合同糾紛,經(jīng)辦人及所在部門除及時向公司和法律顧問報告外,須配合法律顧問做好處理工作,同時采取措施防止損失的擴大。
五、合同的履行
1、由相關(guān)業(yè)務(wù)部門跟進合同的履行情況,確定合同約定的收、付款時間、金額及要求。
2、合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)按照財務(wù)部門的要求編制應(yīng)收、應(yīng)付賬款的時間表,財務(wù)部門根據(jù)時間表提醒并督促主辦部門做好收、付賬款工作。
3、付款程序:業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門確認(rèn)已經(jīng)達到合同付款條件提出付款申請預(yù)算合同部審查財務(wù)部審查成都公司總經(jīng)理審查
由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門報總部。(后附付款申請表)
4、憑付款申請單按財務(wù)制度付款。
5、需要結(jié)算的合同在合同項目完成后需辦理結(jié)算報告,經(jīng)業(yè)務(wù)部門簽字確認(rèn)后,交預(yù)算合同部及財務(wù)部各一份。
六、責(zé)任事故的處理
1、因不了解對方資信、履約能力而輕率簽訂合同或者合同條款的約定存在明顯瑕疵,或者違反合同管理規(guī)定,給公司造成不良社會影響或經(jīng)濟損失的,公司有權(quán)追究相關(guān)人員的責(zé)任。
2、因故意、重大過失或違法訂立合同,給公司造成重大經(jīng)濟損失的,視情節(jié)追究責(zé)任人員行政、經(jīng)濟責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,移送司法機關(guān)處理。
七、合同的分類編碼規(guī)則
第一位含義:項目名稱
yb:迎賓大道項目、dd:東大街項目、
wh:文化宮項目、gl:管理合同
注:項目名稱為該項目的中文名稱頭兩位的拼音縮寫
第二位含義:期數(shù)
00:無分期、01:1期、02:2期…以此類推
第三位含義:科目
a:行政類、b:營銷類、c:報建類、d:財務(wù)類e:工程設(shè)計、咨詢類、f:工程類
第四位含義:序號
001、002、…
例:yb-01-e-001迎賓大道項目1期方案設(shè)計合同001號
八、合同簽訂的流程圖
九、附則
一、本辦法自發(fā)布之日起實施。
附件
一、付款申請表
二、《合同評審批準(zhǔn)表格》
第4篇 地產(chǎn)公司合同管理辦法
地產(chǎn)有限公司合同管理辦法(暫行)
為了加強合同管理工作,維護企業(yè)的合法權(quán)益,保證企業(yè)對外經(jīng)濟交往活動的法制化和規(guī)范化,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合實際情況,特制定本辦法。
一、合同管理職責(zé)及分工
1、財務(wù)部負(fù)責(zé)公司經(jīng)濟合同有關(guān)經(jīng)濟的監(jiān)督、檢查、咨詢、并參與指導(dǎo)意見,以及對以簽署接收的合同進行存檔管理;
2、行政部負(fù)責(zé)公司合同的會簽傳遞、法律咨詢,以及合同文稿修定后的整理工作;
3、合同經(jīng)辦人員及部門是代表本公司對外簽訂合同的主要責(zé)任者,其職責(zé)是:
4、負(fù)責(zé)合同對方當(dāng)事人的主體資格、資信和履約能力的調(diào)查,并相應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。
5、對合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限和方式等約定的條款進行起草,對其真實性、合理性、有效性負(fù)責(zé)。
6、提請有關(guān)方面審查、會簽其經(jīng)辦的合同。
7、負(fù)責(zé)其經(jīng)辦的合同中我方當(dāng)事人權(quán)利與義務(wù)的履行,監(jiān)督對方當(dāng)事人權(quán)利與義務(wù)的履行。
8、及時向本公司領(lǐng)導(dǎo)及合同管理部門通報合同履行中發(fā)生的問題,并提出解決問題的意見。
9、保管好合同文本及與履行、變更、解除、終止合同有關(guān)的文件,及時交送合同管理部門歸檔。
三、合同文本公司所簽定的各類合同
文本必須采用國家政府有關(guān)部門制定的示范文本。若經(jīng)濟活動內(nèi)容不完全符合示范文本的合同,可在示范文本合同中增加附加條款或簽訂補充協(xié)議。沒有示范文本的,由公司行政部提供格式合同,作為正式對外簽署的合同文本。
四、合同的會簽程序:所有合同的簽訂實行公司會簽制度,具體程序如下:
1、由合同經(jīng)辦人員擬定合同,并簽名確認(rèn);
2、合同擬定后,報所在部門負(fù)責(zé)人審核并簽署意見,并提請相關(guān)部門進行匯簽,相關(guān)部門按照分管范圍分別對合同的相關(guān)條款進行會簽審核,并簽署意見;
3、經(jīng)有關(guān)部門匯簽后的合同,報項目負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審核,并由項目負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)確定該合同是否需經(jīng)公司法律顧問審核,并簽署意見,轉(zhuǎn)至行政部;
4、由行政部負(fù)責(zé)與公司法律顧問聯(lián)系,并將法律顧問意見書及合同修改意見傳回至合同經(jīng)辦人進行修改;
5、修改后的合同由合同經(jīng)辦人傳回行政部,由行政部負(fù)責(zé)整理后報公司法定代表人或委托代理人審批;
6、公司法定代表人或委托代理人對合同簽定的必要性及主要條款進行最終審查;
7、在合同簽訂時,如情況特殊,部門及項目負(fù)責(zé)人無法進行確認(rèn),需報公司經(jīng)理會進行專項討論,最后報公司法定代表人或委托代理人審批;
8、所有合同的簽署,原則上由簽約對方先簽字蓋章后,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到行政部加蓋印章,書面合同為兩頁以上時,須加蓋騎封印;
9、合同在成立或生效五日內(nèi),由公司合同管理人員將合同報公司行政部及財務(wù)部備案。
五、合同的履行、變更、終止及糾紛的處理
1、合同具體履行由合同經(jīng)辦人所在部門負(fù)責(zé);
2、合同在履行中需要對合同的內(nèi)容進行變更的,或需要 對合同中未加約定的事項進行增加的,可簽訂變更協(xié)議、補充協(xié)議。變更協(xié)議、補充協(xié)議也實行會簽制度;
3、合同中規(guī)定的各方當(dāng)事人的權(quán)利與義務(wù)全部履行完畢后,合同自然終止,必要時,簽訂終止協(xié)議。終止協(xié)議也實行會簽制度;
4、按合同約定,公司在支付最后一筆款項時,按有關(guān)資金使用計劃及付款規(guī)定執(zhí)行。
5、合同實行合同履行完畢會簽制度;
6、經(jīng)會簽的合同在履行過程中,如發(fā)現(xiàn)我公司或?qū)Ψ竭`約或有違約的可能,合同經(jīng)辦人員要與對方友好協(xié)商,達成調(diào)解協(xié)議,促使合同得以順利履行。如果經(jīng)協(xié)商不能解決糾紛,由公司財務(wù)部主持相關(guān)人員參加,負(fù)責(zé)繼續(xù)處理。必要時及時采取訴訟或仲裁方式解決,并確保在訴訟時效期內(nèi)向法院或仲裁委員會提起訴訟或申請仲裁。我公司為債權(quán)人的合同糾紛案是否訴訟或仲裁由各部門及所屬公司提出要求,經(jīng)公司經(jīng)理會討論并征求法律顧問意見后決定;
7、公司行政部負(fù)責(zé)對外承擔(dān)起訴、應(yīng)訴,委托律師代理訴訟及仲裁案,會同各部門及所屬公司辦理有關(guān)手續(xù)等事宜;
8、在案件的調(diào)查取證、開庭審理、裁判、申請執(zhí)行、訴訟保全和仲裁等各個環(huán)節(jié),合同經(jīng)辦人應(yīng)與公司行政部或代理律師密切配合,分工明確;公司行政部對訴訟時效、執(zhí)行期限承擔(dān)責(zé)任。
六、罰則
1、有關(guān)人員如有違反上述合同會簽程序及合同管理要求的,視情節(jié)公司將分別給予警告、記過、記大過、開除等處分。
2、合同在簽定和履行時,如給公司造成經(jīng)濟損失的,則由責(zé)任人按給公司造成損失的大小承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟責(zé)任。觸犯到法律條款的,要同時追究其法律責(zé)任,并移交司法機關(guān)處理。
七、本辦法由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
八、本辦法自通過之日起施行。
第5篇 企業(yè)公司合同管理辦法
公司合同管理辦法
第一章 總則
第一條 為保護貴研鉑業(yè)股份有限公司(以下簡稱“公司”)合法利益,建立企業(yè)風(fēng)險防范機制,預(yù)防合同糾紛,依據(jù)《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī),結(jié)合公司實際,特制訂本辦法。
第二條 本辦法適用于公司在日常經(jīng)營管理活動中對外簽訂的所有合同。
第三條 本辦法下列用語的含義:
(一)主管領(lǐng)導(dǎo),是指具備相應(yīng)職權(quán)并可在合同上簽字的公司董事長、總經(jīng)理、分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理等高級管理人員和各合同承辦部門的主要負(fù)責(zé)人。
(二) 本辦法所稱的“以上”不含本數(shù),“以下”含本數(shù);合同金額以人民幣為計量單位。
第四條 簽訂合同,必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī),遵守公司的有關(guān)規(guī)定,堅持“慎重簽約、公開透明、權(quán)利與義務(wù)并重”的原則。
第五條 簽訂和履行合同,必須嚴(yán)格按照本辦法及公司確定的原則、程序及權(quán)限進行。
第六條 公司對外簽訂的合同,必須以公司名義對外簽訂和履行,公司任何部門和個人不得以部門或個人的名義對外簽訂公司合同。
第二章 合同管理人員及職責(zé)
第一節(jié) 合同管理部門
合同管理部門為投資發(fā)展部,公司總經(jīng)理可根據(jù)公司實際情況調(diào)整合同管理部門和職責(zé)。
第七條 投資發(fā)展部職責(zé)如下:
(1)擬訂、修改合同管理辦法和相關(guān)的合同管理規(guī)定;
(2)負(fù)責(zé)辦理公司合同管理的日常事務(wù);
(3)審查送審合同文本及相關(guān)法律文書;
(4)參與公司進行合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;
(5)依照公司相關(guān)規(guī)定辦理公司法定代表人授權(quán)委托書、法定代表人證明書;
(6)參與公司重大合同的談判及其文本的起草;
(7)對需要公證的合同或需保全的證據(jù),負(fù)責(zé)辦理公證事宜;
(8)對公司合同業(yè)務(wù)提供相應(yīng)的法律支持;
(9)公司賦予的其它職責(zé)。
第二節(jié) 合同業(yè)務(wù)承辦部門
第八條 合同業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同簽訂并管理本部門承辦的合同。
(1)投資發(fā)展部承辦對外投資、證券事務(wù)、重大融資(不含銀行借款)、法律服務(wù)等合同。
(2)市場營銷部承辦對外銷售類合同。
(3)人力資源部承辦勞動、社會保障類合同業(yè)務(wù)。
(4)財務(wù)部承辦銀行借款、審計評估、資金委托管理、擔(dān)保、財產(chǎn)保險合同業(yè)務(wù)。
(5)采供部承辦設(shè)備、生產(chǎn)資料、辦公用品采購合同業(yè)務(wù)。
(6)貴金屬商務(wù)部承辦貴金屬購銷合同、與貴金屬貿(mào)易相關(guān)的合作合同、進出口合同。
(7)科技部辦理科研合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)合作合同、科研項目合同。
(8)其他合同業(yè)務(wù)由相關(guān)部門按照部門職責(zé)承辦。
(9)公司董事長或總經(jīng)理指定的合同事務(wù)由某一職能部門辦理時,由被指定的職能部門承辦該特定的合同事務(wù)。
經(jīng)公司決策程序調(diào)整各部門職責(zé)的,按調(diào)整后的部門職責(zé)承辦。
第九條 公司財務(wù)部負(fù)責(zé)合同收付條款的訂立和執(zhí)行,控制資金的使用,減少或避免資金風(fēng)險。
第三節(jié) 合同管理員
第十條 合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本部門情況配備兼職或?qū)Ｂ毜暮贤芾韱T,合同管理員應(yīng)當(dāng)具有從事合同管理所需的法律專業(yè)知識,熟悉本部門相關(guān)業(yè)務(wù)和技術(shù)。
第十一條 合同管理員向本部門主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),履行相應(yīng)職責(zé),合同業(yè)務(wù)上接受投資發(fā)展部指導(dǎo)。其職責(zé)如下:
(1)參與合同起草、談判,審查本部門承辦的合同,對合同內(nèi)容的合法性、完整性和有利性提出意見。
(2)指導(dǎo)合同承辦人按投資發(fā)展部提出的審查意見完善合同條款。
(3)督促合同承辦人員履行合同。
(4)對合同訂立、履行過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時向本部門領(lǐng)導(dǎo)或公司投資發(fā)展部匯報,并提出處理建議。
(5)對發(fā)生的合同糾紛,應(yīng)及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo),并通報財務(wù)部、投資發(fā)展部及與合同糾紛相關(guān)的部門。
(6)對本部門承辦管理的合同進行編號、登記、保存,建立健全本部門合同臺帳,向投資發(fā)展部報送合同簽訂報表和合同履行情況表,接受投資發(fā)展部的檢查。
第四節(jié) 合同承辦人
第十二條 合同承辦人是公司法定代表人或主管領(lǐng)導(dǎo)指定的辦理具體合同事務(wù)的人員,合同承辦人對主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。其職責(zé)如下:
(1)負(fù)責(zé)對指定業(yè)務(wù)進行前期調(diào)研、市場詢價、對方資信調(diào)查和制作相關(guān)文件。
(2)負(fù)責(zé)召集、聯(lián)絡(luò)有關(guān)人員進行合同談判并制作書面記錄。
(3)依法草擬合同文本,辦理合同簽訂手續(xù),依法辦理履行合同的事宜,及時掌握合同履行情況。
(4)依據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的指示辦理合同變更、解除、終止和轉(zhuǎn)讓具體事宜。
(5)及時向本部門的合同管理員或投資發(fā)展部通報在履行中的問題,提出處理建議或采取相應(yīng)措施。
(6)及時將合同文本及相關(guān)資料報合同管理員存檔。
(7)參加承辦合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。
第三章 合同管理權(quán)限及程序
第一節(jié) 簽訂合同的職權(quán)和授權(quán)
第十三條 公司董事長為法定代表人,可代表公司簽訂所有合同。須經(jīng)公司股東大會或董事會審議通過方可簽訂的合同,只能由董事長或董事長授權(quán)特定人員簽訂,如公司股東大會或董事會決議授權(quán)特定人員辦理的,由該特定人員辦理相關(guān)事項并簽訂合同。
第十四條 公司總經(jīng)理可簽訂董事會授權(quán)、公司章程及相關(guān)制度賦予給總經(jīng)理的權(quán)限內(nèi)的所有合同。
第十五條 公司副總經(jīng)理、董事會秘書、財務(wù)總監(jiān)等高級管理人員可在分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)簽訂相關(guān)合同,其權(quán)限由公司總經(jīng)理確定,但不得超越董事會、公司章程及相關(guān)制度賦予給總經(jīng)理的權(quán)限。
第十六條 公司各部門負(fù)責(zé)人可以簽訂其業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)合同,但不得超出授權(quán)范圍,具體的授權(quán)權(quán)限和范圍等事宜由公司授權(quán)管理的相關(guān)制度確定。
第十七條 經(jīng)公司董事長書面授權(quán)或依據(jù)公司相關(guān)制度授權(quán),公司相關(guān)人員可在授權(quán)范圍內(nèi)代表公司簽
訂相關(guān)合同,公司實行“誰簽約、誰負(fù)責(zé)”的原則,簽訂合同的人員,應(yīng)勤勉盡職地代表公司對該合同業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。
第十八條 經(jīng)股東大會或董事會審議決定或特別授權(quán)的事項,按董事會授權(quán)規(guī)定辦理。
第十九條 授權(quán)范圍內(nèi)的合同事項,應(yīng)經(jīng)公司內(nèi)部決策程序決策的,應(yīng)事先按程序匯報和決策,承辦部門和承辦人員應(yīng)按決策的結(jié)果辦理相關(guān)合同事項。
第二節(jié) 合同簽訂程序
第二十條 如有合同業(yè)務(wù)發(fā)生時,合同承辦部門應(yīng)指定合同承辦人員,起草合同或初審對方提供的合同,并與對方協(xié)商相關(guān)合同條款,形成合同草稿,重大合同條款應(yīng)事先得到有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)同意方可確定,需會審的合同應(yīng)按程序進行會審。
第二十一條 承辦人員將起草或初審后的合同草稿提交有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審閱,有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)提出審閱意見。
第二十二條 合同草稿形成后,按公司內(nèi)部決策程序進行相應(yīng)決策后方可簽訂。
第二十三條 以下合同為公司重大合同,合同承辦部門應(yīng)先報送至公司有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)、投資發(fā)展部、財務(wù)部、紀(jì)檢監(jiān)察部門及其它相關(guān)部門進行合同會審或會簽,形成會審意見。合同承辦部門原則上必須采納會審意見,但如果客觀情況發(fā)生變化,有職權(quán)的公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可修改會審意見或重新進行會審:
(1)涉及對外長期投資的股權(quán)投資合同(不含短期證券投資);
(2)總金額100萬元以上的對外合作合同;
(3)對外擔(dān)保合同;
(4)與關(guān)聯(lián)自然人發(fā)生的30萬元以上的關(guān)聯(lián)交易合同(連續(xù)十二個月內(nèi)累計計算);
(5)與關(guān)聯(lián)法人發(fā)生的300萬元以上的關(guān)聯(lián)交易合同(連續(xù)十二個月內(nèi)累計計算);
(6)與日常經(jīng)營相關(guān)的合同,如采購、銷售合同、科研合同,根據(jù)風(fēng)險可控與否,由主管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)確定是否提交會審;
(7)雖達不到上述會審標(biāo)準(zhǔn),但合同承辦部門認(rèn)為風(fēng)險較大,可以提交進行會審。
(8)公司董事長、總經(jīng)理及分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為風(fēng)險較大應(yīng)當(dāng)進行會審的合同。
第二十四條 須會審的合同如因時間緊迫且風(fēng)險可控,經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理書面同意,可豁免合同會審程序。
第四章 合同簽訂的相關(guān)規(guī)定
第二十五條 國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)進行招投標(biāo)的,必須以招投標(biāo)方式訂立合同。分管副總以上領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要進行招投標(biāo)的,可以采取招投標(biāo)方式訂立合同。
第二十六條 簽訂合同的雙方必須有合法的主體資格,在合同上簽字的雙方人員必須有職權(quán)或授權(quán)。
第二十七條 合同承辦人在簽訂合同之前應(yīng)驗證對方當(dāng)事人的主體資格,確保對方當(dāng)事人簽訂的合同合法有效。
第二十八條 合同書或協(xié)議書須主要條款完備、內(nèi)容合法、意思表示清楚,且不得有損公司合法利益。
國家法律法規(guī)規(guī)定需使用格式合同的,應(yīng)從其規(guī)定。
承辦合同業(yè)務(wù)時,應(yīng)盡可能地由我方起草合同草稿。對于銷售和采購類合同,合同承辦部門應(yīng)擬訂格式合同,并盡可能使用我方的格式合同。
第二十九條 有預(yù)付款的合同應(yīng)查明對方資信情況和履約能力,應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,必要時可要求對方提供擔(dān)保;首次支付預(yù)付款不得超過該合同總金額的20%(如有特殊情況,須主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意),定金不得超過該合同總金額的20%。質(zhì)保金的比例最低不得低于合同總金額的5%。
第三十條 合同價款或酬金的確定應(yīng)按有關(guān)規(guī)定和程序,由合同承辦部門按市場原則進行詢價,并提出建議,經(jīng)相應(yīng)決策程序后由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定。
第三十一條 合同約定的質(zhì)量條款,對于有特殊質(zhì)量要求的,須經(jīng)公司相關(guān)職能、技術(shù)部門審定;憑樣品買賣的,應(yīng)將樣品封存,并對樣品質(zhì)量予以說明,交付物應(yīng)與樣品及其說明質(zhì)量相同。
第三十二條 合同文本簽字之前,具主管領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)其授權(quán)簽約的人員,應(yīng)仔細查閱審查意見,審閱合同內(nèi)容。
第三十三條 主管領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的人應(yīng)對合同進行審查,如發(fā)現(xiàn)對公司明顯不利的問題,或合同的簽訂程序、內(nèi)容有嚴(yán)重違反法律、法規(guī)及本辦法的規(guī)定,應(yīng)不予簽字。
第三十四條 合同簽字人應(yīng)代表公司對所簽訂的合同承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任和義務(wù),如因合同簽字人的過錯導(dǎo)致公司利益受到損失,公司可追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
第三十五條 因特殊情況未按本辦法的規(guī)定簽訂的合同,須事先經(jīng)董事長或總經(jīng)理書面同意。
除董事長或總經(jīng)理書面同意外,各承辦部門不得先付款,后補簽合同。
第三十六條 合同應(yīng)以書面方式訂立,但若存在以下情況時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,可不訂立書面合同:
(1)當(dāng)場錢貨兩清且不存在風(fēng)險的交易行為;
(2)預(yù)收全部貨款且不存在重大風(fēng)險的銷售合同;
(3)先收貨后付款且不存重大風(fēng)險的采購合同;
(4)合同金額小于5萬元且主管領(lǐng)導(dǎo)確保無風(fēng)險的合同。
第三十七條 在風(fēng)險可控的情況下,可用傳真、電子郵件等方式訂立合同,但應(yīng)保留傳真文件等資料,并在一個月內(nèi)交換回合同原件。
第三十八條 合同應(yīng)經(jīng)有職權(quán)領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人員簽字并加蓋公司公章或合同專用章,加蓋公司印章時印章保管人應(yīng)審核簽字人具備相應(yīng)職權(quán)或獲得相應(yīng)書面授權(quán),并同時對合同加蓋騎縫章。
未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理書面同意,不得在空白合同上蓋章。
印章保管人應(yīng)建立臺賬如實記錄合同加蓋印章情況,印章保管人違反本規(guī)定給公司造成損失的,公司將追究印章保管人的相關(guān)責(zé)任。
第五章合同履行的相關(guān)規(guī)定
第三十九條 合同成立并生效后,合同簽訂人或經(jīng)其指定的合同承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)辦理該合同的履行事宜。
第四十條 驗收合同標(biāo)的的部門或人員,應(yīng)嚴(yán)格按合同約定的品種、數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)資料逐項檢查驗收,并以書面方式作出準(zhǔn)確記錄,由合同雙方當(dāng)事人在記錄上簽字確認(rèn)。
檢驗結(jié)果與合同約定不符,對方人員在場的,應(yīng)立即提出;對方人員不在場的,應(yīng)在合同約定期限內(nèi)以書面方式通知對方。爭議未解決之前,不得動用合同標(biāo)的。
第四十一條 合同簽訂后因我方責(zé)任造成違約的,合同承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,采取適當(dāng)補救措施,盡量避免或減少公司可能遭受的損失。
出現(xiàn)對方違約,合同承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,按合同的約定和有關(guān)法律規(guī)定代表公司追究違約方責(zé)任,未經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理同意,不得擅自放棄追究違約責(zé)任的權(quán)利。
合同承辦人如發(fā)現(xiàn)有證據(jù)表明或判斷對方不再具備履行合同的能力時,應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報并采取相應(yīng)措施。
第四十二條 如
在合同履行過程中發(fā)生爭議,合同承辦部門及合同承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并與對方進行協(xié)商,無法協(xié)商可能進入訴訟或仲裁程序的,應(yīng)及時將相關(guān)情況通報投資發(fā)展部,由投資發(fā)展部協(xié)助合同承辦部門一起處理合同爭議事項。
第四十三條 財務(wù)部通過結(jié)算監(jiān)督合同履行,嚴(yán)格審查單證,嚴(yán)格執(zhí)行合同付(收)款的規(guī)定,對違規(guī)簽訂、未處理違約責(zé)任或未按約履行的合同,應(yīng)暫緩或者拒絕辦理付款業(yè)務(wù)。
第四十四條 合同承辦人應(yīng)記錄合同履行情況,妥善保管合同及與合同相關(guān)的信件、傳真、電子郵件等資料,并及時交由本部門合同管理員建立相應(yīng)合同管理臺賬后存檔。
第六章合同的變更、解除
第四十五條 已簽訂的合同在履約過程中,如發(fā)生需變更、中止、解除任一情形的,報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,根據(jù)公司實際情況采取相應(yīng)措施。
合同的變更、中止、解除和轉(zhuǎn)讓,按原合同的簽訂權(quán)限辦理。
第四十六條 合同成立后,合同承辦人應(yīng)關(guān)注對方的變化,發(fā)現(xiàn)對方有經(jīng)營狀況惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金及逃避債務(wù),或喪失商業(yè)信譽等可能喪失履行合同能力的情況,經(jīng)我方要求對方提供履約擔(dān)保對方不能提供的,應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告,在取得相應(yīng)證據(jù)后應(yīng)當(dāng)立即中止履行,并通知對方。在上述情形消失或?qū)Ψ教峁┯行У膿?dān)保后恢復(fù)履行。
第四十七條 因不可抗力、對方違約導(dǎo)致不能實現(xiàn)合同目的的,可以解除合同,并及時通知對方。
第七章合同糾紛的處理
第四十八條 合同發(fā)生糾紛時,合同承辦人按主管領(lǐng)導(dǎo)的指示會同本部門合同管理員與對方協(xié)商解決,并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告。如需要采取法律手段解決的,應(yīng)及時將相關(guān)情況通報至投資發(fā)展部,并提供完整的證據(jù)材料(包括往來書件、電報、電傳、圖表以及電話記錄、會議紀(jì)要、補充協(xié)議以及物證等),投資發(fā)展部認(rèn)為需要立即采取訴訟或仲裁方式解決的,報公司總經(jīng)理決定。
第四十九條 合同糾紛在進行協(xié)商時,合同承辦人及承辦部門必須確保該糾紛不得超過訴訟時效,對于即將超過訴訟時效的糾紛,應(yīng)至少在超過訴訟時效的前一個月將相關(guān)情況通報至投資發(fā)展部。
第五十條 公司董事長或總經(jīng)理決定采取訴訟或仲裁方式解決合同糾紛或者因合同糾紛起訴或申請仲裁的,由公司授權(quán)有關(guān)人員代表公司辦理訴訟或仲裁的相關(guān)事宜。
第五十一條 合同糾紛經(jīng)協(xié)商達成一致意見的,應(yīng)訂立書面協(xié)議。
第八章合同的公證
第五十二條 國家法律法規(guī)規(guī)定需要公證的合同,應(yīng)予以公證。
第五十三條 承辦部門或公司投資發(fā)展部認(rèn)為需要公證的合同或發(fā)生合同爭議需要保全證據(jù)的可予以公證。
第五十四條 公證事務(wù)由投資發(fā)展部承辦。
第九章監(jiān)督檢查與考核
第五十五條 合同承辦部門按季向投資發(fā)展部上報本部門該季度合同簽訂情況和履行情況統(tǒng)計報表。
第五十六條 投資發(fā)展部可根據(jù)需要會同其他職權(quán)部門對合同承辦部門執(zhí)行本辦法的情況進行檢查。
第十章 獎勵和處罰
第五十七條 合同管理納入經(jīng)濟責(zé)任制度考核。對下述情況,本人對該損失無責(zé)任或過錯的,可投資發(fā)展部核實并報總經(jīng)理同意后給予一次性獎勵:
(1)在合同的履行和糾紛處理過程中,避免或挽回經(jīng)濟損失在10萬元以內(nèi)的,按挽回或避免經(jīng)濟損失的5%給予獎勵。
(2)避免或挽回經(jīng)濟損失超過10萬元的部分按3%獎勵。
第五十八條 對在從事合同管理工作中有下列行為的人員,經(jīng)投資發(fā)展部核實并報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后,公司給予相應(yīng)處罰;給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,提請司法機關(guān)追究其法律責(zé)任:
(1)未經(jīng)授權(quán)、超越授權(quán)范圍、或未按公司決策程序決策擅自以公司名義與他人簽訂合同,給公司造成5萬元以上損失的。
(2)工作不負(fù)責(zé)任,玩忽職守或違反程序簽訂合同,或擅自放棄公司利益,使公司遭受5萬元以上經(jīng)濟損失的。
(3)牟取私利,致使公司的利益遭受損失的。
(4)其他違反國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的。
第五十九條 對下列情況者,由投資發(fā)展部核實報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,酌情扣發(fā)責(zé)任者獎金:
1、違反公司合同管理辦法或其它相關(guān)制度簽訂、履行合同的;
2、簽訂合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾紛的;
3、未經(jīng)授權(quán)、超越授權(quán)范圍、或未按公司決策程序決策擅自以公司名義與他人簽訂合同,給公司造成5萬元以下?lián)p失的;
4、由于承辦部門、承辦人員及其它責(zé)任部門的原因?qū)е鹿具`約的;
5、由于承辦部門或承辦人員的責(zé)任,對對方違約行為未及時追究,導(dǎo)致公司損失在5萬元以下的;
第十一章 附則
第六十條 本辦法自頒布之日起實施,由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋。
第六十一條 市場營銷部、貴金屬商務(wù)部、采供部等合同承辦部門可根據(jù)本辦法制訂本部門的具體管理細則及權(quán)責(zé)分工,并報投資發(fā)展部備案。
第六十二條 在公司直接管理范圍內(nèi)的企業(yè),執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定,公司各控股子公司可參照本管理辦法制訂相應(yīng)合同管理辦法。
附件一:合同管理流程圖
附件二:合同會審表
附件三:合同履行情況登記臺賬
第6篇 工貿(mào)油品調(diào)運分公司合同管理辦法附表
附件1: 油品調(diào)運分公司合同報審表
送審部門:送審時間: 年月日
合同名稱:合同編號:
簽約單位甲方:承辦人: 職務(wù):電話:
乙方:承辦人: 職務(wù):電話:
標(biāo)的額:簽訂地點:
合同審批權(quán)限:□ 集團公司□ 工貿(mào)公司履行期限:
合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:
經(jīng)營范圍:經(jīng)營期限:
年檢情況 □ 合格□ 不合格專業(yè)資質(zhì):
合同擔(dān)保人(如有):擔(dān)保方式:擔(dān)保期限:
擔(dān)保資格 □ 有□ 無擔(dān)保范圍及其他問題:
附件名稱:
中介機構(gòu)盡職調(diào)查意見(若有):
其他說明情況(可另附頁):
送審部門負(fù)責(zé)人意見(蓋部門公章): 年月日送審部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:年月 日
有關(guān)專業(yè)部門意見(蓋部門公章): 年月日合同主管部門意見(蓋部門公章): 年月日
總法律顧問意見: 年月日經(jīng)理意見: 年月日
注:1.合同草案應(yīng)與本表一同上報。
2.屬于集團公司、工貿(mào)公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。
附件二:(1)對外合同(協(xié)議)送審表
送審部門:送審時間:年 月 日
合同名稱:
承辦人姓名:聯(lián)系方式:
送審部門負(fù)責(zé)人意見(蓋部門公章):
送審部門分管領(lǐng)導(dǎo)意見:
需提供的資料
合同 一般合同立項審批材料
談判記錄(會議紀(jì)要)
合同初稿
合同相對方資信狀況調(diào)查表
其他
合同 經(jīng)招標(biāo)招標(biāo)文件
中標(biāo)通知書
合同初稿
其他
招標(biāo)合同 應(yīng)招標(biāo)而未經(jīng)招標(biāo)辦同意不招標(biāo)的情況說明,并有承辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)和集團公司分管招標(biāo)工作的領(lǐng)導(dǎo)批示
談判記錄
項目立項說明
合同初稿
合同相對方資信狀況調(diào)查表
其他
備注
注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權(quán)拒絕接收合同,直至達到本表要求。
附件二:(2)對外合同/協(xié)議審查審批表
合同/協(xié)議名稱編號
簽約單位甲方:代表:
乙方:代表:
標(biāo) 的 額簽訂地點:
履行期限:
承辦單位意見負(fù)責(zé)人簽字: 年 月 日
有關(guān)專業(yè) 部門意見
合同主管 部門意見合同主審 人員意見負(fù)責(zé)人意見
合同復(fù)審 人員意見
總法律顧問意見
經(jīng)理意見
注:1.由合同主管部門認(rèn)定“有關(guān)專業(yè)管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應(yīng)依據(jù)審查審批表自上而下順序呈送各級領(lǐng)導(dǎo)、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。
4.各級領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人須在審查審批表中應(yīng)填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。
附件二(3):合同相對方資信狀況調(diào)查表
合同相對方名稱
住所注冊資本額
經(jīng)營范圍
專業(yè)資質(zhì)
法定代表人/負(fù)責(zé)人委托代理人
合同相對方承辦人 姓名職務(wù)
電話傳真
合同擔(dān)保人(如有)擔(dān)保期限
擔(dān)保方式有無擔(dān)保資格
擔(dān)保范圍及其它需要說明的擔(dān)保問題
附件名稱(包括合同相對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、自然人身份證、授權(quán)委托書、銀行保函、盡職調(diào)查報告等)
中介機構(gòu)盡職調(diào)查意見 (若有)
合同承辦單位(部門)對合同相對方資質(zhì)的意見
備注
承辦單位/部門(蓋章) 合同編號:
負(fù)責(zé)人(簽字):承辦人(簽字):
第7篇 熱電公司合同管理辦法
1目的與適用范圍
1.1目的
為規(guī)范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當(dāng)造成的損失,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和《國家電力公司合同管理辦法》《新疆電力公司合同管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合昌吉熱電有限責(zé)任公司實際情況,制訂本規(guī)定。
1.2適用范圍
本規(guī)定適用于昌吉熱電有限責(zé)任公司本部及公司所管單位。
昌吉熱電有限責(zé)任公司的所管單位經(jīng)公司授權(quán)后,可在授權(quán)范圍內(nèi)對外簽定合同。
2術(shù)語
本規(guī)定所稱合同,包括昌吉熱電有限責(zé)任公司及其所管單位簽訂的合同。
合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
3職責(zé)
3.1昌吉熱電有限責(zé)任公司的經(jīng)營企劃部為合同的管理機構(gòu)。
經(jīng)營企劃部負(fù)責(zé)對合同管理工作進行規(guī)范、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
3.2合同管理機構(gòu)的主要職責(zé):
3.2.1制定具體的合同管理制度;
3.2.2承擔(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作;
3.2.3審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);
3.2.4監(jiān)督、檢查有關(guān)部門簽定、履行合同的情況,并定期向本單位負(fù)責(zé)人匯報;
3.2.5代表本企業(yè)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;
3.3合同管理機構(gòu)直接管理的合同業(yè)務(wù):
3.3.1授權(quán)委托書的管理;
3.3.2建立合同管理臺帳及統(tǒng)計報表;
3.3.3對起草和審核的合同進行歸檔;
3.3.4宣傳合同法律知識,培訓(xùn)合同業(yè)務(wù)人員;
4工作程序
4.1承辦人制度
每一件合同須由法定代表人或業(yè)務(wù)機構(gòu)確定一主要承辦人。
承辦人不得是臨時性借調(diào)人員。
承辦人應(yīng)對自商約起至合同履行完畢全過程負(fù)責(zé),期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時與有關(guān)部門及法律機構(gòu)進行協(xié)商報告,并以承辦人為主進行解決。
承辦人的主要職責(zé);
a)代理企業(yè)在授權(quán)范圍內(nèi)簽定、變更、解除合同;
b)提請有關(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;
c)檢查所簽定合同的履行情況;
d)及時向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的重大問題,提出解決問題的意見和建議;
e)保管合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件,及時交送合同管理人員歸檔;
4.2合同的審查與簽定
4.2.1合同的簽定必須要有合同審批會簽單、廉政責(zé)任協(xié)議書。合同除及時清結(jié)者外,一律采用書面形式。電力行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。
計劃單、調(diào)拔單、任務(wù)單(書)等一類的文件可以做為合同的組成部分,但不得以其替代合同。
4.2.2合同的語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。
合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)?？罱忉?。
合同中涉及數(shù)字、日期時須注明是否包含本數(shù)。
4.2.3法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時,必須簽署授權(quán)委托書。
授權(quán)委托書須明確委托權(quán)限和期限。禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。
涉及下列合同時,須每次單獨一次性特別授權(quán):
a)擔(dān)保合同;
b)投資合同、股東協(xié)議、出資協(xié)議;
c)資產(chǎn)租賃、轉(zhuǎn)讓、出售、收購合同;
d)電力項目利用外資合同;
e)企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同;
4.2.4供應(yīng)部、昌能公司在得到授權(quán),經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后,可以簽定
金額為五萬元以下的合同。簽定完畢后應(yīng)交經(jīng)營企劃部存檔.
4.2.5合同簽定之前,承辦人應(yīng)將合同草案與合同有關(guān)的證明材料提請本業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門、合同管理部門順序?qū)徍撕?報送法定代表人簽定合同。合同簽定前承辦人必須按照合同審批會簽單上所類程序依次審批,金額為五萬元以上的應(yīng)預(yù)先交經(jīng)營企劃部審核,再依次會簽。
業(yè)務(wù)機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)、審計機構(gòu)、法律機構(gòu)在審查合同草案時,可根據(jù)需要,要求承辦人提供與合同有關(guān)的補充證明材料。
業(yè)務(wù)、財務(wù)、審計及法律機構(gòu)應(yīng)對審核的合同出具意見書。意見書必須有有關(guān)審核機構(gòu)負(fù)責(zé)人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機構(gòu)審核意見書的合同草案,法定代表人可以拒絕簽署。
審核意見應(yīng)明確、具體、禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,一旦使用,視為對合同草案的否定。
4.2.5業(yè)務(wù)機構(gòu)對合同審核的內(nèi)容包括但不限于:
1、合同的經(jīng)濟性:
a).市場需求情況屬實;
b).市場需求預(yù)測可靠、合理;
c).投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟、準(zhǔn)確。
2、合同的技術(shù)性:
a).工程技術(shù)依據(jù)真實、可靠;
b).技術(shù)措施完備、可行;
c).技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)科學(xué)、真實、可行。
3、合同的可行性:
a).整體項目技術(shù)具有可靠性;
b).經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性;
c).資產(chǎn)、資金使用效果的財務(wù)可行性;
d).具有可操作性。
4、合同的安全性:
a).涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護或限制措施。
b).無損本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益。
5、業(yè)務(wù)機構(gòu)認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容;
4.2.6審計機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:
1、資金、資產(chǎn)的合法性:
a).資金來源合法,資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法;
b).資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法;
c).資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法;
2、價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性:
a).價款、酬金的確定正確合理、合法;
b).資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法;
c).與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項。
3、索賠條款的合法性。
4、審計機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。
4.2.7:合同管理機構(gòu)機構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:
1、合法性:
a).主體合法,簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;
b).內(nèi)容合法,簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規(guī)政策及計劃,無規(guī)避法律行為,無顯失公平內(nèi)容;
c).形式合法;
d).簽約程序合法。
2、嚴(yán)密性:
a).條款齊備、完整;
b).文字清楚準(zhǔn)確;
c).設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、準(zhǔn)確;
d).相應(yīng)手續(xù)完備;
e).相關(guān)附件完備;
f).附加條件適當(dāng)、合法。
3、可行性:
a).資信可靠,有履約能力;
b).擔(dān)保方式切實、可靠。
4、索賠條款的合法性。
5、合同承辦形式審核:
a).承辦人無誤;
b).符合規(guī)定程序;
c).合同文本文字無誤,正副本及附件份數(shù)齊備。
6、法律機構(gòu)認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。
4.2.8昌吉熱電有限責(zé)任公司采用合同專用章制度,制定合同專用章保管、使用辦法。
4.2.9審計、監(jiān)察部門根據(jù)其職責(zé)范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結(jié)果進行監(jiān)督。
4.2.10承辦人向有關(guān)機構(gòu)提交合同草案時,應(yīng)預(yù)留1—3(含本數(shù))完整工作日供其審核,具體時間由承辦人與有關(guān)機構(gòu)協(xié)商。
各審核機構(gòu)遇特殊情況需延長審核時間時,應(yīng)向承辦人申明并征得同意,且延長后累計審核時間最長不得超過7個(含本數(shù))完整工作。涉外合同的審核時限累計最長不應(yīng)超過15個(含本數(shù))工作日。
4.2.11各審核機構(gòu)在審核合同草案時,發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時,應(yīng)在審核意見書中予以明確并提出修改意見,需要退改時,應(yīng)連同全部文件退還承辦人。
承辦人修改之后應(yīng)重新申請審核,審核期限重新計算。各審核機構(gòu)須及時地提出審核意見,不得拖延。
合同管理機構(gòu)結(jié)束審核后,應(yīng)將法律意見書、其他審核機構(gòu)意見書連同草案退還合同承辦人,由合同承辦人報送法定代表人審核簽署。
4.2.12法定代表人根據(jù)各審核機構(gòu)及法律機構(gòu)的審核意見書,決定是否簽約。決定簽約時,應(yīng)在全部文本上以同一形式簽字;決定不予簽約時,應(yīng)以書面形式明示意見。
4.2.13合同管理機構(gòu)參加重大合同的談判和起草工作,參與企業(yè)的合并、分立、破產(chǎn)、投資等涉及企業(yè)權(quán)益的重要經(jīng)濟活動,處理有關(guān)法律事務(wù)。
4.2.14昌吉熱電有限責(zé)任公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同,如因業(yè)務(wù)需要,必須要以有關(guān)職能部門名義對外簽訂合同時,應(yīng)由本單位法定代表人書面授權(quán)。
4.2.15承辦人應(yīng)對其提供的材料的真實性負(fù)責(zé)。
4.2.16任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。
4.3合同的履行
4.3.1合同正式生效前,不得實際履行合同。
4.3.2任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時,應(yīng)立即通告承辦人,承辦人應(yīng)在法定或約定期內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。異議文件須經(jīng)法律人員審核,并報法律機構(gòu)備案。
4.4合同的變更和解除
4.4.1合同變更與解除需先由承辦人向經(jīng)營企劃部提交審核,再經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,最后蓋章附原件存檔。
4.4.2合同發(fā)生糾紛時,承辦人應(yīng)及時通知有關(guān)機構(gòu)和人員,并報法律機構(gòu)備案,同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)。
(a)合同文本、包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報、信函、圖表,視聽材料等;
(b)有關(guān)票據(jù)、票證;
(c)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果等;
(d)證人證言;
(e)其他有關(guān)材料。
4.4.3合同發(fā)生糾紛后,承辦人須及時將糾紛及處理情況報法律機構(gòu)備案。
4.4.4仲裁或訴訟解決糾紛時,承辦人應(yīng)向法律機構(gòu)確定代理人、訴訟方案,并向法定代表人報告。
4.4.5調(diào)解書、協(xié)議書、裁決書、判決書應(yīng)與合同一并由合同管理機構(gòu)歸檔,副本或復(fù)印本可交承辦人、有關(guān)機構(gòu)或人員使用。
4.4.6合同管理機構(gòu)和業(yè)務(wù)機構(gòu)應(yīng)在各自管理權(quán)限內(nèi)對合同建立檔案,并對文本妥善保管。承辦人按照合同審批會簽單的順序簽完后,蓋章,交經(jīng)營企劃部存檔。存檔必須為合同及合同審批會簽單、廉政責(zé)任協(xié)議書的原件
合同檔案內(nèi)容包括:
(a)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄;
(b)承辦人登記;
(c)合同附件、審查意見書及其他有關(guān)文件;
(d)履行情況記載;
(e)糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。
4.4.7對方不履行生效協(xié)議、裁決、判決時,承辦人應(yīng)及時向法律機構(gòu)并經(jīng)法定代表人同意,向人民法院申請強制執(zhí)行。
4.5檢查與獎懲
4.5.1昌吉熱電有限責(zé)任公司經(jīng)營企劃部對昌吉熱電有限責(zé)任公司及所管單位的合同管理工作實施監(jiān)督與指導(dǎo)。
4.5.2在合同簽訂管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰或獎勵。
4.5.3有下列情形之一,情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟損失的,對責(zé)任人予以通報批評或行政處分;構(gòu)成犯罪的由司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。
(a)不按本規(guī)定規(guī)定簽訂合同的;
(b)簽訂有重大缺陷或無效合同的;
(c)審核人員無正當(dāng)理由延誤審核的;
(d)承辦人、審核人員因疏忽未審出合同重大缺陷的;
(e)未依法律和本規(guī)定規(guī)定變更或解除合同的;
(f)丟失合同文本及相關(guān)文件的;
(h)提供虛假資料的;
(i)未按規(guī)定進行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的;
(j)發(fā)生糾紛后,隱瞞或不及時向有關(guān)機構(gòu)匯報或不及時采取措施的;
(k)有關(guān)法律性文件未經(jīng)審核的;
(l)應(yīng)當(dāng)或可以追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的;
(m)在合同簽訂或履行當(dāng)中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;
(n)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的;
(o)使用非法手段簽訂合同的;
(p)沒有代理權(quán)或超越代理權(quán)簽約的;
4.5.4利用合同進行犯罪活動的,由司法部門追究刑事責(zé)任。
4.6附則
4.6.1:本規(guī)定自發(fā)布之日起生效,此前昌吉熱電有限責(zé)任公司有關(guān)文件與本規(guī)定相抵觸者自動失效。
4.6.2昌吉熱電有限責(zé)任公司所管單位可根據(jù)本規(guī)定,制訂本單位具體管理辦法,并向昌吉熱電有限責(zé)任公司備案。
4.6.3本規(guī)定由昌吉熱電有限責(zé)任公司經(jīng)營企劃部負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 某某大學(xué)物業(yè)公司合同管理辦法
某大學(xué)物業(yè)公司合同管理辦法(暫行)
根據(jù)國家法律、法規(guī)及省市相關(guān)規(guī)定,按照學(xué)校合同管理辦法,結(jié)合公司實際,特制定本辦法。
一、合同管理原則
(一)各類合同的制定、實施和管理必須嚴(yán)格遵守國家法律、法規(guī),認(rèn)真履行合同法以及省市有關(guān)規(guī)定,依法辦事。
(二)合同是對外經(jīng)濟活動的重要依據(jù),凡參與合同訂立、實施和管理的部門及個人必須堅持原則,從嚴(yán)把關(guān),堅決維護學(xué)校、公司利益。
(三)合同管理實行的原則是:歸口管理、分類實施。合同管理歸口部門是行政辦公室。各部門要指定專人負(fù)責(zé)合同管理與實施。
(四)本辦法適用于公司各部門。
二、合同簽訂流程
(一)合同的起草:合同起草公司(單位)或個人必須嚴(yán)格遵守國家法律、法規(guī)及省市有關(guān)規(guī)定,合同文本應(yīng)做到條款清晰、標(biāo)的準(zhǔn)確、責(zé)任分明。
(二)合同的審核:合同由要約事件的責(zé)任部門委派專人初審,并經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人審核簽字蓋章后,報送學(xué)校資產(chǎn)管理處合同管理科或公司法律顧問,申請法律顧問進行審核。合同要約責(zé)任部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)單位按照學(xué)校法律顧問意見修改合同,并將修訂稿報送行政辦公室,由行政辦公室報送合同管理科或法律顧問進行復(fù)審,經(jīng)復(fù)審?fù)ㄟ^后,履行會簽程序。
(三)合同的會簽:合同提交領(lǐng)導(dǎo)審批前,必須實行嚴(yán)格的會簽制度,未經(jīng)會簽的合同文件不得提交校領(lǐng)導(dǎo)審批和對外發(fā)送。
1.會簽程序:合同文件首先由合同要約責(zé)任部門進行初審會簽,部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字蓋章后,報送行政辦公室;其次,由行政辦公室按照公司領(lǐng)導(dǎo)指示確定應(yīng)會簽的相關(guān)部門,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章;最后,會簽單返回行政辦公室,辦公室負(fù)責(zé)人簽字蓋章后,提交公司領(lǐng)導(dǎo)。
2.合同會簽制度是合同管理的重要程序,會簽部門應(yīng)認(rèn)真審閱合同文本,確保合同的合法性、可行性。合同要約責(zé)任部門在收到不同會簽意見,認(rèn)真研究后將研究結(jié)果通知會簽部門,取得一致意見后報送至行政辦公室,由行政辦公室將合同報送至合同管理科,進入送審批準(zhǔn)程序。
3.部門會簽時間一般情況下在三個工作日內(nèi)完成。
(四)合同的簽訂:行政辦公室負(fù)責(zé)將公司合同審批單、合同正本(一式四份)、合同會簽單提交公司領(lǐng)導(dǎo),公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后,行政辦公室將合同審批單、合同正本原件(一份)備案,必要時還需交資產(chǎn)管理處合同管理科備案。
(五)合同發(fā)送:合同是公司重要的機密文件,必須嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定,控制發(fā)送,
非責(zé)任部門不得持有合同文本。對外因工作需要發(fā)送合同文本時,必須經(jīng)主管總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。
第9篇 房地產(chǎn)公司合同管理實施辦法
房地產(chǎn)開發(fā)公司合同管理實施辦法
第一章 總則
第二章 合同簽定前的調(diào)查、論證
第三章 合同的審核、簽定
第四章 合同的變更、解除
第五章 合同糾紛的處理
第六章 附則
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司合同的簽定及管理工作,保證公司有序運作,制定本辦法。
第二條 公司實行合同先行原則。在簽定正式合同前,應(yīng)先對擬簽定的合同進行調(diào)查、論證,并形成合同草本,在經(jīng)過本辦法規(guī)定的審核程序后,方可正式簽定。
第三條 合同簽定遵循部門負(fù)責(zé)、法務(wù)部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)的程序。
第四條 合同的審核、簽定、履行、變更、解除應(yīng)當(dāng)形成書面材料。
第二章合同簽定前的調(diào)查、論證
第五條 需要簽定合同時,由擬簽定合同的部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進行簽約前的調(diào)查、論證、談判等準(zhǔn)備工作。必要時,法務(wù)部人員可參與合同簽定的前期工作。
第六條在簽定合同前,具體負(fù)責(zé)人應(yīng)充分調(diào)查市場行情、了解市場動態(tài)、供求關(guān)系、行業(yè)慣例,并就擬簽定的合同在技術(shù)上、專業(yè)上的可行性進行論證。
合同的條款一般分為技術(shù)條款、經(jīng)濟條款、法律條款。涉及工程技術(shù)等方面的事項訂立的合同,工程部門技術(shù)人員應(yīng)對合同的技術(shù)條款負(fù)責(zé);涉及工程費用等方面的事項訂立的合同,財務(wù)、費控部門人員應(yīng)對合同的經(jīng)濟條款負(fù)責(zé);涉及工程法律方面的問題,法務(wù)人員應(yīng)對合同的法律條款負(fù)責(zé)。
第七條 合同簽定前的調(diào)查、論證、談判等工作主要以擬簽定合同的部門牽頭負(fù)責(zé),其他部門予以配合。
第八條 調(diào)查、論證、談判等工作結(jié)束后,由具體負(fù)責(zé)人將擬簽定合同的草本及相關(guān)背景資料報送公司,由總經(jīng)理根據(jù)具體情況安排法務(wù)人員審核,或組織相關(guān)部門評審,或直接簽定。
第三章合同的審核、簽定
第九條 合同簽定實行簽字負(fù)責(zé)制度。
第十條 擬簽定合同時,具體負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫簽約申請單,并將擬簽定的合同草本及本辦法第十二條規(guī)定的資料,交法務(wù)處審核,法務(wù)人員審核簽字后,報總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。
合同審核涉及財務(wù)問題的,總經(jīng)理可要求財務(wù)人員參與合同的審核。
第十一條 合同審核、簽定中應(yīng)注意以下事項:
(一)簽約各方的名稱、地址、聯(lián)系人及方法;
1、名稱規(guī)范。合同文本上應(yīng)使用公司的法定名稱(不能用簡稱):成都**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司;
2、名稱前后一致;
3、對方單位的地址、聯(lián)系電話、郵政編碼;
4、對方主體資格的信息概況。主要包括:單位名稱及營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證、許可證、自然人身份證復(fù)印件;
5、對方單位經(jīng)辦人身份證復(fù)印件、對方單位蓋章的授權(quán)委托書及經(jīng)辦人的聯(lián)系電話;
(二)合同標(biāo)的。如產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等;
(三)質(zhì)量及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。如產(chǎn)品的生產(chǎn)廠、品牌及圖片(照片)、樣品(樣板)等技術(shù)資料;
(四)價款或報酬;
(五)履約期限、地點、方式。如交貨時間、地點、驗收方式、付款時間、付款方式及付款條件等;
(六)違約責(zé)任的約定;
(七)解決爭議的辦法;
(八)合同生效約定;
(九)合同編號及簽定時間(注明合同簽定的具體日期)。
第十二條 擬簽定合同的具體負(fù)責(zé)人,在簽定合同前,應(yīng)向公司報送下列資料的復(fù)印件:
(一)對方單位的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證、許可證復(fù)印件、自然人身份證復(fù)印件等主體資格信息情況的資料;
(二)對方單位經(jīng)辦人身份證復(fù)印件、對方單位蓋章的授權(quán)委托書;
(三)擬簽定的合同有樣品(樣板)、圖片(照片)的,應(yīng)將樣品(樣板)、圖片(照片)等交公司存檔;
(四)擬簽定的合同附有圖紙資料的,應(yīng)同時報送公司。
第十三條 合同審核中,各部門應(yīng)密切配合,在各自的專業(yè)范圍內(nèi),就合同的簽定進行解釋、說明、提出意見或建議,并在相關(guān)文件上簽字確認(rèn)。
第十四條 總經(jīng)理批準(zhǔn)簽定正式合同后,由具體負(fù)責(zé)人代表公司與對方簽定正式合同。
擬簽定的合同有政府推行的示范文本者,可直接采用示范文本,或參照示范文本進行擬訂。
第十五條 合同簽定完畢后,應(yīng)將合同及相關(guān)審核單等資料交檔案室存檔備查并將合同復(fù)印件交法務(wù)部一份。
第四章 合同的變更、解除
第十六條 合同履行過程中,需要變更原合同約定內(nèi)容或解除合同的,由具體負(fù)責(zé)人提出相關(guān)變更申請,依照本辦法第三條、第十條規(guī)定的合同審核、簽定程序進行辦理。
第十七條 合同變更或解除應(yīng)當(dāng)達成書面協(xié)議,簽定完成后應(yīng)及時歸檔備查并將形成的書面協(xié)議復(fù)印件交法務(wù)部一份。
第五章 合同糾紛的處理
第十八條 合同履行過程中如產(chǎn)生糾紛,相關(guān)部門應(yīng)及時報告公司。公司根據(jù)糾紛情況,可責(zé)成相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會同法務(wù)部人員負(fù)責(zé)糾紛處理工作。涉及訴訟或仲裁的,由法務(wù)部配合顧問律師進行處理。
第十九條 合同糾紛的處理應(yīng)互相配合、積極協(xié)商,盡量縮小影響范圍,妥善處理,化解糾紛。
第六章 附則
第二十條 本辦法所稱合同是指公司在項目建設(shè)和管理中應(yīng)當(dāng)訂立書面合同的事項。如勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料(設(shè)備)采購、營銷(策劃)、行政管理等事項而訂立的合同。
第二十一條 本辦法所稱合同的簽定及編號管理主要要求如下:
(一)施工類合同(s類),是指就建設(shè)項目的工程施工等事項而訂立的合同。一般包括建安合同(j)、門窗工程合同(m)、水電氣等配套工程合同(s)、園林景觀合同(y)、道路總平施工合同(d)、消防工程合同(*)、裝飾裝修合同(z其他施工合同(q)等。此類合同金額在2萬元以上(含2萬元)的,必須訂立書面合同;
(二)技術(shù)服務(wù)類合同(j類),是指就建設(shè)項目的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、工程技術(shù)和其他技術(shù)服務(wù)事項而訂立的合同。一般包括勘察合同(k)、設(shè)計合同(s)、監(jiān)理合同(j)、圖審合同(t)和各類咨詢(勞務(wù))合同(z)等。此類合同金額在5千元以上(含5千元)的,必須訂立書面合同;
(三)材料(設(shè)備)采購類合同(c類),是指就項目建設(shè)所需的材料、設(shè)備、設(shè)施等物品的采購而訂立的合同。一般包括土建材料
購銷合同(t)、水電材料購銷合同(s)、裝飾材料購銷合同(z)、消防材料購銷合同(*)和設(shè)備購銷合同(s)等。此類合同金額在1萬元以上(含1萬元)的,必須訂立書面合同;
(四)營銷(策劃)類合同(y類),是指就建設(shè)項目的策劃、定位、包裝、宣傳、廣告設(shè)計、營銷代理等事項而訂立的合同。一般包括策劃、定位合同(c)、廣告、宣傳、包裝合同(g)、營銷代理合同(y)等。此類合同金額在5千元以上(含5千元)的,必須訂立書面合同;
(五)綜合類及其他合同(z類),是指為公司進行行政管理以及維持公司的正常運轉(zhuǎn)而采購或者委托加工、承攬、租賃等事項而訂立的合同。一般包括辦公用品采購合同(b)、辦公設(shè)備采購合同(s)、租賃合同(z)、拆遷合同(c)及其他合同(q)等。此類合同金額在2千元以上的,必須訂立書面合同。
第二十二條根據(jù)合同的不同類別,合同分別由下列部門具體負(fù)責(zé)實施:
負(fù)責(zé)部門
經(jīng)營部
工程部
財務(wù)部
費控部
綜合部
合同類別
1:jk、js、jt;
2、y類。
1:s類;
2:jj、jz。
jz、zq。
1:jz;
2:c類。
z類
合同簽定、履行、變更、解除的過程中,涉及各部門職責(zé)交叉的時候,各部門人員都有義務(wù)配合主要負(fù)責(zé)部門的工作,不得推委拖延,懈怠工作。
第二十三條本辦法在實施過程中遇到的情況和問題,相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向公司作出匯報。
第二十四條本辦法自總經(jīng)理簽字之日起實施。
附件一:簽約申請單
附件二:簽約變更申請單
第10篇 門業(yè)制造公司合同管理辦法
第一節(jié) 總則
第一條 為了加強企業(yè)的合同管理工作,保證依法簽訂、履行、變更和解除合同,及時解決合同糾紛,維護企業(yè)的合法權(quán)益,促進經(jīng)營發(fā)展,根據(jù)《中華人民共和國合同法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合本公司具體情況,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于公司及相關(guān)部門。
第三條 國內(nèi)合同,除即時清結(jié)者外,均應(yīng)采用書面形式。國內(nèi)技術(shù)合同和涉外合同,必須采用書面形式。
第四條書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)。
第五條 公司總部對外簽訂經(jīng)濟合同,必須遵守國家法律、法規(guī),必須符合企業(yè)利益以及公司相關(guān)的規(guī)定。
第二節(jié) 合同的種類及審批簽訂程序
第六條 公司對所簽訂的合同分為三類:
一、一般合同:指公司日常業(yè)務(wù)重復(fù)使用的范本合同(經(jīng)審批后的),以及數(shù)額較小(在總經(jīng)理授權(quán)范圍之內(nèi))、爭議不大,且合同約定的權(quán)利義務(wù)關(guān)系比較簡單的合同。
二、重要合同:指公司開展業(yè)務(wù)所辦理的除一般合同之外的所有合同。
三、機密合同:特別重要、復(fù)雜,并具有商業(yè)機密的重要合同。
第七條 公司合同的審批簽訂按以下程序進行:
一、一般合同由公司合同經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)部門送本單位負(fù)責(zé)人審查,審查后填寫《合同審批表》報公司行政部備案即可簽訂。若本單位負(fù)責(zé)人對所要簽訂的合同把握不準(zhǔn),亦可將合同按重要合同的審批簽訂程序進行。
二、重要合同由總經(jīng)理指定的人員或企業(yè)專職人員洽談、起草,經(jīng)部門或企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)可后,送行政部審核,總經(jīng)理審定同意后,方可簽字蓋章生效。
三、機密合同由總經(jīng)理指定專人及法律顧問負(fù)責(zé)洽談、起草,直接由公司行政部負(fù)責(zé),報公司總經(jīng)理審批簽訂后,按總經(jīng)理指示執(zhí)行。
四、合同正本交行政部存檔,副本交財務(wù)部門作財務(wù)憑證。副本復(fù)印三份,一份送行政部監(jiān)督執(zhí)行,一份交部門負(fù)責(zé)人履行。合同履行完畢,由經(jīng)辦人作書面說明報告并作歸檔處理。
五、合同簽訂過程中要明確以下條 款:1、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所;2、標(biāo)的;3、數(shù)量;4、質(zhì)量;5、價款或者報酬;6、履行期限、地點和方式;7、違約責(zé)任;8、解決爭議的辦法。
六、采用信件、數(shù)據(jù)電文等形式訂立合同的,可以在合同成立之前要求簽訂確認(rèn)書。簽訂確認(rèn)書時合同成立。
七、下列合同訴訟時效期間為一年:1、寄存財物被丟失或損毀的;2、拒付或者延付租金的。
第三節(jié) 簽訂合同的權(quán)限
第八條 公司總經(jīng)理是公司的法定代表人,全權(quán)代表公司對外簽訂各類合同?？偨?jīng)理沒有授權(quán),公司任何員工均不得對外簽訂合同。
第九條 企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人在經(jīng)企業(yè)法定代表人授權(quán)后,可以就其主管的業(yè)務(wù)范圍代表本單位對外洽談、擬草、簽訂一般合同。
第十條 公司的《法人授權(quán)證明書》、《代訂合同委托書》由公司行政部管理。使用時,由總經(jīng)理簽發(fā)。
第四節(jié) 行政部、承辦人員及其職責(zé)
第十一條 公司行政部為本公司合同管理機構(gòu),擔(dān)負(fù)本公司合同的修訂、監(jiān)督和管理工作。
第十二條 行政部的主要職責(zé):
一、擬訂合同管理制度。
二、監(jiān)督檢查有關(guān)部門簽訂、履行合同情況,并定期向總經(jīng)理報告。
三、審查合同,防止不完善或不合法以及有損企業(yè)權(quán)益的合同出現(xiàn)。
四、依法參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。
第十三條 合同承辦人員的主要職責(zé)
一、根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán),依法參與合同的簽訂、變更、解除。
二、依照公司合同管理程序,提請有關(guān)部門審定其經(jīng)辦的合同。
三、認(rèn)真履行所簽訂的合同,密切注視動向,及時向主管和行政部匯報合同在履行中發(fā)生的問題,并提出解決問題的建議。
四、受上級委托,參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。
第十四條 合同承辦人員在簽訂合同后,將合同移交其他人員履行時,應(yīng)辦清移交手續(xù),對有關(guān)文件不齊全的,接管人員有權(quán)提出意見。
第五節(jié) 簽訂合同的監(jiān)督與檢查
第十五條 簽訂合同時,對對方履約能力(包括資格、資信)應(yīng)進行審查。必要時應(yīng)要求對方出示工商行政管理機關(guān)的登記證明副本、銀行資信證明或提供擔(dān)保,擔(dān)保者必須是能夠承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟責(zé)任,具備法人資格的經(jīng)濟實體。
第十六條 對方法定代表人或經(jīng)辦人簽訂合同時,必須出示《法定代表人證明書》或明確了授權(quán)范圍的《法人授權(quán)證明書》并交我方保存,否則不得代表法人簽訂合同。
第十七條 代訂經(jīng)濟合同的對方應(yīng)出示委托單位的《代訂經(jīng)濟合同委托書》,并根據(jù)授權(quán)范圍以委托單位的名義簽訂?！洞喗?jīng)濟合同委托書》應(yīng)交我方保存。
第十八條 合同生效前,合同承辦人員必須填報《合同審批表》,按照合同簽訂程序,連同合同送交行政部審核,并經(jīng)法定代表人或部門負(fù)責(zé)人審批,由于業(yè)務(wù)需要在外地簽訂合同,合同承辦人員應(yīng)將擬就的合同稿傳真回公司確認(rèn),回到單位后應(yīng)補報《合同審批表》。
第十九條 合同審核的主要內(nèi)容:
一、對方是否具有法定簽訂合同的主體資格。
二、簽約對方是否具備履約能力及其資信狀況。
三、合同內(nèi)容是否合法。
四、合同內(nèi)容是否可行,有否經(jīng)濟效益。
五、合同的簽訂程序是否符合法律規(guī)定。
六、合同條 款是否完整,表達文字是否準(zhǔn)確。
七、違約責(zé)任是否明確。
第二十條 合同管理人員對已經(jīng)生效的合同要編號登記,逐個建立起檔案,凡與合同有關(guān)的文書都要附在合同卷內(nèi)收檔、履行完畢的合同,按會計檔案保管期保管。
第六節(jié) 履行合同的監(jiān)督與檢查
第二十一條 合同生效后,合同履行單位要指定專人及時檢查履行情況。如發(fā)現(xiàn)問題,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意,合同承辦人員要及時查詢或?qū)嵉卣{(diào)查對方履約能力。如確定對方不能履行合同,要及時采取補救措施,并按法律規(guī)定追究其相應(yīng)違約責(zé)任。
第二十二條 合同雙方互負(fù)債務(wù),沒有先后履行順序的,在對方履行債務(wù)之前應(yīng)拒絕其對我方的履行要求,在對方履行債務(wù)不符合約定的,應(yīng)拒絕其對我方相應(yīng)的履行要求。
第二十三條 合同雙方互負(fù)債務(wù),有先后履行順序,對方應(yīng)先履行而未履行的,應(yīng)拒絕其對我方履行要求。對方履行債務(wù)不符合約定的,應(yīng)拒絕其對我方相應(yīng)的履行要求。
第二十四條 若合同約定我方先履行債務(wù),有確切證據(jù)證明對方有下列情形之一時,
應(yīng)當(dāng)中止履行。
一、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化;
二、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金,以逃避債務(wù);
三、喪失商業(yè)信譽;
四、有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。
我方中止履行意向應(yīng)當(dāng)以書面形式(掛號信要有回執(zhí)存查)及時通知對方。
若對方提供我方可接受的有效擔(dān)保時,應(yīng)當(dāng)恢復(fù)履行。
若中止履行后,對方在合理期限內(nèi)未恢復(fù)履行能力并且未提供有效擔(dān)保的,應(yīng)及時解除合同。
五、因作為債務(wù)人的對方怠于行使其到期債權(quán),給作為債權(quán)人的我方造成損害的,應(yīng)向人民法院請求以我方名義代位行使對方的該債權(quán)(但該債權(quán)專屬對方自身的除外),代位權(quán)行使范圍以我方債權(quán)為限,行使代位權(quán)的必要費用應(yīng)要求對方支付。
六、當(dāng)發(fā)現(xiàn)作為債務(wù)人的對方放棄其到期債權(quán)或者無償轉(zhuǎn)讓財產(chǎn),或者以明顯不合理的低價轉(zhuǎn)讓財產(chǎn),并且受讓人知道該情形的,對作為債權(quán)人的我方造成損害的,應(yīng)及時(不得超過一年)請求人民法院撤消對方的行為。
第二十五條 合同的變更、轉(zhuǎn)讓或解除,必須按法律規(guī)定的程序辦理。
第二十六條 合同發(fā)生糾紛時,承辦人員應(yīng)及時將情況報告上級主管,并依據(jù)有關(guān)法律與對方協(xié)商解決,協(xié)商達成一致意見應(yīng)形成書面協(xié)議(亦按合同審批簽訂程序),并按協(xié)議執(zhí)行;協(xié)商不成的應(yīng)及時建議行政部向合同仲裁機關(guān)申請仲裁或向人民法院起訴。
第二十七條 向經(jīng)濟合同仲裁機關(guān)或人民法院遞交的申請仲裁書、訴狀或答辯狀等文件,必須經(jīng)行政部審核,并報法定代表人審定后執(zhí)行。
第七節(jié) 懲罰與獎勵
第二十八條 有下列情況之一,未造成經(jīng)濟損失的,對直接責(zé)任者或者有責(zé)任的主管進行批評教育;造成經(jīng)濟損失的,視情予以行政處分和經(jīng)濟處罰;構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任,移送司法機關(guān)處理。
一、應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂;
二、不按合同簽立程序,未填報《合同審批表》而擅自簽訂合同;
三、凡不使用或不檢驗'委托授權(quán)證明書'而簽訂合同的;或者發(fā)放、使用'委托授權(quán)證明書'不當(dāng)?shù)?
四、在簽訂、履行合同時,由于失職或違法導(dǎo)致合同糾紛的;
五、丟失、銷毀合同及合同附件的;
六、在訴訟時效期間內(nèi),不向違約者提出要求或提起訴訟,或者不追究違約者責(zé)任的;
七、行政部或有關(guān)責(zé)任人由于疏于職守的;
八、在洽談合同時,與對方惡意串通,損害企業(yè)權(quán)益,或因私利故意放棄企業(yè)權(quán)益者;
九、在合同履行期中,明知對方無法履行合同,或有違約行為,知情不報的,應(yīng)該知道而沒有發(fā)覺的。
第二十九條 合同管理承辦人員有下列表現(xiàn)的,應(yīng)視不同情況發(fā)給獎金或給予記功、晉級、通令嘉獎等獎勵。
一、盡職盡責(zé),有顯著成績的;
二、防止或挽救事故有功,使企業(yè)利益免受重大損失的;
三、其他應(yīng)該予以獎勵的。
第八節(jié) 附則
第11篇 物業(yè)公司合同管理辦法
z物業(yè)公司合同管理辦法為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù) 及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實際情況,制訂本辦法。
第一條 公司對外簽訂的各類合同一律適用本辦法。
第二條 合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,搞好合同管理,對于公司經(jīng)營活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有重要的作用,公司法人委托人以及其他有關(guān)人員,都必須嚴(yán)格遵守、認(rèn)真執(zhí)行本辦法。
第三條 合同談判須由總經(jīng)理、副總經(jīng)理或區(qū)域經(jīng)理與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。
第四條 簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人,法人委托人必須對本企業(yè)負(fù)責(zé)。
第五條 簽約人在簽訂合同之前,必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。
第六條 簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。
第七條 合同一律采用書面格式,并必須采用規(guī)范和法律認(rèn)可的統(tǒng)一合同文本。
第八條 合同對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體,文字表達要清楚、準(zhǔn)確。
第九條 簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。
第十條 合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報總經(jīng)理審查批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。
第十一條 合同審批權(quán)限如下:一般情況下合同由董事會授權(quán)總經(jīng)理審批。標(biāo)的超過50萬元以上(含50萬元)的合同由董事會審批,并由法人代表直接簽訂或授權(quán)總經(jīng)理簽訂合同。
第十二條 合同原則上由綜合辦公室具體經(jīng)辦,擬訂初稿后經(jīng)各級主管審查并按合同審批權(quán)限審批。合同審查的要點是:
1、 合同的合法性。包括:當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
2、 合同的嚴(yán)密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
3、 合同的可行性。包括:當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。
第十三條 根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準(zhǔn),或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。
第十四條 合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則,嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù),確保合同的實際履行或全面履行。
第十五條 合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的,一般應(yīng)以物資交清,工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。
第十六條 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第十七條 在合同履行過程中,碰到困難的,首先應(yīng)盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時,應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商。
第十八條 對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的,應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā),從嚴(yán)控制。
第十九條 變更、解除合同,必須符合 的規(guī)定,并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。
第二十條 變更、解除合同的手續(xù),應(yīng)按本辦法規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。
第二十一條 變更、解除合同,一律必須采用書面形式,口頭形式一律無效。
第二十二條 變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準(zhǔn)之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。
第二十三條 因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的,除法律允許免責(zé)任的以外,均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
第二十四條 合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)按 等有關(guān)法規(guī)和本辦法規(guī)定妥善處理。
第二十五條 合同糾紛應(yīng)由分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)處理,經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
第二十六條 處理合同糾紛的原則是:
1、 堅持以事實為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩,法律未作規(guī)定的,以國家相關(guān)政策或合同條款為準(zhǔn)。
2、 以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后,分管部門的副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商,在既維護本公司合法權(quán)益,又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,互諒互讓,達成協(xié)議,解決糾紛。
3、 因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛,應(yīng)堅持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益,主動承擔(dān)責(zé)任,并盡量采取補救措施,減少我方損失;因雙方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)實事求是,分清主次,合情合理解決。
第二十七條 在處理糾紛時,分管副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強聯(lián)系,及時溝通,積極主動地做好應(yīng)做的工作,不互相推諉,統(tǒng)一意見,統(tǒng)一行動。
第二十八條 合同糾紛的提出,加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間,應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
第二十九條 凡由法律顧問處理的合同糾紛,有關(guān)部門必須主動提供有關(guān)證據(jù)材料。
第三十條 對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的,應(yīng)簽訂書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。
第三十一條 對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書,上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書,在正式生效后,應(yīng)復(fù)印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí),各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。
第三十二條 對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的,承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。
第三十三條 對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執(zhí)行。
第三十四條 在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前,有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢查對方的執(zhí)行情況,防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的,應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。
第三十五條 合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總、歸檔,以備考。
第三十六條 本公司合同管理具體是:由總經(jīng)理總負(fù)責(zé),歸口管理部門為綜合辦公室、財務(wù)部。副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理可以根據(jù)工作需要查閱相關(guān)合同,合同借閱須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并保證合同內(nèi)容不外泄。
第三十七條 公司所有合同均由綜合辦公室統(tǒng)一登記編號,按審批權(quán)限分別由董事長、總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。
第三十八條 綜合辦公室會同有關(guān)部門認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下:
1、 建立合同檔案;
2、 建立合同管理臺帳;
3、 填寫“合同情況月報”。
第三十九條 其他
1.本辦法經(jīng)公司董事會審議通過后執(zhí)行。
2. 本辦法由董事會負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第12篇 s集團公司合同管理辦法
某集團有限責(zé)任公司合同管理辦法
一、目的
為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的需要,規(guī)范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當(dāng)造成的損失,維護公司的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家其它有關(guān)法律、法規(guī)和《##集團有限公司法律事務(wù)管理制度(試行)》、《##集團有限公司法定代表人授權(quán)委托管理辦法(試行)》、《##集團有限公司合同管理辦法(試行)》,結(jié)合本公司實際情況,特制定本辦法。
二、適用范圍
本辦法適用于##有限責(zé)任公司與其它法人、非法人組織及個人簽訂的、變更、解除、終止各類經(jīng)濟合同、協(xié)議、備忘錄或其他法律性文件。
三、職責(zé)
(一)設(shè)備部負(fù)責(zé)設(shè)備、備品備件采購及運輸合同的資信審查、談判、起草和履行。
(二)基建部負(fù)責(zé)承攬合同、建設(shè)工程施工合同的資信審查、談判、起草和履行。
(三)財務(wù)部負(fù)責(zé)借款合同的資信審查、談判、起草和履行。
(四)技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)合同的資信審查、談判、起草和履行。
(五)市場部負(fù)責(zé)原材料采購、產(chǎn)品銷售及運輸合同的資信審查、談判、起草和履行。
(六)綜合部是公司合同管理的綜合部門,設(shè)合同綜合管理員和法律事務(wù)員,負(fù)責(zé)本公司的經(jīng)濟、技術(shù)等合同和法定代表人授權(quán)委托書的管理,參與重大、重要合同的談判、起草和簽訂,檢查和監(jiān)督合同專用章的管理及合同的履行情況,制定、修改合同管理方面的規(guī)章制度,指導(dǎo)參與辦理合同登記、公證、簽證工作,參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟,對違反合同管理制度的問題進行調(diào)查了解,并負(fù)責(zé)公司租賃合同、聯(lián)營合同和承包合同的資信審查、談判、起草和履行。
(七)法定代表人或授權(quán)代理人負(fù)責(zé)合同的簽批。
(八)檔案管理人員負(fù)責(zé)合同的歸檔保管。
四、合同管理程序
(一)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營實際,將合同分為重大合同、重要合同和一般合同。
1.重大合同包括但不限于月銷售、采購額2000萬元以上的供銷合同以及其他標(biāo)的額在500萬元以上的合同;對外擔(dān)保合同(包括抵押、質(zhì)押、保證擔(dān)保合同等);財產(chǎn)租賃合同;聯(lián)營合同;法律關(guān)系復(fù)雜的合同、涉外合同等。
2.重要合同包括但不限于:月銷售、采購額500萬元以上、2000萬元以下的供銷合同以及其他標(biāo)的額在100萬元以上、500萬元以下的合同。
3.一般合同包括:月銷售、采購額500萬元以下的供銷合同以及其他標(biāo)的額在100萬元以下的合同。
(二)合同管理的主要內(nèi)容
1.建立、健全合同管理制度。
2.保管、使用《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權(quán)委托書》。
3.監(jiān)督合同依法、依有關(guān)規(guī)章制度簽訂。
4.建立合同檔案,對合同進行登錄、統(tǒng)計、保管。
5.監(jiān)督檢查合同的履行。
6.處理合同的糾紛。
7.在合同管理過程中,實行承辦人制度和合同備案制度。
8.其它合同管理工作。
(三)合同管理實行承辦人制度
1.每一項合同應(yīng)當(dāng)由法定代表人或職能部門確定至少一名承辦人,合同承辦人應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和法律常識。
2.合同訂立或履行過程中,合同承辦人離開工作崗位的,由其原所在的職能部門負(fù)責(zé)人或法定代表人指定其它人繼續(xù)履行承辦人職責(zé),直至合同履行完畢。
3.合同承辦人不得是臨時性借用或聘用人員。
4.承辦人須依法律、法規(guī)以及本辦法進行工作。
5.承辦人應(yīng)對合同自談判起至履行完畢的全過程負(fù)責(zé),在此期間合同若出現(xiàn)任何問題,承辦人應(yīng)及時與有關(guān)部門及法律事務(wù)人員進行協(xié)商,并以承辦人為主進行解決。
(四)合同的審查與簽訂
1.在合同簽訂前,合同承辦人應(yīng)對合同另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進行了解和審查:
(1)主體資格合法:具有經(jīng)工商管理部門年檢的營業(yè)執(zhí)照,其核載的內(nèi)容與實際相符。
(2)合同的標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人的經(jīng)營范圍,涉及專營許可的,應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書。
(3)由代理人代簽合同的,應(yīng)出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代表人身份證明。
(4)具有相應(yīng)的履約能力:具有支付能力或生產(chǎn)能力或運輸能力等。必要時應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。
(5)具有履約信用:過去三年重合同、守信用,無違約事實,現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件。
2.合同對方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的,不應(yīng)與其簽訂合同;必須簽訂合同時,應(yīng)要求其提供合法、真實、有效的擔(dān)保。其中,以保證形式做出的擔(dān)保,其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨立經(jīng)濟實體,并應(yīng)對擔(dān)保人適用前款規(guī)定進行審查。
3.合同談判與管理
(1)重大合同由合同承辦人牽頭,有關(guān)職能部門、財務(wù)部、綜合部、集團政策法律室及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應(yīng)在合同談判前十天將市場調(diào)查、資信審查及談判準(zhǔn)備的有關(guān)材料提交參與部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書后將相關(guān)文件報集團政策法律室復(fù)審備案。
(2)重要合同由合同承辦人牽頭,有關(guān)職能部門、財務(wù)部、綜合部及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應(yīng)在合同談判前五天將有關(guān)資料提交有關(guān)部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書并備案。
(3)一般合同由合同承辦人牽頭,有關(guān)職能部門、財務(wù)部、綜合部及公司法定代表人根據(jù)需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應(yīng)在合同談判前五天將有關(guān)資料提交有關(guān)部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書并備案。
(4)參與合同談判的各部門應(yīng)當(dāng)相互配合、相互協(xié)作,對事先達成的內(nèi)部意見,應(yīng)當(dāng)予以保密。
(5)簽訂并辦理完有關(guān)手續(xù)的合同,由合同承辦人在二天內(nèi)將合同正本一份交綜合部存檔備查。
4.合同的形式
(1)合同除及時清結(jié)者外,一律采用書面形式。雖屬及時清結(jié),但合同標(biāo)的物有專業(yè)技術(shù)要求,清結(jié)當(dāng)時難以檢測產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量,或應(yīng)有試用期、保質(zhì)期要求的交易,也應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。凡國家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。
(2)書面合同是指采用合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容的
合同形式。
(3)當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。
(4)計劃單、調(diào)撥單、任務(wù)單、定貨單、預(yù)算單等一類文件可以作為合同的組成部分,但不能代替合同。
5.合同應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容
(1)合同各方的法定名稱、住所、法定代表人的姓名、職務(wù)、代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式。
(2)簽約的目的和依據(jù)。
(3)合同標(biāo)的(包括名稱、型號、規(guī)格等)。
(4)數(shù)量和質(zhì)量(包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式)。
(5)價款或酬金(包括支付方式)。
(6)履行的地點、期限和方式。
(7)爭議解決方法。
(8)違約責(zé)任。
(9)變更或解除合同的條件。
(10)根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的其它條款以及各方當(dāng)事人認(rèn)為有必要約定的其它條款。
(11)合同生效的時間和條件。
(12)合同附件的名稱。
(13)合同簽訂的日期、地點。
(14)合同當(dāng)事人的開戶銀行及帳號。
6.合同文本應(yīng)當(dāng)做到:條款齊全、內(nèi)容具體、權(quán)責(zé)明確、邏輯嚴(yán)密、表述清楚。
合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念等,應(yīng)當(dāng)設(shè)立定義條款。
合同中涉及數(shù)字、日期的,應(yīng)當(dāng)注明是否包含本數(shù)。
7.合同應(yīng)加蓋簽約各方的公章或合同專用章,并由法定代表人或代理人簽章。
除特殊情況外,合同文本應(yīng)當(dāng)正式打印或印刷制成。
法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時,必須簽署授權(quán)委托書。
授權(quán)委托書是法定代表人授權(quán)委托代理人進行業(yè)務(wù)活動的書面憑證(格式見附件)。凡在合同上代表本公司簽字者,必須有法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書,授權(quán)委托書原件由委托人持有,綜合部和委托人所在部門分別備案一份復(fù)印件。
8.公司各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同;如因業(yè)務(wù)需要,必須要以有關(guān)職能部門的名義對外簽訂合同時,應(yīng)由法定代表人書面授權(quán)。
9.承辦人應(yīng)對其提供的材料的真實性負(fù)責(zé)。
10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。
11.公司在訂立下列合同前,合同承辦人應(yīng)就商談約定內(nèi)容草擬合同文本,送交綜合部和集團政策法律室,按公司章程規(guī)定,需提交股東會或董事會的,提交股東會或董事會討論決定:
(1)利用外資合同。
(2)資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、租賃合同。
(3)擔(dān)保合同。
(4)標(biāo)的較大的借款合同。
(5)企業(yè)合并、分立合同。
(6)股份制改制、資產(chǎn)重組、重大投資合同。
(7)具有全局影響的或數(shù)額巨大的土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合同。
(8)其它重大合同或集團公司規(guī)定報送審查的合同。
12.為保證合同的真實性、合法性和可行性,必要時,由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)報工商行政管理部門鑒證或請公證處公證。
(五)合同的履行
1.合同實行先簽訂,后履行的原則。合同生效前,不得實際履行。合同生效后,必須全面、及時、實際履行合同。
2.合同雖已簽訂,如因重大誤解訂立或發(fā)現(xiàn)顯示公平,嚴(yán)重?fù)p害公司利益的,應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同,必要時請求仲裁機關(guān)或人民法院予以變更或撤銷;合同一經(jīng)簽訂,但事后發(fā)現(xiàn)對方有重大欺詐行為時,應(yīng)立即采取合法有效的措施,制止危害行為的發(fā)生,并及時請求仲裁機關(guān)或人民法院確認(rèn)合同無效。
3.承擔(dān)履約責(zé)任的業(yè)務(wù)部門,對合同對方當(dāng)事人不按照合同約定履行義務(wù)的,應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書面異議。
合同履行過程中,如收到合同對方當(dāng)事人發(fā)出的履行異議,承擔(dān)履約責(zé)任的業(yè)務(wù)部門也應(yīng)在法定或合同約定的期限內(nèi)以法定或約定的方式予以答復(fù)。
異議文件及答復(fù)文件須經(jīng)合同承辦人及法律事務(wù)人員審查。
4.合同承辦人有證據(jù)證明對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同,或存在其它損害本公司合法權(quán)益的情形,應(yīng)及時報告法定代表人,同時通知法律事務(wù)人員,并根據(jù)具體情況行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、及撤銷權(quán)等權(quán)利,盡可能減少和避免損失,以維護公司的合法權(quán)益。
(六)合同的變更和解除
1.已簽訂并依法生效的合同,確需變更或解除的,由原承辦部門寫出書面申請報告,由綜合部指導(dǎo)或參與按法律規(guī)定的方式及程序辦理。
2.變更或解除合同的通知或答復(fù)須在法定或約定期限內(nèi)作出。
3.變更或解除合同的通知和協(xié)議,應(yīng)當(dāng)采用書面形式。未達成書面協(xié)議或作出書面通知前,原合同仍然有效。
4.合同變更或解除應(yīng)嚴(yán)格按照法定或約定的期限。
因不可抗力或特殊原因不能履行合同的,應(yīng)當(dāng)以書面形式及時通知對方當(dāng)事人;對方當(dāng)事人要求變更或解除合同的,應(yīng)當(dāng)在法定或約定的期限內(nèi)書面明確回復(fù)意見,協(xié)商變更或者解除合同,并履行相應(yīng)的手續(xù)。
符合法定解除合同條件的,有權(quán)通知對方當(dāng)事人依法解除合同,因此遭受經(jīng)濟損失的,除依法可予免責(zé)外,應(yīng)向責(zé)任方追償損失。
(七)合同糾紛的處理
1.合同發(fā)生糾紛時,應(yīng)先采用協(xié)商方式解決,承辦人應(yīng)及時將有關(guān)情況通知法律事務(wù)人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門,由他們共同與對方當(dāng)事人協(xié)商,能達成一致意見時,應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。該書面協(xié)議作為合同的補充應(yīng)予以歸檔保存。
2.通過協(xié)商不能達成協(xié)議時,可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。承辦人應(yīng)與法律事務(wù)人員協(xié)商確定代理人、訴訟方案等,并向法定代表人報告。必要時請集團政策法律室參與,并將糾紛情況及處理結(jié)果書面報集團政策法律室。
3.集團政策法律室審查或參與簽訂的重大合同發(fā)生糾紛,承辦人在糾紛發(fā)生一日內(nèi)書面報公司政策法律室,公司政策法律室一日內(nèi)報集團政策法律室,由集團政策法律室指導(dǎo)或參與處理。
4.公司與集團內(nèi)各子公司、分公司之間發(fā)生合同糾紛,由承辦部門及時協(xié)商解決;當(dāng)協(xié)商達不到一致意見時,及時報集團政策法律室,集團政策法律室會同有關(guān)部門協(xié)商解決。未經(jīng)集團政策法律室批準(zhǔn)不得就糾紛擅自起訴、申訴仲裁或請公司以外的單位進行調(diào)解。
5.合同發(fā)生糾紛時,承辦人應(yīng)及時收集下列有關(guān)證據(jù):
(1)合同文本,包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報、信函、圖表、視聽材料等。
(2)有關(guān)的票據(jù)、票證。
>
(4)證人證言。
(5)其它有關(guān)材料。
(6)有關(guān)部門應(yīng)盡可能為承辦人收集證據(jù)的工作提供協(xié)助。
6.對方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時,承辦人應(yīng)及時會同法律事務(wù)人員并經(jīng)法定代表人同意后,向人民法院申請強制執(zhí)行。
(八)合同的監(jiān)督與檢查
1.合同承辦部門應(yīng)按合同履行階段向綜合部進行書面報告。
2.綜合部每季度對合同履行情況進行一次檢查。
3.重大合同簽訂后,承辦部門每季度向綜合部和集團政策法律室書面報告合同履行情況。
(九)合同檔案的管理
1.公司對合同建立檔案,業(yè)務(wù)主管部門在合同簽訂完成后應(yīng)及時將合同正本送交綜合部,承辦部門妥善保管好合同文本副本及相關(guān)資料,加強合同檔案的日常管理和定期歸檔工作,確保其完整安全。合同執(zhí)行完成后,除在日常工作中需經(jīng)常查閱的合同可于隔年3月底前向公司檔案室歸檔外,其它合同全部于次年3月底向公司檔案室歸檔。
2.合同檔案的內(nèi)容
(1)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄。
(2)承辦人登記。
(3)合同附件、審查意見書及其它有關(guān)文件。
(4)合同履行情況記載。
(5)糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。
3.各種合同檔案的管理工作在正式向公司檔案室移交之前由業(yè)務(wù)主管部門和綜合部的專兼職檔案管理人員負(fù)責(zé),正式移交后,由公司檔案室檔案管理人員負(fù)責(zé)。檔案室檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助各業(yè)務(wù)主管部門檔案管理人員做好合同檔案管理工作。
4.各業(yè)務(wù)主管部門和綜合部要建立合同管理臺帳,作為執(zhí)行合同管理的依據(jù)。合同管理臺帳的主要內(nèi)容包括:序號、合同號、簽訂日期、合同名稱、合同對方當(dāng)事人、合同類型、承辦人、執(zhí)行部門、合同金額、備注等。備注欄主要記載合同的變更、解除等事項。合同管理臺帳應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時。
(十)獎勵與懲罰
1.對符合下列條件之一者,應(yīng)給予表彰或獎勵。
(1)在合同簽訂過程中,發(fā)現(xiàn)并糾正重大缺陷使公司免受重大經(jīng)濟損失的。
(2)在合同履行過程中,發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補救措施避免重大經(jīng)濟損失的。
(3)在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé),做出突出貢獻的。
2.有下列情形之一,情節(jié)嚴(yán)重,造成重大經(jīng)濟損失或擴大經(jīng)濟損失的,對責(zé)任人員予以經(jīng)濟處罰或行政處分,構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。
(1)未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)或授權(quán)委托期滿仍以委托人名義對外簽訂合同,事后又未經(jīng)委托人追認(rèn)的。
(2)代理人在簽訂履行合同中存在假公濟私、損公肥私、謀取私利或未泄私憤而損害公司的各種行為。
(3)代理人對外簽訂、履行合同過程中不勤勉盡責(zé)、馬虎大意致使公司遭受損失的。
(4)偽造公章或合同章,偽造法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人的簽字對外簽訂合同的。
(5)公章或合同專用章保管人員未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,私自在合同上蓋章的。
(6)合同經(jīng)辦人員在簽訂、履行合同過程中疏忽大意丟失、遺漏、毀損與合同有關(guān)的一些重要的材料,致使公司遭受損失的。
(7)發(fā)生合同糾紛后,隱瞞不報或不及時采取措施的。
(8)應(yīng)當(dāng)或可以追究對方當(dāng)事人的違約責(zé)任而擅自放棄的。
(9)泄露合同意向、商業(yè)或技術(shù)秘密和其它有關(guān)機密的。
