房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來及公司與各協(xié)作單位之間往來的以及公司經(jīng)營 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(jié)(年、月度)、財務(wù)審 計、經(jīng)營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀(jì)要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關(guān)活動的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼 職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負(fù)責(zé)定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分 級管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時,需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會計檔案:會計檔案由財務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、 隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動力安 裝投入使用后一個月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。
2.5 各類報告、方案、內(nèi)部申請批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部 門、財務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜 合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
3、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標(biāo)準(zhǔn)
1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對接收的所有檔案及時審查,進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復(fù)合并一起立卷。
4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)
檔案按職能設(shè)置十個一級類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行設(shè)置。按問題分類,結(jié)合年度,一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標(biāo)識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則,保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和及時、高效提供利用。
根據(jù)檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進(jìn)行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內(nèi)再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數(shù)。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進(jìn)行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行,一般不得借出。必須借出時,需經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準(zhǔn),經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護(hù),嚴(yán)禁涂改;注意安全 和保密,嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復(fù)制,必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
6、檔案歸還時,經(jīng)檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)
檔案入庫前必須經(jīng)過嚴(yán)格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進(jìn)行侵蝕。 檔案入庫后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),確保檔案安全; 非工作人員不得進(jìn)入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無關(guān)物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)
對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機(jī)密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關(guān)人員泄露。
3、查閱密級檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。
4、
銷毀檔案要嚴(yán)格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進(jìn)行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴(yán)重者要依法嚴(yán)肅處理。
(十)附則
