x小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定
小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進一步提高文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本制度:
1、管理處文檔管理員負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等)收集、存檔和保管工作,做到系統(tǒng)、準確、完整;
2、任何人員借閱文件資料,須經(jīng)管理處經(jīng)理批準,文檔管理員須將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時間等予以詳細記錄;
3、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導批準不準給任何人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;
4、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無機翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目;
5、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔前先把資料分燈,按字田順序或按內(nèi)容、按時間等形式分類,且須在檔案夾上標識;
6、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)管理處領(lǐng)導批準可做銷毀處理;
7、積極實行檔案現(xiàn)代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規(guī)范化和程序化;
8、管理處購置的重要設(shè)備到貨時,會同有關(guān)部門,檢查驗收說明材料等,并及時歸檔;
9、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交文檔管理員及時歸檔。
