第1篇 物業(yè)管理工作程序范本
物業(yè)管理服務初步展示
萬事開頭難
良好的第一印象
物業(yè)管理的基本環(huán)節(jié)
策劃階段、前期準備階段 (前期準備)
啟動階段(物業(yè)交付使用初期)
日常運作階段(正常運作期)
策劃階段 1、早期介入
1.1檢討設計方案
(對日后管理不利因素作出改善建議)
1.2參與有關承建商會議,檢討進度;
1.3協(xié)助列出遺漏工程供發(fā)展商跟進;
2、制定物業(yè)管理服務方案:
1.1確定管理檔次
1.2確定服務標準
1.3財務收支預算
3、選聘/組建物業(yè)管理機構: 前期準備階段 1、機構的設置/人員編制
2、人員選聘/培訓
3、編制公共公約/守則;
4、草擬工作細則;
5、設立財務制度;
6、物業(yè)租售的代理
啟動階段 1、物業(yè)的接管驗收
2、用戶入住
2.1宣傳物業(yè)管理
2.2協(xié)助用戶入住(衛(wèi)生、協(xié)助搬遷、協(xié)調交通)
2.3搬遷期間的安全
2.4裝修管理
3、產權備案/檔案資料的建立
4、首次業(yè)主大會的召開和業(yè)主委員會的正式成立
日常運作階段
日常管理/維護(房屋管理、設施管理等)
綜合服務(安全、環(huán)境、便民服務等)
配套設施的完善
系統(tǒng)的協(xié)調(內/外)
房地產開發(fā)的一般過程 前期階段之重點管理
――從使用者可持續(xù)發(fā)展參與規(guī)劃
外部
配套設施:道路、商業(yè)、活動場所、垃圾處理等、
能源:水、電、氣、備用、發(fā)展
保安、消防: 車場、住宅、設備
人文環(huán)境:綠化布置/選種/高度/搭配、園林境觀策劃等
建筑材料:外墻、公共場所材料易維護和更換
科技運用:智能化、網絡等
室內
物業(yè)規(guī)格:電梯數目/速度、底高度、洗手間數目、公共照明、空調采暖等
用戶單元:單元面積、管道、家電設備、陽臺綜合比例
內部空間:使用功能分區(qū)明顯(社交與起居、休閑與家務)、細節(jié)空間(陽臺、吊柜)
環(huán)保材料:涂料、門窗、管線 物業(yè)管理介入的步驟
循序漸進
架構設立――人員準備
工程技術――環(huán)境維護――安全管理
――物業(yè)服務――超量布置――正常運作
入住的前提條件
物業(yè)管理接管驗收完成
已同發(fā)展商簽訂《物業(yè)管理 服務合同》
物業(yè)達到入住條件:
1、正式水電供應已通
2、設施設備驗收合格
3、管理處有固定辦公場所
什么是物業(yè)的接管驗收
是房地產開發(fā)企業(yè)向接受委托的物業(yè)管理公司移交的過程,移交應辦理書面移交手續(xù)
是物業(yè)管理企業(yè)接管開發(fā)企業(yè)、建設單位或個人委托管理的新建房屋或原有房屋時,以物業(yè)主體結構安全和滿足使用功能為主要內容的再檢驗
在完成接管驗收后,整體物業(yè)連同設備就應移交給物業(yè)管理企業(yè)
物業(yè)的接管驗收的內容包括:
主體建筑
附屬設備
配套設施
道路
場地
環(huán)境綠化
接管驗收的作用 明確交接雙方的責、權、利關系
確保物業(yè)具備正常的使用功能,充分維護業(yè)主的利益
為日后管理創(chuàng)造條件
物業(yè)接管驗收的法規(guī)條款
全國條例
第二十八條 物業(yè)管理企業(yè)承接物業(yè)時,應當對物業(yè)共用部位、共用設施設備進行查驗。
第二十九條 在辦理物業(yè)承接驗收手續(xù)時,建設單位應當向物業(yè)管理企業(yè)移交下列資料: (一)竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料; (二)設施設備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術資料; (三)物業(yè)質量保修文件和物業(yè)使用說明文件; (四)物業(yè)管理所必需的其他資料。
接管驗收的依據
1、建設部1991年頒布的《房屋接管驗收標準》;
2、《工程竣工驗收報告》;
3、現(xiàn)行的施工、安裝技術規(guī)范,驗收規(guī)范;
4、設備使用說明書、設計資料和技術參數;
5、消費者對質量的一般要求。 接管驗收工作程序
一、查驗應提交的相關資料
新建房屋接管驗收應驗交的資料
產權資料(4項)+技術資料(14項)
原有房屋接管驗收應驗交的資料
產權資料(5項)+技術資料(3項)
掌握接管驗收的標準
新建房屋的接管驗收標準
質量與使用功能的檢驗
原有房屋的接管驗收標準
質量與使用功能的檢驗
危險與損壞問題的處理
接管驗收注意事項
準備、約定――驗收(復檢)――
交付――保修――爭議的解決 接管驗收中常見
非結構性工程質量問題
1、屋面滲漏水。
2、有防水要求的地面滲水。
3、外墻面滲水。
4、室內地坪空鼓、開裂、起砂、面層松動。
5、抹灰層、面磚、油漆、墻紙等飾面脫落殘缺。
6、門窗開關不靈、縫隙過大、缺件。
7、廁所、廚房、盥洗室、陽臺積水、倒泛水。
8、供水、供熱系統(tǒng)漏水、漏氣、暖氣不熱。
9、電器、電線漏電,燈具安裝不牢。
10、排水管道堵塞,小區(qū)道路沉陷。
11、木地板、飾面磚不平整,發(fā)霉變色變形。
12、缺少信報箱、掛物鉤、晾衣架、門牌。 交接雙方的責任
為盡快發(fā)揮投資效益,建設單位應按接管驗收應具備的條件和應檢索提交的資料提前好房屋交驗收準備,及時書面提請物業(yè)接管單位
進行接管驗收,接管單位一般應在15天內簽發(fā)驗收通知并約定時間驗收。經檢驗符合要求的,接管單位在7日內簽署驗收合格憑證,并應及時簽發(fā)接管文件。未經接管的新建房屋一律不得投入使用
接管驗收時,交接雙方均應嚴格按照標準執(zhí)行。驗收不合格時,雙方協(xié)議處理辦法,并商定時間復驗,建設單位應按約返修合格,組織復驗。
房屋接管交付使用后,如發(fā)生隱蔽的重大質量事故,應由接管單位會同建設單位組織設計、施工等單位,共同分析研究,查明原因,如屬設計、施工、材料的原因由建設單位負責處理,如屬使用不當、管理不善的原因,是應由接管單位負責處理。
新建房屋從驗收接管之日起,應執(zhí)行建筑工程保修的有關規(guī)定,由建設單位負責保修,并向接管單位預付保修保證金。接管單位在需要時用于代修。保修期滿,按實結算,也可在驗收接管時,雙方達成協(xié)議。建設單位一次性撥付保修費用,由接管單位負責保修。
在接管驗收中如有爭議而又不能解決時,可申請當地縣級人民政府房地產管理機關進行協(xié)調或裁決。
堅持(繼續(xù))接管驗收
原則性與靈活性結合
細致入微與整體把握相結合
入 住 程 序
入住的概念
入住是指業(yè)主收到書面入住通知書并辦理完結相應手續(xù)的過程。
在我國香港和南方沿海城市,人們把“入住”又稱之為“入伙”。
業(yè)主入住前應準備的資料
(1)房屋買賣合同或建設單位開具的入住通知書
(2)用水(電)申請書
(3)業(yè)主(用戶)或法人代表身份證及復印件
(4)業(yè)主及家屬或法人代表一寸照片各二張
(5)代理人入住委托證明及代理人身份證
(6)法人購買者需提供法人資質證明及其復印件
(7)法人購買者需提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證明及其復印件
(8)建設單位注明應提供的其它文件資料
業(yè)主守則主要內容
入住準備
1、入住工作計劃
2、入住儀式策劃
根據物業(yè)管理的特點及小區(qū)實際情況,為了提高小區(qū)整體形象,有效加強與業(yè)主、用戶的溝通,通常由管理處組織舉行入住儀式。
3、環(huán)境準備
入住工作程序注意事項
合理辦理入住手續(xù),避免集中辦理產生混亂;
“一站式”和“專案小組”服務相結合,方便業(yè)主;
工作現(xiàn)場公開工作流程,提高效率和透明度;
設立專人引導車輛,維系有序現(xiàn)場;
明確修補隊伍的安排,重點屬單元室內遺留問題的修補;
充分運用機會宣傳物業(yè)管理知識。
因故未能按時辦理入住手續(xù)的,按照《入伙通知書》中規(guī)定的辦法另行辦理
入住時限的法律意義
入住時限是指《入住通知書》規(guī)定業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)的時間期限。
按規(guī)定,當新建商品房符合了交付使用的條件,建設單位或物業(yè)管理企業(yè)應適時發(fā)出入住通知,約定時間辦理收樓手續(xù),通常業(yè)主應在約定時間期限內辦妥房屋驗收手續(xù),如因特殊原因無法及時收樓,必須征得建設單位或物業(yè)管理企業(yè)同意。
裝修管理工作流程
物業(yè)管理裝修管理實務
建筑物按承重結構分類 磚木結構--一般用于單層建筑及村鎮(zhèn)住宅 磚-鋼筋混凝土結構(即磚混結構)--一般用于6層左右民用建筑和中小型工業(yè)建筑 鋼-鋼筋混凝土結構--一般用于大型公共建筑及大跨度建筑 鋼結構--一般用于超高層民用建筑和有特殊要求的工業(yè)建筑
哪些墻體屬于承重墻
大部分六層住宅均為磚混結構,房屋由磚墻承重。預制樓板擱置處的那堵墻即為承重墻。一般在房間中,長邊的墻多為承重墻。
高層住宅一般均為鋼筋混凝土結構,由混凝土剪力墻、混凝土框架梁柱承重。一般磚墻均為非承重填充墻。廚房間、廁所間的分隔墻一般多為非承重墻;而混凝土墻面一般均為承重墻。 二次裝修程序
裝修的5個統(tǒng)一要求
(1)根據規(guī)定嚴禁的條款
(2)室內統(tǒng)一要求
(3)公共及室外統(tǒng)一要求
(4)特別情況的要求
(5)裝修材料上的統(tǒng)一要求。
施工期間的管理
每日不少于3次的現(xiàn)場巡查
無證人員不得入小區(qū)
施工人員按區(qū)域工作
控制作業(yè)時間、拆打時間。
檢查裝修項目是否為核查過的項目。
檢查施工人員的現(xiàn)場操作是否符合相關要求,如埋入墻體的電線是否穿管,是否用合格的套管
現(xiàn)場的防火設備是否配備,操作是否符合安全要求。
發(fā)現(xiàn)新增項目需指導用戶及時申報。
現(xiàn)場的材料堆放是否安全。
垃圾是否及時清運,有無亂堆放。
裝修戶門外是否保持清潔衛(wèi)生。
裝修責任
(1)裝修戶責任
①凡因裝修施工造成損壞公共設施、設備及公共部位或給他人財物造成損失的,由裝修戶承擔全部責任及后果。
②因裝修施工造成管道堵塞、漏水、停電、墜落等事故,裝修戶須負責修復(或承擔修復費用),并視情況予以必要的賠償。
③因裝修施工引起報修的,裝修戶應承擔全部維修費用。
(2)施工隊責任
①施工隊違反規(guī)定施工,不聽從勸阻和安排的,管理處有權責令其停止施工。
②施工隊需自行規(guī)范其行為。
③施工隊需具備安全意識。
常見違規(guī)行為
擅自開工
超負荷有電
改動煤氣管線
空調位置
改變門、窗、陽臺等樣式、顏色等
開鑿樓面
在室外添加設施
擅自動火作業(yè)
改變門的開啟方向
動用消防設施
隨意放置裝修材料和垃圾
違規(guī)使用電梯
不按時施工
施工證使用不當
。。。。。
住宅室內裝飾裝修管理辦法
中華人民共和國建設部令第110號
二○○二年三月五日頒布
2002年2月26日經第53次部常務會議討論通過,自2002年5月1日起施行。
第五條 住宅室內裝飾裝修活動,禁止下列行為:
(一)未經原設計單位或者具有相應資質等級的設計單位提出設計方案,變動建筑主體和承重結構;
(二)將沒有防水要求的房間或者陽臺改為衛(wèi)生間、廚房間;
(三)擴大承重墻上原有的門窗尺寸,拆除連接陽臺的磚、混凝土墻體;
(四)損壞房屋原有節(jié)能設施,降低節(jié)能效果;
(五)其他影響建筑結構和使用安全的行為。
第六條
裝修人從事住宅室內裝飾裝修活動,未經批準,不得有下列行為:
(一)
搭建建筑物、構筑物;
(二)改變住宅外立面,在非承重外墻上開門、窗;
(三)拆改供暖管道和設施;
(四)拆改燃氣管道和設施。
第七條 住宅室內裝飾裝修超過設計標準或者規(guī)范增加樓面荷載的,應當經原設計單位或者具有相應資質等級的設計單位提出設計方案。
第八條 改動衛(wèi)生間、廚房間防水層的,應當按照防水標準制訂施工方案,并做閉水試驗。
第九條 裝修人經原設計單位或者具有相應資質等級的設計單位提出設計方案變動建筑主體和承重結構的,或者裝修活動涉及本辦法第六條、第七條、第八條內容的,必須委托具有相應資質的裝飾裝修企業(yè)承擔。
第三章 開工申報與監(jiān)督
第十三條 裝修人在住宅室內裝飾裝修工程開工前,應當向物業(yè)管理企業(yè)或者房屋管理機構(以下簡稱物業(yè)管理單位)申報登記。
非業(yè)主的住宅使用人對住宅室內進行裝飾裝修,應當取得業(yè)主的書面同意。
深圳市家庭居室裝修管理規(guī)定
深圳市人民政府令 第90號
第二條 承租人或其他使用人對房屋進行裝修,應經房屋所有權人書面授權。
第四條 家居裝修應當保證建筑工程質量和結構安全,符合物業(yè)管理、消防、供水、供電、燃氣、環(huán)境保護等有關規(guī)定和標準。 家居裝修不得涉及公共設施、公共空間。 第二章 從業(yè)資格第八條 從事家居裝修者,應具備下列條件,并辦理工商注冊登記:一)有固定的辦公地點; (二)專業(yè)技術人員不少于3人,主要技術工人持有市主管部門頒發(fā)的上崗證;三)技術負責人具有3年以上裝修施工管理經驗,并具有助理級以上技術職稱;四)注冊資本或資金數額不低于50萬元人民幣。
第九條 從事家居裝修者,應依市政府有關規(guī)章向市主管部門申領《承建資格證書》。
《承建資格證書》實行年度審驗制度。審驗內容包括施工業(yè)績、施工質量、安全生產和守法經營情況等。
第三章 開工申報登記 第十四條 家居裝修工程實行開工申報登記制度。 居民在對家居進行裝修前,必須會同其委托的裝修者向物業(yè)管理單位申報登記,填寫由市主管部門統(tǒng)一印制的《家居裝修申報表》一式三份,如實申報裝修項目、標準、施工人數、擬開工時間和竣工時間等內容,并提交裝修合同復印件、交驗裝修者《承建資格證書》原件,物業(yè)管理單位收件后應當出具回執(zhí)。 對符合條件者,物業(yè)管理單位收到開工申報登記申請后三個工作日內予以登記。 居民和裝修者在辦理開工申報登記時,應分別向物業(yè)管理單位交納1000元裝修保證金。 第四章 施工現(xiàn)場管理 第十九條 家居裝修活動必須保證建筑物結構和使用安全,禁止下列行為:一)改變房屋承重結構;二)在承重墻上穿洞,拆除連接陽臺的墻體、門窗;三)不適當增加樓面靜荷載,包括在室內砌墻、超負荷吊頂、安裝大型燈具、鋪設大理石地板等;(四)任意刨鑿、重擊頂板、外墻內側及排煙管道,不經穿管直接埋設電線或改線;五)破壞或者拆改廚房、廁所的地面防水層;六)使用不符合消防要求的裝修材料;七)其他違章裝修活動。 確需改變建筑物主體或承重結構、明顯加大負荷的,居民應委托建筑物原設計單位或有相應資質的設計單位提出設計方案,報政府設計審批部門審批。 第七章 罰則 第三十八條 違反本規(guī)定第十二條,未取得《承建資格證書》承接家居裝修工程業(yè)務的,責令其停止違法行為,并處以違法所得兩倍的罰款,無違法所得或違法所得難以查清的,處以一萬元以上五萬元以下罰款。 第三十九條 違反本規(guī)定第十四條,未向物業(yè)管理單位申報登記擅自開工,或者在申報登記時提供虛假資料的,責令改正,補辦手續(xù),拒不改正的,可對居民、裝修者處以五百元以上一千元以下罰款。
案例一:
某日,某高層樓宇32樓b室(二層戶型)的業(yè)主向管理處報上一份裝修申報表,申請在陽臺裝一臺太陽能熱水器,管理處前臺工作人員審核后同意報裝修主管。裝修主管詢問情況時,發(fā)現(xiàn)地點不夠確認。于是,裝修主管去現(xiàn)場核實,但他核實情況后未同意裝修方案,并將申報表直接返還了管理處前臺工作人員,要求其檢查管理處裝修管理工作的各個工序。
案例分析:
第一,裝修主管對申報資料有疑問,說明資料填寫不明確,詢問中又發(fā)現(xiàn)業(yè)主申報地點與管理處對施工地點回答不一致,說明中間有疑問。于是裝修主管到現(xiàn)場核對,發(fā)現(xiàn)該戶申請的設置部位為共用天面,而非業(yè)主自用部分。這說明管理處前臺工作人員沒有準確把握有關規(guī)定盲目接受申請。所以將申報表直接返還了管理處,要求檢查各工序存在的問題并予以改進。
第二,管理處前臺工作人員在核查申報表
填寫情況時未認真落實所申報的情況及具體位置,填寫資料亦過于簡單,以至于上報后仍不明業(yè)主安裝設備的具體位置,應對相關人員加強培訓和約束。
案例二:
某日,某高層樓宇巡樓員在巡檢過程中,發(fā)現(xiàn)某戶業(yè)主未經申報擅自違章更換了4扇鋁合金窗。于是,巡樓員開出違章整改單,要求其進行整改。
案例分析:
此案例表面上看是巡查中發(fā)現(xiàn)了問題,但仔細分析就不難看出,更換4扇窗是需要一定時間的。此案例中有如下問題需引起注意,第一,在發(fā)現(xiàn)問題之前巡樓員的巡查工作做的是否到位為什么事前沒有發(fā)現(xiàn)違章這就需要檢查巡樓員的巡檢工作落實情況;
第二,大堂負責值班的崗位是如何控制材料進出的這需要檢查大堂值班的環(huán)節(jié);
第三,開出違章整改單,必須說明違章的依據、要求整改的時限、以及拒不整改時將采取的措施,而不能簡單要求其整改就行了。這是巡樓員如何出具整改通知單須掌握的基本要點。
案例三:
大堂巡樓員發(fā)現(xiàn)某棟高層頂樓有鋼材料堆放,即上前詢問,經了解發(fā)現(xiàn)業(yè)主準備利用坡頂加設鋼結構閣樓,為此,巡樓員告訴業(yè)主此項裝修工程應委托設計單位出設計圖,業(yè)主于是請裝修隊出了一張布置圖,但管理處認為不行。于是業(yè)主大為不滿,說管理處管得太多。 案例分析:
這個案例是目前大多數裝修管理中容易出現(xiàn)的。但處理結果卻是五花八門,尤其是管理處主任如果沒有正確的指導意識,往往會出現(xiàn)指導錯誤,從而導致不安全因素的產生。
第2篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序
1.0 目的
對麗江花園物業(yè)管理公司質量管理體系所要求的文件進行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質量管理體系要求有關的文件的控制。
3.0 職責
3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關的文件由行政部歸口管理。
3.2技術部負責與維護有關的和網絡系統(tǒng)有關的技術性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3配套服務部負責與服務有關的文件受控發(fā)放。
3.4各有關部門負責本部門文件管理。
4.0 定義
4.1文件的分類
按文件的來源分為:
4.1.1 內部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內部形成的管理文件,包括質量管理體系文件和對內、對外的管理公文。
質量管理體系文件還可分成:
a)質量手冊,第一層次文件,代碼為(a);
b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);
c) 作業(yè)指導書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);
d)質量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。
4.1.2 外來文件:
a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術標準、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門的公文;
c) 顧客提供的基礎資料等;
d) 計算機應用軟件。
4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內部形成的與維護和服務有關的技術性文件,包括質量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。
4.2按受控狀態(tài)分為:
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準、發(fā)布、更改、報廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1文件的編號與標識
5.1.1 質量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.3 與維護和服務有關的文件按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.4 外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。
5.2文件編寫
5.2.1 質量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。
5.3文件的審批
5.3.1 質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。
5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準。
5.3.3 作業(yè)指導書文件由行政部組織相關部門審定,由管理者代表批準。
5.3.4 與維護和服務有關的成果性文件由技術部和配套服務部經理審批。
5.3.5 管理性公文由相關部門起草,主管領導審核,總經理批準。
5.4文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經批準,即可進行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。
5.4.2 質量管理體系文件、標準、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.3 技術類文件由技術部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.4 服務類文件由配套服務部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.5 文件的發(fā)放應確定文件發(fā)放范圍,確保與質量管理體系運行有關的場所,在使用處可獲得適用文件的有關版本。
5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。
5.4.7 各單位相關部門的文件管理人員在收到和領取文件后,應及時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。
5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經理批準后發(fā)放。
5.5文件的更改
5.5.1 質量管理體系文件需要更改時,應由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應附充分理由和證據。
5.5.2 《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進行,經批準后,由行政部填寫《文件更改通知單》。
5.5.3 更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應在文件修改記錄上予以記錄。
5.5.4 文件更改的具體程序是:
行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1 文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時,應進行換版。換版由行政部組織。
5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負責收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。
5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經行政部批準后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應單獨存放,以免混用。
5.7文件的管理
5.7.1 存檔文件應保存在通風、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。
5.7.2 臨時借閱文件應由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還。
5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經管理者代表批準后,下發(fā)各單位。
5.7.4 各部門依據《受控文件清單》和實際情況,實時更新本部門的《受控文件清單》。
5.8外來文件的發(fā)放
麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負責收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業(yè)技術性標準、規(guī)范、規(guī)程等文件,經過鑒定和確認其有效版本后,列入《受控文件清單》,經總經理批準后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。
6.0相關文件
6.1《文件編號規(guī)定》 rgpm
第3篇 創(chuàng)物業(yè)管理示范達標大廈工作匯報
博 盈 投 資 廣 場
關于爭創(chuàng)“物業(yè)管理示范達標大廈”工作匯報
一、博盈投資廣場物業(yè)管理成果簡介
荊州市博盈投資廣場是由北京金浩集團下屬荊州市軍沙商貿有限公司投資、改造、經營的荊州市首家商務智能化寫字樓,總投資額8700多萬元,通過城建統(tǒng)一規(guī)劃、改造裝修而成,并由組建選聘的荊州市盛智物業(yè)管理有限公司介入前期的裝修、運營管理,廣場于2002年9月28日正式落成開業(yè)。
廣場總建筑面積為20000平方米,占地面積達20000平方米,設計整體綠化率達55%,寫字間入租率達80%,租戶達23家。以軍沙商貿有限公司業(yè)主代表牽頭成立業(yè)主委員會,于2002年12月與物業(yè)管理公司簽訂委托物業(yè)管理合同,明確雙方的責、權、利關系。
投資廣場位于荊州市政治、經濟、文化、商務中心,緊鄰博盈大橋,交通便利,環(huán)境宜人。擁有19層高檔寫字間及68間商務客房等全套服務設施,廣場采用智能化功能設計,安裝有大型遠大中央空調系統(tǒng)、雙座三菱高速電梯、集中電視安全消防監(jiān)控系統(tǒng)、虛擬網電話系統(tǒng)、光纖接入寬帶互聯(lián)網絡系統(tǒng)及綠色環(huán)保供水系統(tǒng)。廣場集投資服務、商務辦公、會議、金融、信息咨詢、住宿、娛樂、休閑等功能于一體,大廈自修建運營以來,實行規(guī)范化物業(yè)管理,設置物管辦公室、招商服務中心、專業(yè)的安保、工程維修及保潔等部門,崗位人員上崗持證率達100%,擁有一整套租戶入駐、收支、裝修管理及日常服務運行模式和管理規(guī)范,不斷建立健全各項管理制度及工作流程標準,配備專人管理物業(yè)檔案室,實行24小時值班服務制度,并配備專業(yè)的物業(yè)管理信息系統(tǒng),大廈維護保養(yǎng)實行專業(yè)維保服務和定期計劃反饋相結合,安全、維保和衛(wèi)生等物業(yè)管理客戶滿意率達95%以上。
經過一年多的物業(yè)經營管理,目前,投資廣場已成為荊州市招商引資、投資服務和商務交流中心,取得了良好的經濟效益和社會效益,為荊州樹立高檔商務寫字樓和精品物業(yè)管理典范
二、積極組織爭創(chuàng)工作
為全面配合市物管部門做好本次物業(yè)管理達標示范大廈爭創(chuàng)工作,提升整體服務管理水平及品牌實力,盛智物業(yè)管理有限公司將協(xié)同投資廣場業(yè)主方就爭創(chuàng)工作,重點作好如下工作安排:
1、物業(yè)管理示范大廈爭創(chuàng)工作全員參與,公司于8月底就召開“爭創(chuàng)達標示范大廈”全體員工動員大會,對整個工作做出布署,并成立專班,全面負責爭創(chuàng)工作內外宣傳發(fā)動、資料、檔案歸檔整理;標準自檢及驗收工作;
2、成立新物管條例實施宣傳小組,公司先后組織員工學習新《物業(yè)管理條例》、《租戶公約》及《裝修管理規(guī)定》,為全員規(guī)范物業(yè)管理行為提供法律指導和實施依據;
3、公司積極做好內部宣傳發(fā)動工作,以“努力提高物業(yè)管理水平,積極打造物業(yè)管理強勢品牌“為目標,已作出如下具體分工:
1)公司行政部負責物業(yè)管理人員培訓提高、內外聯(lián)系溝通、行政接洽、協(xié)調資料檔案的統(tǒng)籌、監(jiān)督整理及整改、自檢、協(xié)助驗收工作;
2)做好物業(yè)管理示范大廈的申報準備及創(chuàng)建工作,已下發(fā)《全國物業(yè)管理示范大廈標準及評分細則》,組織各部門對照此評分細則進行學習,各部門召開會議,對照標準,找出存在的問題及整改方案,統(tǒng)一報批、整改實施;
3)《物業(yè)管理示范大廈標準及評分細則》中,所涉及物業(yè)管理檔案、資料統(tǒng)一由物管處整理收集,并做好登記清單和目錄;并將整理后的清單目錄及未明事宜統(tǒng)一交行政部;做好自檢和及時與物管科聯(lián)絡、協(xié)調、更正,并積極準備迎接11月份上級物管部門的驗收檢查。
本次爭創(chuàng)物業(yè)管理達標示范大廈工作,是關系到公司的企業(yè)形象展示及提升整體實力,開拓對外業(yè)務的重要環(huán)節(jié),我公司將緊密配合物管部門,積極宣傳學習新《物業(yè)管理條例》,對照做好完善整改,不斷提高物業(yè)管理服務水平,為樹立達標示范大廈的良好形象和推動行業(yè)發(fā)展做出貢獻!
荊州市盛智物業(yè)管理有限公司
二零零三年十月三十一日
附:
1、《申報資料目錄》
2、《盛智物業(yè)物業(yè)管理有限公司簡介》、
3、《組織架構圖、人事編制、員工名冊》
4、《盛智物業(yè)物業(yè)管理有限公司章程》
第4篇 物業(yè)顧問管理工作內容
項目物業(yè)顧問管理工作內容
一、前期介入階段
合作期限:由簽約之日起至華僑海景城一期入伙之日前二個月
結合物業(yè)管理角度在項目施工驗收階段提供合理化建議,為今后開展物管工作及控制管理成本打下良好的基礎,同時為進入實操指導階段做好充分的準備工作。
(一)由顧問團對項目進行實地考察,通過研讀、消化、理解發(fā)展商所提供的項目方案、可行性研究報告、初步規(guī)劃、設計施工圖(包括土建和各類機電設備的)、項目模型等資料,了解項目的規(guī)劃意圖、設計內容和規(guī)范,確定項目檔次,協(xié)助管理商對管理檔次進行定位。
(二)根據我司長期從事物業(yè)管理實踐積累的豐富經驗,從物業(yè)管理的角度對項目的各種設施、設備、材料的設計、選型、選材、安裝等方面提供專業(yè)建議,使發(fā)展商在項目的投入上既能準確把握未來業(yè)主的實際需要,又有利于日后物業(yè)管理的成本控制及提高管理質量。
1、考查整體工程進度,協(xié)助發(fā)展商各專業(yè)工程的階段性實施進度計劃提議方案;
2、建筑設計(地下、地面、裙房、標準層、屋面)是否滿足物業(yè)管理的需求;
3、設備機房的環(huán)境、通風是否滿足要求;
4、對住戶室外空調機位置確定,冷凝水的排放處理等問題的建議;
5、根據清潔管理經驗及物業(yè)規(guī)劃要求,提出垃圾房的建造位置和建造價格建議;
6、管理用房位置確定的原則及設計、裝修標準,管理用房位置的參考意見以及管理用房的布局;
7、在不增加發(fā)展商總投資的情況下,為配合國際環(huán)保理念的推行,對適當設置一些環(huán)保設施,如感應式開關、自閉式水喉、分類垃圾箱(房)等提出建議;
8、在空調工程施工前,根據設計圖紙從節(jié)能和便于管理的角度提出對設計的修改建議;在空調設施安裝時,為便于以后維修管理,對需改變安裝位置和工藝的地方提出建議;
9、對原電梯安裝設計及配套設施提出合理化建議,并依據我司對樓宇機電設備和電梯市場的了解,結合項目本身的市場定位,為發(fā)展商提供質量價格比最優(yōu)的品牌與型號建議,以供參考選擇。
10、從消防設施設計布局、產品選型等方面提出建議;
11、根據國家消防規(guī)范及公安消防主管部門的審核意見對設計中的缺陷(例如布局不合理造成人力浪費等),提出糾正及修改建議;
12、給排水專業(yè)從收集相關原始資料、氣象數據、城市配套工程等方面,提供修改意見;
13、根據物業(yè)所在地的氣候特點,審查植物設計圖紙,選擇因地制宜的環(huán)境綠化植物,使其既美觀又方便長期養(yǎng)護,對不利于以后物業(yè)管理的問題提出調整建議;
14、從治安管理、員工生活、社區(qū)文化活動需要等方面提出修改建議;
15、根據公共部位建筑材料的選用情況,提供保潔標準和程序建議;
16、對建筑外墻的選材和設計提供專業(yè)建議,以方便外墻清洗,使之保持長久的美觀;
17、根據地方物業(yè)管理法規(guī)、政策及zz物業(yè)長期以來的物管經驗對管理商的管理模式、崗位設置、人員配備等提出建議;
18、根據項目規(guī)模、物業(yè)管理目標及服務范圍、深度、當地行業(yè)管理相關法規(guī)政策等,對管理商的機構設置、定崗定編、各級各類員工的任職條件和素質要求等提出建議;
19、對會所的規(guī)模、結構、配套項目、裝修格局標準、面積分配、器材選配及經營模式等提供咨詢和建議。針對項目的市場定位,準確推測準業(yè)主層次,從實用性上建議會所適合經營的項目,在此基礎上進一步建議哪些項目可收費,哪些項目不宜收費,其原則在于先聚人氣,進而達到既創(chuàng)造社會效益又有一定經濟收益的目的。
(三)從業(yè)主/住戶使用的角度,提出專業(yè)建議:如從居家生活私密及安全角度考慮是否需要增設安全防護設施;如從業(yè)主使用的角度提供戶型設計、各種管道設計等方面的,以方便業(yè)主裝修及使用,減少將來物管的難度。
(四)從智能化的角度,提出專業(yè)建議:
1、考察整體工程進度,提出智能化工程的階段性實施進度計劃;
2、針對發(fā)展商對智能化工程的要求,對原智能化設計提出合理化建議,并根據當前市場情況,提出增加智能化功能的建議;
3、根據發(fā)展商的最終要求提出智能化系統(tǒng)設計方案,方案要求功能完善、先進,設計合理、實用;
4、協(xié)助發(fā)展商對多家智能化系統(tǒng)設計方案進行優(yōu)化選擇,從性能價格比等多方面確定最優(yōu)方案,并對智能化設備的選型提出建議。
(五)從環(huán)保的角度,提出專業(yè)建議:
1、根據顧問商在建筑給水與排水方面的節(jié)能、環(huán)保等的成功經驗提供專業(yè)建議;
2、對物業(yè)內商場(商鋪)、餐飲、娛樂性場所的油煙、污水及噪音的處理建議;
3、根據會所增設的項目及物業(yè)配套設施,從節(jié)能和環(huán)保的角度,提出建議。
(六)從物業(yè)管理角度提供專業(yè)咨詢、服務以降低成本提高效益:
1、物業(yè)周邊圍欄、崗亭、垃圾中轉站的位置、規(guī)格及標準等;
2、公共部分裝修材料的選用;
3、在空調設備安裝前,對設備的適用情況和選型提供咨詢;在空調設備安裝時,對空調設施的安裝提供咨詢;
4、協(xié)助發(fā)展商對多家電梯品牌進行優(yōu)化選擇,從性能價格比等多方面確定最優(yōu)方案,最終幫助擬定電梯品牌、型號、規(guī)格;
5、在滿足消防規(guī)范的前提下,提供最新的設備技術或施工方法;協(xié)助發(fā)展商選擇性能穩(wěn)定、質量可靠、售后服務良好的消防產品和分包商;
6、根據管理商要求,提供我方在建筑給水與排水方面的技術、設計、施工等的成功經驗;
7、根據項目和各項工作的程序提供測算實際需要配備的人員和費用的咨詢;
8、解答發(fā)展商及管理商關于物業(yè)管理相關法規(guī)、政策的咨詢或提供相關法規(guī)、政策文本;
(七)在施工過程中,協(xié)助發(fā)展商監(jiān)督各專業(yè)工程的進展情況,盡力提高工程施工質量,確保工程按計劃完工,同時可以降低日后物業(yè)設備管理難度。
(八) 指導發(fā)展商監(jiān)督各專業(yè)設備安裝和調試工作,確保工程質量。
(九)指導發(fā)展商組織各專業(yè)工程、設施設備的驗收工作,對不合格處提出整改意見,由發(fā)展商責成有關施工單位進行整改,然后進行復驗,最后協(xié)助收集驗收報告。
(十) 根據物業(yè)項目檔次定位和當地政府物價主管部門有關物業(yè)管理收費政策,指導發(fā)展商制訂物業(yè)管理收費標準。
(十一)從創(chuàng)優(yōu)的角度,根據各級優(yōu)秀物業(yè)管理小區(qū)的考核評比標準,提出專業(yè)改進建議。
(十二)配合發(fā)展商樓宇營銷宣傳、推廣工作之需要,提供zz物業(yè)企業(yè)簡介、主
要業(yè)績證書、在管物業(yè)圖片及資質等級證書等資料。
二、 實操指導階段
合作期限:共一年,由本物業(yè)首期入伙之日前二個月起計,又分為前期籌備、集中入伙、裝修搬遷和正常管理四個時期。
前期籌備期
指一期物業(yè)入伙前,zz協(xié)助管理商從機構組建、人員培訓到為一期物業(yè)入伙做相應籌備的工作時期。
(一)在發(fā)展商需要對物業(yè)設施設備系統(tǒng)進行增加、減少或改動時,協(xié)助發(fā)展商進行整改,并提供切實可行的方案和解決辦法,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定。
(二) 協(xié)助管理商建立各專業(yè)管理模式、機構設置、擬定人員編制:
*協(xié)助管理商制定管理人員、操作層人員定編方案;
*協(xié)助管理商根據機構設置和崗位定編制定出各級各類崗位責任制。
(三)協(xié)助管理商根據物業(yè)項目實際情況,測算物管成本,提出物業(yè)管理收費標準,報當地政府物價部門審批。
*人工費用測算;
*設備耗能費用測算;
*設備維修保養(yǎng)費用測算;
*清潔定額費用測算;
*園藝綠化項目的定額費用測算等。
(四)協(xié)助管理商選聘各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層)組建工作隊伍:
*提供人員配置及相應素質要求的具體方案;
*協(xié)助對招聘人員進行筆試、面試、實操考核。
*提供員工入職及崗前培訓參考計劃,并協(xié)助做好培訓計劃;
*協(xié)助擬制員工在職培訓年度規(guī)劃,并對規(guī)劃實施進度、落實情況等進行跟蹤檢查和指導;
*協(xié)助對操作工進行操作培訓;
*協(xié)助對操作工進行常見故障診斷及設備管理培訓;
*就管理商員工外培事宜提供咨詢和協(xié)助;
*提供物業(yè)管理收費系統(tǒng)軟件使用培訓。
(五)協(xié)助管理商培訓各專業(yè)物管工作人員(管理層和操作層),協(xié)助對各專業(yè)技術工人進行考核及資格等級的評定,以確保人員素質。
(六)協(xié)助制定入伙交接驗收標準及實施程序:
*按照iso9000國際質量保證體系文件協(xié)助本物業(yè)管理商制定驗收標準。
*協(xié)助成立入伙接管驗收領導小組。
*指導召開各種入伙專題會議。
*協(xié)助發(fā)展商制定'三通'及其它項目入伙必備目標方案。
*協(xié)助接管驗收小組及有關人員與發(fā)展商、施工單位三方面共同組成聯(lián)合交接小組,并制定交接驗收計劃。
(七)提供設備移交、接管驗收的全套程序、問題缺陷和解決方案建議書樣本及其它資料清單,協(xié)助管理商與發(fā)展商之間各類專業(yè)設施設備的交接與驗收工作(包括各專業(yè)工程的竣工資料的交接工作等)。
(八)指導管理商對設備外觀出現(xiàn)的缺陷進行整改,對維修保養(yǎng)工作的程序等 級進行劃分,對運行中的設備進行節(jié)能改造以利于提高設備管理質量。
(九)協(xié)助管理商按iso9000體系標準編制各項管理制度及建立相關資料、文件:
1、提供管理運作所需的工作程序藍本,并結合項目實際協(xié)助管理商進行修訂、充實和完善;
2、協(xié)助建立各專業(yè)設施設備移交的有關手續(xù)、資料、文件和程序;
3、協(xié)助制定各專業(yè)設施設備管理規(guī)章制度、設備操作規(guī)程及維修保養(yǎng)標準、程序和措施;
4、協(xié)助制定設施設備運行記錄監(jiān)控的有關程序和文件;
5、根據設計圖紙及操作手冊等協(xié)助制定相關操作指導書、安全規(guī)程、應急處理方案、維修保養(yǎng)方案等指導性文件;
6、協(xié)助制定消防、給水和排水、水泵、機電設備等項目管理方案;
7、協(xié)助管理商制訂清潔保潔標準和程序,編制清潔作業(yè)指導書;
8、協(xié)助制訂綠化操作標準,擬制綠化養(yǎng)護規(guī)范;
9、提供員工手冊和人事管理制度示范文本,指導并協(xié)助編制員工手冊及人事工作相關制度;
10、提供質量管理相關的各種記錄表格、樣本,并結合項目管理目標和質量要求協(xié)助管理商進行修訂和取舍;
11、協(xié)助設置會計帳薄,建立會計核算體系;
12、協(xié)助建立健全財務管理制度。
(十)協(xié)助管理商建立各專業(yè)原始技術資料、維修保養(yǎng)記錄等檔案;并就物 業(yè)管理檔案資料的整理提供咨詢和指導。
(十一)為管理商提供日常物業(yè)管理所需設備、材料清單,協(xié)助編制對外分包的有關程序,協(xié)助評價和選擇各專業(yè)分包方。
(十二)指導會計核算,幫助進行財務成本分析,提高經濟效益。
(十三)協(xié)助制定入伙前工作計劃:
*協(xié)助成立入伙領導小組。
*協(xié)助制訂入伙計劃。
*指導制定收樓、入伙必備文件資料,如《業(yè)主公約》、《住/用戶手冊》、《收樓須知》、《收樓指南》、《裝修申請登記表》等。
*指導制定管理費預算,管理成本核算方案,根據本物業(yè)所在地政府物價部門的有關規(guī)定協(xié)助制定各項收費標準。
*協(xié)助制定入伙管理制度。
*協(xié)助發(fā)展商完善入伙必備條件(例如:通知發(fā)展商與當地郵政部門聯(lián)系落實郵編、通郵時間及報刊訂閱等)。
*協(xié)助制定開辦費用清單、預算及采購計劃。
*指導制定入伙后各專業(yè)服務分派方案。
*制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小組、場景布置、宣傳、人事安排、各種指引標識等。
集中入伙期
指業(yè)主在發(fā)展商書面通知前來入伙的時限內集中到物業(yè)現(xiàn)場收樓、驗樓、辦理入伙手續(xù)的工作時期。本期時間短,工作量大、環(huán)節(jié)多,需豐富的工作經驗及工作技巧。如何將有限人力資源合理分配到各個工作環(huán)節(jié)中去,使入伙工作得以有條不紊地進行,并給業(yè)主留下良好的最初印象即成為集中入伙期工作的難點。因為集中入伙期是業(yè)主第一次與物業(yè)管理機構打交道,第一印象的好壞,將決定物業(yè)管理機構日后長期物管工作能否得到業(yè)主的配合而輕松、順利地開展。
為此zz將提供以下顧問服務,以保證入伙工作順利進行,為今后物業(yè)管理的正常進行打下良好的基礎:
*指導成立入伙期各工作組,制定各個工作組責任制度。
*`1制定入伙工作流程,緊急應變方案等。
*協(xié)助發(fā)展商有關部門在集中入伙期間實行聯(lián)合辦公,提供一條龍服務。
裝修搬遷期
指業(yè)主辦妥入伙手續(xù)后,為其物業(yè)進行二次裝修,直至搬遷入住的工作時期。此時物業(yè)管理公司的工作難點有二:
*面對大量不同的裝修單位和素質較低的裝修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他們,保護公共設施設備,不侵害業(yè)主公共利益,同時又監(jiān)督裝修質量,避免遺留安全隱患等。
*業(yè)主入住有先有后,怎樣兼顧先入住業(yè)主的正常生活和后入住業(yè)主的順利裝修,如何將兩者有效的隔離開來,從而避免被有效投訴,也是一個棘手的問題。
為此,zz將提供一整套根據長期實踐經驗總結出來的行之有效的管理辦法,有效幫助解決以上問題,主要內容包括:
*指導建立嚴格的裝修審批程序,包括對裝修單位資質、裝修圖紙等的審批。
*指導建立裝修單位進場管理工作流程。
*指導建立各業(yè)主/用戶的裝修檔案。
*指導建立裝修日常監(jiān)督管理制度,包括巡查管理制度、裝修時限管理制度等。
*指導建立裝修現(xiàn)場驗收制度。
*指導建立裝修單位退場管理工作流程。
*指導建立各業(yè)主/用戶的入住管理辦法。
*指導建立各業(yè)主/用戶搬遷管理辦法。
*指導建立各業(yè)主/用戶搬遷注意事項。
正常管理期
指物業(yè)現(xiàn)場大部分小業(yè)主的二次裝修工作已基本完成,小區(qū)環(huán)境的維護、機電設備的保養(yǎng)等日常物管工作均已規(guī)律開展的工作時期。
此時zz主要提供的顧問服務內容有:
*通過日常工作中的實際運作進一步完善發(fā)展商下屬物業(yè)公司之管理機構組建、人員培訓及管理等行政方面事務。
*指導建立嚴格的封閉化安全管理制度,包括小區(qū)出入登記制度、保安巡查制度、緊急情況處理制度等。
*指導建立一整套具有可操作性且指標量化的清潔、園藝綠化操作考評管理制度。
*指導建立財務管理制度、財務人員崗位責任制,提供專業(yè)財務收費系統(tǒng)軟件并對該系統(tǒng)操作提供業(yè)務培訓、使用指導等工作。
*指導建立樓宇機電設備及電梯的維修保養(yǎng)管理制度,如電梯五級(周、半月、月、季、年)保養(yǎng)制度等。
*按照iso9002國際質量保證體系標準建立物業(yè)管理規(guī)范及相應文件并將其切實貫徹到日常管理工作之中。
*指導建立特殊場所(如會所等)物業(yè)服務管理方案。
*顧問團定期對項目進行考評,并就各專業(yè)所涉及的內容、范圍進行全面檢查,指出問題,分析原因并提出整改意見,跟蹤糾正落實情況:
各項管理規(guī)章制度、崗位、部門職責及其執(zhí)行情況;
按iso9002標準對管理商的各專業(yè)設備管理體系運行狀態(tài)、維修、保養(yǎng)情況進行檢查、診斷,發(fā)現(xiàn)不符合,及時提出整改缺陷和糾正處理措施報告給管理商,協(xié)助建立控制程序及方法,確保系統(tǒng)長期正常運行;
檢查設備的完好率,對各專業(yè)系統(tǒng)故障進行診斷,提供維修技術指導,以便及時排除故障;
根據管理商運作過程的實際情況,對涉及各專業(yè)管理的文件進行修正補充,對系統(tǒng)出現(xiàn)的問題提出建議和解決方案;
對會所設備設施的完善與否提出整改建議:現(xiàn)場考察已裝修配置完畢的會所,根據會所的裝修格局和功能設置,若發(fā)現(xiàn)器材配置不夠完善,達不到營業(yè)要求,及時向發(fā)展商提出建議,以便達到預期效果;
根據合同要求,在物業(yè)評優(yōu)時,向管理商提供物業(yè)管理各專業(yè)咨詢指導:
* 各專業(yè)設施設備的維修保養(yǎng)的咨詢、指導;
* 物業(yè)管理規(guī)章制度執(zhí)行情況的咨詢、指導;
* 物業(yè)管理檔案資料、創(chuàng)優(yōu)軟件資料整理的咨詢、指導;
* 在清潔工作中對頑固污漬處理提供咨詢和指導;
* 提供園藝綠化方面的咨詢、指導。
三、服務質量跟蹤階段
合作期限: 實操指導階段結束后的三個月。
服務質量跟蹤階段是zz的顧問團在駐場顧問撤出一段時間后,再次實地考察項目,對項目物業(yè)管理機構進行全面的檢查、考評,檢驗其管理水平是否穩(wěn)定的同時提供相應的咨詢輔導工作。如果有服務質量下滑的跡象,考察團將提出相應的整改意見,并要求物業(yè)管理機構限期完成整改,以確保zz物業(yè)所提供顧問服務質量的持續(xù)穩(wěn)定。
(一)顧問團每季度對項目現(xiàn)場進行考核評價,并就各專業(yè)相關內容在運作中 存在的問題或不足,給出書面整改意見及建議。
(二)解決遺留的疑難問題,協(xié)助整理各專業(yè)圖紙及資料,保證設備的完好,確保交接工作順利完成,物業(yè)管理正常運行。
第5篇 綠景物業(yè)安全管理巡邏崗工作職責
物業(yè)安全管理巡邏崗工作職責
1、按照巡邏路線、巡查點進行巡邏,發(fā)現(xiàn)問題及時記錄、報告,對可疑人員及時進行盤查清理。
2、對管理服務區(qū)域單車、摩托車的不規(guī)則擺放進行整理,檢查車廂內存放物資,發(fā)現(xiàn)可疑情況或安全漏洞應及時做出處理和報告。
3、對裝修管理進行監(jiān)控,對空置房進行檢查。監(jiān)督管理服務區(qū)域內公共衛(wèi)生情況,發(fā)現(xiàn)不合格之處,及時通知相關人員進行處理。
4、檢查各路口消防通道是否暢通,消防設備器材是否完好無損,安全疏散標識是否醒目、正確,有無消防隱患。
5、注意公用設施、綠化地等情況,發(fā)現(xiàn)違章或受破壞,及時處理并向控制中心報告。
6、制止顧客、外來人員或部門員工的違章行為,維護公共秩序。發(fā)現(xiàn)可疑人員,必須及時通知控制中心并密切監(jiān)視,如其有違法、犯罪活動要設法制止,并及時報告上級處理。
7、將巡查中發(fā)現(xiàn)的問題和異常事件記錄在《安全員巡查記錄表》上,并由責任人簽字確認。發(fā)現(xiàn)火情,按照《消防滅火操作辦法》執(zhí)行。
8、巡查中如遇到外來參觀人員,應觀察其是否有部門人員陪同,如沒有,應禮貌的上前詢問,并向控制中心匯報。
9、協(xié)助配合其他安全管理崗位人員和部門的工作,下午交接班時對安防系統(tǒng)進行檢查測試,認真完成交接班手續(xù)。
第6篇 某某住宅前期物業(yè)管理工作設想
某住宅前期物業(yè)管理工作設想
**物業(yè)公司從得到中標通知起成立專門的工作小組(工作小組成員組成名單另附),針對'zz'的實際情況,盡快熟悉有關圖紙,從物業(yè)管理的角度對建筑結構、建筑材料、水電、保安消防、辦公通訊、環(huán)境衛(wèi)生、綠化環(huán)保、樓宇管理、配套設施提出合理化建議,定期派有關人員參加工程例會,參與工程驗收,做好各種資料的收集存檔工作。
1、物業(yè)公司提供前期物業(yè)管理的內容
對整個物業(yè)從結構構造到材料選購、裝飾、裝修、設備的安裝等以大樓使用者和管理者的角度提出建議。從實際出發(fā),對原設計中可能存在的缺項、漏項和非最優(yōu)化處理及有礙整體協(xié)調的部分,提出補充建議和改進建議。對小區(qū)的配套部分,包括客戶的進出通道和道閘等設置提出建議。
結合物業(yè)管理的實際經驗,對'zz'小區(qū)所用的設施設備的型號、質量、性能等提出參考意見,并配合開發(fā)商進行驗收,包括檢驗其質量是否符合國家有關標準要求,有無質檢合格證書,配件是否齊全,安裝是否平整,是否便于維修,各種儀器、儀表是否靈活、靈敏、安全、精確,運轉是否正常,輔機和工具是否齊全等。對工程后期設備的安裝調試及隱蔽工程從物業(yè)管理角度提出意見和建議。從實用性的角度對智能化設計提出補充和修改性建議。協(xié)助業(yè)主做好驗收和接管工作,制定驗收表格,清點物品數量,檢查施工質量。
2、配合開發(fā)商做好樓宇銷售工作
物業(yè)管理服務的前期介入重要任務之一,就是配合開發(fā)商的售樓工作,管理服務中心將按開發(fā)商的具體要求,擬定關于接待、陪同、解釋,樣板房管理等一系列方案確保開發(fā)商的信譽不受影響和售樓工作的方便,同時讓有購房意向的參觀者初步體會優(yōu)良物業(yè)管理服務的真諦,從而激發(fā)置業(yè)欲望。公司將遵循上述原則,為'zz'提供上佳的物業(yè)管理服務,并通過矢志不渝的努力,同開發(fā)商及全體業(yè)主一起,共創(chuàng)物業(yè)開發(fā)和管理的佳績,使該小區(qū)成為上海地區(qū)的亮點。
第7篇 物業(yè)管理分包商入戶工作守則
物業(yè)管理公司分包商入戶工作守則
一、凡與管理公司合作的分包商必須遵守管理公司的各項規(guī)章制度、勞動紀律和相關規(guī)定等;按照管理公司所提出的技術要求實施各自所分包的工作。在工作中必須體現(xiàn)出有能力從事自己所分包的工作。
二、管理公司的項目分包商要教育好自己的員工,樹立良好的職業(yè)道德,在工作中認真、負責;注重個人形象,衣著無異味,講究個人衛(wèi)生,做遵守紀律和各項規(guī)章制度的模范。服從管理公司管理人員的現(xiàn)場管理。
三、分包商所派進入小區(qū)的入戶人員嚴格禁止在業(yè)戶家中東張西望或注目觀望某一處;不許與其家人、孩童玩耍;到業(yè)戶家中從事服務人員必須要著裝整潔,體現(xiàn)熱情文明、專業(yè)素質的形象。
四、分包商所派進入小區(qū)的入戶人員,禁止在業(yè)戶家中落座、喝水、吸煙、與業(yè)戶或家人、小孩攀談、聊天交談與本次修理(維修)工作無關的事情。
五、到業(yè)戶家中從事工作派員人數要準確,避免人多嘴雜、大聲喧嘩,令業(yè)戶生厭不悅;與工作無關人員禁止進入業(yè)戶家中;在入戶工作中嚴禁向業(yè)戶借用任何家具、工具和其他用品,一切工作用具必須自己解決。不許使用業(yè)戶家中的衛(wèi)生間,不許在業(yè)戶家中洗手和使用業(yè)戶的毛巾擦手。
六、在業(yè)戶家中工作要保證業(yè)戶家中家具、物品及設備等不受損壞,如有損壞,必須要按被損壞物品原價賠償,在工作中需要移位物品,在工作結束后必須予以復原。在復原的過程中發(fā)生的器物損壞,其責任由分包商負責。
七、在業(yè)戶家結束工作后,禁止收受業(yè)戶任何個人饋贈,包括小費或變相贈予等物品。
八、講話要用文明語言,不允許在業(yè)戶家中爭吵、高聲喧嘩。分包商必須處處、事事、時時維護管理公司權益,不許說、不許做任何損害管理公司利益的話語和事情。一旦發(fā)現(xiàn)分包商有不軌行為,管理公司有權立即終止一切合作關系,由此引發(fā)的一切后果由分包商自負。
九、分包商所做工作標準,以業(yè)戶滿意為最高標準,如業(yè)戶對工作結果提出意見,分包商必須按業(yè)戶要求去改進,直到業(yè)戶滿意為止。
十、對違反本分包入戶工作守則和管理協(xié)議書中有關條款,導致管理公司設施、設備等損壞的,。分包商應予賠償。
第8篇 物業(yè)管理公司財務部工作任務
財務部是物業(yè)管理公司財務管理和會計核算的執(zhí)行部門,是對公司的經濟業(yè)務事項進行會計核算,實行財務監(jiān)督,組織、安排、使用各類資金,提高資金利用效率,以實現(xiàn)最優(yōu)經濟效益的職能部門。財務部工作的主要內容有:
1.根據物業(yè)管理公司的經營特點合理組織財務活動。
2.依法合理籌集資金,并有效使用資金,提高資金使用效益。
3.建立健全內部管理制度,完善經濟核算,盡可能降低消耗、增加盈利。
4.正確計算和反映經營成果,合理組織分配并依法繳納國家各項稅收。
5.實行財務監(jiān)督,執(zhí)行國家各項財經政策、法規(guī)和企業(yè)內部財務管理規(guī)定,審核公司各項開支,對預算開支標準和各項經濟指標進行監(jiān)督。
6.做好各項財務預算、控制、核算、分析和考核等工作。
第9篇 雅居樂物業(yè)工作環(huán)境管理規(guī)定
雅居物業(yè)工作環(huán)境管理規(guī)定
為了保證本公司良好的辦公環(huán)境,形成一個積極向上的工作氛圍,創(chuàng)造更加舒適、整潔的工作環(huán)境,提高工作效率,特制定本規(guī)定。
一、環(huán)境管理規(guī)定
1.綜合管理部前臺文員(或前一晚值班人員)應在上班前10分鐘打開辦公區(qū)公共區(qū)域內必要照明設備及空調通風設備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序及破損情況。
2.公司職能部門員工接聽電話規(guī)范:'你好,順馳物業(yè)××部。'項目服務中心員工接聽電話規(guī)范:'你好,順馳物業(yè)為您服務!'
3.會議室、會客室等公共區(qū)域,在使用后應及時更換引用水和紙杯,室內桌椅擺放整齊,煙灰缸要及時清倒,保持桌面清潔,不得擺放非工作相關物品。
4.常用辦公設備(包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及其他設備)的使用,應按照其正確使用程序和有關操作說明書進行操作,并按時依據正常程序對設備進行維護,不得用于與工作無關的事務。
5.辦公區(qū)墻壁張貼的各類標識(如核心價值觀、獲獎證書、業(yè)主錦旗等)應統(tǒng)一設置于接待大廳內。
6.各部門、物業(yè)處每日應安排衛(wèi)生值班人員,保持墻面、門、窗的清潔,物品擺放整齊,接待大廳不得堆放任何雜物。
7.各崗位員工不得在辦公室內吃零食、早飯、午飯等,不得將與工作無關的物品擺放在辦公桌上,不得做與工作無關的事(打私人電話、上網聊天等),不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、打鬧,保持辦公區(qū)的安靜。
8.非主管領導同意,非在崗員工或來訪人員,不得進入辦公區(qū),應在接待區(qū)等候。等候時間超過20分鐘的,前臺接待員應主動為其提供飲用水。
9.遇到雨、雪等特殊天氣,前一晚值班人員應提前在辦公區(qū)門前顯眼位置放置防滑設施及標識,以提醒來往人員注意防滑。
二、物品擺放規(guī)定
1.辦公區(qū)的桌、臺、椅均需按公司統(tǒng)一規(guī)定位置放置,電腦、飲水機、檔案柜等設施應放在適當位置(以有效利用辦公空間為準),不得隨意擺放,所有物品位置經公司相關部門審定后,不得隨意調整。
2.上班前,應規(guī)整當天所需用品,將所有用品統(tǒng)一擺放到桌(臺)一側,并做好其他班前準備工作。
3.上班時,應保持桌面整潔、有序,不允許擺放任何與工作無關的用品,僅可擺放辦公用品(僅含筆筒、文件架、水杯),注意桌面物品擺放有序。員工需離開座位時,必須將桌面清理干凈。
4.下班前,將桌面物品適當入柜,將桌(臺)面清理干凈,將重要文件入柜上鎖,不得留在外面或帶走,將辦公椅放在辦公桌前的恰當位置。
三、安全管理規(guī)定
1.維修部應定期檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉情況,如有問題應及時解決。
2.保安部應定期檢查辦公區(qū)消防設施的保管及滅火器材的擺放情況,保證其無損壞和丟失現(xiàn)象,并對全體員工進行消防安全培訓。
3.各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放入安全地點,關好電源,鎖好抽屜、檔案柜及門窗。
4.辦公區(qū)夜間值班人員應對辦公區(qū)內的各種設施設備進行安全檢查,防止遺漏現(xiàn)象。
四、著裝管理規(guī)定
1.公司所有當班人員應按公司工服管理規(guī)定著工作裝,內著襯衣。暫沒有工作裝的人員著職業(yè)裝,男士必須打領帶,女士不得穿露腳趾的涼鞋。當班時必須按公司工服管理規(guī)定著裝。
2.公司人員應保管好自己的工作裝,不得有毀損。當班人員應整潔著裝,以保持良好的工作形象。
3.公司當班人員必須佩戴胸卡(胸卡上必須有本人1寸彩色照片;部門、崗位名稱準確),非當班人員不得佩戴胸卡、不得在辦公區(qū)內停留。
第10篇 物業(yè)管理方案要點工作指引
物業(yè)管理方案要點指引
1適用范圍
1.1本指引主要適用于ee地產開發(fā)項目的《整體物業(yè)管理方案》、《分期物業(yè)管理方案》的編制。
1.2對外承接項目的物業(yè)管理方案編制應依據具體委托內容和要求,并參照本指引的規(guī)定進行編制。
1.3進入正常運營的物業(yè)項目,定期物業(yè)管理方案評審和修訂應參照本指引的規(guī)定執(zhí)行。
2《整體物業(yè)管理方案》、《分期物業(yè)管理方案》的編制內容要點
《整體物業(yè)管理方案》、《分期物業(yè)管理方案》主要是針對開發(fā)項目全過程中的物業(yè)管理事宜進行策劃和計劃。內容包括但不限于:
(一)、物業(yè)管理市場調查:
1)本地物業(yè)行業(yè)概況、當地的法規(guī)和政策;
2)本地物業(yè)管理市場的消費習慣和消費水平分析;
3)物業(yè)管理支持資源的調查分析(如社會化分包水平,物業(yè)人力資源調查、資薪水平);
4)主要競爭對手(相似樓盤)的物業(yè)管理情況分析(物業(yè)服務費用標準、服務模式、服務狀況);
(二)潛在業(yè)主的物業(yè)管理消費需求書面調查分析;
(三)swot技術分析和對策。
(四)針對項目特點和自己的實際情況提出服務的目標:
1)管理目標;
2)質量目標;
3)經濟目標;
4)安全目標。
(五)提出具體的服務構想即管理的中心思想,和主要的管理模式及服務特點策劃。
(六)根據服務構想和目標,對物業(yè)管理服務行為提出具體量化標準。
(七)組織機構、崗位具體人員配備(附圖說明位置人數班次)和人員工資標準。
(八)物業(yè)管理用房具體配備情況、位置和使用功能分布、物業(yè)維修基金落實情況。
(九)項目物業(yè)管理日常服務成本測算(提出物業(yè)服務費和停車場管理費定價標準)
(十)物業(yè)啟動費用測算:
1、物業(yè)管理經營期收支測算,提出盈虧數據
2、為發(fā)展商提供服務成本的測算
3、項目物業(yè)管理開辦費用測算
(十)就是一個項目在物業(yè)管理工作方面投入的總成本。
(十一)對于潛在的各種業(yè)主投訴和已經發(fā)生的業(yè)主投訴分析
(十二)其他需要說明的重要工作。
(十三)物業(yè)管理各個工作的具體時間計劃。
第11篇 物業(yè)管理質量記錄控制工作程序
物業(yè)管理質量記錄控制程序
1.0目的
確保質量記錄的完整、準確、清晰,為質量體系的有效運行和產品質量滿足規(guī)定的要求并為實現(xiàn)可追溯性、證實作用以及采取糾正措施提供客觀證據。
2.0范圍
適用于物業(yè)管理公司所有與質量活動有關的質量記錄控制。
3.0職責
3.1總辦負責本程序的歸口管理。
3.2各部門負責與該部門相關的質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。
4.0工作程序流程圖
責任人/支持文件
質量記錄
總辦
總辦
質量記錄一覽表
相關部門
相關部門
總辦
相關部門
總辦過期記錄處理登記表
質量體系文件更改申請表
5.0控制要求
5.1質量記錄的標識和編目
5.1.1質量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行;
5.1.2公司所有質量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理,并編制質量記錄清單。質量記錄清單應包括下述內容:序號、質量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。
5.2質量記錄的填寫
質量記錄應填寫清晰、正確、內容完整,填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。
5.3質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管
5.3.1質量記錄由最終送達部門(即保管部門)定期收集,按質量記錄清單上相關的內容要求進行歸檔、保管。
5.3.2各部門在接收質量記錄時,應檢查質量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名,確保所收集的質量記錄有效。
5.3.3各部門應將質量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方,確保在保存期內不會丟失、損壞及變質。
5.3.4總辦文件管理員將質量記錄清單發(fā)給每個部門一份,并負責檢查各部門對質量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求,確保質量記錄按時歸檔,并方便存取和檢索。
5.4質量記錄的查閱、歸檔期限、保存期
5.4.1如因工作需要,需查閱存檔的質量記錄,應先填寫《質量記錄查閱審批單》,經主管領導批準,方可查閱。
5.4.2總辦根據有關規(guī)定,確定每種質量記錄的保存期限,并詳細列入質量記錄清單中。
5.5質量記錄表格的增加和更改
5.5.1根據物業(yè)管理公司實際工作的需要和變化,可以增加新的質量記錄表格,或對已不能滿足要求的質量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請,填寫《文件更改申請表》,按《文件控制程序》中的有關規(guī)定實施更改。
5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質量記錄表格后,應更改質量記錄清單中的相應內容,并與更改后的質量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員,同時收回作廢的質量記錄清單。
5.6質量記錄的處理
對超過保存期限的質量記錄,由各部門提出,并填寫《過期質量記錄處理登記表》,報物業(yè)總經理審批后,由相關部門銷毀。
6.0相關文件
6.1 《文件控制程序》
7.0質量記錄
7.1 質量記錄清單
7.2 《過期質量記錄處理登記表》
7.3 《文件更改申請表》
第12篇 物業(yè)管理處人力行政管理工作質量標準
述職報告―12
附件6第6部份
項目管理處人力行政管理工作質量標準
一、行政管理工作的任務
1.檔案管理。
2.辦公用品發(fā)放和管理。
3.員工宿舍、員工食堂的管理。
4.物業(yè)日常用品的采購和庫房管理。
5.人事招聘和人事檔案的管理。
6.員工手冊的編輯、修改、培訓和解釋。
7.物業(yè)工作的質量檢查。
8.總經理辦公室的日常事務處理。
9.與村委會、工商、小區(qū)辦等政府有關部門的協(xié)調聯(lián)系。
10.處理與與業(yè)主之間的法律糾紛。
10.組織員工的各項文體活動。
11.與客服部門合作組織社區(qū)的文體活動。
12.審查管理各部門向業(yè)主發(fā)通知的程序。
二、檔案管理
1.管理目標:建立建全檔案管理體系,結合iso9000質量體系認證,為申報區(qū)級、市級優(yōu)秀物業(yè)管理住宅小區(qū)打下堅實的基礎;向業(yè)主委員會轉交完整的物業(yè)資料,為物業(yè)管理合同的竟標續(xù)定創(chuàng)造良好的企業(yè)形象。
2.檔案管理的類別:
工程類:
竣工圖紙、規(guī)劃許可證、施工許可證、房屋銷售許可證、工程竣工驗收合格證明、消防驗收合格證明、工程沉降觀測報告、占地面積的測繪報告、綠化規(guī)劃說明,綠化施工批準證明、水電施工批準證明、水電能源供應的協(xié)議書、環(huán)境評價書、房屋使用說明書、房屋質量保證書、房屋實測面積的測繪報告、全部的設計變更洽商記錄、鋼材、水泥等主要材料和構架的質量合格證明、砂漿、混凝土試塊試壓報告、水、暖、氣等管道的打壓試驗報告、雨、污水排水立管閉水試驗和通球試驗的報告、所有設備和材料的訂貨合同,產品合格證、使用說明和維保協(xié)議、電纜鋪設記錄。電纜試驗記錄,所有電氣設備試驗調整,絕緣遙測、送電驗收的記錄、發(fā)電機、電動機試運行的記錄、生活水箱衛(wèi)生許可證、環(huán)保局對環(huán)境檢測合格的證明、四方驗收的全部技術資料、物業(yè)對設備設施接管驗收的全部驗收記錄、物業(yè)在設備運行過程中對設備設施實施維護保養(yǎng)和技術改造的記錄和相關技術資料等。
業(yè)主信息類:
房屋的銷售合同、房屋銷售過程中對業(yè)主有特殊承諾的書面材料、收房流程確認單、業(yè)主對房屋驗收的驗收單、物業(yè)管理服務合同、業(yè)主登記表、親屬登記表、車輛登記表、龐物登記表、向業(yè)主發(fā)放物品的記錄、在物業(yè)服務過程中業(yè)主的報修記錄、為業(yè)主提供特需服務的記錄、與物業(yè)洽商各種事項的記錄、業(yè)主投訴的記錄、房屋出租情況的登記、業(yè)主戶內發(fā)生各種行事案件的記錄、向業(yè)主發(fā)出各種通知的記錄、業(yè)主戶內發(fā)生各種突發(fā)事件的記錄、其它與物業(yè)管理有關的記錄、業(yè)主對房屋進行裝修的全部檔案資料,房屋裝修的檔案資料前期由工程部保管,裝修驗收完畢后轉交客服部入業(yè)主檔案。
文件類:
所有已經審核批準的各部門的管理體系文件、所有與開發(fā)、施工單位等協(xié)商事項的文件、所有與物業(yè)管理有關的法規(guī)文件、所有公安、工商、消防、衛(wèi)生、建委、稅務、各級政府等執(zhí)法部門向物業(yè)下發(fā)的文件、所有對員工獎勵和處分的文件、所有公司經理會議決定事項的文件、各部門年終的工作總結材料等。
工作記錄類:各部門的全部工作記錄、所有業(yè)主報修的派工單、各種會議的會議記錄、與業(yè)主洽談的各種洽談記錄、各種大型活動的記錄等。
人事類:
所有物業(yè)人員的入職登記表、所有人員的上崗證件(復印件)、勞動合同、所有人員的考勤記錄、所有上級對下級、平級對平級、下級對上級的評語材料、所有業(yè)主物業(yè)人員的評語材料、特殊工作業(yè)績的相關記錄。年終個人工作總結材料等。
培訓類:
各種公司的培訓資料、各部門的培訓資料、所有外請單位對物業(yè)人員的培訓資料、各種專業(yè)技術的培訓資料等。
資料類:
所有設備設施的使用說明、維修保養(yǎng)的技術資料、各種宣傳資料、綠化資料等。
重大事件類:
園區(qū)內發(fā)生各種刑事案件的紀錄資料、因物業(yè)工作人員失誤給公司或業(yè)主造成重大損失的記錄資料、業(yè)主大會的重大決定事件的記錄資料等。
其它類:
不在以上類別范圍中但需要保存的與物業(yè)管理有關的資料。
3.檔案管理的相關規(guī)定:
1)物業(yè)所有的檔案均由行政管理部門進行管理。
2)能做電子版的檔案必須做成電子版由行政部和相關部門共同保存電子版。
3)業(yè)主檔案在客服部門保管、業(yè)主裝修檔案前期在工程部保管,其它檔案裝訂后一律交行政部入檔案室存檔。
4)臨時不能存檔的檔案資料,又各部門保管,必須接受行政部的指導、檢查,行政部對檔案管理工作負直接責任。
5)檔案資料中所有記錄表格只能用黑色簽字筆進行記錄,不能使用圓銖筆和其它顏色的筆做記錄。
6)所有記錄必須認真填寫,不能隨意涂改,特殊情況需要進行涂改的涂改處必須有涂改人的簽字。
7)所有記錄表格應按公司統(tǒng)一規(guī)定進行文件編號。
8)各種記錄表格公司有范本的要同一使用公司的范本。
9)所有記錄的事件應編寫順序號。
10)各種記錄表格應切合實用性進行編制,原則上各種記錄表上不應有空格,對必須有的列項出現(xiàn)空格時可用斜畫線填寫。
11)對于記錄表中下一項內容與上一項相同時必須用文字進行填寫,不許用點點或符號填寫表示與上項相同。
12)各種記錄按月收集存檔,存檔的記錄必須編輯成冊做封皮。一般性工作記錄存檔期為一年,重要事件的記錄存檔期5-10年(帶※號的為重要記錄)。
13)所有存檔的文件資料必須按系統(tǒng)編撰成文件體系存入檔案盒中,檔案盒內第一頁必須編撰文件目錄,目錄中必須標注文件頁碼。
14)檔案盒側面必須按規(guī)定標注文件體系的名稱,便于文件的查找。
15)檔案盒必須整齊碼放在文件柜中,文件的標注一側必須對外,便于查看。
16)文件查閱后必須按頁碼放回文件盒中,不許將頁碼放亂。
17)所有檔案資料的借閱必須經行政主管同意,借閱人員必須填寫資料借閱登記表。
三、其它工作
1.每月向總經理申報各種辦公用品的采買計劃,批準后進行采買,貨比5家,廣泛征集各部門意見后,指定供應商長期合作。但在合作過程中嚴格控制商品的質量。
2.按照有關規(guī)定控制發(fā)放各部門的辦公用品,并指導各部門節(jié)約使用辦公用品,杜絕浪費。
3.對員工宿舍要有制度、有培訓、有
檢查,杜絕臟亂差的現(xiàn)象,象軍隊一樣嚴格管理,象家庭一樣和諧溫馨。
4.與廚師人員不斷溝通,搞好員工伙食,確保員工要吃飽吃好。
5.嚴格管理庫房,所有庫存商品必須整齊碼放在貨架上,使用統(tǒng)一標簽標注,方便各種物品的查找,嚴格執(zhí)行出入庫登記的制度,每三個月盤點一次,確保賬目清楚無差錯。
6.按招聘程序招聘物業(yè)人員,對已上崗的人員進行崗位培訓、考勤監(jiān)督等人事管理。
7.日常指導和督導各部門的質量體系工作,每月進行質量檢查一次,有評比、有判分,及時糾正物業(yè)工作的不足,促進物業(yè)整體工作的質量不斷提升。
8.在總經理授權的情況下代表總經理與各系統(tǒng)的政府部門進行溝通,參加政府部門的各項會議,向總經理匯報向物業(yè)員工傳達政府部門的有關精神和決定。
9.處理與業(yè)主之間的法律糾紛,明確各方責任,對于少數無正當理由長期拒絕繳納物業(yè)管理服務費的,協(xié)助律師起草律師函和起訴材料。
10定期組織豐富多彩的員工文體活動,(每月為員工過生日一次、業(yè)余事件要組織員工的羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織員工的旅游一次等)征求員工意見,不斷象總經理建議改進和增加員工文體活動的內容。
11.定期組織豐富多彩的業(yè)主宣傳和文體活動,(每月在大門崗組織一次物業(yè)法規(guī)宣傳日活動、收集物業(yè)與業(yè)主的糾紛案例組織業(yè)主進行案例分析溝通會、組織業(yè)主進行羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織業(yè)主的旅游一次等)征求業(yè)主意見,不斷象總經理建議改進和增加業(yè)主宣傳活動和文體活動的內容。
12.所有對業(yè)主發(fā)出的通知、協(xié)商函等文件由行政部負責審查,必須確保格式正確、語句通順,無錯別字、恭敬用語,充分體現(xiàn)公司水準。
四、行政管理部必要的管理制度
1.崗位職責?！?/p>
2.檔案管理制度。
3.辦公環(huán)境的管理規(guī)定?！?/p>
4.員工儀容儀表的管理規(guī)定?！?/p>
5.考勤的管理制度。
6.辦公用品發(fā)放和使用的管理規(guī)定。
7.庫房管理規(guī)定?！?/p>
8.物品進出庫的管理規(guī)定?！?/p>
9.員工宿舍的管理規(guī)定?！?/p>
10.物業(yè)工作質量檢查的管理規(guī)定。※
11.員工定期考核的管理規(guī)定。
12.員工浴室使用的管理規(guī)定?！?/p>
13.年終評選優(yōu)秀員工的管理規(guī)定。
14.越級上告的管理規(guī)定。
15.各部門向業(yè)主發(fā)通知的工作程序的管理規(guī)定。
帶※號的為必須上墻的管理制度。
五、員工手冊的編輯和培訓
1.員工手冊的內容應包括企業(yè)簡介、總經理致詞、企業(yè)文化的的介紹、企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)用人的專業(yè)化標準、企業(yè)招聘的程序、企業(yè)管理的核心思想、企業(yè)員工的休假制度、員工的其它福利待遇、企業(yè)工服的管理制度、企業(yè)食堂的用餐標準和管理制度、員工的功過獎懲制度、企業(yè)員工考核的管理制度等。由行政部負責編輯、修改、培訓和解釋工作。
