雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項(xiàng)目)辦公設(shè)備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責(zé):
(一)、公司綜合管理部
辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設(shè)備的采購;
辦公設(shè)備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報(bào)損審批。
(二)、各項(xiàng)目管理處及部門專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的登記、建帳、詳細(xì)記錄領(lǐng)用領(lǐng)出及移交的情況;異地管理處的辦公用品采購自行負(fù)責(zé),但必須提交申購計(jì)劃經(jīng)綜合管理部批準(zhǔn)后方可采購(采購價(jià)格由綜合管理部提供指導(dǎo)價(jià)格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經(jīng)理每年年底對為公司提供辦公用品供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估后,建立《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》,由辦公用品管理員按照經(jīng)理提供《名錄》進(jìn)行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內(nèi)供商購買辦公用品,辦公用品管理員應(yīng)向經(jīng)理申請,經(jīng)核準(zhǔn)后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領(lǐng)用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個(gè))、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個(gè))。新員工領(lǐng)取辦公用品后,在《辦公用品(臨時(shí))領(lǐng)用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領(lǐng)
1、各部門、各項(xiàng)目內(nèi)勤人員每月25日之前根據(jù)辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計(jì)劃》上報(bào)綜合管理部。如有超出額定計(jì)劃應(yīng)報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、本部門(項(xiàng)目)經(jīng)理對本部門(項(xiàng)目)《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計(jì)劃》進(jìn)行確認(rèn)。
3、綜合管理部根據(jù)各部門(項(xiàng)目)辦公用品定額對部門上報(bào)《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計(jì)劃》進(jìn)行審批。
4、綜合管理部根據(jù)審批的《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計(jì)劃》為各部門、各項(xiàng)目(異地項(xiàng)目自行采購配備,但需提交計(jì)劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務(wù)必準(zhǔn)備完畢。
5、各部門、各項(xiàng)目領(lǐng)用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領(lǐng)用計(jì)劃》上簽字確認(rèn)。
6、如需購置固定資產(chǎn)、辦公家俱、辦公設(shè)備(200元以上)或非計(jì)劃內(nèi)辦公用品,應(yīng)填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項(xiàng)目或部門經(jīng)理簽字后報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、綜合管理部或異地項(xiàng)目應(yīng)配備一定數(shù)量的低值易耗品及后勤用品以備臨時(shí)領(lǐng)用,臨時(shí)領(lǐng)用需填寫《辦公用品臨時(shí)領(lǐng)用單》,由部門(項(xiàng)目)經(jīng)理簽字確認(rèn),綜合管理部或異地項(xiàng)目內(nèi)勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產(chǎn)的管理
(一)、部門/項(xiàng)目固定資產(chǎn)的配備。(價(jià)值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項(xiàng)目負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表》;
2、綜合管理部負(fù)責(zé)公司職能部門的固定資產(chǎn)采購,并根據(jù)部門(項(xiàng)目)辦公設(shè)備、用具統(tǒng)計(jì)情況匯總編制公司固定資產(chǎn)臺帳。
(二)、固定資產(chǎn)報(bào)損管理
1、部門(項(xiàng)目)根據(jù)《固定資產(chǎn)報(bào)廢年限表》上報(bào)辦公設(shè)備及辦公家具的破損情況,如提前報(bào)損需說明報(bào)損原因,綜合管理部核實(shí)后報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批。正常報(bào)廢程序?yàn)?部門(項(xiàng)目)填寫《固定資產(chǎn)報(bào)損、報(bào)廢單》上報(bào)綜合管理部,綜合管理部對部門(項(xiàng)目)上報(bào)情況進(jìn)行實(shí)際勘察落實(shí)上報(bào)情況是否屬實(shí)。對于勘察屬實(shí)情況,綜合管理部經(jīng)理給予確認(rèn)。在《固定資產(chǎn)報(bào)損、報(bào)廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負(fù)責(zé)安排維修。對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報(bào)總經(jīng)理申請購買。如因保管或使用不當(dāng)造成辦公設(shè)備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當(dāng)事人的責(zé)任,并照價(jià)賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設(shè)備及家具進(jìn)行清查盤點(diǎn)。市內(nèi)項(xiàng)目需現(xiàn)場盤點(diǎn),異地項(xiàng)目每半年現(xiàn)場盤點(diǎn)一次。
附:辦公用品領(lǐng)用定額說明。(具體價(jià)目詳見《辦公用品及后勤用品價(jià)目表》)
1.低值易耗辦公用品消耗定額:
部門經(jīng)理及主管:4元/人月
經(jīng)理及主管以下員工:3元/人月。
經(jīng)理及經(jīng)理助理:4元/人月。
經(jīng)理及助理以下員工:3元/人月。
2.電腦及復(fù)印機(jī)打印機(jī)耗材定額:
(1)軟盤:5張/月?？啼浌獗P:2張/月。
(2)a4復(fù)印紙:根據(jù)耗材設(shè)備的不同配置,打印機(jī):1包/月;復(fù)印機(jī):2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復(fù)印機(jī)墨粉:1支/2月;激光打印機(jī)硒鼓:1個(gè)/3月;針式打印機(jī)色帶:1個(gè)/月;噴墨打印機(jī)墨盒:1個(gè)/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個(gè)/半年。)
3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個(gè)):100個(gè)/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤
附: 《固定資產(chǎn)報(bào)廢年限表》
編號:
項(xiàng)目分類項(xiàng)目名稱報(bào)廢年限說明
辦公設(shè)備裝訂機(jī)20年
攝像機(jī)15年
傳真機(jī)10年
掃描儀10年
顯示器防護(hù)屏10年
插座10年
ups電源10年
集線器10年
照相機(jī)10年
塑封機(jī)10年
復(fù)印機(jī)8年
電話機(jī)6年
計(jì)算機(jī)顯示器6年
計(jì)算機(jī)主機(jī)6年
調(diào)制解調(diào)器6年
打印機(jī)6年
鍵盤6年
音箱6年
刻錄機(jī)6年
幻燈機(jī)6年
驗(yàn)鈔機(jī)6年
計(jì)算器6年
鼠標(biāo)4年
辦公家具文件柜10年
更衣柜10年
保險(xiǎn)柜8年
辦公桌7年
辦公椅7年
電鍍椅7年
電腦椅6年
接待椅6年
飲水機(jī)6年
白板6年
四、支持性表格
《辦公用品合格供應(yīng)商名錄》wh-zh-b-001
《辦公用品(臨時(shí))領(lǐng)用記錄》wh-zh-b-002
《辦公用品申購單》wh
-zh-b-003
《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-zh-b-004
《固定資產(chǎn)報(bào)損、報(bào)廢單》wh-zh-b-005
