某物業(yè)公司會議管理規(guī)定
d物業(yè)公司會議管理規(guī)定
一、目的:保證公司級會議能充分準備、嚴守紀律并實現預期的會議目標。
二、適用范圍:本規(guī)定適用于公司級例會及專題會議。專題會議是指針對某一問題或事項臨時召開的需公司領導參與的會議。
三、會議的相關規(guī)定
(一)會議的審批(例會除外)
1、公司級會議由公司領導審批,跨部門會議先由組織召開會議部門的主管領導審批,然后根據需要報公司其他領導審批。
2、會議必要性的審批。領導審批會議時要明確本會議是否有必要召開。
3、參會人員的審批。對會議組織部門列舉的參會人員,主管領導根據會議的性質進行審核確定,可增加或減少參會人員,盡量避免人員浪費。
4、會議準備材料的審批。領導審批時,要明確會議組織部門的會議相關材料準備是否成熟,是否可以用于會議討論等。
(二)會議記錄及會議紀要編寫
1、公司級例會由總經理辦公室指定專人做會議記錄,在會后一個工作日內將會議紀要提交會議主持人審閱簽發(fā)。
2、專題會議的記錄和會議紀要的編寫由會議組織部門指定專人負責,并在會后一個工作日內將會議紀要提交會議主持人審閱簽發(fā)。
3、會議紀要中公司領導的講話部分,由會議記錄人員負責整理并報領導確認后方可送會議主持人簽發(fā)。
4、凡公司領導簽發(fā)的會議紀要統(tǒng)一由總經理辦公室發(fā)布。
(三)會議過程控制
1、準點開會,按時結束。
2、會議討論要嚴格圍繞主題進行,主持人要及時制止跑題和冗長的發(fā)言。
(四)會議紀律要求
1、所有入會人員需提前到會,不得遲到和早退。
2、會議期間,不得出現移動電話鈴聲,不得在會場內接、打電話。
3、尊重會議發(fā)言人,不得在會場內交頭接耳,影響他人發(fā)言。
4、會議記錄人員要提前到達會場,并負責記錄違反會議紀律的情況。
5、會議中違紀人員將在會議紀要最后的紀律附注部分里提出通報批評。
四、會務準備工作
1、會議所需的空調、通風、燈光、音響、投影等要提前10分鐘準備就緒,會議組織部門要在《會議室使用審批單》中注明相關要求,并督促落實。
2、會議用餐按會議申報單由總經理辦公室(或會務組)負責訂餐;由于會議延長需要臨時確定訂餐,由會議主持人確定,總經理辦公室(或會務組)負責落實。
附件1.1:專題會議審批表
