某科技公司檔案管理規(guī)定
科技公司檔案管理規(guī)定
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責,各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發(fā)、經營、企業(yè)管理等技術資料、報告等,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均實行集中統(tǒng)一管理,任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的,保存人必須到技術質量部登記,技術質量部保存復印件。
4、以下文件資料應統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理:
(1)公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;
(2)一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
(3)經領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔;
(4)上報和外發(fā)文件有上級來文的,要將上級來文一并附后歸檔。
(5)業(yè)務活動中的有關請示報告及公司領導批復,涉及人力資源問題或屬付款性質的,由技術質量部和財務部予以相應處理后,由經辦人整理后,移交人事行政部;
(6)其它重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內的,連同有關資料由經辦人整理后移交技術質量部。
(7)由公司對外簽訂的經濟合同,均保留兩份原件,技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時,技術質量部保存原件,財務部保存復印件并注明原件存放處。
(8)公司名義的收文、發(fā)文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。
5、以下文件資料應統(tǒng)一由各部門歸檔管理:
(1)各部門之間日常收文、發(fā)文由各部門自行保管。
(2)各種傳真函件,由收、發(fā)函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術質量部及各部門應有存放檔案的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
4、根據有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。
(1)技術資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年,有明確規(guī)定的,從其規(guī)定;
(2)文檔性資料,保管5年;
(3)其它資料銷毀時報批執(zhí)行。
5、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
6、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜,核對件數,發(fā)現異常或被盜、丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
7、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料,須經檔案所屬部門負責人批準。借閱技術質量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批準;借閱重要密件,必須經副總經理或總經理批準后,方可借閱。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術質量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關人員的責任,依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
