酒店信用政策與掛賬管理規(guī)定
為了方便有信譽的企業(yè)、團體、機關(guān)及等機構(gòu)性質(zhì)的客人在本酒店內(nèi)所屬場所消費的結(jié)算,同時為防范信貸風險,制定本辦法。
一、信貸客戶的開立
1、 申請。企業(yè)、團體、機關(guān)等單位要在酒店采用掛賬結(jié)算方式的,須填寫掛賬結(jié)算申請表,清楚注明申請單位名稱、地址、電話、銀行賬號、授權(quán)簽單人及其簽名式樣,并加蓋公章。對于個人申請掛賬結(jié)算的,必須預先交納保證金,或由部門經(jīng)理以上人員負責擔保并承擔全部風險,除酒店總經(jīng)理或集團公司總經(jīng)理以上人員外,擔保金額不得超過5000元。掛賬客戶須與酒店簽訂掛賬結(jié)算合約。
2、 審批。所有掛賬申請先經(jīng)酒店公關(guān)銷售部審核申請單位所填列資料,確保其準確性,并提出信貸限額、信貸期限和信用等級,并由財務部進行復核和風險評估后,提出意見,交總經(jīng)理審批。
3、 旅行社的結(jié)算合同。在與旅行社簽訂結(jié)算合同時,除須規(guī)定房租及其他優(yōu)惠價格外,還必須規(guī)定掛賬累計限額、結(jié)算期限、結(jié)算幣種和結(jié)算方式等內(nèi)容,對于信譽不好的旅行社,則須要求交納一定數(shù)額的保證金。
4、 備案。掛賬結(jié)算申請書按規(guī)定程序?qū)徍瞬⒂煽偨?jīng)理最后審批后,財務部負責信貸人員需為申請單位開設掛賬賬戶,并發(fā)信正式通知申請單位。同時,將被批準單位的有關(guān)資料整理好編入掛賬結(jié)算名冊,發(fā)給酒店各收銀點及有關(guān)部門,以備查對。
二、信用等級的評定
掛賬客戶信用等級分為a、b兩級?？蛻舴旨壍脑u定依據(jù)主要根據(jù)該掛賬單位規(guī)模的大小、市場信譽的好壞、合作時間的長短、單位背景等條件進行評審。對于規(guī)模大、市場信譽好、合作時間長、背景好的定為a級信用,對于以上條件較差的公司則列為b級信用。a級客戶可免交保證金,價格上給予比b級客戶更大的優(yōu)惠。財務部根據(jù)銷售部門提出的意,進行復查并提出意見,報總經(jīng)理審批。掛賬信用等級可根據(jù)合作時期的表現(xiàn)及實際情況進行調(diào)整。a級信用單位兩次逾期付款后應降為b級信用單位,如持續(xù)逾期付款,應考慮是否要求期繳納保證金。
三、保證金的收取和信用限額的管理
b級信用單位必須預交與信用限額相同金額的保證金,保證金不能計算利息。財務部負責信貸人員在掛賬公司消費達到上限前通知對方支付前期款項,否則在滿額后必須現(xiàn)付
結(jié)算。若掛賬公司單筆消費額超過信用限而又需要掛賬結(jié)算時,必須由營業(yè)部門負責人簽名擔保,擔保金額不能超過5000元,擔保人負責賬款追收并承擔風險。
四、結(jié)算期限的規(guī)定及優(yōu)惠條件
掛賬公司的結(jié)算期一般定為15天(上半月消費必須在月底前結(jié)清,下半月消費款必須在下月15日前結(jié)清) 或30天(當月消費款必須在下月內(nèi)結(jié)清)兩種。為了鼓勵掛賬單位按期結(jié)算消費款,銷售部在制定價格時可考慮給予按時結(jié)算的客戶適當?shù)恼劭蹆?yōu)惠,但須在合約中注明。
五、逾期結(jié)算的處理
掛賬公司未能按時支付款項時,財務部應及時發(fā)出催收信并做好存檔,同時向、上級匯報并知會銷售部門,銷售部門有責任協(xié)助追收。
六、掛賬資格的終止
應收賬款逾期九十天未能結(jié)清時,或者掛賬消費額超過信用限額而尚未收回賬款時,財務部負責信貸人員應該提出終止客戶掛賬消費的報告書,銷售部門、財務部經(jīng)理根據(jù)具體情況提出意見,經(jīng)過總經(jīng)理審批后生效。信貸負責人除通知對方公司外,同時通知各收
銀點和有關(guān)部門。
七、壞賬的處理
1、 責任:壞賬發(fā)生后,業(yè)務經(jīng)辦經(jīng)員必須承擔相關(guān)的責任。
2、 轉(zhuǎn)銷程序:
(1) 財務部對于每一筆欠款,經(jīng)查確實不能收回時,須填寫壞賬轉(zhuǎn)銷報告,列明賬款發(fā)生日期、數(shù)額、追收的經(jīng)過、不能收回的原因及認定壞賬的證據(jù)等。
(2) 財務部經(jīng)理審核壞賬轉(zhuǎn)銷報告,對造成損失的責任歸屬提出追究、處理的意見。
(3) 總經(jīng)理對壞賬的轉(zhuǎn)銷、責任人的處理意見進行審核。
(4) 財務部在接到壞賬轉(zhuǎn)銷的批準后,方能辦理轉(zhuǎn)銷的賬務處理。
(5) 作為壞賬轉(zhuǎn)銷后的應收款,財務部仍應積極與客戶保持聯(lián)系,隨時跟蹤有無收回賬款的可能性。
八、掛賬記錄存檔
為每一個掛賬客戶開立獨立的掛賬賬戶,保存掛賬檔案,包括掛結(jié)算申請表、客戶相關(guān)資料、授權(quán)書、往來信函、對賬單等。
九、舉行掛賬分析會議
財務部經(jīng)理應每月組織一次掛賬分析會議,由總經(jīng)理、銷售經(jīng)理、各營業(yè)部門經(jīng)理及
信貸負責人員參加。財務部提供應收款報告(包括累計應收款余額、賬齡情況、應收款周轉(zhuǎn)天數(shù)、逾期未結(jié)賬情況及呆賬情況等),通報客戶的信用情況,提出賬款結(jié)算過程中存在的問題,商議解決辦法。
