公司文檔資料管理規(guī)定

公司文檔資料管理規(guī)定

公司文檔資料的管理規(guī)定

1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對(duì)文檔的管理,要做到處理及時(shí),卷宗規(guī)范,確保安全;

2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件,如:銷售部門負(fù)責(zé)營(yíng)銷檔案、客房往來(lái)資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類財(cái)務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;

3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序?yàn)?擬稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

4、對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號(hào),要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

5、公司的收文程序?yàn)?收文、報(bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé),依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類,報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

7、文檔按照機(jī)密程度,分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次,撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍,秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專人進(jìn)行,確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;

8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對(duì)其負(fù)有保密的義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無(wú)關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱,借閱文檔必須及時(shí)歸還;

10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;

11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。