學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務(wù),特制定本制度。
一、組織管理
(一)機(jī)構(gòu)設(shè)置
1.公司行政辦公室下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負(fù)責(zé)管理。
2.公司各部門辦公室人員,負(fù)責(zé)本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導(dǎo)。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國(guó)家及學(xué)校有關(guān)檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)、銷毀、保密、補(bǔ)充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項(xiàng)目和技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目檔案材料的審查、驗(yàn)收、整理及設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項(xiàng)工作由幾個(gè)部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應(yīng)由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門專人將會(huì)議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應(yīng)做到主動(dòng)、及時(shí)、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機(jī)構(gòu)問(wèn)題和保管期限進(jìn)行分類,要求分類準(zhǔn)確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時(shí)歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級(jí)檔案或查閱非本部門檔案時(shí),須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關(guān)本單位會(huì)議記錄簿及核心機(jī)密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內(nèi)容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內(nèi)查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負(fù)責(zé)人同意,借閱本部門業(yè)務(wù)以外的檔案時(shí),須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項(xiàng),借閱人不得自行轉(zhuǎn)接他人,不準(zhǔn)拆毀、涂改、標(biāo)記、抽頁(yè)、污損、拍照和復(fù)印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過(guò)三天,如有特殊情況不能歸還時(shí),要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)無(wú)故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時(shí),檔案員應(yīng)逐卷逐頁(yè)清點(diǎn)檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)或損壞,必須向當(dāng)事人當(dāng)面提出,經(jīng)雙方核準(zhǔn)后,方可履行手續(xù)。
7.證書(shū)和獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項(xiàng)目的技術(shù)文件材料,一律不準(zhǔn)對(duì)外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn)和文件材料形成規(guī)律進(jìn)行分類、編號(hào)、組卷、登帳、入庫(kù)、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴(yán)禁折疊,藍(lán)圖檔案裝訂成冊(cè)。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對(duì)一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀、鼠咬等要及時(shí)修復(fù),采取補(bǔ)救措施,底圖因年久破損而影響復(fù)制質(zhì)量,應(yīng)由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴(yán)禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風(fēng)。堅(jiān)持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防污染、防盜。
6.對(duì)已到保管期限和失去保管價(jià)值的檔案,要按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀,并填寫清冊(cè),檔案室應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。
7.檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)隨意折卷、撕頁(yè)、涂改勾畫,對(duì)違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的行為,有關(guān)部門要嚴(yán)肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家安全保密守則,不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機(jī)密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準(zhǔn)到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會(huì)同有關(guān)部門,對(duì)超過(guò)保管期限的檔案,依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的本身利用查考價(jià)值提出存毀意見(jiàn)。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴(yán)格審查鑒定,編制銷毀清冊(cè),由批準(zhǔn)人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關(guān)手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計(jì)帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書(shū)管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書(shū)管理包含黨群、行政轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)的各類文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項(xiàng)管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含**省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營(yíng)有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。
2.**省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營(yíng)有限責(zé)任公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負(fù)責(zé)保管。各部門因辦理公務(wù)時(shí)需要提供以上證照的原件或復(fù)印件時(shí),須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過(guò)程中妥善保管,一般借用期限為三天以內(nèi),做好借用登記。
3.公司員工檔案實(shí)行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負(fù)責(zé)各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導(dǎo)。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對(duì)本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件,按文件要求進(jìn)行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)存檔文件進(jìn)行把關(guān)。歸檔應(yīng)是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準(zhǔn)確,有保存價(jià)值,有歷史記載性,不重復(fù)。認(rèn)真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時(shí),對(duì)本年度涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進(jìn)行等級(jí),
