第1篇 物業(yè)：顧客財產(chǎn)管理規(guī)定
物業(yè)程序文件:顧客財產(chǎn)管理規(guī)定
1.目的
妥善保管業(yè)主委托管理的財物,對其發(fā)生情況進行記錄。
2.范圍
適用于公司各服務(wù)項目。
3.定義
無
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處負責人負責識別顧客財產(chǎn)問題,與業(yè)主明確責任
管業(yè)部負責對委托管理的鑰匙、業(yè)主(顧客)檔案等進行管理
安全部、工程部負責對房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施等進行管理
5.方法及過程控制
5.1業(yè)主或業(yè)主共同擁有產(chǎn)權(quán)的財產(chǎn),如房屋主體、各類設(shè)備、設(shè)施、委托管理物品,如鑰匙、車輛等、房屋租售信息、業(yè)主、顧客檔案(業(yè)主、顧客的身份、身份證號碼、車牌號碼、家庭住址、家庭成員、職業(yè)等)
5.2法律、法規(guī)規(guī)定須經(jīng)公司檢驗的顧客財產(chǎn)
5.2.1房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施的接管驗收,執(zhí)行《物業(yè)接管驗收程序》
5.2.2房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施的日常防護管理,執(zhí)行《房屋本體維修管理程序》
5.2.3空置房屋管理執(zhí)行《空置房屋管理程序》
5.3業(yè)主委托管理的物品
5.3.1業(yè)主如有委托管理的物品,管理處需由?？谪撠熑藢ξ锲愤M行確認,業(yè)主所委托的物品應(yīng)在物業(yè)管理服務(wù)范圍之內(nèi),如有必要須事前簽訂相關(guān)協(xié)議。
5.3.2托管物品應(yīng)首先檢驗物品的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能、使用等,登記在《顧客物品委托管理記錄單》。
5.3.3《顧客物品委托管理記錄單》由業(yè)主與管理處負責人共同簽字認可后方可辦理物品托管。
5.3.4非業(yè)主本人領(lǐng)取物品,必須持有業(yè)主授權(quán)書及本人身份證。
5.3.5業(yè)主委托鑰匙管理,執(zhí)行《鑰匙管理程序》
5.4業(yè)主檔案
5.4.1業(yè)主入住時,管理處應(yīng)對該業(yè)主建立檔案,執(zhí)行《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》
5.4.2管業(yè)部主管指派專人對業(yè)主檔案進行定期整理、歸檔。
5.4.3業(yè)主檔案需經(jīng)管業(yè)部主管同意后才可以翻閱,登記《業(yè)主檔案查(借)閱記錄表》,如需復(fù)印須經(jīng)管理處負責人同意。
5.4.4如工商、稅務(wù)、衛(wèi)生、公安等政府部門工作人員對業(yè)主進行調(diào)查,管理處應(yīng)驗明證件并登記后予以配合。
5.5業(yè)主委托管理的物品發(fā)生丟失、損壞或發(fā)生不適用的情況,應(yīng)管理處負責人確認后以書面形式報告給業(yè)主,并保持相關(guān)記錄。
6.支持性文件
tj**wy7.5.4-g02 《物業(yè)接管驗收程序》
tj**wy7.5.1-g11 《房屋本體維修管理程序》
tj**wy7.5.1-k02 《鑰匙管理程序》
tj**wy7.5.1-k03 《空置房屋管理程序》
tj**wy6.1-k01 《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》
7.質(zhì)量記錄
tj**wy7.5.4-k02-f1 《顧客物品委托管理記錄單》
tj**wy7.5.4-k02-f2 《業(yè)主檔案查(借)閱記錄表》
tj**wy7.5.4-k02-f3 《顧客財產(chǎn)丟失、損壞記錄》
tj**wy7.5.1-k02-f5 《顧客委托(收回)鑰匙登記表》
tj**wy7.5.1-k03-f2 《空置房屋設(shè)施檢查記錄》
第2篇 某物業(yè)轄區(qū)顧客財產(chǎn)控制管理規(guī)定
物業(yè)轄區(qū)顧客財產(chǎn)控制管理規(guī)定
1.0目的
使顧客財產(chǎn)的價值得到充分發(fā)揮和有效控制,更好地為顧客服務(wù),實現(xiàn)顧客滿意。
2.0適用范圍
轄區(qū)內(nèi)顧客共有的所有財產(chǎn)和屬顧客個人所有(包括單位集體所有,以下同)而由管理處代管的財產(chǎn)。
3.0職責
由管理處負責顧客財產(chǎn)的控制和管理。
4.0定義:
顧客財產(chǎn):轄區(qū)內(nèi)屬顧客共有的財產(chǎn)和屬顧客個人所有而由物業(yè)公司代管的財產(chǎn)。
5.0顧客財產(chǎn)的識別
5.1顧客財產(chǎn)包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1轄區(qū)內(nèi)房屋本體及公共設(shè)施、設(shè)備(包括房屋本體、公共廣場、綠地、道路、小品、公共娛樂設(shè)施、車棚、化糞池、污水井、上下水管道、宣傳設(shè)施、機電設(shè)備等);
5.1.2轄區(qū)內(nèi)的出租用房、未售房屋和車庫;
5.1.3轄區(qū)內(nèi)停放的車輛(包括機動車輛和非機動車輛);
5.1.4顧客所有的鑰匙(包括顧客個人和顧客共有);
5.1.5顧客的檔案資料(包括顧客個人檔案資料和顧客共用檔案資料);
6.0程序
6.1轄區(qū)內(nèi)房屋本體及公共設(shè)施的控制和管理見《房屋本體及公共設(shè)施管理工作手冊》:
6.2轄區(qū)內(nèi)的出租用房和未售房屋控制和管理見《房屋管理規(guī)定》;
6.3轄區(qū)內(nèi)車輛的管理見《安全管理規(guī)定》;
6.4顧客的鑰匙管理見《房屋管理規(guī)定》;
6.5顧客檔案資料的控制和管理;
6.5.1顧客人個檔案及資料的管理;
6.5.1.1顧客個人檔案及資料包括但不限于以下內(nèi)容:
a)《住戶基本情況登記表》
b)《分戶驗收單》
c)《裝修協(xié)議書》
d)《業(yè)主公約》
e)《訪問顧客記錄表》
f)《處理違章記錄》
g) 空房看管記錄
6.5.1.2日常管理
a)個人檔案資料以每戶為單位,每戶一冊單放在檔案袋內(nèi),并在檔案袋的封皮上注明業(yè)主姓名、編號(包括棟號、單元號及房號)、籍貫、檔案資料目錄,按順序排放在檔案柜中,以便隨時查閱,發(fā)現(xiàn)丟失及時補充;
b)每半年對所有檔案資料檢查一遍,填寫《檔案資料檢查表》,管理部每半年抽查一次,監(jiān)督執(zhí)行情況。
6.5.1.3資料更改管理
若發(fā)現(xiàn)資料與事實不符,應(yīng)立即更改,更改應(yīng)把原有內(nèi)容用線劃掉,但應(yīng)保留原記錄的清晰度,不得涂改,若需業(yè)主親自更改的應(yīng)請業(yè)主簽名(例如協(xié)議書),若無法更改或更改幅度較大,業(yè)主應(yīng)重新簽定并在《檔案資料檢查表》上做記錄且保存原資料;
6.5.2顧客共有資料的管理;
6.5.2.1顧客共有資料包括但不限于
a)轄區(qū)規(guī)劃設(shè)計圖
b)平面竣工圖
c)供水管網(wǎng)圖
d)供電線路圖
e)天燃氣管網(wǎng)圖
f)暖氣管網(wǎng)圖
g)污雨水管網(wǎng)圖
6.5.2.2管理處應(yīng)把資料分類并妥善保存,以便隨時查閱;
7.0相關(guān)文件及記錄
a)《房屋本體及公共設(shè)施工作手冊》
b)《房屋管理規(guī)定》
c)《安全管理規(guī)定》
d)《住戶基本情況登記表》 qr-c
e)《分戶驗收單》qr-c
f)《裝修協(xié)議書》
g)《業(yè)主公約》
h)《處理違章記錄》qr-c
i)《訪問顧客記錄表》qr-c
j)《檔案資料檢查表》qr-c
