某項目物業(yè)管理費收繳管理規(guī)定
項目物業(yè)管理費收繳管理規(guī)定
第一章 總 則
為了規(guī)范管理費、代收水電費的收繳程序,保證收費工作的及時性和準確性,保證物業(yè)公司正常的經(jīng)濟運行,特制定本規(guī)定。
第一條 本規(guī)定適用于公司服務(wù)中心及工程部。
第二條 服務(wù)中心是公司管理費代收水電費收繳和管理的職能部門,負責相關(guān)制度的制定、水電表的抄錄、管理費和代收水電費的分攤、收繳、核算、統(tǒng)計工作。
第三條 工程部負責每月水電表讀數(shù)的抽查復核以及園區(qū)水電表分布圖的更新完善工作及配合服務(wù)中心采取催繳措施。
第二章 管理費單據(jù)的生成
第四條 新業(yè)主辦理完收樓手續(xù)后,同意接收房屋和領(lǐng)取房屋鑰匙的,自收樓當日起開始計收物業(yè)管理費。對于收樓時間不足一周的房號不予收取當月管理費,對于拒收樓的業(yè)主,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字確認同意后,暫不收取管理費。在保修工作完成后,通知業(yè)主驗樓,業(yè)主同意收樓按新收樓業(yè)主同等對待,計收管理費。
第五條 生成管理費單據(jù)的時間為每月的24日。在生成當月管理費單據(jù)之前,收費管理員應認真核對新生成費用的房號及其面積等數(shù)據(jù)。
第六條 對于原集團規(guī)定因介紹買房而優(yōu)惠減免管理費的業(yè)主,收費管理員應根據(jù)集團公司相關(guān)文件上提供的房號給予減免,其他任何人不得私自減免。對于因其他原因,如投訴、維修等經(jīng)證實屬實確需減免管理費、滯納金的,應由該棟樓宇物業(yè)助理以專題報告的形式經(jīng)逐級審批,減免滯納金須報服務(wù)中心主管副總經(jīng)理(或總經(jīng)理助理)核準,減免管理費須報公司總經(jīng)理核準同意后方可減免。相關(guān)報告與文件必須一式兩份,收費管理員和物業(yè)助理各執(zhí)一份,各自須做好存檔和統(tǒng)計工作。
第七條 對于退房、換房和轉(zhuǎn)讓的業(yè)主,收費管理員須憑經(jīng)營部的《二手樓交易登記表》,查清是否欠交管理費、水電費等其他費用后方可簽字,然后辦理其它相關(guān)手續(xù)。在收到集團銷售部關(guān)于退房的《業(yè)務(wù)聯(lián)系通知單》后,從次月開始按空置房或新收樓計收該房間的管理費。
第八條 管理費單據(jù)的生成應與住宅的房號或商鋪的鋪號一一對應。
第三章 水電表的抄錄
第九條 物業(yè)助理每月17-20號完成抄錄分管樓宇的水表讀數(shù)及暫未實施永久用電工程樓宇的電表和商鋪的水、電表讀數(shù)工作,并將水表讀數(shù)登錄在《 號樓水電表抄表記錄》(見附表1),并于每月30號以前登陸在自來水公司專用的賬冊上。商鋪的電表讀數(shù)登錄在《 號樓水電表抄表記錄》和《 期商鋪水電表抄表記錄》(見附表2)上,并注明抄表人和抄表時間。首期無法入戶抄錄的,應根據(jù)業(yè)主入住情況及入住人員予以估收,估收戶數(shù)不得超過首期總戶數(shù)的20%。估收的房號要在《 號樓水電表抄表記錄》、帳冊及收費單上予以特別注明。
第十條 物業(yè)助理在讀取水電表讀數(shù)過程中,如發(fā)現(xiàn)異常,首先應對照上月讀數(shù)進行復核。如讀數(shù)確定無誤,應及時知會業(yè)主(住戶)。如不能確定異常原因,當月可按前三個月平均數(shù)收取水、電費。對于不能確定原因的,待觀察一個月時間后,視具體情況報服務(wù)中心領(lǐng)導批準后予以處理,并將相關(guān)情況及時知會收費管理員。
第十一條 水電表抄錄必須及時、準確,抄表差錯率為0。物業(yè)助理抄表時如發(fā)現(xiàn)表不轉(zhuǎn)、快轉(zhuǎn)、慢轉(zhuǎn)、自轉(zhuǎn)或倒轉(zhuǎn)等異?，F(xiàn)象的,應立即通知維修中心或業(yè)主(住戶)予以換表,并向業(yè)主說明換表情況,當月水、電用量按該業(yè)主(住戶)前三個月的平均數(shù),經(jīng)業(yè)主確認同意后收取水、電費,并在《 號樓水電表抄表記錄》或帳冊備注欄予以說明。業(yè)主更換水表或者電表,物業(yè)助理應及時到達現(xiàn)場,抄錄換表底數(shù)和新表起數(shù)、倍率等數(shù)據(jù),并登記在《水(電)表更換記錄表》(見附表3),將換表情況書面通知收費管理員。
第十二條 物業(yè)助理應關(guān)閉園區(qū)空置房水、電表,如抄表時發(fā)現(xiàn)空置房有用水、用電情況,應查明原因并上報空置房當月水、電用量報部門經(jīng)理予以處理。
第十三條 園區(qū)公用水電表的抄錄工作由服務(wù)中心咨詢中心指定專人負責,并在每月的22日以前完成。25-30日對外單位和物業(yè)公司的水電費進行核算和催收,核算結(jié)果經(jīng)部門經(jīng)理審核后,上報公司領(lǐng)導。電費公攤按照'誰受益,誰分攤'的原則進行,具體按《廣州市居民住宅公共用電電量攤分辦法》、關(guān)于實施《委托查抄用戶水表的協(xié)議》的操作程序等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條 對于因保修工作而借用的空置房,物業(yè)助理須抄錄空置房及維修房的水電表起止讀數(shù),核算其水電費?？罩梅康乃?、電費由物業(yè)公司墊付,維修房的水電費由業(yè)主自己繳交。如該維修房水電費多于空置房水電費,由物業(yè)公司補足差額給業(yè)主;如少于空置房水電費,由業(yè)主補足差額交回物業(yè)公司。維修房的水電費由工程部計入該房工程維修款,將以《工程項目鑒證單》形式轉(zhuǎn)扣回物業(yè)公司。
第十五條 工程部每月21日現(xiàn)場抽查物業(yè)助理10%的抄表數(shù)據(jù),并詳細填寫《水(電)表抄表記錄抽查表》(附表8),記錄表上須有具體的抽查人姓名和抽查時間等記錄,抽查時間要求精確到小時。每月的22日需將其抽查結(jié)果填寫到抽樣檢查記錄報服務(wù)中心經(jīng)理。
第十六條 物業(yè)助理和負責抄錄公用水電表的專人須在每月的22日前將《 號樓水電表抄表記錄》、《 期商鋪水電表抄表記錄》交于收費管理員錄入電腦。
第十七條 工程部在每次新交完樓后一個月須出稿一份《園區(qū)水(電)表分布圖》資料一份,如遇更改,須及時知會服務(wù)中心,每半年更新一次,所有資料服務(wù)中心須存檔。
第四章 收費單據(jù)生成及派單
第十八條 收費管理員每月20-23日將水電表讀數(shù)錄入電腦,采取一人報讀,一人錄入的方式,數(shù)據(jù)錄入差錯率保證在0.5‰以下。
第十九條 收費管理員每月26日前打印完收費單并分派給各物業(yè)助理。
第二十條 物業(yè)助理應在兩天內(nèi)對收費單按房號及時地進行撕分。在撕分過程中,須每棟抽樣10戶核查單據(jù)上的水電費、管理費等費用有無明顯錯誤,并填制《管理費單據(jù)抽樣情況表》(見附表4)。如有明顯錯誤,應及時知會并確認收費管理員進行復查和更改。
第二十一條 物業(yè)助理撕分完收費單據(jù)后,應在每月28日前將分管樓宇所有業(yè)主的收費單據(jù)派發(fā)至該戶的信箱中。
第五章 銀行劃賬
第二十二條 收費管理員在每月劃帳前將新登錄的中行賬號輸入電腦,帳號的輸入正確率為100%,確保新登錄賬號與所登記房號一致,確保當月劃賬工作順利進行。
第二十三條 收費管理員每月2日前將中行和農(nóng)行劃賬軟盤制作完畢,經(jīng)收費主管審核無誤后,并于3日前送達銀行進行當月的劃賬工作。如遇節(jié)假日,順延至假后第一個工作日。
第二十四條 銀行劃賬前,收費管理員須檢查上月的《現(xiàn)金收費臺帳》(附表5),核查欠費房間是否有已交費而未錄入電腦的情況,并生成各欠費房間的滯納金。
第二十五條 收費管理員每月4日填制《銀行進賬單》,根據(jù)銀行返回的劃
賬情況進行當月的費用明細分解工作,制作《銀行劃帳分解表》,交部門經(jīng)理和財務(wù)一分部審核,然后報公司領(lǐng)導。
第六章 欠費催繳
第二十六條 收費管理員每月8日前打印出各樓宇、商鋪的欠費臺帳。
第二十七條 物業(yè)助理按打印出來的欠費臺帳,兩天內(nèi)填寫《欠費情況明細表》(見附表6),統(tǒng)計分管樓宇業(yè)主(住戶)的欠費情況。欠費臺帳上如有金額不清楚者,須及時與收費管理員進行核對。
第二十八條 物業(yè)助理統(tǒng)計完欠費房號及其金額后,填寫欠費條,并核實欠費金額與欠費時間準確無誤后,將欠費條派發(fā)至業(yè)主信箱中。物業(yè)助理派發(fā)欠費條前,應詳細查閱現(xiàn)金臺帳,對劃賬前后已經(jīng)繳交現(xiàn)金的業(yè)主(住戶),不得再派發(fā)欠費條,以免引起業(yè)主投訴。
第二十九條 對于欠費的業(yè)主(住戶),物業(yè)助理必須首先上門或打電話進行回訪,摸清欠費原因,督促業(yè)主盡快繳納現(xiàn)金。在進行上述催繳措施一個星期后,對于已入住戶,欠費時間超過三個月或者欠費金額在400元以上的業(yè)主(住戶),經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意,可分批采取非常措施,非常措施由相關(guān)部門執(zhí)行。
第三十條 收費管理員每天須登記《欠費催交日報表》(見附表7),一式兩份,經(jīng)收費主管審核無誤后,其中一份在每天下班前上報財務(wù)一分部,另一份自留底存檔。
第三十一條 對于未入住的欠費大戶,物業(yè)助理應想辦法與業(yè)主取得聯(lián)系,動員業(yè)主抽時間到物業(yè)公司開單繳納現(xiàn)金。對于無法催繳的情況,應做好詳細記錄,填寫《欠費情況明細表之未繳大戶名單》,由收費主管匯總并于每月25日上報公司領(lǐng)導。欠費累計三個月以上或累計金額達800元的欠費戶,由部門經(jīng)理親自負責跟進;欠費累計四個月或累計金額滿1000元的欠費戶,部門經(jīng)理必須上報主管領(lǐng)導,同時要查清欠費原因,并做出合理的解釋。
第三十二條 收費主管每月10日統(tǒng)計《欠費大戶名單》和《集團公司員工欠費情況表》,呈報公司領(lǐng)導閱示。
第三十三條 業(yè)主(住戶)交費時,部門經(jīng)理及以下職務(wù)人員無權(quán)減免滯納金、水費、電費和住宅管理費。根據(jù)實際情況,如確需減免管理費的,按4.1.3條執(zhí)行。如減免滯納金的,由公司主管領(lǐng)導簽字同意后方可減免。
第三十四條 業(yè)主在任何時間來繳納現(xiàn)金,收費管理員都必須受理。收費管理員每天必須在下班前登記完當天的《現(xiàn)金收費臺帳》,并且做好與銀行、財務(wù)及物業(yè)助理的核對工作,以便物業(yè)助理及時進行催繳。
第三十五條 收費工作必須嚴格按收費程序進行。嚴禁任何人情收費,欠費金額超過400元,物業(yè)助理本人不催收、不知情、不上報者,個人承擔欠費金額的10%,業(yè)主交90%。
第三十六條 收費主管每月月底制作每棟樓宇的應交費金額、實收金額、欠費金額統(tǒng)計表,并核算每棟樓宇、商鋪當月的催繳率,報部門經(jīng)理審核后呈報公司領(lǐng)導。
第三十七條 各樓宇、商鋪的催繳率規(guī)定按照《物業(yè)管理費收繳率考核辦法》執(zhí)行。
第七章 水電費收支平衡分析
第三十八條 服務(wù)中心應每月做好水電費收支情況的統(tǒng)計工作,及時催繳外單位的欠費,及時查找水電費的漏洞和缺口,并向公司提出有關(guān)'節(jié)能降耗'的合理化建議。
第三十九條 收費主管每月統(tǒng)計當月住宅、商鋪用水、電總量及入住情況,以便進行水電費的平衡分析工作。
第四十條 服務(wù)中心于次月初制作《園區(qū)月度水電費收支情況平衡分析表》,經(jīng)部門經(jīng)理審核后報公司領(lǐng)導。
第八章 附 則
第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第四十二條 本規(guī)定由公司服務(wù)中心負責解釋。
附表1:《住宅水電表讀數(shù)抄錄本》
附表2:《商鋪水電表讀數(shù)抄錄本》
附表3:《水(電)表更換記錄表》
附表4:《管理費單據(jù)抽樣情況表》
附表5:《現(xiàn)金收費臺帳》
附表6:《欠費情況明細表》
附表7:《欠費催交日報表》
