v機關(guān)公文管理規(guī)定
國家行政機關(guān)公文處理辦法
國務(wù)院
國家行政機關(guān)公文處理辦法
第一章 總則
第一條 為使國家行政機關(guān)(以下簡稱行政機關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條 行政機關(guān)的公文(包括電報,下同),是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密的安全。
第六條 各級行政機關(guān)的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機構(gòu),主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。
第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負責(zé)公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 行政機關(guān)的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。
(二)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
(三)公告
適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(四)通告
適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)議案
適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
(八)報告
適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
(九)請示
適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
(十)批復(fù)
適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
(十一)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十二)函
適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準和答復(fù)審批事項。
(十三)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號。
(七)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習(xí)慣書寫、排版)。
第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則,參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。
第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項,經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。
第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。
第二十一條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個主送機關(guān),需要同時送其他機關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級機關(guān)。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外,不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文,必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文,由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā);以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是:是否應(yīng)由本機關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負責(zé)人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。
第三十四條 收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負責(zé)人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項,主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,文秘部門要負責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關(guān)的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本機關(guān)負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職機關(guān)整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條 上級機關(guān)的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級機關(guān)經(jīng)負責(zé)人或者辦公廳(室)主任批準,可以翻印。翻印時,應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布行政機關(guān)公文,必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳(室)負責(zé)人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應(yīng)當(dāng)進行登記。
第五十二條 機關(guān)合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第五十三條 密碼電報的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第九章 附則
第五十四條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。
第五十五條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各級行政機關(guān)可以制定本機關(guān)或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十六條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當(dāng)進行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十七條 本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布,1994年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》同時廢止。
