中組部人事檔案管理規(guī)定
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng),人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備考察的文件材料人事檔案管理規(guī)定 中組部就是為大家提供的人事檔案管理?xiàng)l例:
人事檔案管理?xiàng)l例
第一條 為了實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。
第二條 人事檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
它是將收集起來(lái)的每個(gè)教工的檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。
第三條 人事檔案管理部門(mén),均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對(duì)所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。
第四條 整理人事檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第五條 整理人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理人事檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí),熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
第七條 人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入人事檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問(wèn)題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。
發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來(lái)。
對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書(shū)檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)保存。
不屬于人事檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。
無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等。
上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。
對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。
凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。
審查結(jié)論,處分決定、組織鑒定、民-主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。
任免呈報(bào)表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。
出國(guó)、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。
凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;
(五)鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。
第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類(lèi)內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類(lèi)。
第十二條 人事檔案正本, 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。
其內(nèi)容分類(lèi):
第一類(lèi) 履歷材料
干部履歷表(書(shū))、簡(jiǎn)歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員登記表,干部簡(jiǎn)要情況表,干部信息管理登記表,以“簡(jiǎn)歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要介紹不同時(shí)間學(xué)習(xí),工作的地點(diǎn)、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。
干部履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類(lèi)。
第二類(lèi) 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料
自傳(自己寫(xiě)的個(gè)人經(jīng)歷),個(gè)人撰寫(xiě)的簡(jiǎn)歷材料(主要內(nèi)容為:個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系)等。
帶自傳的履歷材料或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類(lèi)。
第三類(lèi) 鑒定(含自我鑒定),考察、考核材料
1、 考核材料:干部年度考核表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核表,考察材料,現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測(cè)評(píng)表,參加形勢(shì)教育干部實(shí)績(jī)考核表,領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報(bào)告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職推薦意見(jiàn),干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表,民-主評(píng)議綜合材料。
2、評(píng)語(yǔ)鑒定:高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表,報(bào)考研究生思想政治情況表,學(xué)生操行評(píng)語(yǔ),所有不帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定(包括:學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國(guó)、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民族干部、知青),各類(lèi)人員評(píng)(鑒評(píng)表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。
3、審計(jì)報(bào)告:任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見(jiàn)的材料、,離任審計(jì)表等。
第四類(lèi) 學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)等綜合材料
1、學(xué)歷材料:學(xué)生登記表(初中、高中),學(xué)生成績(jī)登記表,考生報(bào)名登記表,新學(xué)員審批審批登記表,選拔學(xué)生登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生分配登記表,畢業(yè)生登記及鑒定表,畢業(yè)論文成績(jī)登記表,學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表,學(xué)籍登記表,研究生登記表,推薦上學(xué)意見(jiàn)書(shū),同意推薦上學(xué)的證明,高考志愿書(shū)(申請(qǐng)報(bào)考書(shū)),退學(xué)證明,肄業(yè)材料,學(xué)生學(xué)年小結(jié)表,證明畢業(yè)時(shí)間的材料,中央黨校學(xué)員登記表,中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié),中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié),中央黨校學(xué)員黨性思想考評(píng)表,畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件,學(xué)歷證明,學(xué)位申請(qǐng)書(shū),干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表,所有帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定,出國(guó)留學(xué)審查登記表,報(bào)考(申請(qǐng))表,同意參加高考的證明,攻讀博士學(xué)位專(zhuān)家推薦書(shū),定向(合同)培養(yǎng)高校學(xué)生合同書(shū)等。
2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料:教師登記表,教師資格過(guò)渡申請(qǐng)表,教師任職資格申報(bào)表,醫(yī)務(wù)人員登記表,醫(yī)師資格認(rèn)定申請(qǐng)審核表,技術(shù)(兼職)聘書(shū)(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會(huì)計(jì)師、指導(dǎo)教師等),專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書(shū),專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表,科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審聘任呈報(bào)表,關(guān)于申請(qǐng)任職資格的報(bào)告,申報(bào)條件和任職資格檢查表,評(píng)審專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡(jiǎn)表,科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定表,技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書(shū),專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表,思想政治工作人員專(zhuān)業(yè)職務(wù)申報(bào)表,思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報(bào)表,科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書(shū)等。
3、培訓(xùn)材料:黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表,崗位職務(wù)培訓(xùn),培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表,學(xué)員考核登記表,干部進(jìn)修登記表,培訓(xùn)證明,預(yù)備役培訓(xùn),干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。
4、科研成果:創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類(lèi) 政審材料
個(gè)人的說(shuō)明材料(主要說(shuō)明家庭情況及社會(huì)關(guān)系),家庭成員及社會(huì)關(guān)系登記表,軍婚證明,軍婚報(bào)告及批復(fù),愛(ài)人(對(duì)象)情況登記表,對(duì)其家屬、親友調(diào)查情況的證明,招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學(xué)?？忌螌彶楸?外出培訓(xùn)人員審查表,學(xué)徒審查登記表,公開(kāi)選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗任職人員的資格審查表,知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn),知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)證,更改(確認(rèn))年齡、工齡(參加工作時(shí)間)、民族、國(guó)籍、入伍時(shí)間的證明,“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表,干部在制止動(dòng)-亂、平息**斗爭(zhēng)中的表現(xiàn)情況,在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況,家庭成員旁證材料,關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說(shuō)明等。
第六類(lèi) 黨團(tuán)材料
入團(tuán)志愿書(shū),入團(tuán)申請(qǐng)書(shū),退團(tuán)申請(qǐng)書(shū),超齡離團(tuán)登記表,入黨志愿書(shū),入黨申請(qǐng)書(shū)(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū),轉(zhuǎn)正的意見(jiàn),入黨積極分子培訓(xùn)考核表,發(fā)展黨員計(jì)劃審核登記表,民-主評(píng)議黨員登記表,黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請(qǐng),確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料,加入其他黨派的申請(qǐng)書(shū)、登記表及證明,由單位開(kāi)具的黨、團(tuán)材料丟失的證明(說(shuō)明)等。
第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料
所有獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料,黨員民-主評(píng)議登記表(被評(píng)為優(yōu)秀黨員的),得獎(jiǎng)的著作登記單,獎(jiǎng)學(xué)金審批表,通報(bào)表?yè)P(yáng)等。
第八類(lèi) 干部違*紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料
紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門(mén)對(duì)個(gè)人的處分決定,上級(jí)批復(fù),核定(調(diào)查)報(bào)告,本人的檢查,交待,對(duì)處分決定的意見(jiàn),復(fù)查報(bào)告、決定、結(jié)論,免予、解除,撤銷(xiāo)處分的決定、意見(jiàn)、通知,通報(bào)批評(píng)材料,對(duì)個(gè)人的治安管理處罰決定書(shū),不起訴決定書(shū),刑事判決書(shū),懲罰性民事判決書(shū),計(jì)劃生育處罰決定等。
第九類(lèi) 工資、任免、身份等方面的材料
1、干部工資、定級(jí)、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動(dòng)工資表,帶工資的任免表,轉(zhuǎn)正定級(jí)登記表(含無(wú)工資額的),因受獎(jiǎng)勵(lì)晉升工資相關(guān)表格,工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信,職工考核升級(jí)審批表,工作變動(dòng)登記表,各類(lèi)津貼呈報(bào)審批表,待遇問(wèn)題的審批表等。
2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰(zhàn)士提升職務(wù),級(jí)別報(bào)告表,干部提升晉級(jí)報(bào)告表,軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表),工資待遇不變晉升職務(wù),干部職務(wù)任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關(guān)的各委員會(huì)委員的登記表(如:共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等),對(duì)總會(huì)計(jì)師,總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等。
考察材料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出國(guó)(境)材料
因公出國(guó)人員審批表,因公出國(guó)人員備案表,初次出國(guó)人員審查表等。
審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>
4、招工、軍警、代表等材料:
(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業(yè)人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調(diào)生錄用審批表,職工子女申請(qǐng)安排工作登記表,學(xué)徒工審查登記表,畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明,轉(zhuǎn)干審批表,“吸收錄用”干部審批表(登記表),吸收錄用教師表,高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表,選拔錄用干部審批表,“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表,組織對(duì)組織初具的證明由于其家庭原因請(qǐng)求安排工作的情況說(shuō)明或證明等。
(2)軍警材料:入伍登記表,應(yīng)征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報(bào)告表,退伍軍人登記表,軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表,評(píng)定授予軍官軍銜報(bào)告表,法官、檢察官、警官等級(jí)變動(dòng)審批(評(píng)定)表,轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表,軍用汽車(chē)駕駛執(zhí)照申請(qǐng)表,車(chē)輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。
(3)代表材料:各類(lèi)代表大會(huì)代表登記表,當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類(lèi)組織委員的登記表(如:書(shū)畫(huà)協(xié)會(huì),青年聯(lián)合會(huì)等)等。
(4)其它:公務(wù)員過(guò)渡審批表,公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的),參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表,兼職聘書(shū)(職務(wù)),調(diào)動(dòng)工作審批表,辭職申請(qǐng)書(shū)報(bào)告及審批表,任職責(zé)任合同書(shū),勞動(dòng)合同書(shū)或協(xié)議書(shū)等。
第十類(lèi) 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料
體檢表(有殘疾),殘疾等級(jí)材料,各類(lèi)通知書(shū),家屬隨軍登記(報(bào)告)表,領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表,干部住房情況表,干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié),學(xué)習(xí)小結(jié),自愿生一個(gè)孩子申請(qǐng),獨(dú)生子女證申請(qǐng)登記表,各類(lèi)函件(如:調(diào)動(dòng)工作介紹信、報(bào)名介紹信),結(jié)婚報(bào)告(非軍人),共同培養(yǎng)協(xié)議書(shū),工會(huì)入會(huì)申請(qǐng),工會(huì)會(huì)員登記表,報(bào)到證,申請(qǐng)下基層的申請(qǐng)書(shū),合同(協(xié)議)書(shū),人事?tīng)?zhēng)議仲裁裁決書(shū),傷殘,工傷等級(jí)診斷書(shū)及有關(guān)材料,干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū)等。
不能裝入干部檔案的材料:工作總結(jié),生活小結(jié),思想?yún)R報(bào),接轉(zhuǎn)材料交接單,工作證復(fù)印件,檔案整理復(fù)制責(zé)任卡,入黨誓詞,常住人員登記表(戶口本復(fù)印件),論文,各類(lèi)試卷,學(xué)生證等。
可不裝入干部檔案的材料:檔案?jìng)淇急?和文-革有關(guān)的說(shuō)明須歸入檔案),述職報(bào)告(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證明材料的函(如無(wú)索取證明材料的歸入檔案)。
第十三條 人事檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類(lèi)別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:
第一類(lèi)的近期履歷材料。
第三類(lèi)的主要鑒定,教工考核材料。
第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位,評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類(lèi)的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類(lèi)的獎(jiǎng)勵(lì)材料。
第八類(lèi)的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類(lèi)的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。
其它類(lèi)別多余的重要材料,也可歸入副本。
第十四條 內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類(lèi)別。
(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類(lèi)。
(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類(lèi)。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類(lèi)。
(四)政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料,一律歸第八類(lèi);凡未給予處分,以政治歷史問(wèn)題為主的,歸第五類(lèi),以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類(lèi)。
第十五條 每類(lèi)人事檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序,并在每份材料的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第九類(lèi)、第十類(lèi)等七類(lèi)材料按時(shí)間先后順序排列。
第五類(lèi)材料:若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前,其余材料按時(shí)間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說(shuō)明材料則按時(shí)間先后排列。
第六類(lèi)材料:首先是入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū);其次是入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū);黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。
第八類(lèi)材料:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人的檢查或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列。
第十七條 每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。
目錄是整本干部人事檔案材料的索引,有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱,起到了提綱挈領(lǐng)的作用。
(一)按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫(xiě)。
每大類(lèi)的第一行填寫(xiě)大類(lèi)號(hào)及其名稱(chēng),大類(lèi)號(hào)用漢字一至十表示。
第二行開(kāi)始按照各類(lèi)別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……填寫(xiě);
(二)根據(jù)材料題目填寫(xiě)“材料名稱(chēng)”。
無(wú)題目的材料,應(yīng)擬定題目。
材料的題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。
擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。
凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時(shí)間”,一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。
復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間;
(四)填寫(xiě)“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件),一般均為一份;材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算,采用圖書(shū)編頁(yè)法,每面為一頁(yè),印有頁(yè)碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫(xiě);
(五)內(nèi)容排布:
①共十大類(lèi),每大類(lèi)與大類(lèi)之間間隔為四行;
②各大類(lèi)材料中,若無(wú)該類(lèi)檔案材料,其大類(lèi)標(biāo)題仍然保留,注意空足四行,再進(jìn)入下一大類(lèi)材料的輸入;
③第九類(lèi)“工資任免等材料”分四小類(lèi),每小類(lèi)與小類(lèi)之間間隔為三行;
④第九類(lèi)“工資任免等材料”中,若無(wú)哪小類(lèi)材料,其標(biāo)題不保留,注意空足三行,再進(jìn)入下一小類(lèi)材料的輸入;
⑤目錄輸入完畢后,將最后一頁(yè)空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁(yè),再進(jìn)行打印。
⑥打印出來(lái)的目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得有過(guò)于明顯的印黑、涂抹和皺褶。
第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須進(jìn)行搶救。
搶救材料,一般可采用修復(fù)、打印、抄寫(xiě)、復(fù)印等方法。
凡打印、抄寫(xiě)的材料,必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無(wú)誤,注明復(fù)制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí),可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長(zhǎng)檔案材料的壽命,對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。
其主要方法:
(一)對(duì)超出16開(kāi)(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行裁剪。
裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切,做到橫平豎直,統(tǒng)一尺度,前后一致,保證檔案材料的規(guī)范。
裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容,檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離,包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離,防止打孔時(shí)損壞檔案材料。
不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無(wú)關(guān)的字跡)。
裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊,不能裁斷。
對(duì)于超出16開(kāi)規(guī)格且無(wú)法裁切的檔案材料,須進(jìn)行折疊。
折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。
一般橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。
折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀。
(二)小于16開(kāi)規(guī)格檔案材料,要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。
裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下,遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁(yè)裱邊,豎邊必須補(bǔ)齊。
裱邊要粘牢,同時(shí)不能把下一頁(yè)粘住。
(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。
裱糊用的襯紙,必須采用白紙。
漿糊要按照水和漿糊2:1的比例調(diào)制,涂抹時(shí)注意適量,不能過(guò)多或過(guò)少。
(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住,并把原來(lái)的裝訂孔包在白邊里。
一般材料紙張厚7頁(yè)左右包一本,紙張薄的10頁(yè)左右包一本。
包邊紙一般為b5復(fù)印紙,(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長(zhǎng)條。
(五)編寫(xiě)頁(yè)碼和編號(hào),須擦掉以前的編號(hào),新編號(hào)字體要美觀整潔,不要過(guò)大。
頁(yè)碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號(hào)的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。
(六)檔案上原有的分類(lèi)角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊,有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。
整理時(shí)要按照類(lèi)別插入分類(lèi)角。
分類(lèi)角貼在白紙的右上方,與紙的右上角完全重疊,貼分類(lèi)角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。
(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。
如果材料過(guò)大應(yīng)折疊,一般為折下邊和右邊。
(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無(wú)關(guān)的字跡一律擦除。
(九)整理過(guò)程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件,根據(jù)類(lèi)別、時(shí)間排序,按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后,要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。
(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?以防止氧化生銹損毀材料。
(十一)對(duì)于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。
第二十一條 每個(gè)教工的檔案材料,必須裝訂成卷。
裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用,具體做法:
(一)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤;
(二)把全卷材料理齊。
材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔。
孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。
檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。
書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。
