某小區(qū)業(yè)戶檔案管理規(guī)定
小區(qū)業(yè)戶檔案管理規(guī)定
1、為便于掌握小區(qū)內(nèi)業(yè)戶的基本情況,服務(wù)中心實行建立業(yè)戶一戶一檔并實行電腦管理制。
2、業(yè)戶檔案統(tǒng)一由客服部建立并管理,客服部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案柜鑰匙的管理。
3、業(yè)戶檔案包括:業(yè)戶入住資料、裝修資料、業(yè)戶給物業(yè)公司的書面信件(包括投訴、表揚、建議)、物業(yè)公司的回復(fù)、業(yè)戶產(chǎn)權(quán)變更或出租(商住)資料、費用支付情況等。
4、業(yè)戶檔案資料應(yīng)分類分戶建立、保存(一戶一檔),并要建立統(tǒng)一的目錄,各類目錄上要列明所有應(yīng)保留的業(yè)戶資料名稱,如果有該資料,則在該內(nèi)容前畫勾,以顯示目前業(yè)戶都有哪些檔案在冊。
5、在業(yè)戶的聯(lián)系方式、物業(yè)產(chǎn)權(quán)等發(fā)生變化時客戶主任應(yīng)及時對業(yè)戶資料進(jìn)行變更并在總臺備案,保證資料的完整性及有效性。由客戶主任每季度進(jìn)行一次業(yè)戶家庭情況的普查,對拖欠管理費和其他費用一個季度以上的業(yè)主,各區(qū)域客戶主任應(yīng)每7天跟蹤一次。
6、業(yè)戶檔案必須嚴(yán)密保管,嚴(yán)禁非客服部人員查看,其他部門人員若需查看,必須經(jīng)客服部負(fù)責(zé)人許可,并填寫《業(yè)戶檔案查閱登記表》。嚴(yán)禁將業(yè)戶檔案資料帶離檔案存放地點。
7、業(yè)戶檔案需鎖放在指定檔案柜中,鑰匙由客服部負(fù)責(zé)人保管。存放地點周圍要保持清潔、干凈、通風(fēng)、干燥,檔案存放地點禁止吸煙、堆放雜物,以避免引起火災(zāi)。
8、客戶主任在日常工作中,嚴(yán)禁將業(yè)戶任何信息透露給其他人,以保護(hù)業(yè)戶的隱私,同時也維護(hù)了物業(yè)公司的形象。
9、嚴(yán)格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客戶主任應(yīng)及時跟進(jìn)業(yè)戶將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續(xù),并填寫《租戶情況登記表》。
10、業(yè)戶檔案建立后,應(yīng)將所有情況輸入電腦,形成《業(yè)戶情況一覽表》,以便及時查找,更正有關(guān)內(nèi)容。
支持文件:
1、《業(yè)戶檔案查閱登記表》
2、《租戶情況登記表》
3、《業(yè)戶情況一覽表》
