商街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
步行街物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
1目的
為了加強公司辦公設(shè)備及用品的管理,提高設(shè)備的使用效率和使用壽命,減少不必要的經(jīng)費開支,確保辦公設(shè)備安全、可靠、穩(wěn)定的運行,結(jié)合公司具體情況,制定本規(guī)定,各相關(guān)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行。
2適用范圍
公司所轄各部門。
3辦公物品分類
3.1 辦公設(shè)備:a、復(fù)印機;b、傳真機;c、電話;d、辦公桌椅;e、保險柜;f、電腦及打印機;g、其他。
3.2 辦公用品:a、各種信簽;b、材料紙;c、各種表格;d、筆;e、筆記本;f、計算器;g、其他。
4管理規(guī)定
4.1行政人事部是公司辦公設(shè)備及用品的歸口管理部門,公司所有辦公用品的采購、管理、 維護、監(jiān)管等工作統(tǒng)一由行政人事部安排專人負責(zé)。所有設(shè)備均設(shè)專人管理,發(fā)生丟失或損壞并且不能確定直接責(zé)任人的,由專管人員承擔(dān)責(zé)任。
4.1.1設(shè)備專管人員應(yīng)明確所負責(zé)設(shè)備的具體用途,熟悉其操作規(guī)程。
4.1.2操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照使用說明書的要求進行操作。
4.1.3辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時,應(yīng)立即知會專管人員。若為簡單故障,由專管人員及時處理,處理不了的,由行政人事部通知專業(yè)技術(shù)人員維修。因使用不當(dāng)或強行維修而造成設(shè)備損壞的,應(yīng)酌情予以賠償。
4.1.4辦公設(shè)備為工作而備,未經(jīng)行政人事部允準(zhǔn),嚴(yán)禁用于與工作無關(guān)的事務(wù)。
4.2申購:
4.2.1申購原則:滿足工作要求,提高工作效率,節(jié)約人工費用,樹立企業(yè)公眾形象。
4.2.2部門因工作需要添置辦公設(shè)備的,由部門負責(zé)人提出書面申請,交行政人事部審核并組織進行相關(guān)市場調(diào)查,選三家以上作報價分析,報總經(jīng)理批準(zhǔn)并由行政人事部統(tǒng)一購買、分配。
4.2.3部門根據(jù)實際工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申購計劃,報行政人事部匯總核查庫存,制訂月度辦公用品采購計劃,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由專人負責(zé)購買。
4.3報廢:辦公設(shè)備達到一定條件可以按以下程序予以報廢;低值易耗的辦公文具無須報廢。
4.3.1報廢條件:
1)使用超過規(guī)定年限,已無使用價值。
2)損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、或修理費昂貴、沒有修理價值。
3)功能降低危及安全。
4)技術(shù)落后、耗能高、效率很低、嚴(yán)重影響工作效率、屬于已被淘汰的。
4.3.2設(shè)備的報廢:由設(shè)備使用人填寫《報廢申請表》,詳細說明原因,經(jīng)部門負責(zé)人及復(fù)查、審核后,由行政人事部請技術(shù)專業(yè)人員鑒定并出具書面意見,經(jīng)質(zhì)量管理部核實后,報總經(jīng)理審批。
4.3.3報廢設(shè)備的處理:報廢的設(shè)備先交由工程部鑒定,由財務(wù)部進行登記、處置,行政人事部監(jiān)督?？梢栽倮玫牧闩浼?yīng)當(dāng)取出歸入公司辦公用品倉待用;報廢設(shè)備回收資金交財務(wù)入賬。
5辦公設(shè)備使用規(guī)定
5.1電腦:電腦的使用及分配以部門為單位,由行政人事部根據(jù)實際需求調(diào)配,并實行使用人負責(zé)制。使用者應(yīng)按規(guī)范要求正確操作使用;服務(wù)器由行政人事部指定專人負責(zé)維護,發(fā)生故障,應(yīng)及時報告,由行政人事部安排專業(yè)人員維修。
5.1.1原則上不能設(shè)置開機密碼,因特殊情況需要設(shè)置的,應(yīng)將該密碼備存行政人事部。
5.1.2每星期至少一次查殺病毒、升級病毒庫、清理磁盤;每月至少一次磁盤整理,以保證電腦系統(tǒng)的最佳運作狀態(tài)。
5.1.3文件的保存首先以本地磁盤為主,并對有關(guān)文件歸類保存,以便能在最短的時間內(nèi)查找所需資料。如確需在服務(wù)器上保存文件應(yīng)經(jīng)行政人事部書面同意,并在服務(wù)器上設(shè)立個人文件夾,所有文件均保存于個人文件夾內(nèi);否則,造成文件丟失自行負責(zé)。
5.1.4對保存的文件應(yīng)定期整理,不需要的文件應(yīng)及時刪除。對需要長期保存的文件由部門提出申請,經(jīng)行政人事部審核后可以光盤方式保存,以保障電腦的使用空間。
5.1.5使用者不得擅自安裝軟件,如確需安裝部分輔助軟件,應(yīng)向行政人事部書面申請,經(jīng)批準(zhǔn)后由行政人事部安排專業(yè)人員安裝。
5.1.6未經(jīng)許可,任何人不得自行打開機箱或拆裝機器,不得擅自對電腦硬盤進行格式化或
重新安裝操作系統(tǒng)。如遇不懂或自己解決不了的技術(shù)問題,應(yīng)通知行政人事部,由行政人事部安排專業(yè)人員予以解決。
5.1.7因公司工作的特別需要或部門工作需要借用或征用專用責(zé)任人負責(zé)的電腦時,借用人應(yīng)保證電腦的使用安全,如因人為操作失誤或使用不善造成損環(huán)的,由借用人負責(zé);
借用人需要將借用電腦搬離指定區(qū)域時,須經(jīng)行政人事部書面批準(zhǔn)同意。
5.2復(fù)印機:公司復(fù)印機由行政人事部指定專人進行管理和維護,并監(jiān)督其他部門的使用。
5.2.1公司復(fù)印機作為辦公設(shè)備僅供公司文件的復(fù)印使用,使用前應(yīng)按規(guī)定程序辦理申請登記,經(jīng)批準(zhǔn)后交專管員執(zhí)行。
5.2.2復(fù)印資料、文件時,必須在前臺辦理登記、簽名手續(xù),并注明復(fù)印紙張數(shù)、規(guī)格、申請人、文件名等交部門負責(zé)人批準(zhǔn);一次復(fù)印張數(shù)超過50頁的,須報行政人事部批準(zhǔn)。
5.2.3特別情況需緊急復(fù)印的,可按上述程序先登記申請表,事后報批、審驗。
5.2.4復(fù)印機專管人員每月底填報當(dāng)月復(fù)印機使用情況匯總表交行政人事部存查,匯總表中應(yīng)反映維修情況、零配件更換、違規(guī)使用等情況。
5.2.5復(fù)印機出現(xiàn)簡單故障時,專管人員應(yīng)及時處理;處理不了的,應(yīng)立即通知專業(yè)技術(shù)人員給予幫助。如強行操作,造成設(shè)備損壞的,應(yīng)酌情予以賠償。
5.2.6復(fù)印紙張的使用厲行節(jié)約,反對浪費;內(nèi)部存檔的資料,應(yīng)盡可能使用雙面復(fù)印或使用循環(huán)再用紙張復(fù)印。
5.3 打印機:公司打印機設(shè)專人進行管理及維護。
5.3.1公司提倡無紙化辦公,對需要上級審查、修改的文檔,可先通過內(nèi)部局域網(wǎng)將文檔發(fā)送到指定的電腦中,審查修改完畢并確認無誤后才能打印。
5.3.2對無需存檔、不涉及公司秘密、可以再使用的紙張,應(yīng)提供給公眾打印、復(fù)印再利用。公司內(nèi)部使用的文件應(yīng)使用'循環(huán)再用紙'打印。
5.3.3使用公司函頭信紙打印正式文檔,或者使用彩色打印機打印帶圖片資料的彩色文檔,必須在前臺辦理申請登記,并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。打印數(shù)量超過20張的須報行政人事部批準(zhǔn);特殊情況可先打印,事后應(yīng)補辦登記、審驗手續(xù)。
5.4傳真機:公司傳真機僅供傳真或撥
打長途電話,非特殊情況,不能用以復(fù)印資料。行政人事部指定專人對傳真機進行監(jiān)督管理。
5.4.1長途傳真和利用傳真機撥打長途電話的,須向?qū)９苋藛T辦理登記手續(xù),特殊緊急情況的可先行使用,事后辦理登記。
5.4.2傳真文件上如使用了涂改液,應(yīng)當(dāng)待涂改液完全干后方可傳真,以防止涂改液粘于傳
真機的掃瞄頭上,影響傳真機使用效果。
5.4.3禁止將未拆除訂書針的文件直接放在傳真機上傳真;否則造成損失由使用人負責(zé)。
5.4.4專管人員應(yīng)保障傳真機24小時都有接收用傳真紙,以確保能隨時接收傳真。
6辦公文具及其他低值易耗品管理
6.1每月25日前由各部門負責(zé)人根據(jù)工作需要,制定下月辦公用品采購計劃匯總行政人事部。
6.2行政人事部查核庫存數(shù)量后擬出下月易耗品采購總計劃及供應(yīng)商建議提交行政人事部審核,報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.3總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人事部安排專人統(tǒng)一采購。
6.4采購回來的物品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù),經(jīng)辦人和保管人員當(dāng)面核對品名、規(guī)格、數(shù)量,辦理驗收入庫手續(xù),并通知相關(guān)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。
6.5辦公用品的保管和發(fā)放由前臺負責(zé)。
6.6各部門接到領(lǐng)用通知后,部門負責(zé)人安排人員到前臺辦理領(lǐng)用手續(xù)并簽字確認,由部門統(tǒng)一安排、發(fā)放。
6.7辦公用品領(lǐng)用應(yīng)堅持勤儉節(jié)約的原則,用多少領(lǐng)多少,避免造成浪費,嚴(yán)禁將辦公用品帶回家作私人用途。
6.8非一次性使用的物品,員工在辦理離職手續(xù)時應(yīng)交回公司,并與前臺做好移交手續(xù)。
6.9辦公用品的帳務(wù)必做到帳物相符,前臺應(yīng)隨時掌握合理庫存,保障日常工作的正常使用量。
7相關(guān)文件與記錄
7.1《辦公設(shè)備報廢申請表》
7.2《復(fù)印申請登記表》
7.3《打印登記表》
