新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。
3.職責(zé)
3.1客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點(diǎn):
4.1由客服組前臺(tái)對(duì)業(yè)戶(hù)檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強(qiáng)對(duì)業(yè)戶(hù)資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內(nèi)容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;
5.1.2《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
5.1.3業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書(shū);
5.1.7交款通知書(shū);
5.1.8購(gòu)房認(rèn)購(gòu)書(shū)
5.1.9管理公約簽約頁(yè);
5.1.10《物業(yè)服務(wù)合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請(qǐng)審批表》;
5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;
5.2.3《裝修承諾書(shū)》;
5.2.4《閉水試驗(yàn)確認(rèn)書(shū)》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書(shū)》;
5.2.6《裝修人員管理?xiàng)l例》;
5.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。(裝修申請(qǐng)表,施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶(hù)委權(quán)/委托書(shū)等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業(yè)主來(lái)函;
5.3.2客戶(hù)服務(wù)單;
5.3.3催繳費(fèi)通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶(hù)資料整理、分類(lèi):
6.2資料按一戶(hù)一檔,分區(qū)、分樓號(hào)存放,貼上清晰標(biāo)簽,以便查找;
6.3業(yè)戶(hù)資料收集裝訂成冊(cè),按時(shí)間先后排列,最早資料于最后一頁(yè)存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁(yè)碼,編寫(xiě)目錄,冊(cè)面填寫(xiě)'業(yè)主檔案資料情況'表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業(yè)戶(hù)資料歸檔時(shí)間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶(hù)資料交于前臺(tái);
6.7前臺(tái)中班人員將業(yè)戶(hù)資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對(duì)已收樓業(yè)戶(hù)平時(shí)所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9客服組前臺(tái)每月30日進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題上報(bào)主任及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;
6.10每年3月將上年度超過(guò)保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理;
6.11銷(xiāo)毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握,慎重從事;對(duì)經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的資料,由部門(mén)主任審批后銷(xiāo)毀。
7.業(yè)戶(hù)資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶(hù)檔案資料,須于客服組前臺(tái)進(jìn)行登記,并說(shuō)明因由;
7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺(tái)服務(wù)人員開(kāi)啟相應(yīng)的業(yè)戶(hù)檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶(hù)資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺(tái)客服助理陪同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱;
7.4屬印取資料的,前臺(tái)客服助理嚴(yán)格按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)進(jìn)行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶(hù)檔案柜除業(yè)戶(hù)資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶(hù)資料的文件須設(shè)置密碼,并于每月30日進(jìn)行一次更新;
8.3違反上述要求的,對(duì)責(zé)任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶(hù)資料的,對(duì)責(zé)任人給予書(shū)面警告處理,造成嚴(yán)重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)物業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對(duì)檔案客服助理績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
11.相關(guān)文件和記錄
11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業(yè)主檔案目錄》
