小公司財務管理規(guī)定一
無論公司規(guī)模如何,我們都要制定一套財務管理規(guī)定!這樣才能有效保護自己公司財務安全!以下是小公司財務管理規(guī)定,請參考!
小公司財務管理制度【1】
根據集團公司對物業(yè)公司各小區(qū)實行指標管理、獨立核算的要求,結合公司業(yè)務管理的需要,為了做好各小區(qū)財務收支管理工作,特制定本辦法。
一、預算管理
1、各小區(qū)物業(yè)部所有收支以預算管理為基礎,沒有預算不得開支。
2、每月末各小區(qū)物業(yè)部根據年度經濟指標及下月預計情況,編制、上報下月收支預算。
3、收支預算由小區(qū)會計負責編制,經小區(qū)物業(yè)經理初審后,報物業(yè)公司、集團財務部審核,總裁批準后執(zhí)行。
4、各月度支出計劃的編制應以各小區(qū)年度經濟指標為依據,可在各月之間調節(jié),但各月總和不得超過年度指標。
5、每月初各小區(qū)物業(yè)會計對上月預算執(zhí)行情況進行總結,編制上月收支預算與執(zhí)行情況比較表,報物業(yè)公司匯總后報公司相關領導。
6、預算內支出按公司規(guī)定流程由小區(qū)物業(yè)部審核支付,超預算支出報物業(yè)公司、總裁審批后各小區(qū)支付。
二、收支規(guī)定
1、收據、發(fā)票及公章使用規(guī)定:
1)收據、定額停車費發(fā)票,由物業(yè)公司統(tǒng)一印制(或購買)、統(tǒng)一管理,設專人負責,建立專門備查簿登記收據購、存、領、銷數(shù)量及號碼。
2)物業(yè)各小區(qū)設專人負責收據及定額停車費發(fā)票的領用、保管和繳銷。領用收據時檢查無缺聯(lián)、缺號后加蓋物業(yè)公司財務專用章,并在登記簿上登記領用時間、數(shù)量、起止號碼及領用人,同時交回前期已使用收據的存根聯(lián),以備查對。
3)收據的保管必須專人負責。如有遺失,追究保管人員責任。領用收據的小區(qū),如果人員變動,需在變動前到物業(yè)公司財務部交回收據并結清核銷。
4)各小區(qū)使用發(fā)票,為便于管理,應到物業(yè)公司財務部統(tǒng)一開具。一般情況下應以收據(第二聯(lián))換發(fā)票,所換發(fā)票的內容應與收據項目、金額完全一致,用以換取發(fā)票的收據作為發(fā)票記賬聯(lián)的附件,留物業(yè)公司統(tǒng)一保管。對于需要先開發(fā)票后付款的業(yè)主,出納(或物業(yè)管理員)根據收費通知單開具發(fā)票,并在物業(yè)財務部做好登記,款項入賬后核銷。
5)收據填寫要求:
①據實填寫。即必須按實收金額、項目、日期如實填寫,不得弄虛作假,做到準確無誤。
②字跡清楚,不得涂改。如有錯誤,全部聯(lián)次蓋“作廢”章或寫明“作廢”字樣,再另行開具。
③全部聯(lián)次一次填開,上下聯(lián)的內容金額一致。
6)各小區(qū)的收費通知專用章只能用于催款通知,不能用做其它用途;除此公章外,小區(qū)不得再有其它公章。
2、收款規(guī)定
1)各小區(qū)收款必須使用從物業(yè)公司領用、加蓋物業(yè)公司財務專用章的統(tǒng)一票據。其他任何票據或未加蓋財務專用章的票據不得使用。
2)已收現(xiàn)金款項必須在當天交由出納核對、辦理相關手續(xù)妥善保管,并及時入賬。
3)以轉帳方式收款應及時與物業(yè)公司財務、集團財務辦理進帳、轉帳相關手續(xù),并及時做帳務處理。
4)物業(yè)公司財務部可隨時檢查使用票據的人員是否及時將所收款項按規(guī)定上交,并定期對整本已使用完的收據核查是否交納入賬,并進行核銷。
3、支出規(guī)定
1)工資費用。各小區(qū)財務人員根據本小區(qū)當月考勤表,計算本月員工的應付工資,填制工資卡,交小區(qū)經理簽字后,報物業(yè)總公司人事部門審核,人事部門在對員工的出勤及人員變動核對無誤后,報物業(yè)公司總經理審批,總經理同意后方可發(fā)放。
2)員工福利費。對于員工福利品的發(fā)放,如:防暑降溫品、節(jié)日禮品等,各小區(qū)根據自己實際情況,本著節(jié)約原則,自行擬定方案及所需資金等情況呈報物業(yè)公司總經理,同意后方可實施。
3)維修費用。小區(qū)工程維修費用,審批程序是:物業(yè)公司總經理→預算部→總工辦→總裁。
4)差旅費、辦公費、電話費、清潔衛(wèi)生費、保安費、業(yè)務招待費、綠化費、社會保險費等以各小區(qū)所報支出預算為依據,預算內的此類費用由經辦人填制費用報銷單,小區(qū)經理批準即可報銷。會計人員應在原始票據審核方面嚴格把關,用于報銷的原始票據應符合國家有關法律法規(guī)的規(guī)定,除特殊情況外必須是發(fā)票,單據項目必須填寫齊全,特別是本公司全稱、地點、費用項目等必須準確無誤,票據應整潔,無涂抹修改。對于不符合上述規(guī)定的票據,財務人員應拒收。對于超出預算的上述費用項目,應呈報物業(yè)公司,說明情況,闡明超支原因,經物業(yè)公司總經理同意后,報總裁批準,總裁同意后方可實施。
5)水電費。水電費屬于小區(qū)的代收代繳項目,應遵循專款專用原則,即本月收取的水電費必須首先用于保證該期水電費的支付。小區(qū)不得以此類收款支付日常的費用開支,以免影響水電費的正常支付。
6)對于各小區(qū)需要轉賬結算的各項支出,經小區(qū)經理核準簽字,送物業(yè)公司財務審核后,在支票簽發(fā)登記本上進行登記,加蓋財務專用章及法人章進行支付。
4、資金報表:
1)每天由各小區(qū)出納報資金表給物業(yè)公司財務,由物業(yè)公司財務匯總后報公司領導。
2)報表需注明當天款項的增加、減少情況說明。
三、會計核算
1、統(tǒng)一設置以下會計科目:
1)主營業(yè)務收入:主要核算物業(yè)小區(qū)向業(yè)主(或物業(yè)使用人)收取的物業(yè)管理費;
2)其他業(yè)務收入:主要核算小區(qū)收取的停車費、裝修管理費、寬網費、攤位費、特約維修費等;
3)主營業(yè)務成本:主要核算物業(yè)水電維修、保潔及綠化等部門發(fā)生的費用;下設明細科目:工資、福利費、維修費、電話費、保潔費、勞動保護費、保安費、社保費及其他。
4)管理費用:主要核算行政管理部門發(fā)生的費用。下設明細科目:工資、福利費、差旅費、辦公費、電話費、業(yè)務招待費、社會保險費及其他;
5)其他應收(應付)款:主要核算代收代繳款項及裝修期間的保證金等。
2、會計報表
1)各小區(qū)財務結賬日期為月末最后一天。
2)小區(qū)會計人員應于次月的3日以前將各小區(qū)的會計報表經小區(qū)經理簽字后報物業(yè)總公司財務部,有個人所得稅的小區(qū)應將其扣繳的個人所得稅的明細單附后,以便總公司統(tǒng)一申報。
3)小區(qū)會計每月25日前根據年度指標上報下月費用預算,次月10日前編報上月預算執(zhí)行情況報表。
四、檔案保管
1、已使用的收據記帳聯(lián)由各小區(qū)財務保管,存根聯(lián)繳銷后交由物業(yè)公司財務進行保管。
2、小區(qū)財務檔案應按財政部《會計檔案管理辦法》規(guī)范要求進行整理、裝訂、歸檔。
3、當年會計檔案由小區(qū)會計負責保管,次年建立新帳后應將上年全部財務檔案移交物業(yè)公司財務人員負責保管。
五、檢查控制
1、各小區(qū)會計每月須對小區(qū)出納的財務工作進行檢查,包括收據的填開、領用、繳銷;原始單據的歸檔、保管;賬簿登記、賬證相符情況;現(xiàn)場盤點庫存現(xiàn)金,賬實相符情況。并對檢查內容以書面形式經雙方簽字確認后上報物業(yè)公司財務。
2、各小區(qū)出納應對物業(yè)管理員的收費工作進行檢查監(jiān)督,對于有不符合“收據發(fā)票使用規(guī)定”及“收款規(guī)定”的行為,應及時上報。
3、各小區(qū)會計每月須與集團公司核對往來款,并簽署對帳單,確保雙方帳務清楚。
4、物業(yè)公司財務應對各小區(qū)領用、繳銷票據及時核檢,發(fā)現(xiàn)問題應及時上報有關領導。
5、物業(yè)公司財務和集團公司財務應對各小區(qū)財務收支情況進行不定期聯(lián)合檢查或抽查。
6、根據公司領導安排,聘請外部的會計師事務所對物業(yè)公司各小區(qū)財務收支執(zhí)行情況進行年度專項審計。
六、相關責任
1、物業(yè)小區(qū)各出納對現(xiàn)金的收支負有直接責任,小區(qū)會計負有監(jiān)管責任,小區(qū)物業(yè)經理負有管理責任。
2、禁止私設帳外帳、收款不入帳等,禁止不使用統(tǒng)一規(guī)定票據收款、私刻公章等,否則一經發(fā)現(xiàn)直接上報總裁嚴肅處理。
3、會計檔案滅失追究保管會計責任。
4、由于不按本管理辦法操作給公司造成經濟損失的,由相關責任人全額賠償。 本財務管理制度由公司由公司財務部和物業(yè)公司負責解釋。
小公司單位財務管理制度【2】
一、財務部職責范圍
1、認真貫徹執(zhí)行國家有關財務管理的法律法規(guī),確保財務工作的合法性。
2、建立健全公司各種財務管理制度,嚴格按照財務工作程序執(zhí)行。
3、采取切實有效的措施保證公司資金和財產的安全,維護公司的合法權益。
4、編制和執(zhí)行財務預算、財務收支計劃,督促有關部門加強資金回流,確保資金的有效供應。
5、進行成本、費用預測、核算、考核和控制,督促有關部門降低消耗、節(jié)約費用,提高經濟效益。
6、建立健全各種財務帳目,編制財務報表,并利用財務資料進行各種經濟活動分析,為公司領導決策提供有效依據。
7、負責公司材料庫、辦公用品庫的管理。
8、參與公司工程承包合同和采購合同的評審工作。
9、及時核算和上繳各種稅金。
10、參與項目部與施工隊結算,參與采供部與材料供應商結算。
11、會計檔案資料的收集、整理,確保檔案資料的完整、安全、有效。
12、加強本部門管理,進行內部培訓,提高本部門工作人員素質。
13、完成公司工作程序規(guī)定的其他工作,完成領導布置的其他任務。
二、借款和各種費用開支標準及審批制度
借款審批及標準:
1、出差借款: 出差人員應先到財務部領取一式兩聯(lián)的“借款單”,詳細填寫借款日期、資金性質、部
門、出差地、出差事由、出差天數(shù)及金額,經本部門主管簽字后報總經理簽批;借款單交會計留存,待
借款人歸還借款后清款聯(lián)還本人作為清帳依據。前次借支出差返回時間超過5天無故未報銷者,不得再借款。
2、日常費用借款:各部門因辦理業(yè)務需要借款,到財務部領取借款單,填寫好資金性質(支票或現(xiàn)金)、部門、借款事由,所借金額,審批程序同第1條。
3、購置固定資產借款:施工用具、加工設備單價在1000元以上,使用年限在一年以上者,辦公設施單價2000元以上者,屬固定資產。需填寫固定資產申購單、固定資產請款單報總裁審批后,方可由相應部門辦理。購置固定資產必須開具正式發(fā)票 。
4、備用金借款:對于特定部門或崗位實行備用金借款,具體由各部門根據實際情況核定,報總裁批準后執(zhí)行。所有備用金借款于每年年度終了報帳時歸還結清。
5、其他臨時借款:如業(yè)務費、招待費、周轉金等,審批程序同第1條。
6、借款出差人員回公司后五天內應按規(guī)定到財務部報帳,報帳后所欠金額三天內補齊,對于不辦理報銷手續(xù)且三天內不能補齊所欠款項的,財務部有權從當月工資中扣回。
7、所有借款均遵循前帳不清后帳不借的原則。
8、嚴格禁止個人借款,特殊情況需由公司部門經理以上級別人員做擔保并由總裁批準后方可借支。
三、日常費用報銷:
1、公司員工在日常費用支出時,需堅持勤儉節(jié)約的原則。
2、日常支出時應盡量取得原始發(fā)票,對于不能取得原始發(fā)票的情況,需由對方出具收款證明。
3、報銷時須由經手人在發(fā)票上面簽字并簡述事由,并經相應領導簽字后到財務部報銷;
4、所有日常購用物品均須到庫房辦理入庫手續(xù),報銷時發(fā)票后面附有經庫房管理員簽字的入庫單,并經各相應領導簽字后到財務部報銷;
5、補充說明
如報銷審批人出差在外,則應由審批人簽署指定代理人,交財務部備案,指定代理人可在此期間行使相應的審批權力;或者由財務人員與審批人進行電話聯(lián)系,先行借款或報銷,待審批人回公司后再進行補簽。
財務部總監(jiān)崗位職責
1、編制和執(zhí)行預算、財務收支計劃,擬訂資金籌措和使用方案,開辟財源,有效使用資金。
2、進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核,督促本公司有關部門降低消耗、節(jié)約費用,提高經濟效益。
3、建立健全經濟核算制度,利用財務會計資料進行經濟活動分析。
4、承辦公司領導交辦的其他工作。
財務部經理崗位職責
1、負責協(xié)助財務總監(jiān)組織本公司的財務管理和經濟核算工作。
2、制定和管理稅收政策及程序。
3、建立健全公司內部核算的組織、指導和數(shù)據管理體系,以及核算和財務管理的規(guī)章制度。
4、組織公司有關部門開展經濟活動分析,組織編制公司財務計劃、成本計劃、努力降低成本、增收節(jié)支、提高效益。
5、參與項目部與施工隊、采供部與材料供應商的結算。
6、認真貫徹國家的財經方針政策,執(zhí)行會計制度和財務管理方法,監(jiān)督執(zhí)行會議決議。
7、負責全公司財務人員的業(yè)務指導和學習的工作,合理協(xié)調各崗位工作,并考核財會人員工作業(yè)績,不斷提高財務人員的業(yè)務素質。
8、完成領導布置的其他工作。
9、負責會計監(jiān)交工作。
財務部成本會計崗位職責
1、清楚工程整體概況,包括規(guī)模、合同額、所需主要材料、開竣工時間及項目部人員構成等。
2、理解并清晰工程承包合同、明確回款條款、總包方代扣費用項目及稅金繳納方式、保函期限等,并結合合同督促項目部回款。
3、按照各工程預算進行工程成本的控制。
4、每月末及時督促各項目部報帳,核對上月計劃執(zhí)行情況。
5、及時、準確核算各種原始票據,并制單入帳。
6、準確把握各項材料采購、分包勞務合同,按合同執(zhí)行付款。
7、工程付款依據合同、財務帳、工程預算進行審核。
8、工程完工后,準確核算出工程成本,編報工程成本表。
9、完成領導布置的其他工作。
財務部綜合會計崗位職責
1、負責登記各項經管的明細帳、分類帳、總帳;
2、全面了解、掌握國家有關財務工作制度、政策、公司的會計核算和財務管理的各項規(guī)定,并正確執(zhí)行
3、負責總帳、明細帳、分類帳的核對工作,銀行存款的調節(jié)工作,匯總會計憑證,登記總帳;
4、對其他應收、應收帳款及時催收清理;按公司規(guī)定安排固定資產及庫存材料等資產的盤點;
5、每月編制會計報表,確保報表數(shù)字真實,計算正確,鉤稽關系清楚;
6、負責裝訂、管理會計檔案;
7、承辦公司領導交辦的其他工作。
財務部出納員崗位職責
1、辦理現(xiàn)金收支和銀行結算業(yè)務,嚴格按照我國有關現(xiàn)金管理和銀行結算制度的規(guī)定,管好貨幣資金,不坐支現(xiàn)金,不以白條抵庫;
2、順序、及時地登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳,保證數(shù)字清楚、內容準確,做到日清月結,要及時核對庫存現(xiàn)金,每周一填寫貨幣資金周報表;
3、保管好庫存現(xiàn)金,有價證券,確保其安全無缺,如有短缺要賠償損失;
4、保管好印章,嚴格按規(guī)定用途使用印章,簽發(fā)支票用的印章不得全交出納員一人保管;
5、嚴格管理空白收據和空白發(fā)票,認真辦理領用手續(xù),按規(guī)定簽發(fā)支票,對簽發(fā)空頭支票負責;
6、完成財務總監(jiān)或財務經理交付的其它工作。
財 務 基 礎 工 作 規(guī) 范
財務基礎工作規(guī)范是財務工作最基礎的部分,它對財務部門日常具體工作進行指導和解釋。
一、 票據
1、 票據的種類:
(1) 外部取得的原始發(fā)票;
(2) 公司自制的差旅費報銷單;
(3) 公司自制的支出證明單。
2、 票據的報銷要求:
(1) 外部取得的原始發(fā)票:要求填寫齊全、字跡清晰,包括客戶名稱(填寫陜西藝林實業(yè)有限責任公司)、服務項目、金額(大小寫應一致)、收款單位蓋章、日期。
(2) 公司自制的差旅費報銷單:此報銷單專為出差報銷使用,后附出差火車、船、飛機等票據、住宿發(fā)票、寫明出差天數(shù)、出差補貼、核出總報銷金額。票面不允許有任何涂改。
(3) 公司自制的支出證明單:此支出證明單有兩種用途,一種為對于確實無法取得原始票據的情況,填寫此單據,經相關領導簽字后,可以報銷;另一種為對于一次報銷,票據非常多的情況,使用支出證明單進行票據匯總。此票面不允許有任何涂改。
二、 憑證
1、 憑證的編號:憑證統(tǒng)一使用記帳憑證,按時間發(fā)生先后順序統(tǒng)一編號,編號要求使用號碼打印機。
2、 憑證的編制人員:憑證執(zhí)行誰負責誰編制,編制后應及時簽章,各項目工地由專職會計進行具體分工。
3、 憑證的填寫要求:要求用楷書書寫,字跡要清晰,摘要欄要求詳細、逐行填寫,不得省略,各級科目統(tǒng)一使用,整個票面不允許有任何涂改。
4、 憑證的審核:對于會計人員編制的憑證,實行交叉審核;最終由財務負責人進行最后審核。憑證的審核必須及時,以防因記帳不及時造成核算控制的滯后,原則上所有憑證必須在編制后的第二天審核完畢,第三天登帳完畢。
5、 憑證的保管:憑證統(tǒng)一由一名財務人員進行裝訂、保管,此人對憑證的總體情況負責。
三、 帳簿
1、 由于會計核算均使用電算化,大部分帳簿由電腦自動生成,定期打印,仍保留如下手工帳簿:總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、應付帳款明細帳、工程施工明細帳、工程材料明細帳。
2、 以上各帳簿由相應負責人進行記錄。
3、 以上各帳簿的記錄應使用楷書,書寫清楚,按月合計,按季度進行累計。如果有填寫錯誤應使用劃線更正法或紅字沖消法,并由經辦人蓋章。
四、 報表
1、 報表分為對外報表和對內報表。
2、 對外報表為向各主管機關報送的報表,主要有資產負債表、損益表、其他報表。
3、 對內報表為公司內部要求填制匯總的各種報表,內部報表有:按部門分類的管理費用表,按區(qū)域、人員分類的經營費用表,按工程、供應商進行分類的進貨付款表,按工程分類的項目管理費用表,按供應商、工程進行分類的應付帳款表,按工程、分包隊伍進行分類的預付帳款表,以上報表為按月填報;工程成本分析表,在工程完工時,結合預算、結算、實際使用情況進行統(tǒng)計的報表。
4、 以上報表由指定會計負責進行編制。并建立相應的編制審核程序。
五、 主要科目解釋
1、 預付帳款:此科目用來核算所有分包隊伍的付款情況,因此凡是分包隊伍的付款均使用此科目進行核算。
2、 應付帳款:此科目用來核算所有供應商的進貨和付款情況,因此凡是供應商的進貨和付款均使用此科目。
3、 工程施工:工程施工科目用來核算所有工程的直接成本,按照二級科目工程項目名稱,三級科目工程成本明細項進行核算。
4、 管理費用:管理費用用來核算公司各部門,常發(fā)生的各項費用,按照二級科目部門,三級科目具體明細項目進行核算。
5、 經營費用:經營費用科目用來核算業(yè)務部門的所有費用,按照二級科目人員,三級科目具體明細項目進行核算。
六、 應付帳款的確認原則:
應付帳款的確認直接關系到工程的直接成本以及公司的欠款,因此應付帳款的確認應遵循謹慎性原則
1、 用經過工程現(xiàn)場相關人員簽字的原始入庫單原件和供應商的發(fā)貨清單確認應付帳款和工程施工,以降低因傳真不清楚而造成的錯誤。
2、 使用經過采供部、財務部要求的會簽單確認應付帳款和工程成本。
3、 對于應付帳款已經確認需要調整的情況:如果是現(xiàn)場入庫錯誤應由現(xiàn)場出具調整說明,并結合材料部門的定料單,財務部門才能予以調帳;如果是因為材料人員對材料價格等計算錯誤的情況,應由材料人員出具調整說明,并需附原書寫錯誤的入庫單復印件,財務部門才能予以調帳。所有調帳必須經材料部門和財務部門最高主管領導簽字。處罰辦法
出現(xiàn)下列情況之一的,對財務人員予以警告并扣發(fā)本人月薪1-3倍:
(一)超出規(guī)定范圍、限額使用現(xiàn)金的或超出核定的庫存現(xiàn)金金額留存現(xiàn)金的;
(二)用不符合財務會計制度規(guī)定的憑證頂替銀行存款或庫存現(xiàn)金的;
(三)未經批準,擅自挪用或借用他人資金(包括現(xiàn)金)或支付款項的;
(四)利用帳戶替其他單位和個人套取現(xiàn)金的;
(五)未經批準坐支或未按批準的坐支范圍和限額坐支現(xiàn)金的;
(六)保留帳外款項或將公司款項以財務人員個人儲蓄方式存入銀行的;
(七)違反本規(guī)定條款認定應予處罰的。出現(xiàn)下列情況之一的,財務人員應予解聘。
(一)違反財務制度,造成財務工作嚴重混亂的;
(二)拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料的;
(三)偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿的;
(四)利用職務便利,非法占有或虛報冒領、騙取公司財物的;
(五)弄虛作假、營私舞弊,非法謀私,泄露秘密及挪用公司款項的;
(六)在工作范圍內發(fā)生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的;
(七)有其他瀆職行為和嚴重錯誤,應當予以辭退的
附 則
本規(guī)定由總經理辦公會負責解釋。
本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。
