顧問物業(yè)項目信息傳遞管理規(guī)定
物業(yè)顧問項目信息傳遞管理規(guī)定
1.目的
為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程,提高信息對管理處經(jīng)營管理應(yīng)用水平。
2.范圍
****物業(yè)管理處
3.職責(zé)
3.1綜合管理部:負(fù)責(zé)管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導(dǎo)、監(jiān)督及信息流程的制定,所有管理處相關(guān)經(jīng)營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作;
3.2部門主管:負(fù)責(zé)部門內(nèi)業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理,根據(jù)職能指定專人對信息進(jìn)行分析、反饋工作;
3.3全體員工:對個人涉及到的管理處相關(guān)信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務(wù),對信息在流程中出現(xiàn)任何問題,有權(quán)及時反映或提出合理化建議。
4.方法及過程控制
4.1各部門應(yīng)保持開放心態(tài),及時、準(zhǔn)確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門和人員;
4.2各部門之間及部門內(nèi)部應(yīng)以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實地加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員,管理處將追究其相應(yīng)責(zé)任;
4.3管理處員工應(yīng)樹立高度的保密意識,嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控信息向無關(guān)人員泄露;
4.4綜合管理部負(fù)責(zé)通過各種媒體收集、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息,并有針對性地進(jìn)行深入分析;
4.5綜合管理部負(fù)責(zé)接收、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來的信息和文件,及時傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門(人),并負(fù)責(zé)有關(guān)工作的落實、反饋;
4.6管理處各部門負(fù)責(zé)收集來自客戶的投訴、建議、需求等信息,負(fù)責(zé)本部門日常管理過程中的經(jīng)驗、舉措等管理信息的搜集、報送;
4.7各部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規(guī)定要求及時報送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門;
4.8各部門對發(fā)生的重大、突發(fā)事件信息,在事發(fā)后半小時內(nèi)上報綜合管理部或經(jīng)理,所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報;
4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當(dāng)月工作完成情況和下月工作計劃,報管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃;
4.10綜合管理部負(fù)責(zé)對各部門反映的問題,及各部門需要管理處或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題的處理情況進(jìn)行跟蹤,并將結(jié)果及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門;
4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況,制定下年度工作計劃,報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計劃。
