a學(xué)院印信管理規(guī)定
學(xué)院印信管理規(guī)定
為嚴(yán)格印信管理,維護(hù)印信效用及其嚴(yán)肅性,特制定本規(guī)定。
一、印章的刻制、啟用與廢止
1、各系、部門公章均依據(jù)學(xué)院機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件,由院辦公室審核后刻制;系、處下設(shè)的科級單位一般不刻制印章,科級單位的業(yè)務(wù)專用章由各系、處提出申請,經(jīng)院辦公室審批后,方可刻制?？讨朴≌掠稍恨k公室確定印章形式、規(guī)格,并統(tǒng)一開具介紹信。院內(nèi)各級機(jī)構(gòu)不能自行刻制帶有校名的公章和業(yè)務(wù)專用章。
2、印章由單位指派專人負(fù)責(zé)到指定的地點刻制。
3、印章的啟用或廢止均由院辦公室驗印登記后方可生效。作廢印章,必須交院辦公室封存或銷毀。
二、印章的使用范圍
(一)學(xué)院鋼印:用于工作證、學(xué)生證、畢業(yè)證等證件的照片壓印。
(二)學(xué)院印章:
1.以學(xué)院名義向校內(nèi)、校外發(fā)送的各種公文、文件材料、報表等;
2.以學(xué)院名義簽訂的合同、協(xié)議書、意向書等;
3.以學(xué)院名義頒發(fā)的各種證件、證書、聘書等;
4.各類需經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn)的申請表、申報材料;
5.對外聯(lián)系工作的介紹信及以學(xué)院名義對外開具的各種證明。
(三)院長簽名章:
1.證件、證書、聘書;
2.有關(guān)報表、合同、協(xié)議以及委托書、任務(wù)書、申請表、審批表等;
3.以院長名義發(fā)出的信函。
(四)系、處級單位印章:
1.院辦公室印章用于以院辦公室名義上報、平送的各類公文、文書
材料以及對外聯(lián)系工作;
2.院各系、處公章主要用于在自己的職責(zé)范圍內(nèi)處理公務(wù),向?qū)W院
和院領(lǐng)導(dǎo)的請示、報告,與院內(nèi)各單位及院外有關(guān)對口單位聯(lián)系業(yè)務(wù)。
三、印章使用程序和批準(zhǔn)權(quán)限
1.以學(xué)院名義發(fā)出的公文,一律憑發(fā)文稿紙上分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字用印;
2.各種證件,由主管業(yè)務(wù)部門列出名單并經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人簽字、分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后,由負(fù)責(zé)此項業(yè)務(wù)的人員到院辦公室用印;
3、各種證書、聘書按學(xué)院有關(guān)規(guī)定,經(jīng)相應(yīng)的評審機(jī)構(gòu)評審或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)討論確定,由主管部門列出名單、學(xué)院分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字后,派專人到院辦公室用印;
4、對外簽署的各類合同協(xié)議,經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可使用校印;
5、對外發(fā)出的外文函件若需加蓋校印,必須先由外事處審核及其負(fù)責(zé)人簽字后,交院領(lǐng)導(dǎo)簽字方可用印。
6、凡不必正式行文但需以學(xué)院名義發(fā)出的函件等各類材料,應(yīng)按規(guī)定格式書寫或打印,履行“用印申請單”簽單手續(xù),經(jīng)院辦公室校核、院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印。
7、需加蓋院長簽名章的公文、證件、證書、聘書等,須經(jīng)院長本人簽字。
8、各系、院直各部門的公章要明確使用范圍,重要事項的用印要根據(jù)職權(quán)范圍劃分情況經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
9、在特殊情況下急需使用校印或院長簽名印章時,經(jīng)院長辦公室主任核準(zhǔn)后,可以用印。
四、印章的保管
1、學(xué)院授權(quán)院辦公室管理和使用學(xué)院鋼印、學(xué)院印章、院長簽名章,院辦公室指定專人按規(guī)定保管和使用。
2、各系、部門印章須指定專人保管和使用,確因事離崗時須由單位負(fù)責(zé)人指定人員暫時代管。
3、用印必須堅持原則,嚴(yán)格照章用印。用印前要核實簽發(fā)人姓名、用印件內(nèi)容與落款,同時將用印情況填寫在印章使用登記簿上。蓋章位置要恰當(dāng),印跡要端正清晰。
4、印章存放地點要求安全保險,原則上印章不得離開辦公地點。用印后或不用印時,應(yīng)將印章存放安全處。
5、凡因印章使用或保管不當(dāng)而出現(xiàn)嚴(yán)重事故時,將追究單位負(fù)責(zé)人和當(dāng)事者的責(zé)任。
介紹信的管理
另:介紹信的使用與保管辦法
一、介紹信的保管
1.介紹信與用印緊密相連,一般情況下介紹信由印章管理人員掌管。
2.印章管理人員要對開出的介紹信負(fù)責(zé),介紹信的內(nèi)容要明確具體,字跡清楚,經(jīng)檢查核對無誤后用印。
二、介紹信辦理程序
以z學(xué)院名義開具介紹信,按下列程序辦理。
1、各系、部門因公需開具“z學(xué)院”介紹信時,需由系、部門出具文字說明并有負(fù)責(zé)人簽字和單位公章。
2、各系用于聯(lián)系學(xué)生實習(xí)工作所開具的介紹信,需由系領(lǐng)導(dǎo)簽字,并經(jīng)教務(wù)處審核蓋章后,方可到院辦公室換信。
三、介紹信的保存
介紹信的存根及換信依據(jù)要留存兩年以上備查。
本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。
