學院學校安全檔案管理規(guī)定
學院(學校)安全檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條 為了加強對安全檔案的管理、收集和整理工作,有效地利用和保護檔案,為學校安全及各項工作的順利開展服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《邯鄲學院檔案管理辦法》及有關法律法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的安全檔案是指我院安全部門過去和現(xiàn)在在從事日常的治安、戶籍、政保、安防、消防、穩(wěn)定及綜合治理等工作中形成的對學校安全及其他各項工作有保存價值的各種文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 保衛(wèi)處工作人員有保護安全檔案的義務
第四條 安全檔案管理堅持依法治檔、統(tǒng)一領導、分級管理、專人負責的原則,共同保護檔案的完整與安全,為處室及學校工作服務。
第五條 安全檔案管理工作接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導。
第二章管理部門及職責
第六條 安全檔案的管理由保衛(wèi)處領導班子統(tǒng)一領導。領導班子依法管理本單位檔案,明確管理檔案的部門和人員,增強職工檔案意識,創(chuàng)造條件提高檔案管理人員的業(yè)務水平,確保檔案完整、準確和安全。
第七條 辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃本單位的檔案管理工作,具體職責為:
(一) 貫徹執(zhí)行學院檔案工作的各項政策、規(guī)定;
(二) 在本單位領導和學院檔案室的指導下,實施學校檔案工作計劃、規(guī)劃;
(三) 根據(jù)《檔案法》及有關法律、法規(guī),制定本單位文件材料歸及檔案保管、利用、銷毀和移交等有關規(guī)章制度;
(四) 負責本單位在工作中形成的文件材料、聲像材料、實物資料的收集、積累、整理、立卷和向?qū)W院綜合檔案室移交檔案等工作;
(五) 參與本單位檔案史料的整理和編研工作;
第八條 各科、室、隊指定專人具體負責檔案管理工作,管理人員應堅持四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家有關政策和學校有關規(guī)章制度,嚴守紀律,保守秘密,忠于職守,具備檔案專業(yè)知識和相關的科學文化知識,認真參加學校及其他相關部門的業(yè)務培訓,不斷提高檔案業(yè)務能力和管理水平。
第九條保衛(wèi)處各部門定期向保衛(wèi)處辦公室移交檔案。
第三章檔案的管理
第十條 檔案的收集:
(一)屬處辦公室保管的檔案由辦公室負責收集,本學年初立上一學年的卷,預立本學年的卷。
(二)重大事件、臨時性工作在工作結(jié)束后十日收集立卷。
第十一條 檔案的整理:
要以事件特征為依據(jù)進行分類,特征相同的為一類,根據(jù)分類和時間整理歸檔。文件材料整理要符合規(guī)范。
第十二條 檔案的立卷:
(一)根據(jù)有關規(guī)定和案卷的價值分為永久、長期、短期;
第十三條 檔案的保存:
按照保存年限和保密級別保存,并編制檢索工具,編輯檔案參考資料,保存的文件書寫和載體材料須能耐久保存。
第十四條 檔案的借閱:
(一)因工作需要借閱檔案的,應填好檔案查閱單,并現(xiàn)場借閱,不得隨意帶出辦公室。
(二)確因工作需要外帶,需辦理外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準后,方可帶出,用畢即歸還。
(三)借閱絕密文件要經(jīng)處室領導批準。使用人對借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條檔案的銷毀:
須報學校有關部門及處領導批準,銷毀時應有兩人以上負責臨銷,并做好記錄。
第十六條 檔案的備份:
處室所有有價值的文件、安全紀錄等必須備份。備份與源文件分開保存。
第十七條 檔案的移交:按照《邯鄲學院檔案管理辦法》定期向?qū)W院綜合檔案室移交整理好的檔案。
第四章檔案管理的范圍和內(nèi)容
第十八條 根據(jù)《檔案法》和《邯鄲學院檔案管理辦法》,安全檔案歸檔的范圍包括安全基本情況和安全管理情況。
安全基本情況應包括以下內(nèi)容:
(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。
(二)單位基本概況,重點部位情況。
(三)安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設施、器材情況。
(六)其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內(nèi)容:
(一)安全設施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全宣傳教育培訓記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎懲情況記錄。
(七)其他有關安全管理的情況。
第五章 責任追究
第一十九條 有下列行為之一的,依照有關法律、法規(guī)及規(guī)章給予行政紀律處分,直至追究法律責任。
(一)毀損、丟失或擅自銷毀安全檔案的;
(二)擅自向外界提供、抄摘安全檔案的;
(三)涂改、偽造安全檔案的;
(四)未及時上報歸檔或檔案管理不善的;
(五)未按手續(xù)借閱、外帶檔案的。
第六章附則
第二十條 本規(guī)定解釋權歸保衛(wèi)處。
