x地產(chǎn)公司工程合同管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程合同管理規(guī)定
第一節(jié) 概述
第一條 為了實(shí)現(xiàn)依法治理企業(yè),促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展,規(guī)范對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為,提高經(jīng)濟(jì)效益,防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失,特制定工程合同管理規(guī)定。
第二條 合同作為明確合同雙方權(quán)利和義務(wù)的依據(jù),具有法律約束力,故凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)的,應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。
第三條 本章所指的合同包括建設(shè)項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、工程、物資合同。
第四條 除即時(shí)清結(jié)者外,合同均應(yīng)采用書(shū)面形式,有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第二節(jié) 機(jī)構(gòu)
第五條 除工程合同由預(yù)算部負(fù)責(zé)簽訂,其他合同均由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)簽訂。
第六條 預(yù)算部全面負(fù)責(zé)合同的綜合管理,即合同簽訂前的指導(dǎo)、審核以及履行過(guò)程中的監(jiān)督、管理。
第三節(jié) 原則
第七條 未通過(guò)招標(biāo)簽訂的合同,在訂立合同前,必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況,無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。
第八條 經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的(指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等),數(shù)量和質(zhì)量,價(jià)款或者酬金,履行的期限、地點(diǎn)和方式,違約責(zé)任等主要條款。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金等擔(dān)保條款。對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書(shū)面確切描述的,應(yīng)當(dāng)封存樣品,由合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。
第九條 合同文本由相關(guān)部門(mén)自行擬稿,應(yīng)盡可能參照使用標(biāo)準(zhǔn)格式合同范本,同時(shí)結(jié)合本公司和建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況,確保合同內(nèi)容的完整、嚴(yán)密和有利。
第十條 合同的主要條款和內(nèi)容必須符合法律法規(guī),當(dāng)事人各方的權(quán)利和義務(wù)必須明確,文字表述清楚準(zhǔn)確。
第十一條 每一合同文本上或留我方的合同文本上應(yīng)注明合同對(duì)方的單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào)。
第十二條 對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同,嚴(yán)禁在空白文本上蓋章,并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后,我方才予以簽字蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章;如有例外需要,須公司批準(zhǔn)。
第十三條 單份合同文本達(dá)兩頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。
第四節(jié) 合同談判
第十四條 合同談判應(yīng)由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施,經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判,應(yīng)由原招標(biāo)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
第十五條 所有經(jīng)濟(jì)合同的談判,必須保證至少有兩名人員參加談判。
第五節(jié) 合同簽訂
第十六條 前期合同:
凡涉及政府部門(mén)及相關(guān)職能部門(mén)的合同,由工程前期部負(fù)責(zé)洽談和擬訂,提供相關(guān)費(fèi)用的依據(jù)至預(yù)算部,經(jīng)審核后辦理后續(xù)報(bào)批手續(xù)。
第十七條 設(shè)計(jì)合同:
(一) 設(shè)計(jì)合同包括項(xiàng)目總體方案設(shè)計(jì)合同、園林景觀設(shè)計(jì)合同、室內(nèi)裝飾設(shè)計(jì)合同、單體及室外管網(wǎng)施工圖設(shè)計(jì)合同。
(二) 設(shè)計(jì)合同由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)洽談和擬訂,提供相關(guān)費(fèi)用的依據(jù)至預(yù)算部,經(jīng)審核后辦理后續(xù)相關(guān)手續(xù)。
第十八條 工程合同:
(一)工程合同包括單體施工合同、監(jiān)理合同和分包工程合同(土方工程、樁基工程、防水工程、欄桿工程、鋁合金門(mén)窗工程、幕墻工程、消防工程、人防工程、室內(nèi)外高檔裝修工程、智能化工程及綜合布線工程等)。
(二)上述工程均須按照《工程招標(biāo)投標(biāo)管理》確定承包單位,由預(yù)算部負(fù)責(zé)與承包單位進(jìn)行洽談,簽訂單體施工合同、監(jiān)理合同和上述分包工程合同及其它零星及單體附屬工程的合同文本,并辦理工程合同的報(bào)批手續(xù)。
第十九條 物資合同:
(一)物資合同包括物資采購(gòu)合同和機(jī)電設(shè)備供貨合同。
(二)物資采購(gòu)合同:
1.總價(jià)在3萬(wàn)元以下的零星物資和苗木采購(gòu),物資部必須辦理零星物資和苗木價(jià)格審批手續(xù),以此作為付款依據(jù)。
2.總價(jià)在3萬(wàn)元~50萬(wàn)元的物資采購(gòu),物資部必須簽訂物資采購(gòu)合同。
3.總價(jià)在50萬(wàn)元以上的物資采購(gòu),須按照《工程招標(biāo)投標(biāo)管理》確定供應(yīng)商,合同由物資部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商洽談和擬訂,提交至預(yù)算部審核后,辦理后續(xù)報(bào)批手續(xù)。
4. 對(duì)已簽合同標(biāo)的作調(diào)整時(shí),物資部必須簽訂合同補(bǔ)充協(xié)議,以此作為付款依據(jù)。
(三)機(jī)電設(shè)備采購(gòu)合同和涉及安裝的物資采購(gòu)合同,由設(shè)計(jì)部專(zhuān)業(yè)工程師負(fù)責(zé)協(xié)同物資部擬訂機(jī)電設(shè)備采購(gòu)合同文本,上述合同由物資部提交至預(yù)算部審核后,辦理后續(xù)報(bào)批手續(xù)。
第二十條涉外合同、重大合同(設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、物資采購(gòu)合同、機(jī)電設(shè)備合同;單體工程、分包工程,其合同價(jià)超過(guò)500萬(wàn)元的)合同簽訂部門(mén)必須加簽常年法律顧問(wèn)的法律意見(jiàn),并報(bào)集團(tuán)投資發(fā)展部備案。
第六節(jié) 審批流程
第二十一條 合同文本擬定完畢,按規(guī)定的流程審核并簽署完意見(jiàn)后,加蓋公章或合同專(zhuān)用章方能生效。具體流程如下:
(一)工程前期合同審批程序:
工程前期部經(jīng)辦人――工程前期部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財(cái)務(wù)副總――總經(jīng)理――董事會(huì)代表
(二)物資采購(gòu)合同審批程序:
物資部經(jīng)辦人――相關(guān)主管副總工程師、工程師――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――物資副總――財(cái)務(wù)副總――總經(jīng)理――董事會(huì)代表
(三)工程合同審批程序:
預(yù)算部經(jīng)辦人――預(yù)算部經(jīng)理――造價(jià)審核部經(jīng)理――工程副總――財(cái)務(wù)副總――總經(jīng)理――董事會(huì)代表
(四)設(shè)計(jì)合同審批程序:
設(shè)計(jì)部經(jīng)辦人――設(shè)計(jì)總監(jiān)――預(yù)算部經(jīng)理――工程副總――財(cái)務(wù)副部――總經(jīng)理――董事會(huì)代表
第二十二條 流程中各審核意見(jiàn)簽署于合同流轉(zhuǎn)單上,合同流轉(zhuǎn)單作為合同審核過(guò)程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后,經(jīng)辦人留存并及時(shí)歸檔。
第七節(jié) 合同的履行
第二十三條 合同依法訂立后,即具有法律效力,相關(guān)部門(mén)應(yīng)充分理解、熟悉合同,然后嚴(yán)格履行合同。
第二十四條 經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)帳,每一合同設(shè)一臺(tái)帳,分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。
第二十五條 有關(guān)部門(mén)在合同履行中,遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),必要時(shí)通知法律顧問(wèn)。
第二十六條 財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)合同履行收付
款工作,對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)拒絕付款:
(一)未按規(guī)定簽訂合同的;
(二)收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致的。
第二十七條 付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致的,經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。
第二十八條 在合同履行過(guò)程中,合同對(duì)方要求的付款必須按合同審批程序?qū)徍?50萬(wàn)以下的付款總經(jīng)理有最終決定權(quán), 50萬(wàn)及50萬(wàn)以上的付款須報(bào)董事會(huì)代表批準(zhǔn),各級(jí)審核通過(guò)后再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。公司各部門(mén)所辦理的各種款額收款單位,必須在各部門(mén)經(jīng)辦人的陪同下至財(cái)務(wù)部辦理收取支票或現(xiàn)金的手續(xù)。
第二十九條 合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料,對(duì)工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。
第八節(jié) 合同的變更和解除
第三十條 合同訂立后,在履行過(guò)程中,經(jīng)辦人員及相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況,對(duì)涉及合同履行中的變更、解除等重要事項(xiàng),應(yīng)及時(shí)匯報(bào),并依上述流程履行審核手續(xù)。
第三十一條 我方變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專(zhuān)用章。
第三十二條 有關(guān)部門(mén)收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知,必須在三天內(nèi)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),必要時(shí)通知法律顧問(wèn)。
第三十三條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合文件收發(fā)的要求。
第三十四條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第三十五條 合同變更后,合同編號(hào)不予改變。
第九節(jié) 歸檔管理
第三十六條 合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、預(yù)算書(shū)(標(biāo))底等。由公司檔案管理員負(fù)責(zé)整理、歸檔、編號(hào)。
第三十七條 合同蓋章生效后,應(yīng)交一份正本由公司檔案管理員對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記并歸檔,其他部門(mén)上公司網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)查閱。
第三十八條 經(jīng)辦部門(mén)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)需要設(shè)立合同臺(tái)帳,及時(shí)反映各階段合同履行情況,做到款項(xiàng)收付一事一計(jì),互相核對(duì)。
第三十九條 當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同歸檔后出現(xiàn)補(bǔ)充或更改時(shí),經(jīng)補(bǔ)充或更改后的經(jīng)濟(jì)合同仍作為有效的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行歸檔管理。
第十節(jié) 其他
第四十條 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第四十一條 經(jīng)辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況。
第四十二條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號(hào)整理,交檔案管理人員存檔,由檔案管理員根據(jù)公司文檔制度處理,不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
