分公司商品管理規(guī)定范例
分公司商品管理規(guī)定
分公司存貨管理,應(yīng)確保分公司存貨資產(chǎn)的安全、完整、準(zhǔn)確,及時(shí)、真實(shí)地反映存貨資產(chǎn)的結(jié)存和利用狀況,提高存貨使用效率,促進(jìn)存貨保值、增值。
分公司負(fù)責(zé)人對分公司倉庫、門店等分公司存貨的安全、完整負(fù)總責(zé)。
一、分公司倉庫的管理:
(一)、商品入庫管理
1、分公司根據(jù)庫存及銷售狀況,制定《采購訂單》向總公司審請發(fā)貨;
2、分公司發(fā)貨申請經(jīng)總公司營銷中心、財(cái)務(wù)中心批準(zhǔn)后,物流中心倉庫發(fā)貨至各分公司;
3、總公司發(fā)貨后,及時(shí)通知分公司,分公司倉庫人員做好入庫前期工作,安排商品擺放的地方;
4、商品從總公司運(yùn)至分公司倉庫時(shí),收貨員必須嚴(yán)格認(rèn)真檢查商品外包裝是否完好,若出現(xiàn)破損、是原裝短少等情況,收貨人有權(quán)拒絕收貨,并及時(shí)上報(bào)分公司營銷部門,營銷部門應(yīng)及時(shí)與貨運(yùn)公司交涉;若因收貨員未及時(shí)對商品進(jìn)行檢查,出現(xiàn)的破損,原裝短少,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由該收貨員承擔(dān);
5、收貨員依照相關(guān)訂單、隨貨同行聯(lián),對進(jìn)貨商品品名、等級(jí)、數(shù)量、規(guī)格、金額、單價(jià)進(jìn)行核實(shí),核實(shí)正確后方可入庫保管;若單據(jù)與商品實(shí)物不相符,應(yīng)及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門;若進(jìn)貨商品未經(jīng)核對入庫,造成的賬、實(shí)不相符,由該收貨人承擔(dān)因此造成的損失;
6、入庫商品明細(xì)必須由收貨員和倉庫管理員核對簽字認(rèn)可,做到帳、實(shí)相符。商品驗(yàn)收無誤后,倉庫管理員依據(jù)驗(yàn)收單及時(shí)記賬,按商品的各項(xiàng)分類(如服裝、鞋類、配件等)詳細(xì)記錄商品的名稱、年份、季節(jié)、性別、品名、數(shù)量、規(guī)格(按尺碼)、入庫時(shí)間、單證號(hào)碼、驗(yàn)收情況、存貨單位等,做到帳、實(shí)相符。若不按照該制度執(zhí)行驗(yàn)收造成的經(jīng)濟(jì)損失由倉庫管理員承擔(dān)。
(二)、商品出庫管理
1、分公司營銷部門根據(jù)經(jīng)審批的門店、客戶(加盟商)的要貨申請開具送貨清單(出庫單)、調(diào)撥單或者退貨單;
2、倉庫收到以上單據(jù)后,對出庫商品必須認(rèn)真清點(diǎn)核對準(zhǔn)確、無誤,方可簽字認(rèn)可出庫,否則造成的經(jīng)濟(jì)損失,由當(dāng)事人承擔(dān);
3、出庫手續(xù)要完備,以分清實(shí)物負(fù)責(zé)人和承運(yùn)者的責(zé)任,在商品出庫時(shí)雙方應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對出庫商品的品名、數(shù)量、規(guī)格等以及外包裝完好情況,辦清交接手續(xù),因手續(xù)不完備造成損失由倉庫管理人員負(fù)責(zé);
4、商品出庫后倉庫管理員在當(dāng)日根據(jù)正式出庫憑證銷賬并清點(diǎn)貨品結(jié)余數(shù),做到賬貨相符。
(三)、庫存的管理
1、商品堆碼要科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、符合安全第一、進(jìn)出方便、節(jié)約倉容的原則。倉庫的要合理規(guī)劃,干道,支道要畫線,垛位標(biāo)志要明顯,要編順序號(hào);
2、合理安排貨位,商品分類存放。商品入庫驗(yàn)收后,要根據(jù)商品的性能、特點(diǎn)和保管要求,安排適宜的存儲(chǔ)場所,做到分區(qū)、分庫、分類存放和管理;
3、在同一倉間存放的商品,必須性能不抵觸,養(yǎng)護(hù)措施一致,滅火方法相同。嚴(yán)禁互相抵觸、污染、串色的商品、養(yǎng)護(hù)措施和滅火方法不同的商品存放在一起。倉庫不能存放危險(xiǎn)品、毒品和放射性商品;
4、倉庫建立庫存數(shù)量帳,每日根據(jù)出入庫憑單及時(shí)登記核算,月終結(jié)帳和盤點(diǎn)完畢后與財(cái)會(huì)部門對帳;
5、經(jīng)常檢查商品,存放時(shí)間長、已損壞的商品要及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理;
6、商品進(jìn)庫及出庫時(shí)間必須遵循先進(jìn)先出的原則,否則造成過期等經(jīng)濟(jì)損失,必須由倉庫管理員承擔(dān);
7、倉庫中存放的商品還應(yīng)注意做好各種防患工作,確保物資的安全保管。預(yù)防內(nèi)容包括:防火、防盜、防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防蟲、防塵、防爆、防漏電,否則造成的經(jīng)濟(jì)損失必須由責(zé)任人承擔(dān);
8、經(jīng)常進(jìn)行盤點(diǎn),做到日清月結(jié),按規(guī)定時(shí)間編報(bào)庫存日報(bào)和庫存月報(bào);
每月必須對庫存物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)一次,并填報(bào)庫存盤點(diǎn)表。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損或變質(zhì),必須查明原因,分清責(zé)任,寫出書面報(bào)告,提出處理建議,呈報(bào)上級(jí)和有關(guān)部門,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自調(diào)帳;
積極配合財(cái)會(huì)部門做好全面盤點(diǎn)和抽點(diǎn)工作,定期與財(cái)會(huì)部門對帳,保證帳表、帳帳、帳實(shí)相符;
9、實(shí)做好安全保衛(wèi)工作,嚴(yán)禁閑人進(jìn)入庫區(qū)。建立和健全出入庫登記制度,對因工作需要出入庫人員、車輛按規(guī)定進(jìn)行盤查和登記。夜間定時(shí)巡邏,提高警惕;
10、確實(shí)做好防火安全工作,庫區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、攜入易燃易爆物品和明火作業(yè)。對庫區(qū)的電燈、電線、電閘、消防器具、設(shè)施要經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)維修排除,不得擅自挪動(dòng)或挪用消防器具。
二、直營店存貨管理:
1、各直營店應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收單、入庫單、調(diào)撥單、日銷售報(bào)表編制商品進(jìn)銷存報(bào)表;
2、各直營店應(yīng)做好商品的驗(yàn)收、銷售出庫、盤點(diǎn)工作,每周一編制上周商品的進(jìn)銷存報(bào)表(若有存在殘次、滯銷,應(yīng)單獨(dú)注明或另行造表報(bào)送),經(jīng)直營店負(fù)責(zé)人審核后報(bào)送給分公司財(cái)務(wù)及相關(guān)部門,每月對庫存商品進(jìn)行全面盤點(diǎn),由分公司派人監(jiān)督;
3、各直營店應(yīng)根據(jù)日/周/月報(bào)表所呈現(xiàn)的銷售走勢、配合新品上市及促銷活動(dòng)需要、商品銷售周期、店鋪容量(倉位及sku容量)、商品缺碼情況、商品到店的配送周期以及節(jié)假日高峰期銷售量預(yù)測、商品庫存情況等因素及時(shí)填寫補(bǔ)貨申請,經(jīng)直營店負(fù)責(zé)人審核后報(bào)給營銷部門或區(qū)域負(fù)責(zé)人審批,轉(zhuǎn)給物流部門備貨或調(diào)撥。營銷部門根據(jù)各直營店的銷售、庫存情況,并征求各相關(guān)直營店負(fù)責(zé)人意見后調(diào)撥,并需填寫商品調(diào)撥單(一式四聯(lián):調(diào)出聯(lián)、調(diào)入聯(lián)、商品部聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)),轉(zhuǎn)發(fā)給各相關(guān)調(diào)撥店,據(jù)以調(diào)撥商品;
4、各營業(yè)終端(包括直營店和加盟店)發(fā)現(xiàn)殘次品,應(yīng)根據(jù)公司殘次認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn),填寫退殘申請表,上報(bào)給營銷部門主管審核。營銷部門主管將審核完畢的'退殘申請表'歸集到物流部門。物流部門派物流人員到店柜收回殘次品,回收時(shí)要將殘品及'退殘申請表'內(nèi)容進(jìn)行核對,并確認(rèn)入庫,如有異議,反饋給營銷部門主管或確認(rèn)不符合退殘標(biāo)準(zhǔn)的,退回原店柜;
物流人員收回各店柜退回的殘次品后,整理、匯總、填寫'退殘申請表'經(jīng)部門主管審核后轉(zhuǎn)發(fā)營銷部門;
營銷部門填寫'退貨單',向總公司申請退貨,并根據(jù)總公司審批意見,要求物流部將殘次品轉(zhuǎn)發(fā)給總公司倉庫。若總公司拒絕接收,營銷部門負(fù)責(zé)與總公司磋商。若磋商未果,營銷部門將殘次商品匯總,并上報(bào)給總公司營銷負(fù)責(zé)人簽發(fā)處理意見,而后按照負(fù)責(zé)人意見執(zhí)行;
5、各直營店發(fā)現(xiàn)損品(損品指即銷售會(huì)影響公司品牌形象所不接受且無銷售價(jià)值的待報(bào)廢商品,具體包括:(1)由于店柜人員保管不當(dāng)而致?lián)p的商品;(2)顧客在購買后三個(gè)月內(nèi)退回的符合其它退貨條款,但超過總公司規(guī)定'質(zhì)保期限'的殘品;(3)不符合'退殘標(biāo)準(zhǔn)'但應(yīng)'商場管理要求'予以顧客退貨的殘品,須附有商場出示的證明),應(yīng)查明原因,分清情況,認(rèn)定責(zé)任,并填寫商品報(bào)廢申請單,經(jīng)直營店負(fù)責(zé)人審核后,上
報(bào)給分公司營銷部門審核,上報(bào)給分公司負(fù)責(zé)人審批,審批后,將商品申請單轉(zhuǎn)給營銷部門,按照分公司負(fù)責(zé)人的審批意見處理;
6、各加盟店根據(jù)雙發(fā)簽署的合同規(guī)定,根據(jù)銷售情況,在規(guī)定的期限內(nèi)需要換貨或退貨的,應(yīng)事先填寫換貨、退貨申請,轉(zhuǎn)發(fā)給分公司營銷部門審核,由營銷部門轉(zhuǎn)交分公司負(fù)責(zé)人審批,然后由營銷部門根據(jù)審批意見轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部門執(zhí)行;
7、其他涉及商品發(fā)送、調(diào)換、退回、報(bào)廢等事項(xiàng),一律由向相關(guān)部門填寫申請,后上報(bào)給分公司負(fù)責(zé)人審批。
三、盤點(diǎn)管理:
(一)、各部門職責(zé):
1、總公司營銷部門:可以對各分公司行使貨品管理的權(quán)利,指導(dǎo)分公司制定盤點(diǎn)時(shí)間、內(nèi)容、盤點(diǎn)工作安排,對盤點(diǎn)工作盈虧的調(diào)整、審核工作,進(jìn)行盤點(diǎn)獎(jiǎng)懲;
2、總公司財(cái)務(wù):可以對分公司貨品盤點(diǎn)抽查,對盤點(diǎn)盈虧進(jìn)行檢查,定期或不定期對各項(xiàng)存貨進(jìn)行稽核、盤點(diǎn);
3、分公司倉庫、門店:負(fù)責(zé)所管理的倉庫、門店盤點(diǎn)實(shí)際操作,以及查找差異原因。對所管理的存貨數(shù)量、安全、完整負(fù)責(zé);
4、分公司物流部門:對分公司貨品執(zhí)行調(diào)配管理,指導(dǎo)、督促、協(xié)助倉庫、各門店完成存貨管理;
5、分公司財(cái)務(wù)部門:負(fù)責(zé)分公司貨品盤點(diǎn)抽查,對盤點(diǎn)盈虧進(jìn)行檢查,定期或不定期對各項(xiàng)存貨進(jìn)行稽核、盤點(diǎn);
(二)、盤點(diǎn)時(shí)間:
1、常規(guī)例行存貨盤點(diǎn):每月26日-31日,各分公司對倉庫、門店進(jìn)行盤點(diǎn);
2、分公司抽查盤點(diǎn):根據(jù)各分公司實(shí)際情況,由分公司物流相關(guān)部門、財(cái)務(wù)部門安排;
3、總公司抽查盤點(diǎn):總公司根據(jù)各地實(shí)際業(yè)務(wù)狀況,安排對各分公司進(jìn)行一至四次盤點(diǎn);
4、各分公司有特殊情況,不能按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行盤點(diǎn)的,必須每月22號(hào)向總公司提出申請,經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更時(shí)間;
(三)、盤點(diǎn)方法及要求:
1、盤點(diǎn)方式:包括動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)(即不停業(yè))和靜態(tài)盤點(diǎn)(即停業(yè))相結(jié)合;全面盤點(diǎn)和抽樣盤點(diǎn)相結(jié)合;自盤與復(fù)盤相結(jié)合;
2、盤點(diǎn)方法:分公司可根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)狀況,自行安排動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)或靜態(tài)盤點(diǎn);每月進(jìn)行的常規(guī)盤點(diǎn),各單位必須實(shí)行全面盤點(diǎn);分公司物流部門、財(cái)務(wù)部門可根據(jù)實(shí)際狀況自行安排全面盤點(diǎn)或抽樣盤點(diǎn);
3、盤點(diǎn)要求:
(1)、盤點(diǎn)過程中,根據(jù)盤點(diǎn)方法,明確盤點(diǎn)范圍,要徹底、不重復(fù)、不遺漏的進(jìn)行盤點(diǎn);
(2)、盤點(diǎn)的目的要及時(shí)、準(zhǔn)確反映庫存實(shí)際狀況,保持實(shí)物與賬面一致;
(3)、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)注明,有質(zhì)量問題、退貨、使用過的、損壞的等異常情況,均要注明在盤點(diǎn)表中;
(4)、每次盤點(diǎn)完,參加盤點(diǎn)的人員均要簽名確認(rèn),以示負(fù)責(zé),本單負(fù)責(zé)人也要簽名確認(rèn);
(四)、處罰規(guī)定:
1、查找盤點(diǎn)差異原因,分清責(zé)任,對丟失物品進(jìn)行賠償;
2、由于串號(hào)、串碼造成的差異,且未造成實(shí)際損失的,可以不進(jìn)行賠償,但要記錄到相關(guān)責(zé)任人的績效考核;
3、各分公司有權(quán)獨(dú)立對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行處罰、處理,處理結(jié)果上報(bào)總公司;
